• Alles online

    Von der Erfassung bis zur Abrechnung – Der elektronische Workflow garantiert einen nahtlosen Datenfluss. Der Mitarbeiter plant, bestellt und beantragt seine Reise online und erfasst alle relevanten Daten während oder nach der Reise. Kosten, die außerhalb einer Reise anfallen oder nachträglich eingereicht werden, kann er ebenfalls in einer Belegmappe erfassen. Die Kosten werden per Knopfdruck zur Freigabe an den Vorgesetzten oder Reisekostengenehmiger weitergeleitet und von diesem direkt genehmigt. Nach der buchhalterischen Prüfung werden die notwendigen Buchungsdaten per Exportdatei an die Finanzbuchhaltung übergeben.

    Mitarbeiter plant, bestellt und beantragt Reise online

  • E-Mails und Desktop Benachrichtigungen

    Automatisierte E-Mails informieren Vorgesetzte über zu genehmigende Reiseanträge und Reisekosten. Der Vorgesetzte kann diese direkt bearbeiten und per Mausklick genehmigen. Ist ein Vorgesetzter im System angemeldet, wird er zusätzlich mittels Desktopbenachrichtigungen über eingehende Anträge informiert und kann dadurch noch schneller handeln.

    Desktopbenachrichtigungen für Vorgesetzte

  • HRworks denkt mit

    Vorkonfigurierte Pflichtangaben und Warnmeldungen helfen dem Mitarbeiter bei der Erfassung der Reisekosten. Potentielle Fehler werden dadurch bereits bei der Eingabe der Daten vermieden. So sind beispielsweise der Ort und Grund der Bewirtung in Bewirtungsbelegen als Pflichtfelder definiert. Zudem merkt sich HRworks Ihre Eingaben und erleichtert Ihnen durch Autovervollständigung und gespeicherte Auswahllisten die Reisekostenerfassung.

    Hilfestellung bei der Erfassung von Reisekosten

  • Aufgaben und Erinnerungsfunktionen

    Eine persönliche, nach Rollen unterteilte To-do-Liste holt den Mitarbeiter nach dem Login in HRworks direkt ab. Per Mausklick wird er in das entsprechende Menü gelotst, in dem er tätig werden soll. Zudem sorgen Erinnerungsmails, die in regelmäßigen Abständen automatisiert versandt werden, dafür, dass die Arbeit nicht liegen bleibt und der Abrechnungsprozess schnellstmöglich abgeschlossen wird.

    Übersicht offener Aufgaben und Erinnerungen

  • Übersichtliche Masken für Vorgesetzte und Buchhaltung

    Verschaffen Sie sich den Überblick – Spezielle Masken zur Prüfung und Genehmigung von eingereichten Reisekosten erleichtern die Arbeit von Vorgesetzten und Fachabteilungen. Sie erhalten alle für Sie relevanten Informationen auf einen Blick. Mit einem Klick kann zudem auf Detailinformationen sowie die elektronischen Belege zugegriffen werden.

     alle relevanten Informationen auf einen Blick

  • Einfache Korrekturmöglichkeiten

    Hat sich dennoch ein Fehler eingeschlichen, kann der Reisekostenprüfer die notwendige Korrektur direkt selbst vornehmen. Alternativ kann er die eingereichten Reisekosten ablehnen und dem Mitarbeiter unmittelbar aus HRworks heraus eine Begründung mit Bitte um Korrektur zusenden.

    Korrekturmöglichkeit für Prüfer

  • Keine Mehrfacherfassung

    Die mehrfache Erfassung von Daten im Rahmen Ihrer Reisekostenabrechnung ist mit HRworks nicht mehr notwendig. Einmal eingetragen, stehen sämtliche Informationen für den Mitarbeiter, den Vorgesetzten, Buchhaltung und Personalabteilung zur Verfügung und können bei Bedarf abgerufen werden. Nutzen Sie beispielsweise die Reisemittelbestellung, können Sie die Reisemittel gleichzeitig bestellen und die Reise beantragen. Diese wird dann automatisch inklusive der vorkonfigurierten Belege gespeichert.

    Keine Mehrfacherfassung von Daten

  • Automatische Kalendersynchronisation

    Sie nutzen den Google-Kalender zur Terminplanung? Mit der praktischen Kalendersynchronisation haben Sie Ihre Geschäftsreisen immer auf dem Schirm. Einmal verbunden, werden Reisetermine inklusive der jeweiligen Zielorte sowie sämtliche Änderungen beim Speichern in HRworks direkt in Ihren Google-Kalender übertragen. Noch weniger Büroorganisation für Sie! Neben der automatischen Synchronisation können Sie einzelne Reisen mit einem Mausklick in Ihren Google- oder Outlook-Kalender kopieren.

    Mit der Kalendersynchronisation speichern Sie alle Reisen und Abwesenheiten automatisch in Ihren Google-Kalender.

So profitieren Sie von HRworks

Durch die kinderleichte Bedienung von HRworks  können Ihre Mitarbeiter sofort mit der Beantragung und Erfassung von Reisekosten loslegen. Die Qualität der eingereichten Unterlagen steigert sich enorm, da Fehler bereits bei der Erfassung der Daten vermieden werden. Das minimiert den Arbeitsaufwand der entsprechenden Fachabteilung.