• Upload elektronischer Belege

    Mitarbeiter können ihre Originalbelege einfach zu Hause oder im Büro einscannen, von unterwegs mit dem Smartphone abfotografieren, als PDF Datei speichern und kinderleicht an die gewünschte Reisekostenabrechnung anhängen. Per drag & drop muss dazu nicht einmal der Speicherort ausgewählt werden.

    elektronische Belege hochladen

  • Bequemer Beleg-Upload per E-Mail

    Leiten Sie Ihre elektronischen Belege mühelos per E-Mail an Ihren persönlichen Dokumenten-Posteingang in HRworks weiter. Der bequeme Dokumenten-Upload per E-Mail funktioniert unabhängig von Ihrem E-Mail-Programm vom Desktop, Smartphone oder Scanner aus.

  • Prüfung anhand elektronischer Belege

    Vorgesetzte und Buchhaltung haben Zugriff auf die elektronischen Belege und müssen nicht auf den Eingang der Originalbelege warten. Für die buchhalterische Prüfung der eingereichten Kosten gibt es sogar ein extra Menü, in dem elektronische Belege mit den erfassten Belegen abgeglichen werden können.

    Elektronische Belege buchhalterisch prüfen

  • Workflow für Papierbelege

    Um sicher zu stellen, dass der Reisende nach der Abrechnung auch die benötigten Originalbelege einreicht, wird die Buchhaltung durch einen entsprechenden Workflow unterstützt. Treffen die Originalbelege ein, kann die Buchhaltung den Eingang in HRworks quittieren. Fehlen die Papierbelege, werden die Mitarbeiter per Mail darauf hingewiesen.

    Originalbelege dank Workflow

  • Belegarchivierung

    Noch weniger Zettelwirtschaft! Beantragen Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt die elektronische Archivierung von Originalbelegen. Diese sind nach dem Anhängen an die Reisekostenabrechnung bereits digital in HRworks hinterlegt und können im Rahmen der Reisearchivierung in der Software gespeichert werden.

    Archivierung elektronischer Belege

  • Export elektronischer Belege

    Beim Export der Reisekosten in Ihr Finanzbuchhaltungssystem ist das Generieren eines zusätzlichen ZIP Archivs möglich. Dieses enthält pro exportierter Reise ein PDF mit Kostenbericht und allen dazugehörigen E-Belegen. Zudem können Sie die Belege jahresweise über den Dokumenten Export bequem aus HRworks exportieren. Sämtliche E-Belege stehen Ihnen so in einer übersichtlichen Ordnerstruktur, sortiert nach Mitarbeiter und Reisen, zur externen Archivierung zur Verfügung, auch wenn Sie HRworks nicht mehr nutzen.

    elektronische-belege-export

So profitieren Sie von HRworks

Durch das Anhängen elektronischer Belege in HRworks schlagen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe: Reisekosten können schneller und noch vor Eingang der Originalbelege geprüft, genehmigt und an die Mitarbeiter rückerstattet werden. Das motiviert und sorgt für Zufriedenheit. Zudem gestaltet sich die buchhalterische Prüfung anhand elektronischer Belege bequem. Wollen Sie Originalbelege elektronisch archivieren, sparen Sie sich mit HRworks einen zusätzlichen Arbeitsschritt.

Aktivieren Sie jetzt die elektronischen Belege und rufen Sie HRworks an!
Tel: +49 761 47954 10