Konfiguration der Reisekosten­abrechnung

In HRworks hinterlegen Sie die für Ihr Unternehmen gültigen Reiserichlinien hinsichtlich bevorzugter Reisemittel, Anbieter wie Airlines oder Hotelketten sowie Vorgaben zu Reise- und Fahrzeugkategorien. Reiserichtlinien können personenspezifisch zugeordnet werden. Dies gewährleistet die Einhaltung der Richtlinien bei der Beantragung von Reisen und Reisemitteln.

Egal ob Tochtergesellschaften, Standorte, Abteilungen, Geschäftsbereiche oder Buchungskreise: Mithilfe der Organisationseinheiten bilden Sie Ihr firmeninternes Organigramm in HRworks ab. Daneben können Sie festlegen, welche Belegarten, Kostenstellen und Kostenträger den einzelnen Organisationseinheiten und damit Mitarbeitern zugeordnet werden sollen. Über verschiedene Rollen und Berechtigungen regeln Sie Zugriffsdefinitionen und Hierarchien und geben an, welche Mitarbeiter beispielsweise Reiseanträge stellen müssen oder eigene Reisekosten selbst genehmigen dürfen.

Von den gesetzlichen Pauschalen abweichende Spesengruppen können jedoch auch individuell für Ihr Unternehmen definiert und personenspezifisch zugeordnet werden. Je nachdem, ob Ihre unternehmenseigenen Spesengruppen höhere oder niedrigere Pauschalen vorsehen, weist HRworks automatisch die Summe der zu versteuernden Anteile sowie die Werbungskosten aus, die beim Finanzamt geltend gemacht werden können.

Diverse Belegarten bzw .Kostenarten sind in HRworks bereits mit den korrekten Mehrwertsteuersätzen für Sie zur sofortigen Nutzung hinterlegt. Sie können jedoch auch eigene, für Ihr Unternehmen passende Belegarten anlegen.

Werden von Ihrem Unternehmen keine Pauschalen gezahlt, können Sie mit HRworks selbstverständlich auch nach Belegen abrechnen. Die Mitarbeiter erfassen dann ihre Verpflegungsbelege und bekommen diese erstattet. Auch hier weist HRworks automatisch die Summe der zu versteuernden Anteile sowie die Werbungskosten aus, die beim Finanzamt geltend gemacht werden können.

Gehen Ihre Mitarbeiter auf Dienstreise in Vorleistung oder nutzen Sie eine Firmenkreditkarte? Diese und weitere Zahlungsarten können in HRworks für den Mitarbeiter zur Auswahl stehen. Jeder Zahlungsart wird das passende Konto zugeordnet und in HRworks eingetragen. Für Zahlungen mit Firmenkreditkarten (auf Firmenkonto) können Verrechnungskonten hinterlegt werden, um so die Abstimmung der Salden zu erleichtern.

Neben den unterschiedlichen Belegarten können in HRworks Kostenstellen und Kostenträger, manuell oder per Import, hinterlegt werden. Bei der Erfassung der Reisekosten können die Mitarbeiter dann auf die ihnen zugeteilten Kostenstellen und Kostenträger zugreifen und diese zuordnen. Jedem Mitarbeiter kann eine Stammkostenstelle zugeordnet werden, die für jede Reise und jeden Beleg automatisch vorgeschlagen wird. Das gewährleistet die korrekte Auswahl der Kostenstelle und erspart dem Mitarbeiter die wiederholende Eingabe. Das gleiche Zuordnungsprinzip ist auch bei Kostenträgern möglich.