Reisemanagement - Reisen und Reisekosten sicher im Griff - HRWorks

Reisemanagement mit Reisekostenabrechnung und Führerscheinkontrolle in der HR Software

Reisekostenabrechnung

Reisemanagement: Von der Beantragung der Reise, über die elektronische Belegerfassung bis zur Erstattung der Reisekosten. HRworks übernimmt die zeitraubenden Routineprozesse im Reisemanagement für Sie. Mitarbeiter erfassen ihre Belege elektronisch, rund um die Uhr und jeden Zeitraum, rund um den Globus. Infolge bedeutet das weniger Arbeitsaufwand für Personalverwaltung, Buchhaltung und IT-Abteilung.

Durch die elektronische Belegerfassung ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern angefallene Belege unkompliziert und komfortabel einzureichen und ihre Kosten in kürzester Zeit geprüft, genehmigt und rückerstattet zu bekommen. Elektronische Belege minimieren nicht nur den Zeitaufwand der gesamten Administration, sondern können auch ein effizienter Ersatz für Papierbelege sein. Damit haben Mitarbeiter mit dem Reisemanagement die Möglichkeit, ihre Originalbelege entweder zu Hause oder im Büro einzuscannen und als PDF hochzuladen. Auch unterwegs ist es möglich, die Belege mit dem Smartphone abzufotografieren und diese als Bilddatei direkt an die Reise anzuhängen.

Nicht nur Reisende profitieren vom Reisemanagement!

Da profitieren nicht nur die Reisenden vom Reisemanagement der Geschäftsreisen. Auch die Vorgesetzten sowie die Buchhaltung erhalten mit dem Einblick in die gescannten Originalbelege mehr Informationen im Genehmigungsprozess und in der anschließenden Prüfung der Reisekosten. Bis die erforderlichen Originalbelege in Papierform eingereicht werden, dienen die elektronischen Belege der vorzeitigen Prüfung und Abrechnung. Somit ist diese Option vor allem für reisende, externe sowie Home Office Mitarbeiter, sehr hilfreich. Ihre Reisekosten werden wesentlich schneller ausbezahlt und es kann auf eventuelle Vorschüsse verzichtet werden.

Darüber hinaus sind die hochgeladenen Belege auch nach einigen Jahren noch immer gut lesbar und dienen zur langfristigen Überprüfung. In Absprache mit dem jeweiligen Finanzamt können Sie auf Papierbelege sogar komplett verzichten, was der Assistenz oder dem Sachbearbeiter viel Zeit spart.

Führerscheinkontrolle

HRworks gewährleistet die zuverlässige Durchführung der (juristisch geprüften) elektronischen Führerscheinkontrolle Ihrer Mitarbeiter. Somit  kommen Sie Ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollpflicht mühelos nach. Das Reisemanagement minimiert nämlich den manuellen Kontroll- und Dokumentationsaufwand um ein vielfaches!

Die elektronische Führerscheinkontrolle mit dem Reisemanagement in HRworks erfolgt in nur wenigen Schritten. Desweiteren können Führerscheine mit jedem Endgerät (PC, Smartphone oder Tablet) eingereicht werden, das über eine Kamerafunktion sowie einen aktuellen Webbrowser verfügt. Zudem ist der Prozess selbsterklärend: Mitarbeiter werden Schritt für Schritt durch den Kontrollvorgang geleitet. In wenigen Minuten werden somit die Führerscheinnachweise zur Kontrolle eingereicht und von den zuständigen Personen mit ein paar Klicks geprüft.