Reisekosten

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Reisekosten wissen müssen

Abrechnung - Pauschalen - Software - Praxisbeispiele

In fast jedem Betrieb werden Reisekosten abgerechnet. Sie entstehen, wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte tätig werden – etwa weil sie Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder andere Firmenstandorte besuchen. Für Unternehmen ist die Abrechnung von Reisekosten gleich eine doppelte Herausforderung: Einerseits müssen häufig wechselnde Pauschalhöhen und Steuersätze berücksichtigt werden. Andererseits braucht es für die Reisekostenabrechnung moderne Tools, um nicht im Excel- und Zettelchaos zu versinken. Erfahren Sie hier alles über Reisekosten im Jahr 2021.

Allgemeines

Was sind Reisekosten?

Der Begriff Reisekosten ist ein Über- bzw. Sammelbegriff für alle Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen. Insgesamt setzen sich die Reisekosten aus vier Teilbereichen zusammen:

  • Verpflegungsmehraufwand
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Rechtlich gesehen spricht man immer dann von einer Dienstreise, wenn Mitarbeiter einer sogenannten “Auswärtstätigkeit” nachgehen. Um aber festzustellen, wann sich Mitarbeiter “auswärts” befinden – dafür braucht es einen Referenzort. Dieser wird im Fachjargon seit 2014 als “erste Tätigkeitsstätte” bezeichnet. Wie der Name nahelegt, handelt es sich dabei um den eigentlichen Arbeitsplatz. Also jenen Ort, wo die Arbeit in reisefreien Zeiten geleistet bzw. erbracht wird. Auch dafür gibt es eine Definition: Von einer “ersten Tätigkeitsstätte” ist dann die Rede, wenn Mitarbeiter dort mindestens zwei Tage pro Woche oder ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen.

Übrigens: Bevor im Jahr 2014 die “erste Tätigkeitsstätte” als Reisekostenbegriff eingeführt wurde, sprach man von der “regelmäßigen Arbeitsstätte”. Bei einer “regelmäßigen Arbeitsstätte” war es zwingende Voraussetzung, dass es sich dabei um den eigenen Arbeitgeber handelt. Das führte in vielen Fällen zu Problemen. Die “erste Tätigkeitsstätte” kann dagegen auch die betriebliche Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten (z.B. eines Kunden) sein. Wichtig ist, dass es sich bei der “ersten Tätigkeitsstätte” um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung handelt, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet werden kann.

Wie stehen Personalmanager und Mitarbeiter zu Reisekostenabrechnungen?

27 %

der Reisenden in Deutschland recherchieren, planen und buchen ihre komplette Reise via Smartphone.

Quelle: Phocuswright Travel Study 2017

43 %

der Geschäftsreisenden benötigen bis zu zwei Stunden für Planung, Buchung und Verwaltung einer Dienstreise.

Quelle: Wirtschaftwoche, Travelperk

58 %

aller Fach- und Führungskräfte empfinden Geschäftsreisen als willkommene Abwechslung in ihrem Arbeitsalltag.

Quelle: Manager Magazin, Deutscher Reiseverband

Typische Reiseanlässe: Intern und extern bedingte Reisen

Eine Dienstreise kann ganz unterschiedliche Gründe haben. Nicht immer ist damit die Geschäftsreise zu einem Kunden gemeint. Reisekosten können unter anderem bei folgenden Aktivitäten anfallen:

  • Besuch von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern
  • Fahrt zu einem anderen Firmenstandort
  • Teilnahme an Messen und Kongressen, wechselnde Einsatzorte (bspw. bei Bauarbeitern oder Monteuren)
  • Unternehmensinterne Meetings, Fortbildungen oder Arbeitsgruppen

In Deutschland beläuft sich der Anteil der Reisen, die nicht unternehmensintern bedingt sind derzeit auf fast zwei Drittel der Reiseanlässe.

Quelle Kreisdiagramm: VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019

Wichtig

Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten haben Mitarbeiter nur, wenn Dienstreisen zu Orten außerhalb der Stadtgrenzen erfolgen.

Häufig gestellte Fragen zu Reisekosten

Eine Dienstreise kostet Geld: Der Fahrtweg, die Übernachtung, die Verpflegung. Oftmals begleichen Arbeitgeber die Kosten bereits im Vorhinein. Doch in der Regel strecken Mitarbeiter ihr privates Geld vor, um all diese Ausgaben zu tätigen. Damit sie in diesem Fall das verauslagte Geld von ihrem Arbeitgeber wieder zurückerstattet bekommen, müssen die Geschäftsreisenden die Reisekosten abrechnen. Sie müssen also eine Reisekostenabrechnung erstellen.

In der Reisekostenabrechnung führt der Mitarbeiter die Beträge aller relevanten Ausgaben an. Die Buchhaltung des Unternehmens kontrolliert diese und genehmigt schließlich die Erstattung der Reisekosten auf das Konto des Mitarbeiters. Innerhalb weniger Tage oder Wochen bekommt der Mitarbeiter sein vorgestrecktes Geld wieder zurückerstattet.

In vielen Fällen sind Reisekostenabrechnungen noch heute äußerst papierlastig. Der Mitarbeiter setzt sich dann nach seiner Dienstreise in einem ruhigen Moment an einen Schreibtisch und breitet alle Belege vor sich aus. Er prüft, welche Ausgaben für die Reisekosten relevant sind (z.B. Parkgebühren) und welche nicht (z.B. Kinotickets). Er rechnet dann entweder alles zusammen oder überlässt das Rechnen der Buchhaltungsabteilung. Die gesammelten Reisekostenbelege schickt er, womöglich per Hauspost, an die Buchhaltung.

Es gibt aber auch die moderne, zeitgemäße Variante: In diesem Szenario fotografiert der Mitarbeiter mit seinem Smartphone direkt die Belege – wenn er will, gleich in dem Moment, wo er sie erhält. Dazu bedarf es allerdings eines Smartphones und einer Reisekosten Software, die das Abfotografieren von Belegen erlaubt. Dadurch können Geschäftsreisende ihre Reisekosten wesentlich schneller sortieren. Und auch die Buchhaltung freut sich, wenn die Reisekostenbelege digital übermittelt werden. Natürlich schickt der Mitarbeiter nicht jeden Beleg in Echtzeit an die Buchhaltung, sondern sammelt die Belege in einer digitalen Belegmappe. Erst, wenn alle Quittungen und Belege einer Reise in der Belegmappe gesammelt sind, gibt der Mitarbeiter alles für die Buchhaltung frei.

In einer Reisekostenabrechnung müssen alle Quittungen, Belege und Rechnungen enthalten sein, die während einer beruflichen Auswärtstätigkeit angefallen sind. Voraussetzung ist natürlich, dass es sich um dienstlich bedingte Ausgaben handelt.

Zudem sind die essentiellen Reiseinformationen wichtig: Name des Reisenden, Abreise- und Zielort, Zwischenaufenthalte, Termin der Reise, Dauer der Reise, Zweck der Reise, Kostenstelle, ev. Angaben zu genutzten Dienstfahrzeugen und gefahrenen Kilometern.

Alle Ausgaben rund um eine Berufstätigkeit sind Werbungskosten. Darunter fallen u.a. die Anschaffung von Fachliteratur oder die Teilnahme an Weiterbildungen. Aber auch ein beruflich notwendiger Zweitwohnsitz ist für die Werbungskosten relevant. Und natürlich fallen zählen auch die Reisekosten unter den allgemeinen Begriff Werbungskosten.

Damit könne sie von der Steuer abgesetzt werden. Das geht allerdings nur, wenn nicht bereits der Arbeitgeber für die Reisekosten aufgekommen ist. Für den besonderen Fall, dass der Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten kompensiert, kann der Arbeitnehmer in der Steuererklärung die überschüssigen Reisekosten absetzen.

Zu den Fahrtkosten zählen alle Aufwendungen, die für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Darunter die Kosten für An- und Abreise, für Fahrten am Reiseziel sowie für Zwischenheimfahrten bei längeren Auswärtstätigkeiten. Dabei kommt es nicht an, welches Transportmittel für die Dienstreise gewählt wird.

Grundsätzlich gibt es vier Arten von Verkehrsmitteln:

  • Öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Bahn, Flugzeug, Fähre)
  • Private Verkehrsmittel (Auto, Motorrad)
  • Berufliche Verkehrsmittel (Dienstwagen)
  • Andere Verkehrsmittel (Taxi, Mietwagen)

Achtung: Mit dem Begriff “Fahrtkosten” werden allgemein alle Kosten bezeichnet, die auf Wegen entstehen, die man für den Arbeitgeber zurücklegt. Dazu zählen auch die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese Form von Fahrtkosten haben mit der Reisekostenabrechnung allerdings nichts zu tun.

In beiden Fällen, beim Fahrtweg zur Arbeit als auch auf Dienstreisen, gilt aktuell eine Kilometerpauschale von 30 Cent (für die Nutzung eines privaten Pkw). Die Pauschale dient der Vereinfachung, um berufliche Fahrten ohne einzelne Belege abzurechnen bzw. von der Steuer abzusetzen. Mit der Kilometerpauschale sind Kosten für Benzin sowie die Abnutzung (etwa von Reifen) bereits abgegolten. Bezahlt der Arbeitgeber die Pauschale nicht, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Nutzt ein Mitarbeiter statt eines privaten Autos einen Dienstwagen für seine Geschäftsreise, so kommt die Kilometerpauschale nicht zur Geltung. In diesem Fall sammelt der Mitarbeiter Belege für Sprit und Parkplätze und reicht diese.

Wenn Mitarbeiter mehr als einen Tag auf Dienstreisen sind, benötigen Sie einen Übernachtungsort. Zwar kann es sich dabei um ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Zimmer handeln (bspw. in den Räumlichkeiten eines anderen Unternehmenstandorts). Meistens übernachten Geschäftsreisende aber in Pensionen oder Hotels. Die Kosten, die dabei anfallen, werden als Übernachtungskosten bezeichnet und vom Arbeitgeber bezahlt.

Wichtig: Bei den Übernachtungskosten muss man unterscheiden zwischen der eigentlichen Unterbringung – diese fällt tatsächlich unter den Überbegriff “Übernachtungskosten”. Allerdings kommt beim Aufenthalt in einem Hotel ja auch noch die Verpflegung dazu. In der Regel ist bei einer Übernachtung das Frühstück inkludiert. Dieses fällt allerdings unter die Verpflegungskosten. Dazu aber mehr im nächsten Unterpunkt “Verpflegungsmehraufwand”.

Der Verpflegungsmehraufwand klingt erstmal recht kompliziert, ist er aber gar nicht. Im Grunde geht es um ein einfaches Prinzip: Auf Dienstreisen können sich Mitarbeiter nicht so günstig verpflegen wie Zuhause. Sie können keine preiswerten Vorräte anhäufen, aus denen sich dann leckere Speisen zubereiten lassen, wie etwa Nudeln, Reis oder Kartoffeln. Stattdessen sind Geschäftsreisende darauf angewiesen, Mahlzeiten an den verschiedensten Orten zu konsumieren: das Frühstück im Hotel, das Mittagessen womöglich bei einem Imbiss, das Abendessen im Restaurant.

Der Verpflegungsmehraufwand – auch “Verpflegungspauschale” genannt – schafft hier Abhilfe. Er soll die zusätzlichen Ausgaben, die ein Mitarbeiter bei der Verpflegung auf Reisen hat, kompensieren.
Wie hoch der Verpflegungsmehraufwand 2020 ist und wie man ihn korrekt berechnet, finden Sie weiter unten. Oder klicken Sie einfach hier.

Neben den Ausgaben für Übernachtungen, Fahrten oder die Verpflegung, können noch weitere Kosten anfallen. Diese kleineren Ausgabenpositionen werden zusammenfassend als Reisenebenkosten bezeichnet. Dazu zählen unter anderem:

  • Mautgebühren
  • Parkgebühren
  • Gepäckgebühren
  • Trinkgelder
  • Reisegepäckversicherung
  • Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
  • Dienstliche Telefonkosten
  • Taxifahrten
  • Eintrittsgelder für beruflich veranlasste Events
  • Folgekosten von Verkehrsunfällen

Die Reisenebenkosten muss ein Mitarbeiter mit Belegen nachweisen, um sie von seinem Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Dazu zählen beispielsweise Tankquittungen und Eintrittskarten.

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Reisekosten Software: Mit HRworks einfach & schnell Reisekostenabrechnungen vornehmen. Mit automatischer Belegerkennung

Rechtliches

Steuerliche Behandlung von Reisekosten 2021

Verschiedene Arbeitsorte sind heute gängige Praxis und wer beruflich häufig reist, kann seine Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer dabei die Aufwendungen für Unterkunft, Verpflegung oder Fahrten nach § 3 Nr.13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten.

Wichtig

Nur die Aufwendungen, die der Reisende auch selbst getragen hat können abgesetzt werden. Um eine doppelte steuerliche Bevorteilung zu vermeiden, müssen Kosten, die der Arbeitgeber bereits erstattet hat, abgezogen oder aber in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) als steuerfreie Einkünfte ausgewiesen werden.

Wann kann eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?

Die Reisekostenabrechnung erstellt der Reisende. Gegenüber dem Finanzamt bildet sie zudem die Grundlage und den Nachweis dafür, dass es sich um eine Geschäftsreise handelt. Umso wichtiger ist es, dass die Abrechnung korrekt und fehlerfrei erstellt wird. Eine Reisekosten-Software ist der einfachste Weg die angefallenen Kosten systematisch zusammenzufassen.

Doch wann wird eine Dienstreise vom Finanzamt anerkannt? Steuerrechtlich findet der Begriff Geschäftsreise keine Verwendung, hier gilt die sogenannte “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit”.

Auswärtstätigkeit

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit umfasst Dientsreisen, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeiten. Gemeint ist, wenn außerhalb der eigenen privaten Wohnung und der ersten Arbeitsstätte, also dem Arbeitsplatz gearbeitet wird und das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze liegt.

Beispiele sind:

  • Besuch beim Kunden, außerhalb der eigenen Stadt
  • Berufliche Arbeiten vor Ort (wie z.B. Kundenservice, Auslieferung)
  • Teilnahme an berufsbezogenen Messen
  • Weg zur Weiterbildung, Lehrgänge, Seminare
  • Reise zu einer anderen Niederlassung / Firmensitz

Die Reisekostenabrechnung beinhaltet somit alle Auslagen, die im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit angefallen sind. Danach gehören zu den Auslagen, die steuerlich geltend gemacht werden, die nachfolgenden Kostenarten:

Kostenart Beispiel
Fahrtkosten Bahn-, Flug- und Bustickets in voller Höhe als Betriebsausgabe, Pkw und andere Transportmittel anteilig nach gefahrenem Kilometer
Übernachtungskosten Hotelrechnungen in voller Höhe als Betriebsausgabe
Verpflegungskosten Verpflegungspauschalen nach Dauer der Abwesenheit
Reisenebenkosten Parktickets, Eintritte, etc.

Digitale Belege vereinfachen die Dokumentationspflicht

Das Finanzamt verlangt Aufzeichnungen bzw. Informationen als Nachweis der Reisekosten, wie:

  • Datum
  • Reisedauer
  • Anlass
  • Art der Tätigkeit
  • Reiseweg

Diese Daten müssen anhand geeigneter Unterlagen nachgewiesen und glaubhaft gemacht werden. Üblicherweise kommt hier das Fahrtenbuch für die Erfassung der Fahrtwege und Fahrtkosten zum Einsatz. Ebenso relevant sind: Hotelrechnungen, Tankquittungen oder auch Teilnahmebestätigungen von Veranstaltungen, Messeeintrittskarten und Schriftverkehr wie Besprechungsprotokolle.

Belege sammeln: Dokumentation mit digitaler Belegerkennung

Liegt die Reise ein paar Wochen oder Monate zurück, gestaltet sich das Nachvollziehen der einzelnen Reisekostenausgaben zunehmend schwierig. Insbesondere im Falle einer Betriebsprüfung ist es wichtig, sämtliche Reisekostenabrechnungen parat zu haben. Das geschieht am besten digital.

Mit Hilfe von Software für die Reisekostenabrechnung können heute digitale Belege per Klick erstellt werden. Der Workflow ist einfach und garantiert eine lückenlose Dokumentation.

Zahlen & Fakten

Aktuelle Spesensätze für Inland und Ausland

Erhält der Arbeitnehmer neben der Geldleistung auch Sachbezüge als Einkünfte, sind diese lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Sachbezugswerte legen die Höhe des geldwerten Vorteils für den Arbeitnehmer fest und gelten bundesweit.

Freie Verpflegung: Sachbezugswerte 2021

Für freie Verpflegung beträgt der Sachbezugswert 2021 monatlich 263,00 € und setzt sich wie folgt zusammen:

Sachbezugswerte 2021 Frühstück Mittagessen Abendessen Gesamt
Monatlich 55,00 € 104,00 € 104,00 € 263,00 €
Kalendertäglich 1,83 € 3,47 € 3,47 € 8,77 €

Für freie Unterkunft und Miete liegt der Monatswert bei 237,00 €.

Verpflegungsmehraufwand 2021:
Über die Höhe entscheidet die Dauer der Abwesenheit

Wer auf Dienstreise ist, muss sich verpflegen. Ob Kaffee oder Snack zwischendurch – es fallen Verpflegungskosten an. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Das gilt im Rahmen einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit in Höhe von fest definierten Pauschbeträgen.

Dauer der Abwesenheit Pauschale
Ab 8 bis 24 Stunden 14,00 €
Ab 24 Stunden 28,00 €

Die Pauschale wird dabei je Kalendertag der Abwesenheit des Arbeitnehmers angesetzt. Die Höhe der Verpflegungspauschalen in Deutschland 2021 richtet sich dabei nach der Dauer der geschäftlich bedingten Abwesenheit.

Auslandspauschalen 2021:
Länderspezifische Spesensätze

Für die Auslandspauschalen 2021 veröffentlicht das Bundesfinanzministerium regelmäßig die geltenden Ländersätze für Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für insgesamt 180 Länder.

Beispiel: Berechnung der Verpflegungspauschalen

Ein Arbeitnehmer startet an Tag 1 (Anreisetag) um 16 Uhr seine inländische Geschäftsreise zu einer Fachmesse. Am übernächsten Tag (Abreisetag) kommt er um 18 Uhr zurück. Welche Pauschalen sind anzusetzen?

Dauer Pauschale
Tag 1 (Anreisetag) 14,00
Tag 2 28,00
Tag 3 (Abreisetag) 14,00
Gesamt 56,00

Wichtig

A1 Bescheinigung für Dienstreisen

Für den Arbeitnehmer ist die A1 Bescheinigung seit 2019 ständiger Begleiter wenn es auf Dienstreisen innerhalb Europas geht. Denn wer sich beruflich vorübergehend im Ausland aufhält – sei es auch nur ein stundenweiser Grenzübertritt – benötigt das Entsendeformular.

Was ist eine A1 Bescheinigung?

Die Pflicht zur A1 ergibt sich aus folgendem Sachverhalt: Sobald ein Arbeitnehmer im Ausland tätig wird, müssten doppelte Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Denn einerseits fallen die deutschen Sozialversicherungsbeiträge an, andererseits die des Auslands. Um das zu verhindern, bescheinigt die A1, welches Sozialsystem für einen Dienstreisenden zuständig ist. Sie ist der Nachweis darüber, dass die Regelungen des Heimatlandes gelten und der Reisende damit der Sozialversicherungspflicht in Deutschland unterliegt.

Wann ist eine A1 Bescheinigung erforderlich?

Die Entsendebescheinigung ist bei jedem Auslandsaufenthalt notwendig. Hierzu zählen die EU- und EWR Mitgliedstaaten sowie die Schweiz.

Wichtig

Wer dienstlich ins europäische Ausland reist, muss eine A1 Bescheinigung beantragen. Auch stundenweise EU-Grenzübertritte für zum Beispiel Meetings oder Messebesuche erfordern die Beantragung einer A1 Bescheinigung.

Was passiert, wenn man keine A1 Bescheinigung hat?

Kann der Geschäftsreisende den Nachweis über die Sozialversicherung nicht erbringen, so können die Sozialversicherungsbeiträge nach dem jeweiligen Landesrecht sowie zusätzlich auch Bußgelder erhoben werden. Das Fehlen der A1 wird als Schwarzarbeit gewertet. Damit soll dem Sozialversicherungsbetrug im Europäischen Wirtschaftsraum vorgebeugt werden, wie unter anderem:

  • Schwarzarbeit
  • Lohndumping
  • Benachteiligung der heimischen Arbeitskräfte

Mit der reformierten EU-Entsenderichtlinie wurden die Meldepflichten für den Arbeitgeber verschärft. Grundsätzlich ist heute der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verantwortlich, den Arbeitnehmer über die Notwendigkeit der A1 Bescheinigung zu informieren.

Wo wird die A1 Bescheinigung beantragt?

Je nachdem wo der Reisende versichert ist, erfolgt die Beantragung der A1 über einen der nachfolgenden Träger:

  • Krankenkasse
    • Zuständig für alle Personen, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind.
  • Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgeeinrichtungen (ABV)
    • Zuständig für alle Personen mit einer berufsständischen Versorgung oder ausschließlich privat versichert sind
  • Rentenversicherungsträger
    • Zuständig für alle Personen, die ausschließlich privat versichert sind
  • GKV-Spitzenverband
    • Zuständig für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind. Hier wird der Antrag beim zuständigen Träger des Wohnstaats gestellt

Gut zu wissen

Seit 1. Januar 2019 müssen Arbeitgeber für A1-Anträge das elektronische Antragsverfahren nutzen. Die Entsendeanträge werden an den zuständigen Sozialversicherungsträger übermittelt. Und zwar…

  • über die Anwendung sv.net
  • oder ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm

5 Punkte zur A1, die Sie für Ihre Geschäftsreise wissen sollten

  • A1 ist notwendig bei jeder Entsendung innerhalb der EU
  • A1-Pflicht besteht unabhängig von Dauer und Grund der Entsendung
  • Sowohl Angestellte als auch Selbstständige müssen eine A1 mitführen
  • Der Antrag erfolgt über die gesetzlich zuständige Krankenkasse, die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgeeinrichtungen, den GKV-Spitzenverband oder den Deutschen Rentenversicherung Bund
  • Die Beantragung einer Dauerbescheinigung ist für wiederkehrende und regelmäßige Tätigkeiten im Ausland möglich

Reisekosten Software

Reisekostenabrechnung einfach mit HRworks

Mit dem Online-Tool HRworks können Reisekostenabrechnungen schnell und einfach erfasst, genehmigt und abgerechnet werden. Das Feature für die Reisekostenabrechnungen sorgt mit einem durchdachten elektronischen Workflow für eine reibungslose und effiziente Abrechnung der Reisekosten – von der Bestellung der Reisemittel über die Beantragung und Genehmigung bis zur Reisekostenabrechnung durch die Buchhaltung. Erfahren Sie hier alles zur Reisekostenabrechnung mit HRworks.

Welche Vorteile bietet HRworks bei der Reisekostenabrechnung?

  • Schnelle Prozesse
  • Ersparnis von Geld, Zeit und Wegen
  • Vereinfachter Genehmigungsprozess
  • Integrierte Belegerkennung mit OCR Software
  • Mobile Erfassung von Rechnungen und Belegen
  • #1 Software im Bereich Reisekosten
  • Aktuelles Reisekostenrecht

Best Practice

Wie haben andere Unternehmen eine digitale Reisekostenabrechnung eingeführt?

Die Praxis zeigt: Der Einsatz einer Reisekosten Software vereinfacht das gesamte Reisemanagement. Von der Reiseplanung bis zur Ausgabenrückerstattung erfolgt die Reisekostenabrechnung effizient automatisiert. So können mit Employee Self Service Reiseanträge und Spesen jederzeit mobil eingereicht werden. Die Xantaro Deutschland GmbH hat den Schritt in das digitale Reisemanagement gewagt und nutzt die integrierte Funktion der online Führerscheinkontrolle. Heute wird damit bereits erfolgreich der Kontrollprozess vereinfacht und das zeit- und ortsunabhängig.

In unserem Download Center finden Sie auch schriftliche Case Studies. Unter anderem auch:

Hinweis

Webinarangebot zur digitalen Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnungen sind für viele Personaler und Mitarbeiter zeitaufwändig und komplex. Oft führt der Prozess der Abrechnung daher zu Unmut. Die Mitarbeiter warten lange auf die Erstattung ihrer Auslagen, in den Personalabteilungen werden unübersichtliche Excel-Tabellen geführt und Papierstapel geordnet. Die Lösung für all das: Ein komplett digitaler Workflow! Diese verschafft Zeit und Freiraum bei der Reisekostenabrechnung. Für Personaler und Mitarbeiter.

Reisekosten kompakt

Zusammenfassung

  • Reisekosten entstehen bei sogenannten Auswärtigkeitstätigkeiten von Mitarbeitern.
  • Um die Kosten einer Dienstreise nicht selbst tragen zu müssen, rechnen Geschäftsreisende die Reisekosten ab und bekommen das vorgestreckte Geld von ihrem Arbeitgeber erstattet.
  • Es müssen steuerliche und finanzielle Aspekte berücksichtigt werden.
  • Wichtige Pauschalen bei den Reisekosten sind der Verpflegungsmehraufwand, die Sachbezugswerte sowie die Kilometerpauschale.
  • Nachgewiesene Kosten für Dienstreisen können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
  • Die Pauschalhöhen für die Reisekosten werden vom Gesetzgeber in der Regel jährlich angepasst.
  • Die A1-Entsendebescheinigung ist bei Dienstreisen ins europäische Ausland verpflichtend.
  • Anträge für die A1-Bescheinigung können unter anderem bei der Krankenkasse oder der Deutschen Rentenversicherung gestellt werden.
  • Um Reisekosten schneller und effizienter abzurechnen, gibt es Software mit automatischer Belegerkennung und komplett-digitalem Workflow.