Ab 2027 gilt die BVV:

Spritzige Personalarbeit

Mitarbeiterdaten nutzerfreundlich und effizient verwalten

Name Campari Deutschland
Mitarbeiter 180
Branche Sonstiges
Firmensitz München
Kunde seit 2008
Genutzte HR WORKS Funktionen Zeitwirtschaft, Personalmanagement

» Campari Deutschland ist ein sehr dynamisches Unternehmen, das mit der Zeit geht, gerne neue Dinge ausprobiert, anpackt und sich schnell verändert. « Dr. Anja Piekarz
HR-Managerin

Die Campari Deutschland GmbH hat ihre Personalverwaltung erfolgreich modernisiert und auf die digitale Personalakte umgestellt. Früher arbeiten die Personalverantwortlichen ausschließlich mit Papierakten – eine ineffiziente Lösung, die viel Platz und Zeit verschlingt. Für das dynamische Tochterunternehmen der internationalen Gruppo Campari ist die Modernisierung der HR-Prozesse ein wichtiger Meilenstein. Mit HR WORKS ist die Verwaltung nicht nur digitalisiert, sondern auch spürbar vereinfacht.

Aktenberge und Platzmangel:
Die Ausgangslage

Weit über 100 umfangreiche Papierakten, gefüllt mit Dokumenten wie Verträgen, Elternzeitanträgen und Bewerbungsunterlagen, nehmen 2008 mehrere Tresorschränke in den Büroräumen ein. Diese analoge Verwaltung macht den Zugriff auf Unterlagen umständlich und zeitintensiv. Der Veränderungswunsch von Dr. Anja Piekarz und ihrem Team: Platz schaffen und Personalprozesse digitalisieren. Besonders wichtig ist es ihnen zudem, dass das gesamte Team die Möglichkeit hat, digital und flexibel auf Dokumente zuzugreifen.

»Die digitale Personalakte hilft uns im operativen Daily Business sehr. Mit nur drei Klicks kann ich mit HR WORKS jede Mitarbeiterakte einsehen.«

Der Wechsel zur digitalen Personalakte

Da HR WORKS zu der Zeit bereits für andere HR-Prozesse genutzt wird, entscheidet sich Campari für die Integration der digitalen Personalakte – ein Teil der bestehenden HR WORKS Funktionen. Durch ein durchdachtes Berechtigungs- und Datenschutzkonzept wird der Datenschutz sichergestellt. Gleichzeitig optimiert das Unternehmen bei der Übernahme so die Papieraktenstruktur, um logische und transparente Kategorien zu schaffen.

Die 20 Ordnerfächer der einzelnen Papierakten finden sich nun in HR WORKS wieder. Vereinfacht wird der Digitalisierungsprozess durch HR WORKS Features wie der Dokumentenupload oder das digitale Onboarding-Formular.

»Vor der Umstellung haben wir die Strukturen gründlich überarbeitet, damit jeder genau weiß, wo welches Dokument zu finden ist. Die Umstellung auf die digitale Akte ist die perfekte Möglichkeit, um unlogische Kategorien aus der Aktenstruktur zu entfernen und Klarheit zu schaffen, sodass jeder weiß, welches Dokument in welcher Kategorie zu finden ist.«

Michelle Schlosser,
HR-Assistant und HR WORKS Spezialistin bei Campari.

Gründe für die Einführung von HR WORKS

  • Integration der digitalen Personalakte in das bestehende System
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Personalunterlagen via Cloud

Erfahrungen mit HR WORKS Funktionen in der Praxis

  • Papierakten um 75% reduziert
  • Zeitersparnis bei der Verwaltung von Personalakten
  • Angepasste und transparente Ordnerstruktur
  • Geregelter Zugriff durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept