Reisekosten

Reisekosten­abrechnung online

Die #1 Software für Unternehmen, wenn es um Reisekosten geht.

  • Smart: OCR Software ermöglicht automatische Erkennung von Rechnungen und Belegen
  • Effizient: Mit der digitalen Reisekostenabrechnung sparen Sie Zeit, Geld und Wege
  • Flexibel: Ein Tool für überall: Ob am PC oder Mac, ob via Tablet oder Smartphone

Mehr als 2.000 Unternehmen vertrauen bereits auf HRworks

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Ein Tool, das Reisende und Buchhalter entlastet

Sie haben Zettelwirtschaft, Fehler bei Pauschalen und Excel-Tabellen satt? Dann erledigen Sie Ihr Travel Management ab sofort digital! Mit HRworks erfährt Ihr Unternehmen eine enorme Befreiung bei der Reisekostenabrechnung. Und das gleich auf mehreren Ebenen: Durch den hohen Automatisierungsgrad werden sowohl Sie als auch Ihre reisenden Mitarbeiter spürbar entlastet.

Die digitale Planung, Genehmigung, Prüfung und Abrechnung von Reisen und deren Kosten beschleunigt den Abrechnungsprozess um ein Vielfaches. Zudem sorgen Schnittstellen zu den gängigsten LoBu- und FiBu-Programmen für den perfekten Workflow.

  • Entlastet Reisende und Buchhalter
  • Automatische Belegerkennung
  • Kontrolle über Reisemanagement
  • Aktuelles Reisekostenrecht
  • Kreditkarten-Importe möglich
  • Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen
Frau nutzt Smartphone auf Dienstreise für Reisekostenabrechnung

Automatische Belegerkennung

Dank modernster Technologie können Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Belege erfassen. Ihre Kollegen benötigen lediglich ein Smartphone. Die Bedienung ist kinderleicht und hocheffizient. Durch die intelligente OCR-Technologie werden alle relevanten Rechnungsdaten extrahiert und für die Weiterbearbeitung aufbereitet.

Ganz egal, um welche Belegart es geht: Ob große Belege oder kleine, Belege von Hotels, Restaurants, Tankstellen oder Parkscheine – HRworks erkennt selbst komplizierte Reisekostenbelege. Als Vorgesetzter, Personaler oder Buchhalter können Sie die hochgeladenen Rechnungen jederzeit online einsehen und zügig genehmigen.

Mehr Kontrolle für Ihr Reisekostenmanagement

HRworks verhilft allen Beteiligten zu mehr Kontrolle. Ihre Mitarbeiter können jederzeit Reiseanträge stellen, digitale Belegmappen anlegen und Rechnungen hochladen. Vor allem profitieren die Reisekostenprüfer: Direkt in der Software können diese um Korrekturen bitten oder Belege nachfordern.

Vorgesetzte und Geschäftsführer haben stets den Überblick: bereits abgerechnete, aktuell laufende sowie geplante Reisen (und Kosten) sind jederzeit abrufbar. Das wirkt sich positiv auf die Ausgabenmentalität aller Mitarbeiter aus

Case Study Betty Barclay

Case Study

Spesenabrechung im neuesten Look

„Der gesamte Reisekostenprozess geht bei uns heute sehr flott, die Mitarbeiter bekommen zeitnah ihr Geld.“ – Thea Schneider von Betty Barclay

Frau erledigt Reisekostenabrechnung aus dem Flugzeug

Reisekostenrecht immer aktuell

Die Reisekosten Software von HRworks ist gesetzlich immer auf dem neuesten Stand. Ob es um die Inlands- oder Auslandspauschalen beim Verpflegungsmehraufwand geht, um Änderungen bei der Mehrwertsteuer oder Anpassungen beim Kilometergeld – Sie müssen nichts tun! Die Aktualisierungen von Pauschalhöhen geschehen im Hintergrund und völlig automatisch. Auch die Wechselkurse sind immer tagesaktuell. Neben den gesetzlichen Pauschalhöhen können Sie in HRworks auch mit firmen-individuellen Spesenregelungen arbeiten.

Mann erledigt Reisekostenabrechnung Software unterwegs

Kreditkarten-Importe erleichtern die Abrechnung

Durch den einfachen Import von Kreditkartenbelegen entfällt die manuelle Erfassung dieser Belege. Das spart viel Zeit, vermeidet Fehler und gestaltet Ihre Reisekostenabrechnung noch komfortabler. Sie erreichen maximale Kostentransparenz und erhalten alle Kosten einer Reise gebündelt. Zudem werden keine Barvorschüsse mehr benötigt und Kursdifferenzen gehören der Vergangenheit an.

Frau prüft Reisekostenabrechnungen der Kollegen online

Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen

In HRworks finden Sie Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungssystemen bereits vorkonfiguriert (wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV – Navision). Ein umfangreicher Schnittstelleneditor ermöglicht Ihnen darüber hinaus die Datenanbindung zu vielen weiteren Systemen, die über eine ASCII-Schnittstelle verfügen. Per Exportdatei werden alle in HRworks hinterlegten, für die Buchung notwendigen Informationen, an die Finanzbuchhaltung übergeben. Einfacher kann ein Reisekosten-Workflow nicht sein.

Funktionen der Reisekosten-Software

Allgemeines

  • Digitaler Prozess
  • Employee Self Service
  • Genehmigungsworkflow
  • Kostentransparenz
  • Mobiler Zugriff
  • Automatische Belegerkennung
  • Schnelle Auszahlung von Reisekosten
  • Unbegrenzte Zahl an Beleg-Uploads
  • Einfache Korrekturmöglichkeit
  • Erstellen von Belegmappen
  • Geräte- und Browserunabhängig
  • Single Sign-On (SAML Standard)
  • Archivierung von Reisekostenbelegen
  • Sammelerfassung von Reisekosten
  • Verwaltung von Vorschüssen
  • Verwaltung von Fahrzeugen
  • Ablehnungsvorlagen
  • Verwaltung von Abfahrts-, Zwischen- und Zielorten
  • Erstellen von firmenindividuellen Spesenregelungen
  • Definieren von Reiserichtlinien
  • Zuordnung der Reisen zu Kostenstellen/-trägern

Schnittstellen

  • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
  • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung
  • Export digitaler Belege
  • Import von Kreditkartenumsätzen
  • Google Maps API Key

Berichte

  • Auswertung von Reisekosten
  • Kostenberichte
  • Bewirtungsberichte
  • Durchlaufzeitenberichte
  • Summenbericht
  • Buchhaltungsbericht
  • Controllingbericht

Rechtliches

  • Rechtssicherheit bei Steuern und Pauschalen
  • Bescheinigungen für das Finanzamt
  • Workflow für A1-Bescheinigungen
  • Führerscheinkontrolle

Pauschalen und Währungen

  • Historisierte/aktuelle Währungskurse
  • Automatische Währungsumrechnung
  • Länderspezifische Pauschalen
  • Verwaltung der Kilometerpauschale
  • Verwaltung des Verpflegungsmehraufwands
  • Verwaltung der Übernachtungskosten
  • Automatische Berechnung der Kilometerpauschale

Sicherheit

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA, optional)
  • DSGVO-konformer Datenschutz

Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen für die digitale Zukunft. Als österreichisches KMU haben wir mit HRworks nun auch unsere hausinternen HR-Prozesse mit sehr überschaubarem Aufwand und Kosten komplett digitalisiert und standardisiert. Durch die perfekte persönliche Unterstützung waren wir in kurzer Zeit mit den neuen Prozessen live.

Volker Schattel

Volker Schattel

HR Generalist
World-Direct GmbH

Mehr als nur Reisekostenmanagement

HRworks eignet sich auch für Unternehmen, deren Mitarbeiter kaum auf Dienstreisen sind. Denn die HR-Software bietet Funktionen für alle wesentlichen Bereiche des Personalmanagement.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.