Reisekostenabrechnung einfach und digital

Ein Tool, das Reisende und Buchhalter entlastet

Sie haben Zettelwirtschaft, Fehler bei Pauschalen und Excel-Tabellen satt? Dann erledigen Sie Ihr Travel Management ab sofort digital! Mit HRworks erfährt Ihr Unternehmen eine enorme Befreiung bei der Reisekostenabrechnung. Und das gleich auf mehreren Ebenen: Durch den hohen Automatisierungsgrad werden sowohl Sie als auch Ihre reisenden Mitarbeiter spürbar entlastet.

Die digitale Planung, Genehmigung, Prüfung und Abrechnung von Reisen und deren Kosten beschleunigt den Abrechnungsprozess um ein Vielfaches. Zudem sorgen Schnittstellen zu den gängigsten LoBu- und FiBu-Programmen für den perfekten Workflow.

Entlastet Reisende und Buchhalter
Automatische Belegerkennung
Kontrolle über Reisemanagement
Aktuelles Reisekostenrecht
Kreditkarten-Importe möglich
Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen

Frau nutzt Smartphone auf Dienstreise für Reisekostenabrechnung

Automatische Belegerkennung

Dank modernster Technologie können Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Belege erfassen. Ihre Kollegen benötigen lediglich ein Smartphone. Die Bedienung ist kinderleicht und hocheffizient. Durch die intelligente OCR-Technologie werden alle relevanten Rechnungsdaten extrahiert und für die Weiterbearbeitung aufbereitet.

Ganz egal, um welche Belegart es geht: Ob große Belege oder kleine, Belege von Hotels, Restaurants, Tankstellen oder Parkscheine – HRworks erkennt selbst komplizierte Reisekostenbelege. Als Vorgesetzter, Personaler oder Buchhalter können Sie die hochgeladenen Rechnungen jederzeit online einsehen und zügig genehmigen.

Mehr Kontrolle für Ihr Reisekostenmanagement

HRworks verhilft allen Beteiligten zu mehr Kontrolle. Ihre Mitarbeiter können jederzeit Reiseanträge stellen, digitale Belegmappen anlegen und Rechnungen hochladen. Vor allem profitieren die Reisekostenprüfer: Direkt in der Software können diese um Korrekturen bitten oder Belege nachfordern.

Vorgesetzte und Geschäftsführer haben stets den Überblick: bereits abgerechnete, aktuell laufende sowie geplante Reisen (und Kosten) sind jederzeit abrufbar. Das wirkt sich positiv auf die Ausgabenmentalität aller Mitarbeiter aus

Frau erledigt Reisekostenabrechnung aus dem Flugzeug

Reisekostenrecht immer aktuell

Die Reisekosten Software von HRworks ist gesetzlich immer auf dem neuesten Stand. Ob es um die Inlands- oder Auslandspauschalen beim Verpflegungsmehraufwand geht, um Änderungen bei der Mehrwertsteuer oder Anpassungen beim Kilometergeld – Sie müssen nichts tun! Die Aktualisierungen von Pauschalhöhen geschehen im Hintergrund und völlig automatisch. Auch die Wechselkurse sind immer tagesaktuell. Neben den gesetzlichen Pauschalhöhen können Sie in HRworks auch mit firmen-individuellen Spesenregelungen arbeiten.

Mann erledigt Reisekostenabrechnung Software unterwegs

Kreditkarten-Importe erleichtern die Abrechnung

Durch den einfachen Import von Kreditkartenbelegen entfällt die manuelle Erfassung dieser Belege. Das spart viel Zeit, vermeidet Fehler und gestaltet Ihre Reisekostenabrechnung noch komfortabler. Sie erreichen maximale Kostentransparenz und erhalten alle Kosten einer Reise gebündelt. Zudem werden keine Barvorschüsse mehr benötigt und Kursdifferenzen gehören der Vergangenheit an.

Frau prüft Reisekostenabrechnungen der Kollegen online

Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen

In HRworks finden Sie Schnittstellen zu den gängigsten Anwendungssystemen bereits vorkonfiguriert (wie SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics NAV – Navision). Ein umfangreicher Schnittstelleneditor ermöglicht Ihnen darüber hinaus die Datenanbindung zu vielen weiteren Systemen, die über eine ASCII-Schnittstelle verfügen. Per Exportdatei werden alle in HRworks hinterlegten, für die Buchung notwendigen Informationen, an die Finanzbuchhaltung übergeben. Einfacher kann ein Reisekosten-Workflow nicht sein.

Funktionen der Reisekosten-Software

Allgemeines

Digitaler Prozess
Employee Self Service
Genehmigungsworkflow
Kostentransparenz
Mobiler Zugriff
Automatische Belegerkennung
Schnelle Auszahlung von Reisekosten
Unbegrenzte Zahl an Beleg-Uploads
Einfache Korrekturmöglichkeit
Erstellen von Belegmappen
Geräte- und Browserunabhängig
Single Sign-On (SAML Standard)
Archivierung von Reisekostenbelegen
Sammelerfassung von Reisekosten
Verwaltung von Vorschüssen
Verwaltung von Fahrzeugen
Ablehnungsvorlagen
Verwaltung von Abfahrts-, Zwischen- und Zielorten
Erstellen von firmenindividuellen Spesenregelungen
Definieren von Reiserichtlinien
Zuordnung der Reisen zu Kostenstellen/-trägern

Schnittstellen

Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung
Export digitaler Belege
Import von Kreditkartenumsätzen
Google Maps API Key

Berichte

Auswertung von Reisekosten
Kostenberichte
Bewirtungsberichte
Durchlaufzeitenberichte
Summenbericht
Buchhaltungsbericht
Controllingbericht

Rechtliches

Rechtssicherheit bei Steuern und Pauschalen
Bescheinigungen für das Finanzamt
Workflow für A1-Bescheinigungen
Führerscheinkontrolle

Pauschalen und Währungen

Historisierte/aktuelle Währungskurse
Automatische Währungsumrechnung
Länderspezifische Pauschalen
Verwaltung der Kilometerpauschale
Verwaltung des Verpflegungsmehraufwands
Verwaltung der Übernachtungskosten
Automatische Berechnung der Kilometerpauschale

Sicherheit

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA, optional)
DSGVO-konformer Datenschutz

Mehr als nur Reisekostenmanagement

HRworks eignet sich auch für Unternehmen, deren Mitarbeiter kaum auf Dienstreisen sind. Denn die HR-Software bietet Funktionen für alle wesentlichen Bereiche des Personalmanagement.

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