Unter der großen Überschrift „Digitalisierung von Personal- und Mitarbeiterprozessen“ tourt die HRworks Roadshow 2018 im goldenen Herbst durch Deutschland! In sechs Städten (Hamburg, Berlin, Stuttgart, Frankfurt, Köln und Düsseldorf) machen die Software-Spezialisten jeweils für einen Nachmittag Halt. Dabei ist die Agenda voll bepackt mit Werkzeug zur Digitalisierung Ihrer Personalprozesse, Know-How und Networking im Personalbereich.
Sichern Sie sich einen der limitierten Plätze und erfahren Sie, wie Sie effizienter arbeiten, den Zeitaufwand bei der täglichen Personalarbeit verringern und interne Workflows vereinfachen.
HRworks nimmt Sie mit auf eine Reise in die Zukunft der HR-Abteilung!
Die HRworks-Experten bringen Ihnen die Personalsoftware näher und geben Ihnen wertvolle Tipps und Tricks aus der Praxis mit.
Profitieren Sie weiterhin von dem Know-How unserer Spezialisten und erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen rund um das Thema HR-Software. Nutzen Sie die Gelegenheit, um sich mit HR-Kollegen auszutauschen und neue Kontakte zu knüpfen.
Für ihr leibliches Wohl ist dabei bestens gesorgt. Genießen Sie ein kreatives Catering und erweitern Sie Ihren Horizont. Sichern Sie sich jetzt eines der begehrten kostenlosen Event-Tickets in Ihrer Stadt!
Nicht nur auf der Karriereseite von HRworks sorgt das Bewerbermanagement mit neuem Stellenportal für automatisch aktualisierte Vakanzen. Auch HRworks-Kunden setzen das Stellenportal mit Stellenanzeigen bereits erfolgreich ein.
Kundenbeispiele für besonders gelungene Stellenportale- und Anzeigen sind unter anderem:
Der Karrierebereich des Datenbankspezialisten Exasol
Stellenanzeige HRworks
Stellenanzeige tigha
Stellenanzeige Exasol
Das Bewerbermanagement generiert automatisch eine Übersicht mit den offenen Jobangeboten Ihres Unternehmens. Diese Bewerbungsübersicht verlinken Sie bequem auf Ihrer Website. Ihre Stellenübersicht sowie alle Stellenanzeigen online sind dadurch immer auf dem aktuellen Stand.
So gestalten Sie Ihr Bewerbermanagement maximal effizient, beschleunigen den Bewerbungsprozess und sorgen für eine optimale User Experience. Erfahren Sie mehr über die Vorteile von HRworks. Testen Sie die HR Software mit Bewerbermanagement jetzt kostenlos!
Sie sind bereits Kunde von HRworks? Das Stellenportal steht Ihnen somit bereits ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Detaillierte Informationen zur Funktion Bewerbermanagement erhalten Sie in der Software unter Dokumentation/Bewerbermanagement.
Im neusten HR-Software-Vergleich des t3n Magazins schneidet HRworks als All-in-One-Lösung hervorragend ab. Dabei stehen unter der Überschrift “Die digitale Personalakte” insbesondere HR-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen auf dem Prüfstand. Der tabellarische Vergleich zeigt ein eindeutiges Ergebnis: HRworks bietet als einzige HR-Software im Test eine digitale Lösung für alle Prozesse.
Viele Prozesse – eine digitale Lösung
HRworks ist somit das einzige HR-Tool im Software-Vergleich, mit dem Sie überall einen Haken dran machen können. Vom Bewerbermanagement über die digitale Personalakte bis zur Zeiterfassung umfasst HRworks zahlreiche Funktionen, die die alltägliche Arbeit im Personalmanagement vereinfachen.
t3n Magazin Nr. 53, S. 154
Über t3n
t3n ist nach eigenen Angaben das „Magazin und Netzwerk für digitale Pioniere, early Adopter und Zukunftsmacher“. Das Fachmagazin beschäftigt sich mit relevanten digitalen Themen aus den Bereichen Wirtschaft und Gesellschaft. Hierbei behandelt das Magazin Inhalte von Development über Marketing, Onlinehandel und Startupszene bis zu Tech-Trends. Mit einer Druckauflage von 42.750 Exemplaren und 4 Mio. Visits pro Monat erscheint das Magazin vierteljährlich.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von HRworks. Testen Sie die HR Software jetzt kostenlos!
Wir laden Sie ein zur Personalmesse München 2018! Erleben Sie HRworks live am 17. Oktober, im MOC München (Stand H01 im Atrium, Halle 3). Lernen sie das All-in-one tool für Personal Manager und Buchhalter im Detail kennen.
Im persönlichen Gespräch mit den HRworks-Experten erfahren sie, wir ihr Unternehmen mit der Personalsoftware mehr Transparenz schaffen, Arbeitszeit einsparen und die Kosten für Software und Administration deutlich senken kann.
Neben Top-Ausstellern erwartet Sie auf der Personalmesse ein hochkarätiges Programm rund um die Themen Recruiting, Personalsoftware und Weiterbildung.
Sichern Sie sich jetzt eines der begehrten kostenlosen Termine und besuchen Sie unseren Messestand.
Das HRworks-Team freut sich auf Sie!
PERSONALMESSE München 2018
17. Oktober 2018, 09:00 bis 17:00 Uhr MOC München, Atrium Halle 3, Standnummer H01
E-Recruiting über HRworks: Die Ovesco Endoscopy AG mit Stammsitz in Tübingen wickelt Ihre komplette Personalbeschaffung in der HR Sofware ab. In der dreiminütigen Video Case Study erfahren Sie, wie das innovative Unternehmen das Recruiting mit HRworks modern und effizient gestaltet.
Vor der Einführung des Bewerbermanagment Systems wickelte das Unternehmen alle Recruiting Themen komplett händisch ab. Jedem Kandidaten wurde persönlich per E-Mail geantwortet; Bewerber Listen mussten manuell gepflegt werden.
Heute ist das komplette E-Recruiting automatisiert und übersichtlich in der HR Software abgebildet – von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding.
“Die Einführung des Bewerbungsmanagments verlief schnell und unkompliziert. Die Mitarbeiter haben HRworks bereits gekannt und waren mit den Modulen schon so gut vertraut, dass die Umstellung problemlos vonstatten ging.”
Anette Bort | Diplombetriebswirtin (FH), HR Managering Ovesco Endoscopy AG
Mit der Einführung der Recuriting-Software verkürzten sich die Durchlaufzeiten für Bewerber um ein Vielfaches. Bereits innerhalb von ein bis zwei Wochen nach Bewerbungseingang erhalten Interessenten eine Einladung zum Bewerbungsgespräch. In Zeiten des Fachkräftemangels und in Sachen Employer Branding ist diese Schnelligkeit ein bedeutender Wettbewerbsvorteil.
“HRworks hat seine Stärken insbesondere bei der Übersicht. Man sieht sofort, wann Bewerbungen eingehen, ob Lücken bei den Bewerbungen bestehen und Dokumente nachgefordert werden müssen. Und natürlich auch, wie der Bearbeitungsstatus jeder einzelnen Bewerbung ist.”
Dipl.-Ing- (FH) Chi-Nghia Ho | Vice President Division Therapeutic Devices Ovesco Endoscopy AG
Ist der E-Recruiting Prozess abgeschlossen, erhalten die Kandidaten sofort nach der Einstellung das digitale Onboarding Formular der Ovesco Endoscopy AG. Dieses kann der neue Mitarbeiter dann gemütlich von zu Hause ausfüllen.
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Sie sind bereits HRworks-Kunde? Das Bewerbermanagement sowie alle weiteren Personalfunktionen stehen HRworks Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Software unter Dokumantation/Bewerbermanagement.
Das online Bewerberportal in HRworks ermöglicht es Ihnen, vakante Stellen direkt mit Ihrem Bewerbermanagement zu veröffentlichen. Das regelmäßige Aktualisieren der Stellenanzeigen und Bewerbungen auf Ihrer Website entfällt mit dem Stellenportal komplett und die Bewerbung der Kandidaten kommt direkt in Ihre Bewerber Übersicht. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo sowie Ihre firmeneigenen Farben zu verwenden.
Das Online Bewerberportal beinhaltet:
Stellenübersicht
HRworks generiert automatisch eine Übersicht mit den offenen Jobangeboten Ihres Unternehmens. Diese Bewerbungsübersicht verlinken Sie bequem auf Ihrer Website. Ihre Karriereseite (mit Stellenübersicht und allen Stellenanzeigen) wird dadurch immer automatisch aktualisiert und die online-Bewerbung für Kandidaten vereinfacht.
Stellenanzeigen
Interessiert sich ein Bewerber für eine vakante Position, gelangt er per Klick zur entsprechenden Stellenanzeige. Diese gestalten Sie in HRworks nach Belieben mit einem individuellen Header-Bild, detaillierten Informationen zur ausgeschriebenen Stelle sowie Bereiche für zusätzliche Informationen (zum Beispiel Standorte, Firmeninfos oder Mitarbeiterbenefits) für die Bewerbung.
(Beispiel: Individualisierte Stellenanzeige)
Bewerbungsformular
Über den Bewerben-Button in der Stellenanzeige gelangt der Interessent zum Bewerbungsformular. Bei der Formulargestaltung wählen Sie aus verschiedenen Feldern (Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellungen, etc.) und definieren zudem Feldeigenschaften (optional/pflicht). Die über den Bewerben-Button eingereichten Formulare und Bewerbungsunterlagen sehen Sie direkt in HRworks und können Sie dort weiterbearbeiten (zum Beispiel für Vorgesetzte freigeben, bewerten, antworten).
So gestalten Sie Ihr Bewerbermanagement maximal effizient, beschleunigen den Bewerbungsprozess und sorgen für eine optimale User Experience der online-bewerbung. Alle Unterlagen und Dokumente, wie z.b. der Lebenslauf der Bewerber, können elektronisch übermittelt werden und direkt im Bewerbermanagement aufgelistet.
Erfahren Sie neben den Bewerbung Tools mehr über die Vorteile von HRworks. Testen Sie die HR Software jetzt kostenlos!
Sie sind bereits HRworks-Kunde? Das online-Bewerberportal sowie alle weiteren Personalfunktionen stehen HRworks Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Detaillierte Informationen zum Bewerbermanagement mit online Stellenportal erhalten Sie in der Software unter Dokumantation/Bewerbermanagement.
Auf der Zukunft Personal Europe in Köln können Sie die HR Software HRworks vom 11. bis 13. September 2018 live erleben! Am Messestand D.36 in der Halle 3.2 heißen Sie die HRworks-Spezialisten herzlich willkommen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um HRworks kennenzulernen, auszuprobieren und die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung voranzutreiben.
Zu den Messehighlights 2018 auf der Zukunft Personal Europe gehören:
Exklusive Einblicke in den Funktionsumfang der All-In-One Software Lösung
Die Zukunft Personal Europe in Köln ist das weltweit führende ExpoEvent mit den Themenbereichen HR-Management, Digitalisierung und Leadership. Neben den rund 18.000 Fachbesuchern, erwarten Sie 770 Aussteller mit einem hochkarätigen Programm aus Expertenvorträgen zu den aktuellen HR-Themen.
Sichern Sie sich gleich einen der begehrten Termine mit den HRworks-Experten und Ihr kostenloses Tagesticket. Das HRworks-Team freut sich auf Sie!
Die PTSGroup hat ihr Bewerbermanagement mit der HR-Software HRworks digitalisiert. Durch das integrierte Bewerbermanagement-Tool konnte das Unternehmen den kompletten Bewerbungsprozess modernisieren und effizienter gestalten. In dieser Case Study erfahren Sie, welche Prozesse es im Personalmanagement der PTSGroup zu optimieren galt und warum sich das moderne Beratungsunternehmen für die HRworks entschied. People Managerin Annika Reinke berichtet aus erster Hand über die Vorteile der Cloudsoftware und über die positiven Auswirkungen von HRworks auf ihren Arbeitsalltag.
Optimierungsbedarf
“Vor Einführung der Bewerbermanagement Software war der komplette Bewerbungsprozess sehr ineffizient und fehleranfällig organisiert”, berichtet Reinke. Es wurde eine zentrale Mail-Adresse genutzt, über die alle Bewerbungen eingingen. In diesem “Karriere-Postfach” sammelten sich die unterschiedlichsten E-Mails. “Nicht nur Bewerbungen, auch E-Mails von Personalvermittlern und andere Nachrichten gingen dort ein, alles schön durchmischt und relativ unübersichtlich”, erinnert sie sich.
Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zu- und Absagen wurden manuell verschickt. Insgesamt lief die Bewerberkommunikation aber deutlich zu langsam ab, sodass E-Mails oft erst spät oder im schlimmsten Fall gar nicht beantwortet wurden.
Die Candidate Experience lag Annika Reinke in ihrer Position von Anfang an besonders am Herzen. Untergegangene E-Mails und unbeantwortete Bewerbungen waren für sie daher ein absolutes No-Go. Einem negativen Eindruck der PTSGroup als unzuverlässiger Arbeitgeber musste zukünftig vorgebeugt werden.
Zur eigentlichen Bewerbungsverwaltung diente eine klassische Excel-Tabelle. Diese pflegeintensive Bewerberübersicht verlangsamte den Prozess zusätzlich. Die interne Kommunikation zu den Bewerbungen lief per E-Mail ab. So mussten z. B. Anmerkungen und Notizen zu Bewerbern immer wieder manuell übertragen werden.
Die PTSGroup
Bereits seit 2013 ist die PTSGroup mit Hauptsitz in Bremen Kunde von HRworks.
Die IT- und Innovationsberatung kennt sich mit den Technologien und Prozessen ihrer Kunden bestens aus. Die Themen Consulting, Business Intelligence und Cloud Solutions sowie zertifizierte SAP und Microsoft Partnerschaften bilden die Kernkompetenzen des Unternehmens. Mit proaktiver Beratung durch interdisziplinäre Spezialisten unterstützt die PTSGroup ihre Kunden dabei, sich beständig weiterzuentwickeln.
Jeder Kunde wird individuell beraten und durch den kompletten Prozess der digitalen Transformation begleitet – von der Konzepterstellung bis zum Support. Die PTSGroup schafft damit Wettbewerbsvorteile für ihre Kunden, setzt die digitale Transformation risikominimiert um und nutzt Daten effizient. Knapp 140 Mitarbeiter setzen sich in Bremen und deutschlandweit für dieses Ziel ein. Annika Reinke ist für den Bereich People & Employer Branding der PTSGroup zuständig. Gemeinsam mit drei weiteren Kolleginnen bildet sie das Team Corporate Communication. Ihre Aufgabe ist es, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Dazu gehört neben der Verantwortung für Events und Messeauftritte auch die Betreuung des Recruitings sowie des Bewerbermanagements.
Anforderungen
Als Annika Reinke 2017 ihre Tätigkeit bei der PTSGroup aufnahm, hatte die Optimierung des Bewerbungsprozesses für sie oberste Priorität. Ein Bewerbermanagement-Tool musste her, das zuverlässig funktioniert und Arbeitsentlastung schafft. Gemeinsam mit einer internen Projektgruppe sowie Teilen der Geschäftsführung erarbeitete sie hierzu zunächst einen Kriterienkatalog. Die Anforderungen der PTSGroup an ein Bewerbermanagement System wurden klar definiert:
Ein Online-Bewerbungsformular war ein Muss. Für potenzielle Kandidaten sollte der Bewerbungsprozess so einfach wie möglich gehalten werden. Zudem sollten über ein einheitliches Online-Formular alle Bewerbungen im gleichen Format und an der gleichen Stelle im System eingehen. Dennoch sollte das entsprechende Tool über die Möglichkeit verfügen, auch manuell Bewerbungen einpflegen zu können.
Um die Bewerberkommunikation zukünftig zu beschleunigen, achtete Frau Reinke auf das Vorhandensein automatischer Eingangsbestätigungen sowie automatischer Benachrichtigungen über eingegangene Bewerbungen. Wichtig waren der PTSGroup außerdem automatische Benachrichtigungen über Freigaben sowie eine Aufgaben- und Notizfunktion.
Die Bewerbermanagement Lösung sollte zudem über eine Selektions-, Sortier- und Suchfunktion verfügen sowie eine Kommentar- und Bewertungsfunktion enthalten.
Schließlich war die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit der Software eine weitere, essentielle Anforderung an das zukünftige Bewerbermanagement System. Dabei sollte der Zugriff für mehrere Personen mit unterschiedlichen Berechtigungen möglich und dabei Datenschutz- und Sicherheitsstandards gewährleistet sein.
Warum HRworks
HRworks wurde zu diesem Zeitpunkt bereits zur Optimierung der Abwesenheitsverwaltung, Stammdatenverwaltung sowie zur Abwicklung des kompletten Reisekostenprozesses innerhalb des Unternehmens eingesetzt. Im Funktionsumfang der Personalsoftware war auch ein vollumfängliches Bewerbermanagement enthalten, das der PTSGroup als Kunde ohne Zusatzkosten zur Verfügung stand. “Wir arbeiteten bereits mit HRworks und es ist immer effizienter, mit so wenig unterschiedlichen Systemen wie möglich zu arbeiten”, erklärt Reinke. Daher glich sie Ihren Anforderungskatalog nicht nur mit gängigen Systemen am Markt, sondern auch mit HRworks ab.
Bei Ihrer Recherche zeigte sich schnell, dass viele der großen Bewerbermanagement Anbieter nicht zu der PTSGroup passten: “Viele Anbieter erschienen mir sehr teuer. Zudem sind viele Tools eher für Großunternehmen und Konzerne konzipiert und daher weniger für mittelständische Unternehmen wie uns geeignet”, erläutert sie.
HRworks wiederum erfüllte alle Anforderungen der PTSGroup, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Schnell fiel die Entscheidung für eine intensive Testphase. Parallel zum Relaunch des neuen Webauftritts wurde auf das HRworks Bewerbermanagement umgestellt.
“Nach der positiven Testphase waren bereits alle relevanten Kollegen abgeholt”, erklärt Reinke. Ein großer Vorteil war hierbei aus ihrer Sicht, dass das System allen schon bekannt war. Niemand musste sich neu registrieren, was zu einer hohen Akzeptanz führte. Zudem gab es keinerlei Probleme bei der ersten Nutzung des Tools: “Sobald man per E-Mail über die Freigabe einer Bewerbung informiert wird, sind die folgenden Schritte selbsterklärend. Man benötigt keine größere Anleitung.”
Das hat sich durch HRworks verbessert
Effizienz und Übersichtlichkeit im Bewerbermanagement – damit lassen sich die wichtigsten Veränderungen durch HRworks auf den Punkt bringen: “HRworks ist intuitiv zu bedienen. Der komplette Prozess läuft rund und funktioniert selbsterklärend. Mit HRworks habe ich das Bewerbermanagement heute voll im Griff. Meine Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess ist deutlich gestiegen. Das gibt mir mehr Ruhe.”
Heute geht bei der PTSGroup keine Bewerbung mehr unter: “Im Dashboard sehe ich alles Wichtige auf einen Blick. Die Administration ist total einfach. Man kann nichts vergessen, denn man hat immer eine optimale Übersicht”, erklärt Annika Reinke. In der Bewerbungsübersicht von HRworks sieht sie alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammengefasst; Bearbeitungsstatus, Name, Bewerbungseingang, Stelle, Bewertungen sowie erteilte Freigaben.
Auch aus Kandidatensicht läuft mit dem professionellen und optisch ansprechenden Online-Bewerbungsformular alles wie am Schnürchen. Bewerber finden sich sofort zurecht und können ihre Unterlagen über den “jetzt bewerben”-Button unkompliziert einreichen.
Der geringere Aufwand für die Administration stimmt die People Managerin positiv. Die Kommunikation mit den Bewerbern funktioniert schnell und unkompliziert. “Durch die verschiedenen E-Mail-Vorlagen kann ich sofort Interview-Einladungen oder Absagen verschicken”, zeigt sich Reinke begeistert.
Durch das in HRworks hinterlegte Rollen- und Berechtigungskonzept und die Möglichkeit der Freigabe von Bewerbungen haben sich auch die internen Abstimmungsprozesse enorm verbessert. Damit profitiert nicht nur die Personalabteilung von HRworks.
Der gesamte Bewerbungsprozess läuft nun deutlich schneller ab. Lag die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Bewerbung vor HRworks bei ca. 31 Tagen, konnte sie bereits nach drei Monaten auf 19 Tage und nach 6 Monaten auf 10 Tage reduziert werden.
Durch die integrierten, automatischen HR-Kennzahlen können solche KPIs im HR-Bereich ohne großen Aufwand per Mausklick abgerufen werden. “Mit der Nutzung des Bewerbermanagements von HRworks haben wir nun automatisch ein übersichtliches und sauberes Reporting”, freut sich die HR-Expertin.
Fazit
Mit dem Bewerbermanagement von HRworks läuft der komplette Bewerbungsprozess übersichtlich und effizient ab. Die Software ist intuitiv bedienbar, vereinfacht die Administration für HR Manager und ermöglicht eine schlanke Kollaboration direkt im Tool.
In der Bewerbungsübersicht sehen Administratoren alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Durch automatische Benachrichtigungen und Aufgaben geht kein To-Do verloren. Kandidaten werden automatisiert über den Bewerbungseingang informiert und durch hinterlegte E-Mail-Vorlagen per Mausklick auf dem Laufenden gehalten.
Mit HRworks läuft der gesamte Bewerbungsprozess bei der PTSGroup deutlich schneller und organisierter ab. Die Durchlaufzeit beträgt nur ca. 10 Tage, was sich positiv auf die Außenwirkung der PTSGroup auswirkt. Zudem verbessert das Online-Bewerbungsformular die Candidate Experience und sorgt für einheitliche Formate.
● Reduktion der Bewerbungsdurchlaufzeiten von 31 auf 10 Tage ● Beschleunigung der internen und externen Bewerberkommunikation ● Vereinfachung des Bewerbungsprozesses, verbesserte Candidate Experience
Mit dem Compliance Management die Personalarbeit unterstützen
Das Inkrafttreten der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai dieses Jahres hat große Auswirkungen auf die Personalabteilungen in Unternehmen. Eine konkrete Herausforderung dabei ist das interne Versenden einer Vielzahl von Dokumenten an die Mitarbeiter.
Dazu zählen beispielsweise:
Datenschutzrichtlinien
Vertraulichkeitsverpflichtungserklärungen
Nutzungsvereinbarungen, wenn private Smartphones oder Tablets auch geschäftlich genutzt werden
Arbeitsanweisungen
Sicherheitsrichtlinien
uvm.
Arbeitnehmer sind angehalten neben dem Erhalt der Dokumente auch die Kenntnisnahme zu bestätigen. Bei vielen Unternehmen werden dafür hunderte Ausdrucke erstellt und intern aufwändig distribuiert. Wer welches Dokument bereits bestätigt hat, wird oftmals in Excel-Dateien erfasst und ausstehenden Unterzeichnern muss häufig nachgelaufen werden – ein Prozess, der sich über Monate hinziehen kann.
Neue Funktion „Compliance Management“
HRworks unterstützt Sie hier mit der neuen Funktion “Compliance Management”. Mit nur einem Klick laden Sie Dokumente hoch und ordnen diese den entsprechenden Personen, Abteilungen oder allen Mitarbeitern der Firma zu. Die Mitarbeiter bestätigen anschließend elektronisch, das zugewiesene Dokument erhalten zu haben und stimmen dessen Inhalt zu. Dies wird mit entsprechendem Zeitstempel revisionssicher in HRworks gespeichert. Mitarbeiter, die noch nicht bestätigt haben, werden von HRworks automatisch per Mail erinnert.
Neben PDF-Dateien können auch Dateien im ODT-Format (OpenDocument-Textformat) hochgeladen werden. Das ermöglicht zudem die Personalisierung – ähnliche eines Serienbriefs – so können unter anderem Vorname, Nachname, Personalnummer oder auch Adressinformationen individuell angepasst werden.
Das “Compliance Management” von HRworks funktioniert standortübergreifend und komplett papierlos. Ihre Kommunikation ist dadurch revisionssicher und Bestimmungen, Gesetze und Unternehmensrichtlinien können zuverlässig eingehalten werden.
Digitalen Wandel managen, Zukunft gestalten; getreu dem Leitbild der Medienhochschule ist die Macromedia GmbH auch in Sachen Personalverwaltung auf dem neuesten Stand. Mit der elektronischen Personalakte , auch E-Akte, von HRworks spart das Unternehmen Platz, Zeit und Arbeitskraft ein.
Sigrid Heidrich hat Spaß an ihrer Arbeit mit HRworks: „Alles, was man sich zuvor händisch zusammenstricken musste, geht mit HRworks auf Knopfdruck.” Als Head of HR verwaltet sie bis zu 290 Mitarbeiter. Da ist immer einiges zu tun. Unterstützt wird sie dabei von einer Kollegin in Teilzeit. Mit HRworks behält sie den Überblick. Seit 2004 ist Frau Heidrich für Macromedia tätig. Als privater Bildungsträger ist die Macromedia GmbH seit über 20 Jahren in Deutschland erfolgreich. Über die Hochschule Macromedia und die Macromedia Akademie betreibt sie ein breites Portfolio akademischer und nicht-akademischer Bildungsangebote im Kontext von Management, Medien, Journalistik, Film und Design. Seit 2013 gehört die Macromedia GmbH zur internationalen Bildungsgruppe Galileo Global Education.
Von Mitarbeitern empfohlen
Vor HRworks forderten mehrere Insellösungen die Arbeitskraft der HR-Abteilung so stark, dass sich die Geschäftsleitung schnell einig war: eine Software musste her, die Prozesse automatisiert und den administrativen Aufwand im HR-Bereich minimiert. „Wir sind dann auch ganz schnell auf HRworks gekommen, da uns die Software von zwei Mitarbeitern im Hause wärmstens empfohlen wurde”, berichtet Frau Heidrich. Im September 2016 startete das Unternehmen zunächst mit der Abwesenheitsverwaltung. „Da waren wir bereits absolut begeistert von HRworks”, schwärmt die Personalleiterin. Nach interner und externer Datenschutzprüfung und der Zustimmung des Betriebsrates folgte der Rollout der elektronischen Personalakte.
Schluss mit der Papierflut
Bereits während der Umstellungsphase auf die elektronische Dokumentenverwaltung zeichneten sich die Einsparungspotentiale der E-Akte für Macromedia ab. „Wir spürten schnell, dass HRworks einen enormen Zeitgewinn für uns bringt”,erklärt Frau Heidrich: „Die Arbeit mit der elektronischen Personalakte ist zudem sehr angenehm und die Papierflut lässt Stück für Stück spürbar nach.” Zahlreiche Interaktionen zwischen Mitarbeiter, Personalabteilung und Führungskraft entfallen mit der Personalsoftware komplett oder finden über HRworks direkt zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft statt. Das entlastet wiederum die Fachabteilung. Frau Heidrich greift nur noch minimal administrativ bzw. korrigierend ein: „Auf HRworks kann ich mich verlassen. Ich muss nichts in Outlook nachpflegen oder gar Reminder setzen – das ist jetzt alles in HRworks!”, berichtet sie. Sämtliche Insellösungen wurden nach der Einführung von HRworks von heute auf morgen abgeschaltet. Zudem wird das große Papierarchiv, das sich über die Jahre bei Macromedia angesammelt hat, nun nach und nach abgebaut; Druck- und Lagerkosten werden dadurch verringert. Frau Heidrich möchte HRworks als ganzheitliche Personalsoftware nicht mehr missen: „HRworks lebt bei uns”, erzählt sie begeistert.
Digitales Onboarding
„Bei neuen Mitarbeitern gibt es kein Papier mehr”, betont Frau Heidrich. Diese werden bei Macromedia mit HRworks digital an Bord genommen. Die Grundstruktur der Stammdatenverwaltung ist im E-Mail Onboardingformular abgebildet. Neue Mitarbeiter füllen das Formular eigenständig aus und senden es per Mausklick an Macromedia zurück. Zur Einstellung benötigte Dokumente hängen sie direkt im PDF-Format an. Alle Daten und Dokumente sind so vom ersten Arbeitstag an vollständig in HRworks hinterlegt. Auch bestehende Mitarbeiter der Hochschule haben sich schnell auf die papierlose Verwaltung eingestellt und reichen Personalunterlagen wie Verträge und Zusatzvereinbarungen nur noch digital ein.
Online Freigabe
In der Vergabe von Einsichts- und Zugriff srechten sieht Frau Heidrich eine zusätzliche Arbeitsentlastung: „Vorgesetzte können mit HRworks selbst agieren, benötigte Dokumente ortsunabhängig einsehen und Mitarbeitergespräche ohne mein Zutun vorbereiten. Meine Intervention bei solchen Dingen nimmt so durch HRworks noch mehr ab. Ich kann mich verstärkt auf die Kernaufgaben der Personalarbeit konzentrieren.”
Quick Facts:
HRworks seit 2016 im Einsatz
290 Mitarbeiter
Nutzen neben der elektronischen Personalakte das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung
Mitarbeiter haben HRworks empfohlen
Schluss mit der Papierflut in der Personalabteilung
