E-Recruiting über HRworks: Die Ovesco Endoscopy AG mit Stammsitz in Tübingen wickelt Ihre komplette Personalbeschaffung in der HR Sofware ab. In der dreiminütigen Video Case Study erfahren Sie, wie das innovative Unternehmen das Recruiting mit HRworks modern und effizient gestaltet.
Vor der Einführung des Bewerbermanagment Systems wickelte das Unternehmen alle Recruiting Themen komplett händisch ab. Jedem Kandidaten wurde persönlich per E-Mail geantwortet; Bewerber Listen mussten manuell gepflegt werden.
Heute ist das komplette E-Recruiting automatisiert und übersichtlich in der HR Software abgebildet – von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding.
“Die Einführung des Bewerbungsmanagments verlief schnell und unkompliziert. Die Mitarbeiter haben HRworks bereits gekannt und waren mit den Modulen schon so gut vertraut, dass die Umstellung problemlos vonstatten ging.”
Anette Bort | Diplombetriebswirtin (FH), HR Managering Ovesco Endoscopy AG
Mit der Einführung der Recuriting-Software verkürzten sich die Durchlaufzeiten für Bewerber um ein Vielfaches. Bereits innerhalb von ein bis zwei Wochen nach Bewerbungseingang erhalten Interessenten eine Einladung zum Bewerbungsgespräch. In Zeiten des Fachkräftemangels und in Sachen Employer Branding ist diese Schnelligkeit ein bedeutender Wettbewerbsvorteil.
“HRworks hat seine Stärken insbesondere bei der Übersicht. Man sieht sofort, wann Bewerbungen eingehen, ob Lücken bei den Bewerbungen bestehen und Dokumente nachgefordert werden müssen. Und natürlich auch, wie der Bearbeitungsstatus jeder einzelnen Bewerbung ist.”
Dipl.-Ing- (FH) Chi-Nghia Ho | Vice President Division Therapeutic Devices Ovesco Endoscopy AG
Ist der E-Recruiting Prozess abgeschlossen, erhalten die Kandidaten sofort nach der Einstellung das digitale Onboarding Formular der Ovesco Endoscopy AG. Dieses kann der neue Mitarbeiter dann gemütlich von zu Hause ausfüllen.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von HRworks. Testen Sie die HR Software jetzt kostenlos!
Sie sind bereits HRworks-Kunde? Das Bewerbermanagement sowie alle weiteren Personalfunktionen stehen HRworks Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Software unter Dokumantation/Bewerbermanagement.
Das online Bewerberportal in HRworks ermöglicht es Ihnen, vakante Stellen direkt mit Ihrem Bewerbermanagement zu veröffentlichen. Das regelmäßige Aktualisieren der Stellenanzeigen und Bewerbungen auf Ihrer Website entfällt mit dem Stellenportal komplett und die Bewerbung der Kandidaten kommt direkt in Ihre Bewerber Übersicht. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo sowie Ihre firmeneigenen Farben zu verwenden.
Das Online Bewerberportal beinhaltet:
Stellenübersicht
HRworks generiert automatisch eine Übersicht mit den offenen Jobangeboten Ihres Unternehmens. Diese Bewerbungsübersicht verlinken Sie bequem auf Ihrer Website. Ihre Karriereseite (mit Stellenübersicht und allen Stellenanzeigen) wird dadurch immer automatisch aktualisiert und die online-Bewerbung für Kandidaten vereinfacht.
Stellenanzeigen
Interessiert sich ein Bewerber für eine vakante Position, gelangt er per Klick zur entsprechenden Stellenanzeige. Diese gestalten Sie in HRworks nach Belieben mit einem individuellen Header-Bild, detaillierten Informationen zur ausgeschriebenen Stelle sowie Bereiche für zusätzliche Informationen (zum Beispiel Standorte, Firmeninfos oder Mitarbeiterbenefits) für die Bewerbung.
(Beispiel: Individualisierte Stellenanzeige)
Bewerbungsformular
Über den Bewerben-Button in der Stellenanzeige gelangt der Interessent zum Bewerbungsformular. Bei der Formulargestaltung wählen Sie aus verschiedenen Feldern (Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellungen, etc.) und definieren zudem Feldeigenschaften (optional/pflicht). Die über den Bewerben-Button eingereichten Formulare und Bewerbungsunterlagen sehen Sie direkt in HRworks und können Sie dort weiterbearbeiten (zum Beispiel für Vorgesetzte freigeben, bewerten, antworten).
So gestalten Sie Ihr Bewerbermanagement maximal effizient, beschleunigen den Bewerbungsprozess und sorgen für eine optimale User Experience der online-bewerbung. Alle Unterlagen und Dokumente, wie z.b. der Lebenslauf der Bewerber, können elektronisch übermittelt werden und direkt im Bewerbermanagement aufgelistet.
Erfahren Sie neben den Bewerbung Tools mehr über die Vorteile von HRworks. Testen Sie die HR Software jetzt kostenlos!
Sie sind bereits HRworks-Kunde? Das online-Bewerberportal sowie alle weiteren Personalfunktionen stehen HRworks Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Detaillierte Informationen zum Bewerbermanagement mit online Stellenportal erhalten Sie in der Software unter Dokumantation/Bewerbermanagement.
Auf der Zukunft Personal Europe in Köln können Sie die HR Software HRworks vom 11. bis 13. September 2018 live erleben! Am Messestand D.36 in der Halle 3.2 heißen Sie die HRworks-Spezialisten herzlich willkommen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um HRworks kennenzulernen, auszuprobieren und die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung voranzutreiben.
Zu den Messehighlights 2018 auf der Zukunft Personal Europe gehören:
Exklusive Einblicke in den Funktionsumfang der All-In-One Software Lösung
Die Zukunft Personal Europe in Köln ist das weltweit führende ExpoEvent mit den Themenbereichen HR-Management, Digitalisierung und Leadership. Neben den rund 18.000 Fachbesuchern, erwarten Sie 770 Aussteller mit einem hochkarätigen Programm aus Expertenvorträgen zu den aktuellen HR-Themen.
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Die PTSGroup hat ihr Bewerbermanagement mit der HR-Software HRworks digitalisiert. Durch das integrierte Bewerbermanagement-Tool konnte das Unternehmen den kompletten Bewerbungsprozess modernisieren und effizienter gestalten. In dieser Case Study erfahren Sie, welche Prozesse es im Personalmanagement der PTSGroup zu optimieren galt und warum sich das moderne Beratungsunternehmen für die HRworks entschied. People Managerin Annika Reinke berichtet aus erster Hand über die Vorteile der Cloudsoftware und über die positiven Auswirkungen von HRworks auf ihren Arbeitsalltag.
Optimierungsbedarf
“Vor Einführung der Bewerbermanagement Software war der komplette Bewerbungsprozess sehr ineffizient und fehleranfällig organisiert”, berichtet Reinke. Es wurde eine zentrale Mail-Adresse genutzt, über die alle Bewerbungen eingingen. In diesem “Karriere-Postfach” sammelten sich die unterschiedlichsten E-Mails. “Nicht nur Bewerbungen, auch E-Mails von Personalvermittlern und andere Nachrichten gingen dort ein, alles schön durchmischt und relativ unübersichtlich”, erinnert sie sich.
Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zu- und Absagen wurden manuell verschickt. Insgesamt lief die Bewerberkommunikation aber deutlich zu langsam ab, sodass E-Mails oft erst spät oder im schlimmsten Fall gar nicht beantwortet wurden.
Die Candidate Experience lag Annika Reinke in ihrer Position von Anfang an besonders am Herzen. Untergegangene E-Mails und unbeantwortete Bewerbungen waren für sie daher ein absolutes No-Go. Einem negativen Eindruck der PTSGroup als unzuverlässiger Arbeitgeber musste zukünftig vorgebeugt werden.
Zur eigentlichen Bewerbungsverwaltung diente eine klassische Excel-Tabelle. Diese pflegeintensive Bewerberübersicht verlangsamte den Prozess zusätzlich. Die interne Kommunikation zu den Bewerbungen lief per E-Mail ab. So mussten z. B. Anmerkungen und Notizen zu Bewerbern immer wieder manuell übertragen werden.
Die PTSGroup
Bereits seit 2013 ist die PTSGroup mit Hauptsitz in Bremen Kunde von HRworks.
Die IT- und Innovationsberatung kennt sich mit den Technologien und Prozessen ihrer Kunden bestens aus. Die Themen Consulting, Business Intelligence und Cloud Solutions sowie zertifizierte SAP und Microsoft Partnerschaften bilden die Kernkompetenzen des Unternehmens. Mit proaktiver Beratung durch interdisziplinäre Spezialisten unterstützt die PTSGroup ihre Kunden dabei, sich beständig weiterzuentwickeln.
Jeder Kunde wird individuell beraten und durch den kompletten Prozess der digitalen Transformation begleitet – von der Konzepterstellung bis zum Support. Die PTSGroup schafft damit Wettbewerbsvorteile für ihre Kunden, setzt die digitale Transformation risikominimiert um und nutzt Daten effizient. Knapp 140 Mitarbeiter setzen sich in Bremen und deutschlandweit für dieses Ziel ein. Annika Reinke ist für den Bereich People & Employer Branding der PTSGroup zuständig. Gemeinsam mit drei weiteren Kolleginnen bildet sie das Team Corporate Communication. Ihre Aufgabe ist es, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu positionieren. Dazu gehört neben der Verantwortung für Events und Messeauftritte auch die Betreuung des Recruitings sowie des Bewerbermanagements.
Anforderungen
Als Annika Reinke 2017 ihre Tätigkeit bei der PTSGroup aufnahm, hatte die Optimierung des Bewerbungsprozesses für sie oberste Priorität. Ein Bewerbermanagement-Tool musste her, das zuverlässig funktioniert und Arbeitsentlastung schafft. Gemeinsam mit einer internen Projektgruppe sowie Teilen der Geschäftsführung erarbeitete sie hierzu zunächst einen Kriterienkatalog. Die Anforderungen der PTSGroup an ein Bewerbermanagement System wurden klar definiert:
Ein Online-Bewerbungsformular war ein Muss. Für potenzielle Kandidaten sollte der Bewerbungsprozess so einfach wie möglich gehalten werden. Zudem sollten über ein einheitliches Online-Formular alle Bewerbungen im gleichen Format und an der gleichen Stelle im System eingehen. Dennoch sollte das entsprechende Tool über die Möglichkeit verfügen, auch manuell Bewerbungen einpflegen zu können.
Um die Bewerberkommunikation zukünftig zu beschleunigen, achtete Frau Reinke auf das Vorhandensein automatischer Eingangsbestätigungen sowie automatischer Benachrichtigungen über eingegangene Bewerbungen. Wichtig waren der PTSGroup außerdem automatische Benachrichtigungen über Freigaben sowie eine Aufgaben- und Notizfunktion.
Die Bewerbermanagement Lösung sollte zudem über eine Selektions-, Sortier- und Suchfunktion verfügen sowie eine Kommentar- und Bewertungsfunktion enthalten.
Schließlich war die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit der Software eine weitere, essentielle Anforderung an das zukünftige Bewerbermanagement System. Dabei sollte der Zugriff für mehrere Personen mit unterschiedlichen Berechtigungen möglich und dabei Datenschutz- und Sicherheitsstandards gewährleistet sein.
Warum HRworks
HRworks wurde zu diesem Zeitpunkt bereits zur Optimierung der Abwesenheitsverwaltung, Stammdatenverwaltung sowie zur Abwicklung des kompletten Reisekostenprozesses innerhalb des Unternehmens eingesetzt. Im Funktionsumfang der Personalsoftware war auch ein vollumfängliches Bewerbermanagement enthalten, das der PTSGroup als Kunde ohne Zusatzkosten zur Verfügung stand. “Wir arbeiteten bereits mit HRworks und es ist immer effizienter, mit so wenig unterschiedlichen Systemen wie möglich zu arbeiten”, erklärt Reinke. Daher glich sie Ihren Anforderungskatalog nicht nur mit gängigen Systemen am Markt, sondern auch mit HRworks ab.
Bei Ihrer Recherche zeigte sich schnell, dass viele der großen Bewerbermanagement Anbieter nicht zu der PTSGroup passten: “Viele Anbieter erschienen mir sehr teuer. Zudem sind viele Tools eher für Großunternehmen und Konzerne konzipiert und daher weniger für mittelständische Unternehmen wie uns geeignet”, erläutert sie.
HRworks wiederum erfüllte alle Anforderungen der PTSGroup, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Schnell fiel die Entscheidung für eine intensive Testphase. Parallel zum Relaunch des neuen Webauftritts wurde auf das HRworks Bewerbermanagement umgestellt.
“Nach der positiven Testphase waren bereits alle relevanten Kollegen abgeholt”, erklärt Reinke. Ein großer Vorteil war hierbei aus ihrer Sicht, dass das System allen schon bekannt war. Niemand musste sich neu registrieren, was zu einer hohen Akzeptanz führte. Zudem gab es keinerlei Probleme bei der ersten Nutzung des Tools: “Sobald man per E-Mail über die Freigabe einer Bewerbung informiert wird, sind die folgenden Schritte selbsterklärend. Man benötigt keine größere Anleitung.”
Das hat sich durch HRworks verbessert
Effizienz und Übersichtlichkeit im Bewerbermanagement – damit lassen sich die wichtigsten Veränderungen durch HRworks auf den Punkt bringen: “HRworks ist intuitiv zu bedienen. Der komplette Prozess läuft rund und funktioniert selbsterklärend. Mit HRworks habe ich das Bewerbermanagement heute voll im Griff. Meine Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess ist deutlich gestiegen. Das gibt mir mehr Ruhe.”
Heute geht bei der PTSGroup keine Bewerbung mehr unter: “Im Dashboard sehe ich alles Wichtige auf einen Blick. Die Administration ist total einfach. Man kann nichts vergessen, denn man hat immer eine optimale Übersicht”, erklärt Annika Reinke. In der Bewerbungsübersicht von HRworks sieht sie alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammengefasst; Bearbeitungsstatus, Name, Bewerbungseingang, Stelle, Bewertungen sowie erteilte Freigaben.
Auch aus Kandidatensicht läuft mit dem professionellen und optisch ansprechenden Online-Bewerbungsformular alles wie am Schnürchen. Bewerber finden sich sofort zurecht und können ihre Unterlagen über den “jetzt bewerben”-Button unkompliziert einreichen.
Der geringere Aufwand für die Administration stimmt die People Managerin positiv. Die Kommunikation mit den Bewerbern funktioniert schnell und unkompliziert. “Durch die verschiedenen E-Mail-Vorlagen kann ich sofort Interview-Einladungen oder Absagen verschicken”, zeigt sich Reinke begeistert.
Durch das in HRworks hinterlegte Rollen- und Berechtigungskonzept und die Möglichkeit der Freigabe von Bewerbungen haben sich auch die internen Abstimmungsprozesse enorm verbessert. Damit profitiert nicht nur die Personalabteilung von HRworks.
Der gesamte Bewerbungsprozess läuft nun deutlich schneller ab. Lag die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Bewerbung vor HRworks bei ca. 31 Tagen, konnte sie bereits nach drei Monaten auf 19 Tage und nach 6 Monaten auf 10 Tage reduziert werden.
Durch die integrierten, automatischen HR-Kennzahlen können solche KPIs im HR-Bereich ohne großen Aufwand per Mausklick abgerufen werden. “Mit der Nutzung des Bewerbermanagements von HRworks haben wir nun automatisch ein übersichtliches und sauberes Reporting”, freut sich die HR-Expertin.
Fazit
Mit dem Bewerbermanagement von HRworks läuft der komplette Bewerbungsprozess übersichtlich und effizient ab. Die Software ist intuitiv bedienbar, vereinfacht die Administration für HR Manager und ermöglicht eine schlanke Kollaboration direkt im Tool.
In der Bewerbungsübersicht sehen Administratoren alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Durch automatische Benachrichtigungen und Aufgaben geht kein To-Do verloren. Kandidaten werden automatisiert über den Bewerbungseingang informiert und durch hinterlegte E-Mail-Vorlagen per Mausklick auf dem Laufenden gehalten.
Mit HRworks läuft der gesamte Bewerbungsprozess bei der PTSGroup deutlich schneller und organisierter ab. Die Durchlaufzeit beträgt nur ca. 10 Tage, was sich positiv auf die Außenwirkung der PTSGroup auswirkt. Zudem verbessert das Online-Bewerbungsformular die Candidate Experience und sorgt für einheitliche Formate.
● Reduktion der Bewerbungsdurchlaufzeiten von 31 auf 10 Tage ● Beschleunigung der internen und externen Bewerberkommunikation ● Vereinfachung des Bewerbungsprozesses, verbesserte Candidate Experience
Mit dem Compliance Management die Personalarbeit unterstützen
Das Inkrafttreten der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai dieses Jahres hat große Auswirkungen auf die Personalabteilungen in Unternehmen. Eine konkrete Herausforderung dabei ist das interne Versenden einer Vielzahl von Dokumenten an die Mitarbeiter.
Dazu zählen beispielsweise:
Datenschutzrichtlinien
Vertraulichkeitsverpflichtungserklärungen
Nutzungsvereinbarungen, wenn private Smartphones oder Tablets auch geschäftlich genutzt werden
Arbeitsanweisungen
Sicherheitsrichtlinien
uvm.
Arbeitnehmer sind angehalten neben dem Erhalt der Dokumente auch die Kenntnisnahme zu bestätigen. Bei vielen Unternehmen werden dafür hunderte Ausdrucke erstellt und intern aufwändig distribuiert. Wer welches Dokument bereits bestätigt hat, wird oftmals in Excel-Dateien erfasst und ausstehenden Unterzeichnern muss häufig nachgelaufen werden – ein Prozess, der sich über Monate hinziehen kann.
Neue Funktion „Compliance Management“
HRworks unterstützt Sie hier mit der neuen Funktion “Compliance Management”. Mit nur einem Klick laden Sie Dokumente hoch und ordnen diese den entsprechenden Personen, Abteilungen oder allen Mitarbeitern der Firma zu. Die Mitarbeiter bestätigen anschließend elektronisch, das zugewiesene Dokument erhalten zu haben und stimmen dessen Inhalt zu. Dies wird mit entsprechendem Zeitstempel revisionssicher in HRworks gespeichert. Mitarbeiter, die noch nicht bestätigt haben, werden von HRworks automatisch per Mail erinnert.
Neben PDF-Dateien können auch Dateien im ODT-Format (OpenDocument-Textformat) hochgeladen werden. Das ermöglicht zudem die Personalisierung – ähnliche eines Serienbriefs – so können unter anderem Vorname, Nachname, Personalnummer oder auch Adressinformationen individuell angepasst werden.
Das “Compliance Management” von HRworks funktioniert standortübergreifend und komplett papierlos. Ihre Kommunikation ist dadurch revisionssicher und Bestimmungen, Gesetze und Unternehmensrichtlinien können zuverlässig eingehalten werden.
Digitalen Wandel managen, Zukunft gestalten; getreu dem Leitbild der Medienhochschule ist die Macromedia GmbH auch in Sachen Personalverwaltung auf dem neuesten Stand. Mit der elektronischen Personalakte , auch E-Akte, von HRworks spart das Unternehmen Platz, Zeit und Arbeitskraft ein.
Sigrid Heidrich hat Spaß an ihrer Arbeit mit HRworks: „Alles, was man sich zuvor händisch zusammenstricken musste, geht mit HRworks auf Knopfdruck.” Als Head of HR verwaltet sie bis zu 290 Mitarbeiter. Da ist immer einiges zu tun. Unterstützt wird sie dabei von einer Kollegin in Teilzeit. Mit HRworks behält sie den Überblick. Seit 2004 ist Frau Heidrich für Macromedia tätig. Als privater Bildungsträger ist die Macromedia GmbH seit über 20 Jahren in Deutschland erfolgreich. Über die Hochschule Macromedia und die Macromedia Akademie betreibt sie ein breites Portfolio akademischer und nicht-akademischer Bildungsangebote im Kontext von Management, Medien, Journalistik, Film und Design. Seit 2013 gehört die Macromedia GmbH zur internationalen Bildungsgruppe Galileo Global Education.
Von Mitarbeitern empfohlen
Vor HRworks forderten mehrere Insellösungen die Arbeitskraft der HR-Abteilung so stark, dass sich die Geschäftsleitung schnell einig war: eine Software musste her, die Prozesse automatisiert und den administrativen Aufwand im HR-Bereich minimiert. „Wir sind dann auch ganz schnell auf HRworks gekommen, da uns die Software von zwei Mitarbeitern im Hause wärmstens empfohlen wurde”, berichtet Frau Heidrich. Im September 2016 startete das Unternehmen zunächst mit der Abwesenheitsverwaltung. „Da waren wir bereits absolut begeistert von HRworks”, schwärmt die Personalleiterin. Nach interner und externer Datenschutzprüfung und der Zustimmung des Betriebsrates folgte der Rollout der elektronischen Personalakte.
Schluss mit der Papierflut
Bereits während der Umstellungsphase auf die elektronische Dokumentenverwaltung zeichneten sich die Einsparungspotentiale der E-Akte für Macromedia ab. „Wir spürten schnell, dass HRworks einen enormen Zeitgewinn für uns bringt”,erklärt Frau Heidrich: „Die Arbeit mit der elektronischen Personalakte ist zudem sehr angenehm und die Papierflut lässt Stück für Stück spürbar nach.” Zahlreiche Interaktionen zwischen Mitarbeiter, Personalabteilung und Führungskraft entfallen mit der Personalsoftware komplett oder finden über HRworks direkt zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft statt. Das entlastet wiederum die Fachabteilung. Frau Heidrich greift nur noch minimal administrativ bzw. korrigierend ein: „Auf HRworks kann ich mich verlassen. Ich muss nichts in Outlook nachpflegen oder gar Reminder setzen – das ist jetzt alles in HRworks!”, berichtet sie. Sämtliche Insellösungen wurden nach der Einführung von HRworks von heute auf morgen abgeschaltet. Zudem wird das große Papierarchiv, das sich über die Jahre bei Macromedia angesammelt hat, nun nach und nach abgebaut; Druck- und Lagerkosten werden dadurch verringert. Frau Heidrich möchte HRworks als ganzheitliche Personalsoftware nicht mehr missen: „HRworks lebt bei uns”, erzählt sie begeistert.
Digitales Onboarding
„Bei neuen Mitarbeitern gibt es kein Papier mehr”, betont Frau Heidrich. Diese werden bei Macromedia mit HRworks digital an Bord genommen. Die Grundstruktur der Stammdatenverwaltung ist im E-Mail Onboardingformular abgebildet. Neue Mitarbeiter füllen das Formular eigenständig aus und senden es per Mausklick an Macromedia zurück. Zur Einstellung benötigte Dokumente hängen sie direkt im PDF-Format an. Alle Daten und Dokumente sind so vom ersten Arbeitstag an vollständig in HRworks hinterlegt. Auch bestehende Mitarbeiter der Hochschule haben sich schnell auf die papierlose Verwaltung eingestellt und reichen Personalunterlagen wie Verträge und Zusatzvereinbarungen nur noch digital ein.
Online Freigabe
In der Vergabe von Einsichts- und Zugriff srechten sieht Frau Heidrich eine zusätzliche Arbeitsentlastung: „Vorgesetzte können mit HRworks selbst agieren, benötigte Dokumente ortsunabhängig einsehen und Mitarbeitergespräche ohne mein Zutun vorbereiten. Meine Intervention bei solchen Dingen nimmt so durch HRworks noch mehr ab. Ich kann mich verstärkt auf die Kernaufgaben der Personalarbeit konzentrieren.”
Quick Facts:
HRworks seit 2016 im Einsatz
290 Mitarbeiter
Nutzen neben der elektronischen Personalakte das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung
Mitarbeiter haben HRworks empfohlen
Schluss mit der Papierflut in der Personalabteilung
Qualifizierte Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Nur mit den richtigen Talenten auf den richtigen Positionen, kann das Unternehmen dauerhaft erfolgreich wirtschaften. Der demografische Wandel, der Fachkräftemangel und gestiegene Ansprüche von Bewerbern erhöhen den Druck auf die Personalabteilung kontinuierlich. Daher gewinnt das Bewerbermanagement immer mehr an Relevanz. Statt Antworten auf die Herausforderungen zu finden, kämpfen Personaler weiterhin mit ineffizienten Prozessen und Organisationsproblemen. Diese 9 Herausforderungen werden derzeit als besonders kritisch empfunden.
1. Hohe Abbrecherquote beim Bewerbungsprozess
Laut einer Indeed Bewerbungsstudiehaben 42% aller Bewerber schon einmal eine laufende Bewerbung abgebrochen. Bewerber empfinden insbesondere langwierige Registrierungsprozesse als zu umständlich. Nicht selten müssen Bewerber persönliche Daten wie Name, Adresse oder Geburtsdatum mehrfach eingeben. Obwohl sie den Lebenslauf als Datei anhängen sollen, müssen Sie diese Daten gesondert in eine Maske eintragen. Die Studie “Jobwechsel 2016” bestätigt dieses Ergebnis, denn 38% der Deutschen gaben an, sich eher auf eine Stelle zu bewerben, wenn das Bewerbungsverfahren schneller und einfacher gestaltet wäre. Vereinfachen Sie deshalb den Bewerbungsprozess so weit wie möglich, um die Abbrecherquote niedrig zu halten.
2. Formate-Chaos bei Bewerbungen
Die Stellenausschreibung ist veröffentlicht und langsam trudeln die Bewerbungen ein. Nur ärgerlich, dass viele Unterlagen in unterschiedlichen Dateiformaten und häufig nicht in einer gesamten Datei verschickt werden. Das Anschreiben kommt als Word-Dokument, der Lebenslauf ist im PDF-Format und das Bewerbungsfoto wird als jpg-Datei hochgeladen. Um dann die unterschiedlichen Dateiformate zu öffnen und in eine Datei zusammenzufügen, benötigen Sie nicht nur mehrere Programme sondern, führt zudem zu unnötigen Zeitaufwand. Mit der geeigneten HR-Software können Sie alle unterschiedlichen Formate problemlos öffnen und einheitlich speichern.
3. Interne Kommunikation zu langwierig
In stressigen Zeiten werden andere Prioritäten gesetzt als die bevorstehende Bewerberauswahl. Das mehrfache Verschieben von Meetings und das lange Termin -Hin-und-Her via E-mail führt dann zu einem unnötig verlängerten Bewerbungsprozess. Um diese Zeitfresser zu vermeiden, sorgt ein regelmäßiger Austausch zwischen der jeweiligen Fachabteilung und Ihnen für die nötige Transparenz und macht die jeweiligen Wünsche und Bedürfnisse deutlich.
4. Zu viel manueller Aufwand
Erschreckenderweise nutzen immer noch 78% der Unternehmen manuelle Prozesse in der Personalabteilung. Bewerbungen werden ausgedruckt, vielfach rumgereicht und von anderen Mitarbeitern begutachtet. E-mails sind nicht standardisiert und werden immer wieder erneut aufgesetzt. Durch diese zahlreichen manuellen Schritte kommt es zu Rechtschreibfehlern – Herr Meier statt Herr Maier – oder zu unübersichtlichen Formatierungen, die Sie als Unternehmen unprofessionell wirken lassen. Darüber hinaus verlieren Sie wertvolle Zeit, die Sie für weitaus wichtigere Aufgaben nutzen können. Mit den professionellen E-Mailvorlagen einer HR-Software können Sie blitzschnell Standardmails erstellen, die automatisch in der Software gespeichert sind. So, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch peinliche Rechtschreibfehler.
5. Fehlende Übersicht
Im Idealfall sind sämtliche Bewerbungsunterlagen in einer Akte in einem Netzwerkordner zentral gespeichert. In der Realität ist die Korrespondenz im E-mail Postfach, die Bewerberdaten jedoch sind an einem anderen Ort gespeichert. Es entstehen Unklarheiten und Fragen wie: „Wer hat eigentlich wann mit welchem Bewerber gesprochen?“ oder „Hat schon jemand den Bewerber angenommen oder abgelehnt?“. Ein zentraler Speicherort und eine Bewerberakte pro Kandidat, auf die die gesamte Personalabteilung zu jeder Zeit Zugriff hat, hilft Ihnen Transparenz zu schaffen und den Überblick zu behalten.
6. Kommunikation ist zu träge
Im sogenannten ‘War of Talents’ ist Zeit ein wichtiger Faktor, der vor allem Recruiter auf Unternehmensseite stark unter Druck setzt. Bei der Kommunikation mit Ihren Kandidaten sind Transparenz, Schnelligkeit und Professionalität gefragt. Statistiken zeichnen jedoch ein anderes Bild: Etwa 40% der Personaler geben erst nach vier Wochen eine Rückmeldung. Deutlich zu spät in den Augen der Bewerber, die in maximal 14 Tagen eine Antwort erwarten. Daher gilt: Reagieren Sie so zeitnah wie möglich.
7. Schlechte Candidate Experience wird öffentlich
Das ist der Alptraum für jeden Personaler. In der Hektik des Alltags kommen Sie zu spät und unvorbereitet zum Vorstellungsgespräch oder schlimmer, müssen den Termin kurzfristig absagen. Dies hinterlässt keinen guten Eindruck beim Bewerber, der solche schlechten Erfahrungen schnell mal auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wie kununu öffentlich teilt. Durch solche Unaufmerksamkeiten schaden Sie dann nicht nur Ihrem Unternehmensimage sondern auch Ihrem Employer Branding. Daher sollten Sie bei einem Bewerbungsgespräch immer genug Zeit für die Vor- und Nachbereitung einplanen um professionell zu wirken. Falls nun doch ein negativer Kommentar veröffentlicht wird, sollten Sie die Kritik ernst nehmen und Gesprächsbereitschaft signalisieren. So können Sie eine Reputationskrise rechtzeitig abwenden bevor es in einem öffentlichen Shitstorm endet.
8. Kompliziertes Onboarding
Sie haben es geschafft und den passenden Kandidaten gefunden! Nun gilt es den neuen Mitarbeiter schnell und effektiv in Ihr Unternehmen einzuführen. Unter anderem müssen Formulare für die Versicherungen oder das Finanzamt ausgefüllt werden. Diese Formalität gerät allerdings schnell in Vergessenheit in der anfänglichen Aufregung. Um dann noch die nötigen Dokumente zu bekommen, ist Hartnäckigkeit Ihrerseits gefragt – doch die ständige Fragerei nervt nicht nur Sie sondern auch den neuen Mitarbeiter. Ein digitales Onboarding Formular kann schon vor dem offiziellen Arbeitsbeginn verschickt werden. So kann der neue Mitarbeiter in aller Ruhe die Formulare ausfüllen und einreichen.
9. Fehlende Statistik
Geschäftsführer hinterfragen immer wieder die Messbarkeit der Aktivitäten im Recruiting. Mit relevanten Statistiken und Kennzahlen können Sie diesen nervigen Fragen aus dem Weg gehen und Ihren HR-Erfolg messen. Essentielle Fragen wie: „Wie viele Interessenten haben meine Stellenanzeige gesehen?“, „Wo haben Bewerber die Stellenanzeige gesehen?“ oder „Welcher Kanal lohnt sich für mich?“ können durch die statistische Auswertung beantwortet werden. Dadurch erhalten Sie Transparenz und erkennen in welchen Bereichen noch Verbesserungspotential besteht.
Fazit
Die oben genannten Herausforderungen zeigen auf, wie essentiell gute, praktische und digitale Lösungen für das Bewerbermanagement sind. Trotz Digitalisierung lassen sich 40% der Personalverantwortlichen noch nicht von einer Software unterstützt. HRworks hilft Ihnen dabei. Mit dem Bewerbermanagement wird der Bewerbungsprozess transparent und übersichtlich, auch über die HR-Abteilung hinaus. Die Bewerberverwaltung kann stark standardisiert werden. Sie sparen Zeit, Geld und Nerven. Einheitliche digitale Vorlagen bringen nachhaltige Lösungen und Ordnung in die Bewerberakte. Kandidaten und interessante Bewerber können zeitnah informiert werden. Dadurch entsteht auf Seiten des Bewerbers ein positiver Eindruck, der vielleicht anhält, auch wenn es diesmal mit der Stelle nicht klappt. Also, warum zögern Sie noch: Zeit für einen Wechsel!
Zum 1. August wird die HRworks GmbH ihre zweite Niederlassung in Deutschland eröffnen. Neben der Zentrale in Freiburg im Breisgau und der Geschäftsstelle in Berlin folgt nun ein neues Büro am Frankfurter Standort in der Nähe der Hauptwache. Dort wird zukünftig das Consulting-Team von HRworks beheimatet sein. Insbesondere die zentrale Lage innerhalb Deutschlands, die gute Verkehrsanbindung und der Zugang zu neuen Mitarbeitern waren ausschlaggebend. “Frankfurt bietet hervorragende Mitarbeiter und Entwicklungsperspektiven”, sagt Thomas Holzer, Geschäftsführer und Gründer von HRworks. Zunächst werde mit einem kleinen Team gestartet, aufgrund der guten Geschäftsentwicklung sei aber bereits eine Verdoppelung der Mitarbeiterzahl bis Ende des Jahres absehbar.
HRworks sucht derzeit nach weiteren Mitarbeitern, die das Wachstum des Anbieters für Personalsoftware aktiv begleiten möchten.
Die Engineering ITS AG sorgt bei ihren Kunden für effiziente Beratungsleistung. In der Personalabteilung des IT-Dienstleisters ist HRworks für effiziente Prozesse zuständig. Mit der Arbeitszeugnis Software von HRworks erstellt das Unternehmen in wenigen Schritten qualifizierte Arbeitszeugnisse mit professionellem Aufbau und korrekten Formulierungen.
Die Engineering ITS AG wurde im Sommer 2016 als strategische Partnerschaft des größten italienischen IT-Dienstleisters Engineering SpA mit Sitz in Rom und der in Stuttgart ansässigen F-Net AG gegründet. Ziel des Unternehmens ist der flächendeckende Ausbau der Beratungs- und Lösungskompetenz auf dem deutschen IT-Markt. Der ITDienstleister bietet seinen Kunden eine vollständige Plan-Build-Run-Betreuung mit den Schwerpunkten Prozessoptimierung & Digitalisierung, Workforce Management, SAP Services & Managed Security Services, CRM & Salesforce Solutions sowie Big Data & Cloud Computing.
Durch die Neugründung der Engineering ITS AG und die enge Zusammenarbeit mit den Tochtergesellschaften ist in der HR-Abteilung des Unternehmens einiges zu tun. „Mit über 300 zu verwaltenden Mitarbeitern an derzeit neun Standorten wird es nicht langweilig“, berichtet Angelika Brehme. Als Human Resources Managerin ist sie Hauptansprechpartnerin für die zentrale Personalverwaltung, die ihre Firmenzentrale in Stuttgart hat. 2016, als Frau Brehme ihre Tätigkeit in der Abteilung aufnahm, war HRworks bereits als Standardtool für die Reisekostenabrechnung sowie die Abwesenheits- und Stammdatenverwaltung im Unternehmen etabliert. Sie erinnert sich: „Die Stammdaten der Mitarbeiter waren schon im System gepflegt. Sonstige Personalfunktionen wurden noch nicht genutzt. Das habe ich zum Anlass genommen, weitere zu initiieren.“
Zeugnistool ohne Zusatzkosten
Der Rollout weiterer Personalfunktionen begann mit der Erstellung von Arbeitszeugnissen: „Vor HRworks gab es dafür noch keinen definierten Prozess. Die Vorgesetzten haben Zeugnisse auf Zuruf – und oft auch in Eigenregie – verfasst. Das Schreiben von Arbeitszeugnissen ist aber eine zentrale Aufgabe der Personalabteilung”, erklärt Frau Brehme. Im Zuge der Zentralisierung der Personalverwaltung holte sie deshalb die Zeugniserstellung in die Personalabteilung. Bei der Recherche nach einem geeigneten Tool stieß sie schnell auf den Zeugnisgenerator von HRworks, der dem Unternehmen sofort und ohne Zusatzkosten im System zur Verfügung stand. Wie alle Funktionen der Personal- und Reisekostensoftware, ist auch der Zeugnisgenerator für alle HRworks Kunden im monatlichen Mietpreis inklusive.
Minimaler Aufwand
Frau Brehme erstellt mit HRworks qualifizierte Zeugnisse, Klick für Klick, und das in kürzester Zeit. Benötigte Mitarbeiterinformationen werden automatisch aus den in HRworks hinterlegten Personenstammdaten übernommen, Firmen- und Stellenbeschreibungen fügt sie per Mausklick ein. Um die erforderlichen Informationen bzw. Bewertungen bei den Vorgesetzten in den verschiedenen Abteilungen abzuholen, nutzt Frau Brehme einen selbst entworfenen Bewertungsbogen entsprechend der in HRworks hinterlegten Kategorien: „Vorgesetzte müssen lediglich in jeder Kategorie ihr Kreuzchen setzen und fertig ”, erklärt sie.
Korrektes Wording
Der Zeugniscode ist eine Sprache für sich, die es zu beherrschen gilt. Frau Brehme legt dabei großen Wert auf die Qualität der Texte: „Stellt sich ein Mitarbeiter mit einem Zeugnis aus unserem Hause bei einem anderen Unternehmen vor, repräsentiert das Schriftstück auch die Personalabteilung der Engineering ITS AG”, betont die HR Managerin. Korrekte und vergleichbare Formulierungen sind für sie daher sehr wichtig. Ein einheitliches Bewertungssystem bildet dafür die Grundlage: „In der Planungsphase hatten wir die Bewertung der Mitarbeiterleistung nach dem Schulnotenprinzip ins Auge gefasst. Die große Frage war: Wie bringen wir Benotung und korrekte Formulierungen in einen Katalog? In HRworks haben wir dann gesehen, wie einfach das mit der Software funktioniert”, berichtet Frau Brehme. HRworks nimmt ihr dabei die Übersetzung der Schulnoten in korrekte Zeugnissprache ab. Hierbei kann sie pro Bewertungskategorie und Note aus bis zu fünf verschiedenen, gängigen Formulierungen wählen. Textelemente für Zwischen- und Abschlusszeugnisse werden automatisch in den korrekten Zeiten ausgegeben, was Grammatikfehler vermeidet. Zudem ist die Ergänzung der Textbausteine um eigene Formulierungsvarianten möglich. Ihr Fazit: „Der Zeugnisgenerator von HRworks gestaltet Zeugnisse einfach, professionell und minimiert den Arbeitsaufwand.”
Quick Facts:
HRworks seit 2014 im Einsatz
Über 300 Mitarbeiter
Neun Standorte
Nutzen neben der Personalverwaltung auch das Reisemanagement und die Zeitwirtschaft
Seitdem Jung DMS & Cie. sämtliche Personaldokumente in der digitalen Personalakte anlegen, hat sich der Papier und Arbeitsaufwand in der HR-Abteilung des Unternehmens erheblich reduziert.
Die Jung, DMS & Cie. AG ist ein Maklerpool, der angebundene Makler bei der täglichen Arbeit, von der Angebotserstellung bis zur Provisionsabrechnung, unterstützt. Bereits seit 2011 ist die Jung, DMS & Cie. AG mit Hauptsitz in Troisdorf Kunde von HRworks. Neben der elektronischen Personalakte nutzt der Service-Dienstleister auch das Bewerbermanagement, die Abwesenheitsverwaltung sowie das Reisemanagement.
Personalakte anlegen und verwalten: Komplett digital mit HRworks
Die Video Case Study „Digitale Personalakte – Jung, DMS & Cie. nutzt HRworks“ gibt Einblicke in die Arbeitspraxis mit HRworks. Sie erfahren in nur zwei Minuten, wie das Unternehmen von der Einführung der digitalen Personalakte profitiert.
Vor der Einführung der digitalen Personalakte von HRworks gestaltete sich die Personalaktenführung für das Unternehmen sehr schwierig. Der schnelle Personalanbau, die Vielzahl der zu verarbeitenden Papierdokumente sowie die dezentrale Unternehmensstruktur führte zu einer zeitintensiven Personaladministration.
In der digitalen Personalakte sieht Jung, DMS & Cie. erhebliche Vorteile, zum Beispiel das vereinfachte und schlanke Arbeiten, kürzere Wege sowie die Gewährleistung des Datenschutzes personenbezogener Daten.
„Mein Fazit zu HRworks ist durchweg positiv. Wir nutzen jetzt die elektronische Personalakte, haben dadurch eine wesentliche Zeitersparnis, eine Papierersparnis, kürzere Wege im Austausch mit den Kollegen an anderen Standorten.“
Claudie Gerke | Bereichsleiterin Service Personalentwicklung Jung, DMS & Cie. AG
Die Aufbewahrung von Personaldokumenten funktioniert mit HRworks nach dem gleichen Prinzip wie in einem Aktenordner, ist jedoch einfach per Mausklick einzusehen.
„Besonders gefällt mir, dass man auf das Unternehmen bezogene, individuelle Rubriken in der Personalakte anlegen kann, standortübergreifend darauf zugreifen kann und immer alle Dokumente im Blick hat.“
Vera Streu | Vorstandsassistentin Jung, DMS & Cie. AG
Erfahren Sie mehr über die Vorteile der elektronischen Personalakte von HRworks. Die Personalakte sowie alle weiteren Personalfunktionen stehen HRworks Kunden ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Einen Überblick über alle Funktionen der Personalsoftware erhalten Sie hier.
