Personalverwaltung

Onboarding in der Personalverwaltung

Der perfekte Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter.

Kolleginnen besprechen über Bewerber Onboarding im Büro
Onboarding im Employee Self Service in HRworksGroup 4

Mehr als 2.000 Unternehmen vertrauen bereits auf HRworks

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Onboarding Prozess Digital- erfolgreich und effizient – schon vor dem ersten Arbeitstag

Onboarding Prozess in der Personalverwaltung

Der Onboarding Prozess bedeutet erst einmal zusätzliche Arbeit und einen Haufen Papierkram für die Personalabteilung. Zahlreiche Informationen und Dokumente werden zur Einstellung benötigt. Mitarbeiter übermitteln diese auf den unterschiedlichsten Wegen; per Post, E-Mail, handschriftlich oder sogar mündlich am Telefon oder im Personalbüro.

Oft sind die Angaben von Mitarbeitern unleserlich, fehlerhaft oder unvollständig dokumentiert. Etliche Telefonate und Erinnerungsmails folgen. Das kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern vor allem auch Nerven.

Mann erledigt Onboarding am Laptop

Wäre es nicht hervorragend, wenn Ihnen eine Software diese Arbeit beim Einstellungsprozess abnehmen würde und Sie alle benötigten Mitarbeiterdaten- und dokumente fehlerfrei, vollständig und sortiert in eine digitale Personalakte im System erhalten?

Keine Mehrfacherfassung

Mitarbeiter geben Ihre Daten einmalig in das integrierte Formular ein – fertig. Sie brauchen nichts mehr abzuschreiben, manuell zu übertragen oder zu scannen.

Einfaches ausfüllen per Copy & Paste

Lange Zahlenfolgen wie IBAN oder Sozialversicherungsnummern fügen Mitarbeiter einfach per Copy & Paste ein. HRworks prüft diese automatisch und zeigt dem Mitarbeiter unplausible Einträge bereits beim Speichern.

Weniger Arbeit für die Personalabteilung

Kein Abschreiben und Eintragen in Excel-Sheets, kein Zusammensuchen der benötigten Formulare, keine Telefoniererei. Auch die Übertragung von Mitarbeiterdaten, z. B. an das Lohnprogramm funktioniert per Mausklick.

Perfekter Start für neue Mitarbeiter

Sie präsentieren sich von der ersten Minute an als professioneller Arbeitgeber und erleichtern mit dem Onboarding Prozess neuen Talenten die Integration in Ihr Unternehmen, die Unternehmenskultur und direkt zu Ihrem Arbeitsplatz.

Zeitersparnis für alle Beteiligten

Schon am ersten Arbeitstag steht so die fachliche Einarbeitung und die Entwicklung des neuen Kollegen zu einem produktiven Teammitglied am Arbeitsplatz im Fokus.

Onboarding Ihres Mitarbeiters

Machen Sie Ihre Bewerber zu Angestellten: Mit dem einzigartigen Onboarding-Prozess von HRworks holen Sie neue Kollegen schon kurz nach einem positiven Bewerbungsgespräch an Board.

Nutzen Sie jene Daten, die Sie bereits im Bewerbermanagement gesammelt haben. Holen Sie weitere Informationen wie Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung auf digitalem Weg ein. Papierarbeit gehört damit der Vergangenheit an. Funktioniert auch im Homeoffice!

Neue Mitarbeiterin nutzt Onboarding Software mit Smartphone

Holen Sie neue Kollegen erfolgreich an Board!

Das Onboarding bedeutet erst einmal zusätzliche Arbeit und einen Haufen Papierkram für die Personalabteilung. Zahlreiche Informationen (wie IBAN, Steuer- oder Sozialversicherungsnummer) und Dokumente (wie z. B. Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers) werden zur Einstellung benötigt. Dies geschieht meist auf unterschiedlichsten Wegen: per E-Mail, Post, Telefon, beim persönlichen Gespräch oder handschriftlich mittels klassischem Personalfragebogen. Somit sind die Fehler vorprogrammiert: Angaben sind unleserlich, fehlerhaft oder unvollständig. Zudem kostet manuelles Nachhalten wertvolle Arbeitszeit und Nerven.

Wäre es da nicht hervorragend, wenn Ihnen eine Software diese Arbeit beim Einstellungsprozess abnehmen würde? Hierdurch könnten Sie alle benötigten Mitarbeiterdaten- und dokumente fehlerfrei, vollständig und sortiert in einer digitalen Personalakte im System erhalten.

Onboarding-Prozess digital und effizient

Der Onboarding-Prozess von HRworks macht dem Bürokratie-Chaos ein Ende – Mit dem Employee Self Service nehmen Sie frisch eingestellte Kollegen schon vor dem ersten Arbeitstag erfolgreich in Ihr Unternehmen auf. Alle benötigten Mitarbeiterdaten werden digital im HRworks Personalmanagement gespeichert.

Onboarding Formular: So einfach funktioniert es

  • Die Personalabteilung sendet dem neuen Mitarbeiter ein digitales Onboardingdokument direkt aus HRworks zu.
  • Der zukünftige Kollege erhält das Formular per E-Mail und wird gleichzeitig herzlich in Ihrem Unternehmen willkommen geheißen.
  • Alle Daten, die Sie zur Personalverwaltung für das Onboarding benötigen, füllt der neue Kollege bequem zu Hause am PC, per Smartphone oder Tablet aus. Überdies werden die Daten in Echtzeit auf Plausibilität überprüft: IBAN, Steuer-ID und Sozialversicheurngsnummer werden vom System gecheckt und etwaige Tippfehler sofort erkannt.
  • Erforderliche Dokumente, wie beispielsweise den Versicherungsnachweis oder die Lohnsteuerbescheinigung, hängt der neue Mitarbeiter direkt digital an.
  • Hat der Mitarbeiter alle Pflichtangaben eingetragen, landet das ausgefüllte Dokument wieder per Mausklick in der Personalabteilung. So werden die Mitarbeiterstammdaten schnell, komfortabel und fehlerfrei gespeichert.
  • Mit einem Mausklick erstellt HRworks aus diesen Daten einen neuen HRworks Benutzer. Die Mitarbeiterstammdaten stehen Ihnen somit direkt zur Verfügung. Diese können Sie außerdem auch passwortgeschützt an einen externen Lohnabrechner oder Steuerberater weiterleiten.

Das Onboarding-Prozess Formular – so einfach funktioniert es

Die Personalabteilung sendet dem neuen Mitarbeiter ein digitales Onboardingdokument direkt aus dem Onboarding Prozess in HRworks. Somit erhält der zukünftige Kollege das Formular per E-Mail und wird gleichzeitig herzlich in Ihrem Unternehmen willkommen geheißen. Alle Daten, die Sie zur Personalverwaltung für das Onboarding benötigen, füllt er bequem zu Hause am PC, per Smartphone oder Tablet aus.

Erforderliche Dokumente wie Versicherungsnachweis, Lohnsteuerbescheinigung oder die Urlaubsbescheinigung vom vorhergehenden Arbeitgeber hängt das neue Teammitglied gleich digital an. Sind alle Pflichtangaben ordnungsgemäß getätigt, landet das ausgefüllte Dokument wieder per Mausklick in der Personalabteilung.

So erhalten Sie mit dem Onboarding-Prozess in der HR Software von HRworks alle Daten des Mitarbeiters vollständig und thematisch sortiert in einem System. Mit einem weiteren Klick erstellt HRworks automatisch eine neue Person aus den ausgefüllten Daten, mit der integrierten digitalen Personalakte auf Wunsch auch direkt abgelegt. Sie brauchen sich nur noch zu bedienen oder die Mitarbeiterstammdaten wiederum direkt aus HRworks per E-Mail weiterzuleiten.

Desktopansicht Digitale Personalakte
Das sagen unsere Kunden
„Die volle Stärke entfaltet HRworks, je mehr Kompetenzen man nutzt. Einfacher Prozessablauf und Konnektivität zwischen den einzelnen Schritten. Keine Extra-Excelsheets mehr.”
„Sehr umfangreiche Software, die mit vielen Funktionen auftrumpft und von überall erreichbar ist.”
„Schneller und umfangreicher Support, per Hotline, Chat oder Nachricht. Innerhalb eines Tages kostenlose Hilfe, gibt es nicht überall.”

Den Support von HRworks finde ich sehr gut – er reagiert sehr schnell! Bei Fragen zum Datenschutz hat er umgehend mein Anliegen bearbeitet. Aber besonders hervorzuheben ist die unkomplizierte Bedienung von HRworks. Sie ist intuitiv.

Nils Leidel

Nils Leidel

Data Scientist & Datenschutzbeauftragter
enersis europe GmbH | 41 Mitarbeiter

Mehr als nur Onboarding Prozess

Der Onboarding Prozess ist ein kleiner Teil von HRworks. Selbstverständlich steht Ihnen die Verknüpfung zu verwandten HR-Funktionen zur Verfügung.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.