Zeitwirtschaft

Projektzeiterfassung: Online und digital

Erstellen und verwalten Sie Ihre Projektzeiten sogar online, um projektbezogene Arbeitszeiten flexibel und übersichtlich zu erfassen.

  • Mobiler Zugriff auf Projektzeiterfassung
  • Transparente Zeit- und Kostenkontrolle
  • Schnell erstellte Projekte und Teilprojekte
  • Automatische Benachrichtigungen
Dank Projektzeiterfassung lassen sich projektbezogene Arbeitszeiten online, digital und transparent erfassen
Mobile Ansicht der Projektzeiterfassung in HRworksGroup 4

Mehr als 275.000 Menschen vertrauen bereits auf HRworks

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Präzise und praktische Projektzeiterfassung

Wird an unterschiedlichen Projekten gearbeitet, gestaltet sich die projektbezogene Zeiterfassung schnell als recht unübersichtlich. Mit der Projektzeiterfassung vereinfacht HRworks sowohl die Erfassung interner Projektaufgaben als auch die Fakturierung von Projektzeiten gegenüber Ihren Kunden.

Dank modernem Oberflächendesign und intuitiver Menüführung ist die Zeiterfassung projektbezogen und übersichtlich einsehbar – auch bei verschiedenen Projekten.

Voraussetzung: Die Arbeitszeiterfassung ist online
Damit Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung im Projekt durchführen können, ist es notwendig, zuerst die allgemeine Zeiterfassung zu nutzen. Denn nur Personen, die ihre regulären Arbeitszeiten online in HRworks eintragen, können auch Zeiten auf Projekte buchen.

Wenn Sie im Projekt die Zeit in der Erfassung haben, ermöglicht dies den optimalen Überblick

Administratoren erhalten eine Warnung, wenn eine zugeordnete Person diese Voraussetzung zur projektbezogenen Zeiterfassung nicht erfüllt. Was die Kosten angeht, macht dies keinen Unterschied: Bei HRworks gibt es alle Funktionen zu einem Preis – transparent und ohne Vertragsbindung.

Projektzeit erfassen - egal von wo

Der Workflow der Projektzeiterfassung ist kinderleicht. Mitarbeiter buchen ihre Projektzeiten jederzeit wie in einer mobilen App flexibel im Browser oder mobil von unterwegs – direkt auf die Projekte, an denen sie arbeiten. Und das mit nur wenigen Klicks.

Verantwortet der Mitarbeiter verschiedene Projekte oder arbeitet an Teilprojekten, ist auch das kein Problem. Die Zuordnung von Projektstunden erfolgt in der Projektzeiterfassung-Software HRworks einfach und übersichtlich nach Auftraggeber.

Zeit- und Kostenkontrolle behalten

Gerade bei der Zeiterfassung von Projekten mit langer Laufzeit gilt es den Überblick zu behalten. Besonders wenn ein Kunde das Projekt in Auftrag gegeben hat, ist es entscheidend, das Projektbudget im Blick zu behalten. Ein vorab festgelegtes Zeitbudget kann hier als Kalkulationsbasis dienen und Orientierung geben. So sehen Sie jederzeit wie viele Projektstunden noch zur Verfügung stehen. Das gibt sowohl Ihnen als auch Ihrem Team Planungssicherheit. Stundennachweise können Sie als Projektverantwortlicher immer einsehen.

Selbstverständlich können Sie in Ihrer Projektzeiterfassung-Software auch Anpassungen vornehmen, zum Beispiel:

  • Status der laufenden Projekte
  • Projekte oder Projektunterbrechung erfassen

Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zu einzelnen oder allen Projekten, an denen Sie arbeiten, helfen Ihnen außerdem, immer den Überblick zu behalten.

Projektarten und Projektzuordnung

Wer für die Verwaltung von Projekten zuständig ist, bekommt die Rolle des Projektzeiterfassung-Administrators zugewiesen. Damit können Projekte und Auftraggeber angelegt, verwaltet und Auswertungen erstellt werden.

Projektverantwortliche Mitarbeiter können die Projekte und Aufgaben einsehen, denen sie zugeordnet wurden und Berichte erstellen.

In wenigen Schritten: Projekte und Teilprojekte erstellen

Ein neues Projekt ist schnell angelegt. Hierzu legt der Administrator der Projektzeiterfassung zunächst fest, wer an dem Projekt mitarbeiten soll und definiert ein Projektteam. Ist ein Projekt in verschiedene Einzelprojekte gegliedert, so können mühelos Teilprojekte angelegt werden.

Um später einen klaren Überblick über die verschiedenen Projekten zu behalten und um Teilprojekte immer einem bestimmten Projekt zuordnen zu können, helfen die folgenden Tipps zu den Informationen, die für jedes Projekt hinterlegt werden sollten.

  • Vergeben Sie einen eindeutigen Projektnamen
  • Ordnen Sie dem Projekt eine Identifikationsnummer zu
  • Benennen Sie den Projektauftraggeber
  • Legen Sie ein Stundenbudget fest
  • Definieren Sie Startdatum und Projektende

Projektende offen?

Ist für ein Projekt ein fester Endzeitpunkt angelegt, so können Arbeitszeiten auch nur in dem Zeitraum ab Start bis zum Endtermin erfasst werden. Ist das Projektende jedoch noch unklar, kann zum besseren Projektmanagement in der Zeiterfassung von HRworks das Enddatum auch auf Status “offen” gestellt werden.

Automatische Projektbenachrichtigung

Für mehr Überblick und Transparenz in Ihrer Projektarbeit erhält der Projektverantwortliche automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu den einzelnen Projekten. Außerdem informieren diese über wichtige Termine, wie dem bevorstehenden Projektende oder dem Erreichen des festgelegten Stundenbudgets. Da Sie die Projektzeiterfassungs-Software wie eine Zeiterfassungs-App nutzen, haben Sie so alle wichtigen Informationen jederzeit mobil parat.

Das sagen unsere Kunden
„Schneller und umfangreicher Support, per Hotline, Chat oder Nachricht. Innerhalb eines Tages kostenlose Hilfe, gibt es nicht überall.”
„Sehr umfangreiche Software, die mit vielen Funktionen auftrumpft und von überall erreichbar ist.”
„Die volle Stärke entfaltet HRworks, je mehr Kompetenzen man nutzt. Einfacher Prozessablauf und Konnektivität zwischen den einzelnen Schritten. Keine Extra-Excelsheets mehr.”

Funktionen der Projektzeiterfassung-Software in HRworks

Allgemein

  • Neue Projekte einfach erstellen
  • Zeiträume festlegen
  • Projektteams bilden
  • Projektverantwortlichkeiten definieren
  • Auftraggeber benennen und verwalten
  • Automatische Berichte
  • Planstunden Budget
  • Gebuchte Zeiten einsehen
  • Differenz zwischen Planstunden und tatsächlich benötigten Stunden
  • Aufgebrauchte Projektzeit
  • Übersicht für Umfang und Dauer
  • Übersicht der zugeordneten Personen in einem Projekt
  • Status der Projekte lässt sich ändern/einstellen
  • Berichte und Berichtsvorlagen verwalten
  • Mitarbeiter per Filter suchen, um sie dem Projekt zuzuordnen
  • Ein-, aus- und umstempeln von Projekten
  • Rechtssichere Projektzeiterfassung

Berichte

  • Berichte nach Organisationsarten einteilen
  • Individuelle Berichte auf Basis der Projektzeiterfassung erstellen
  • Kurzübersichten als Bericht (als HTML, PDF oder XML)
  • Einzelne Personen auswählen, die im Bericht erfasst werden sollen
  • Zeiträume lassen sich für Bericht anpassen
  • Bericht pro Auftraggeber
  • Bericht pro Person
  • Bericht pro Projekt
  • Berichtsvorlagen können erstellt werden
  • Berichte lassen sich ganz einfach ausdrucken

Technisch

  • Nutzbar via Desktop
  • Nutzbar via Smartphone
  • Nutzbar via Tablet

Start mit der Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und der Urlaubsverwaltung. RDE nutzt seit Juli 2019 die Software von HRworks und ist von der Anwenderfreundlichkeit und dem Funktionsumfang begeistert. Dies ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.

Christian Kütt

Christian Kütt

Leiter Finance
RDE-Dienstleistungen

Mehr als nur Projektzeiterfassung

Die Funktion der Zeiterfassung für Projekte ist nur ein kleiner Teil von HRworks. Selbstverständlich steht Ihnen die Verknüpfungen zu verwandten HR-Funktionen zur Verfügung.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.