Zeitwirtschaft

Projektzeiterfassung: Online und digital

Mobiler Zugriff auf Projektzeiterfassung
Transparente Zeit- und Kostenkontrolle
Schnell erstellte Projekte und Teilprojekte

Personalverwaltung Dashboard

Wenn die Zeiterfassung online ist, nutzen Sie sich auch via Smartphone

Präzise und praktische Projektzeiterfassung

Wird an unterschiedlichen Projekten gearbeitet, gestaltet sich die projektbezogene Zeiterfassung schnell als recht unübersichtlich. Mit der Projektzeiterfassung vereinfacht HRworks sowohl die Erfassung interner Projektaufgaben als auch die Fakturierung von Projektzeiten gegenüber Ihren Kunden.

Dank modernem Oberflächendesign und intuitiver Menüführung ist die Zeiterfassung projektbezogen und übersichtlich einsehbar – auch bei verschiedenen Projekten.

Voraussetzung: Die Arbeitszeiterfassung ist online
Damit Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung im Projekt durchführen können, ist es notwendig, zuerst die allgemeine Zeiterfassung zu nutzen. Denn nur Personen, die ihre regulären Arbeitszeiten online in HRworks eintragen, können auch Zeiten auf Projekte buchen.

Wenn Sie im Projekt die Zeit in der Erfassung haben, ermöglicht dies den optimalen Überblick

Administratoren erhalten eine Warnung, wenn eine zugeordnete Person diese Voraussetzung zur projektbezogenen Zeiterfassung nicht erfüllt. Was die Kosten angeht, macht dies keinen Unterschied: Bei HRworks gibt es alle Funktionen zu einem Preis – transparent und ohne Vertragsbindung.

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Projektzeit erfassen - egal von wo

Der Workflow der Projektzeiterfassung ist kinderleicht. Mitarbeiter buchen ihre Projektzeiten jederzeit wie in einer mobilen App flexibel im Browser oder mobil von unterwegs – direkt auf die Projekte, an denen sie arbeiten. Und das mit nur wenigen Klicks.

Verantwortet der Mitarbeiter verschiedene Projekte oder arbeitet an Teilprojekten, ist auch das kein Problem. Die Zuordnung von Projektstunden erfolgt in der Projektzeiterfassung-Software HRworks einfach und übersichtlich nach Auftraggeber.

Zeit- und Kostenkontrolle behalten

Gerade bei der Zeiterfassung von Projekten mit langer Laufzeit gilt es den Überblick zu behalten. Besonders wenn ein Kunde das Projekt in Auftrag gegeben hat, ist es entscheidend, das Projektbudget im Blick zu behalten. Ein vorab festgelegtes Zeitbudget kann hier als Kalkulationsbasis dienen und Orientierung geben. So sehen Sie jederzeit wie viele Projektstunden noch zur Verfügung stehen. Das gibt sowohl Ihnen als auch Ihrem Team Planungssicherheit. Stundennachweise können Sie als Projektverantwortlicher immer einsehen.

Selbstverständlich können Sie in Ihrer Projektzeiterfassung-Software auch Anpassungen vornehmen, zum Beispiel:

Status der laufenden Projekte
Projekte oder Projektunterbrechung erfassen

Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zu einzelnen oder allen Projekten, an denen Sie arbeiten, helfen Ihnen außerdem, immer den Überblick zu behalten.

Projektarten und Projektzuordnung

Wer für die Verwaltung von Projekten zuständig ist, bekommt die Rolle des Projektzeiterfassung-Administrators zugewiesen. Damit können Projekte und Auftraggeber angelegt, verwaltet und Auswertungen erstellt werden.

Projektverantwortliche Mitarbeiter können die Projekte und Aufgaben einsehen, denen sie zugeordnet wurden und Berichte erstellen.

In wenigen Schritten: Projekte und Teilprojekte erstellen

Ein neues Projekt ist schnell angelegt. Hierzu legt der Administrator der Projektzeiterfassung zunächst fest, wer an dem Projekt mitarbeiten soll und definiert ein Projektteam. Ist ein Projekt in verschiedene Einzelprojekte gegliedert, so können mühelos Teilprojekte angelegt werden.

Um später einen klaren Überblick über die verschiedenen Projekten zu behalten und um Teilprojekte immer einem bestimmten Projekt zuordnen zu können, helfen die folgenden Tipps zu den Informationen, die für jedes Projekt hinterlegt werden sollten.

Vergeben Sie einen eindeutigen Projektnamen
Ordnen Sie dem Projekt eine Identifikationsnummer zu
Benennen Sie den Projektauftraggeber
Legen Sie ein Stundenbudget fest
Definieren Sie Startdatum und Projektende

Projektende offen?

Ist für ein Projekt ein fester Endzeitpunkt angelegt, so können Arbeitszeiten auch nur in dem Zeitraum ab Start bis zum Endtermin erfasst werden. Ist das Projektende jedoch noch unklar, kann zum besseren Projektmanagement in der Zeiterfassung von HRworks das Enddatum auch auf Status “offen” gestellt werden.

Automatische Projektbenachrichtigung

Für mehr Überblick und Transparenz in Ihrer Projektarbeit erhält der Projektverantwortliche automatische E-Mail-Benachrichtigungen zu den einzelnen Projekten. Außerdem informieren diese über wichtige Termine, wie dem bevorstehenden Projektende oder dem Erreichen des festgelegten Stundenbudgets. Da Sie die Projektzeiterfassungs-Software wie eine Zeiterfassungs-App nutzen, haben Sie so alle wichtigen Informationen jederzeit mobil parat.

Funktionen der Projektzeiterfassung-Software in HRworks

Allgemein

Neue Projekte einfach erstellen
Zeiträume festlegen
Projektteams bilden
Projektverantwortlichkeiten definieren
Auftraggeber benennen und verwalten
Automatische Berichte
Planstunden Budget
Gebuchte Zeiten einsehen
Differenz zwischen Planstunden und tatsächlich benötigten Stunden
Aufgebrauchte Projektzeit
Übersicht für Umfang und Dauer
Übersicht der zugeordneten Personen in einem Projekt
Status der Projekte lässt sich ändern/einstellen
Berichte und Berichtsvorlagen verwalten
Mitarbeiter per Filter suchen, um sie dem Projekt zuzuordnen
Ein-, aus- und umstempeln von Projekten
Rechtssichere Projektzeiterfassung

Berichte

Berichte nach Organisationsarten einteilen
Individuelle Berichte auf Basis der Projektzeiterfassung erstellen
Kurzübersichten als Bericht (als HTML, PDF oder XML)
Einzelne Personen auswählen, die im Bericht erfasst werden sollen
Zeiträume lassen sich für Bericht anpassen
Bericht pro Auftraggeber
Bericht pro Person
Bericht pro Projekt
Berichtsvorlagen können erstellt werden
Berichte lassen sich ganz einfach ausdrucken

Technisch

Nutzbar via Desktop
Nutzbar via Smartphone
Nutzbar via Tablet

Start mit der Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und der Urlaubsverwaltung. RDE nutzt seit Juli 2019 die Software von HRworks und ist von der Anwenderfreundlichkeit und dem Funktionsumfang begeistert. Dies ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.

Christian Kütt

Christian Kütt

Leiter Finance
RDE-Dienstleistungen

Mehr als nur Projektzeiterfassung

Die Funktion der Zeiterfassung für Projekte ist nur ein kleiner Teil von HRworks. Selbstverständlich steht Ihnen die Verknüpfungen zu verwandten HR-Funktionen zur Verfügung.

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