Lohnzettel online

Lohnabrechnung online zustellen

Optimieren Sie die Verwaltung und Zustellung Ihrer Lohndokumente.

So führt HR die Lohnabrechnung online ein und teilt erste Erfahrungen

Gehaltsabrechnung online in HRworks mobile Ansicht

Die Lohnabrechnung online zustellen:
So machen Sie Mitarbeiter glücklich!

Die papierbasierte Zustellung von Lohnzetteln und Gehaltsabrechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch teuer. Routinearbeiten für Druck, Konfektionierung und Versand sind wahre Zeitfresser und das Porto für die Zustellung bildet pro Monat einen erheblichen Kostenblock.

Es ist deshalb unverständlich, dass in Zeiten von Smartphone und Tablet die überwiegende Mehrheit der Unternehmen noch immer an papierbasierter Lohnabrechnung festhält. Insbesondere, da es einfache und kostengünstige Alternativen gibt, um die Lohnabrechnung online an Ihre Arbeitnehmer zuzustellen. Bei HRworks sogar kostenlos. Quasi Sparpotenzial zum Nulltarif!

Frau zeigt Lohnabrechnung online auf dem Handy

Welche Vorteile bietet es, die Lohnabrechnung online zuzustellen?

Einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gehen Sie mit der Entscheidung, künftig die Lohnabrechnung online abzuwickeln und so auch an Ihre Mitarbeiter zu versenden. Neben dem Schonen des Geldbeutels ergeben sich noch weitere Vorteile:

Effizienzsteigerung durch automatisierte papierlose Zustellung von Gehaltsabrechnungen und Lohnzettel online
Kostensenkung durch Einsparung von Porto, Papier und Toner – nebenbei schonen Sie die Umwelt
Reduzierung von Routineaufgaben in der Lohnbuchhaltung
Unbegrenzte Verfügbarkeit der Lohnabrechnung online im System
Mobiler Zugriff von unterwegs
Historie der Gehaltszettel online
Duplikatanforderungen von Lohnzetteln und Gehaltsdokumenten entfallen
Automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter über die neue Lohnabrechnung online im Programm

Günstiger geht immer – auch digital

Die Vorteile einer Lohnabrechnung online gegenüber der papierbasierten Zustellung der Lohnzettel zeigt unsere bereitgestellte Vergleichsrechnung noch einmal kompakt. Doch auch wenn Sie bereits eine Lohnbuchhaltungssoftware nutzen, um Arbeitnehmern ihre Lohnabrechnung online bereitzustellen, bietet HRworks weiteres Sparpotenzial. Wieviel, auch das zeigt unsere Vergleichsrechnung.

Den Lohn online abrechnen – Einführung im Unternehmen mit Betriebsrat und Mitarbeitern

Im Grunde genommen gibt es keine Regelung, in welcher Form die Lohnabrechnung erfolgen muss. Egal, ob in Papierform oder digital: die Gewerbeordnung sieht lediglich vor, dass Angestellte eine Abrechnung in Textform erhalten müssen. Bei einer Umstellung des bisherigen Prozesses von Papier auf digital sollten die Mitarbeiter wie auch der Betriebsrat, unterrichtet werden. Allerdings handelt es sich bei dem Umstieg auf die Lohnabrechnung online nicht um eine Veränderung von Art oder Zeit der Abrechnung. Somit hat der Betriebsrat per se kein explizites Mitbestimmungsrecht darüber, ob die Gehaltsabrechnung online oder noch klassisch als ausgedrucktes Dokument zugestellt wird.

Datenschutz – Ende-zu-Ende-Verschlüsselung beim Gehalt

Um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, ist es wichtig, dass eine verschlüsselte Verbindung bei der Online-Gehaltsabrechnung verwendet wird. Dritte haben durch Passwortschutz keinen Zugriff auf Ihre Daten. Bei HRworks nehmen wir den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Für die Übertragung der Daten vom Server zum User nutzt HRworks das asymmetrische Verschlüsselungsverfahren RSA mit der Schlüssellänge 2048 bit (SSL-Verschlüsselung).

Die ruhenden Daten, die auf Servern in hochsicheren AWS-Rechenzentren in Europa gespeichert sind, sind zusätzlich durch Verschlüsselung mittels AES-256 gesichert. Um sicherzustellen, dass auch nur Ihre Mitarbeiter Zugang zu HRworks haben, bieten wir die Zwei-Faktor Authentifizierung an.

Lohnabrechnung online – Vorteile für Mitarbeiter

Allerdings freuen sich Mitarbeiter ohnehin darüber, wenn in Zukunft die Lohnabrechnung online erfolgt. Denn nicht nur Ihr Unternehmen profitiert von diesem Schritt der Digitalisierung, sondern auch die Mitarbeiter!

Sie haben permanenten Zugriff auf alle Abrechnungen der Online-Lohnabrechnung und erhalten einen umfassenden Überblick, da alle Dokumente zentral und sicher archiviert werden. Des Weiteren schätzen sie die Transparenz des monatlichen Einkommens. Mit Hilfe des Employee Self Service updatet der Mitarbeiter eigenständig alle abrechnungsrelevanten Details bequem von zu Hause oder unterwegs.

Wie können Sie eine Gehaltsabrechnung online erstellen und in HRworks importieren?

Wie gewohnt erstellen Sie die Lohnabrechnung im Buchhaltungsprogramm Ihrer Wahl.
Hinterlegen Sie die Lohnarten als Vorlagen mit dem entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm. Diese Exportschlüssel helfen Ihnen später beim Übermitteln an Ihren Steuerberater für die Lohnsteuer, das Finanzamt oder die Krankenkasse. Bei der Erstellung der System-Lohnarten sind Sie völlig frei. Sie können verschiedene Kategorien erstellen.
Anschließend importieren Sie die Lohnabrechnung online aus Ihrem bekannten Programm. In HRworks legen Sie fest, welchen Monat Sie abrechnen möchten. Laden Sie die Brutto/Netto Abrechnung von Ihrem Arbeitnehmer hoch.
Anhand des Dateinamens werden die Lohnabrechnungen automatisch den passenden Mitarbeitern zugewiesen. Diese werden über die neue Abrechnung umgehend informiert.

Wie können Unternehmen die Entgeltabrechnung für den Steuerberater exportieren?

Die Lohnabrechnung online zu erledigen ist in Zeiten der Digitalisierung ein Kinderspiel. Viele Unternehmen greifen für die eigentliche Abrechnung auf einen Steuerberater zurück. Dieser begleitet Prozesse des Buchhalters Ihres Unternehmens unterstützend. Mit HRworks erhalten Sie in wenigen Schritten detaillierte Auswertungen zu den Lohndaten Ihrer Angestellten. Dank direkter Exporte in die Lohnbuchhaltung integriert sich die Verwaltung der Arbeitslöhne optimal in Ihre bestehende Softwarelandschaft und Organisationsstruktur.

Um die Lohnabrechnung online aus HRworks zu exportieren, nutzen Sie die Funktion “Berichte erstellen”. Sie können aus folgenden Kategorien wählen: Jahresgehaltsentwicklung, Lohn pro Person, Mahlzeitenbelege pro Person und Lohnliste.

Die Lohnabrechnung online durch Gehaltsassistenten unterstützt

In Ihrem Unternehmen gibt es verschiedene Gehaltsmodelle? Kein Problem – der Jahresgehaltsassistent unterstützt Sie bei der Berechnung und Verwaltung Ihrer Online-Gehaltsabrechnungen! Tragen Sie das Jahresgehalt in HRworks ein und lassen Sie sich den Betrag direkt im System ausrechnen. Des Weiteren werden Sie bei Sonderzahlungen, wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, unterstützt. Statt einer absoluten Summe ist es auch möglich, die Anzahl an Monatsgehältern einzugeben, falls Ihr Unternehmen das Modell des dreizehnten Gehalts nutzt.

Wie Sie sehen, unterstützt Sie HRworks mit seinen vielen verknüpften Funktionen, um Ihnen die Lohnabrechnung online einfach und kostengünstig zu ermöglichen.

One-Click-Schnittstellen zu DATEV

Mit zahlreichen technisch geprüften Schnittstellen wie zu DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt übermitteln Sie Ihre Abrechnungsdaten sicher und mit nur einem Knopfdruck an das DATEV-Rechenzentrum.

Dadurch wird für Sie der Workflow für die online Lohnabrechnung einfacher und zeitsparender.

Mehr erfahren

Jetzt neu!

Den Support von HRworks finde ich sehr gut – er reagiert sehr schnell! Bei Fragen zum Datenschutz hat er umgehend mein Anliegen bearbeitet. Aber besonders hervorzuheben ist die unkomplizierte Bedienung von HRworks. Sie ist intuitiv.

Nils Leidel

Data Scientist & Datenschutzbeauftragter
enersis europe GmbH | 41 Mitarbeiter

Mehr als nur online Gehaltsabrechnungen

Die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung online ist nur ein kleiner Teil von HRworks. Selbstverständlich stehen Ihnen die Verknüpfungen zu verwandten HR-Funktionen zur Verfügung.

Zeitwirtschaft

Reisekostenabrechnung

Personalverwaltung

Lohn & Gehalt

Weitere Themen aus der Personalwirtschaft