Lohnabrechnung online: So geht's

Wie Ihre Lohnabrechnung online, effizient und flexibel gelingt

Digitale Workflows in der Lohnbuchhaltung bringen zahlreiche Vorteile mit sich: Sie vereinfachen den gesamten Prozess der Lohnabrechnung, indem sie manuelle Schritte automatisieren. Das reduziert Fehler und erhöht die Effizienz. Aus diesem Grund ist HR WORKS ideal für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung: Indem Sie bei Ihrer Entgeltabrechnung auf digitale Prozesse setzen, unterstützt Sie die Software dabei, Ihre Lohnabrechnung schnell und einfach umzusetzen. 

Als cloudbasierte Online-Lösung verwenden Sie HR WORKS zudem flexibel auf jedem Endgerät – und zwar im Homeoffice genauso wie im Büro. So haben Payroll-Verantwortliche auf der einen Seite die Option, auch von zu Hause aus die Gehaltsabrechnung online durchzuführen. Und Mitarbeiter profitieren auf der anderen Seite davon, dass sie jederzeit die Möglichkeit haben, ihren Lohnschein online einzusehen.

Das richtige Know-how für Ihre Online-Lohnabrechnung

Doch digitale Prozesse allein reichen für Ihre Online-Gehaltsabrechnung nicht aus. Denn Deutschland hat aufgrund seiner zahlreichen gesetzlichen Regelungen, Pflichtabzüge und Lohnnebenkosten einen der komplexesten Lohnabrechnungsprozesse der Welt. Löhne und Gehälter korrekt und rechtssicher abzurechnen ist ohne das notwendige Fachwissen eine große Herausforderung – selbst mit unterstützender Software. Darum setzt HR WORKS bei der Online-Lohnabrechnung bewusst auf die Zusammenarbeit mit externen Lohnabrechnern wie Steuerberatern und Lohnbüros.

Wie Sie Lohnabrechnungen online erstellen: Dank digitaler vorbereitender Lohnbuchhaltung

Als HR-Software verwalten Sie mit HR WORKS bereits zahlreiche lohnrelevante Mitarbeiterdaten. Dadurch ist die Software ideal zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung: Um Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung online zu erstellen, übertragen Sie zum Beispiel Stammdaten, Gehaltsdaten und Informationen zu Fehlzeiten über Schnittstellen an die Payroll-Software Ihres Steuerberaters und Ihres Lohnbüros. 

Dort werden diese Daten sorgfältig geprüft, verarbeitet und anschließend an die relevanten Behörden wie Versicherungsträger und Finanzämter gesendet. Dieser Prozess stellt sicher, dass Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung online, korrekt und gesetzeskonform erstellt werden. Während HR WORKS so die vorbereitende Lohnbuchhaltung für KMU erledigt, übernehmen Steuerberater und Steuerbüros den komplexen Teil der Entgeltabrechnung. Die fertigen Abrechnungen stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Anschluss direkt in HR WORKS zur Verfügung. So geht Lohnabrechnung online.

Die besten Schnittstellen, um Ihre Lohnbuchhaltung online durchzuführen

DATEV und ADDISON zählen zu den häufigsten Lohnprogrammen in der DACH-Region, mit denen externe Lohnspezialisten die Lohnsteuerabrechnung online für Firmen erstellen. Aus diesem Grund bietet HR WORKS die besten Schnittstellenlösungen für diese Gehaltsabrechnungsprogramme an. 

Der Vorteil für Sie: Sie nutzen bei DATEV und ADDISON genau die Funktionen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Ebenso übertragen Sie mit diesen Schnittstellen an Ihr jeweiliges Gehaltsprogramm deutlich mehr Informationen als dies bei vergleichbaren Schnittstellen der Fall ist. Dadurch profitiert Ihr Steuerberater beim Erstellen Ihrer Online-Gehaltsabrechnungen von besonders vielen Auswertungsmöglichkeiten. Und je mehr Informationen dieser von Ihnen digital erhält, desto vollständiger, schneller und einfacher steht die Lohnbescheinigung online für Sie und Ihre Mitarbeiter zur Verfügung.

Optimales Outsourcing Ihrer Online-Lohnabrechnung

Warum setzt HR WORKS überhaupt darauf, Lohn und Gehalt in Kombination mit externen Lohnexperten und deren Gehaltsprogrammen abzurechnen? Aufgrund der komplexen deutschen Payroll benötigen KMU selbst mit einer eigenen Lohnabrechnung-App spezielles Expertenwissen, um ihre Online-Lohnbuchhaltung korrekt und rechtssicher abzuwickeln. Dabei stehen gerade kleine und mittlere Unternehmen häufig vor der Herausforderung, qualifizierte Payroll-Fachkräfte überhaupt zu finden und zu bezahlen. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels. Dabei ist es für sie finanziell oft nicht einmal rentabel, eine eigene Vollzeitkraft ausschließlich für die Entgeltabrechnung zu beschäftigen – vor allem, wenn Unternehmen dann zusätzlich noch eine weitere Vertretung für Urlaubs- und Krankheitszeiten benötigen. 

Anstatt also nach spezialisierten Payroll-Mitarbeitern zu suchen – die KMU kaum finden – und diese intern anzustellen – was mit dauerhaften Personal- und Weiterbildungskosten verbunden ist – lagert HR WORKS den komplexen Teil der Online-Lohnbuchhaltung einfach an Steuerberater und Lohnbüros aus. So schlagen Unternehmen gleich 2 Fliegen mit einer Klappe: Sie erhalten das dringend benötigte Payroll-Know-how und profitieren zugleich von geringeren Fixkosten im Personalbereich.

Endlich einfache Gehaltsverwaltung für Ihre Online-Lohnabrechnung

HR WORKS unterstützt Sie mit zahlreichen Funktionen, mit denen Sie Ihre Lohnabrechnung online, effizient und rechtssicher durchführen: 

• Flexible Erreichbarkeit: Als cloudbasierte Software bietet HR WORKS Ihnen und Ihren Mitarbeitern jederzeit und von überall Zugriff auf sämtliche Funktionen. Egal ob am Smartphone, PC oder Tablet, die Online-Lohnabrechnung ist ideal für HR-Manager und Mitarbeiter, die im Homeoffice tätig sind und auf ihren Lohnstreifen online zugreifen wollen.
• Benutzerfreundliche Datenerfassung: Mitarbeiter aktualisieren ihre persönlichen Daten via Employee Self Service selbst. Dies entlastet die HR-Abteilung und stellt sicher, dass beispielsweise Adressänderungen nach einem Umzug schnell und korrekt im System erfasst werden. Gerade um den Lohn online korrekt abzurechnen, stellt HR WORKS Stammdaten, Gehaltsdaten und Informationen zu Fehlzeiten bereit.
• Digitale Gehaltsdokumente: Mitarbeiter haben in HR WORKS Zugriff auf ihre elektronische Lohnsteuerbescheinigung und andere relevante lohnsteuerliche Dokumente. Dies spart Unternehmen Kosten für Papier und Porto. Für Mitarbeiter ist diese Online-Lösung besonders vorteilhaft, da sie jederzeit Zugang zu ihren Gehaltsdokumenten haben.
• Automatische Benachrichtigungen: Sobald die neue Gehaltsabrechnung online verfügbar ist, erhalten Mitarbeiter automatisch eine Nachricht. Dadurch sind sie stets informiert, was HR von wiederholten Anfragen zum Verbleib der Abrechnungen entlastet. 
• Transparente Gehaltsstruktur: Vorgesetzte vergleichen in HR WORKS die Löhne und Gehälter ihrer Teammitglieder per Mausklick. Dies ermöglicht ihnen, schnell und einfach einen umfassenden Überblick über die Gehaltsstruktur ihres Teams zu erhalten.
• Firmenbezogene Lohnarten: Bei Ihrer Online-Lohnabrechnung mit HR WORKS haben Sie die Möglichkeit, sowohl vordefinierte Lohnarten zu nutzen als auch eigene Lohnarten anzulegen. Diese Funktionen ermöglichen es, eine individuelle Gehaltsstruktur Ihres Unternehmens innerhalb der Software abzubilden.
• Digitale Verwaltung der bAV- und VwL: HR WORKS erleichtert die Verwaltung von betrieblicher Altersvorsorge (bAV) und von vermögenswirksamen Leistungen (VwL). Sie erfassen die Daten, Form und Art der bAV- und VwL-Verträge digital in der Software, wodurch Ihnen alle Informationen zentral und transparent vorliegen.