Lösung für Ihr Lohnprogramm

Unverzichtbar beim Lohn: Programm mit Know-how

Ob Lohnnebenkosten, individuelle Vergütungsmodelle oder gesetzliche Vorschriften, zahlreiche Faktoren machen die deutsche Lohnbuchhaltung zu einer der komplexesten der Welt. Ohne die speziellen Fachkenntnisse von Payroll-Experten riskieren Firmen rasch Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Und das hat Folgen: Falsch abgeführte Versicherungsbeiträge werden für Unternehmen beispielsweise richtig teuer. 

Bei der Erstellung von Lohnabrechnungen brauchen Betriebe daher Lohnprofis, um alle gesetzlichen Anforderungen korrekt zu erfüllen. Und zwar selbst, wenn sie mit einem Lohnabrechnungsprogramm arbeiten. Doch diese Experten sind durch den Fachkräftemangel immer schwerer zu finden. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die deutlich weniger Mittel für ihre Mitarbeitersuche besitzen als Konzerne und Großunternehmen. Die Lösung: Die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnbüros. Am besten über effizient miteinander vernetzte Software-Lösungen.

Digital und effizient: So gelingt die Zusammenarbeit mit externen Lohnspezialisten

Steuerkanzleien und auf Entgeltabrechnung spezialisierte Büros arbeiten inzwischen meist mit Lohnabrechnungsprogrammen wie DATEV und ADDISON, um die Lohnabrechnung für ihre Mandanten durchzuführen. Doch solange Unternehmen ihren Dienstleistern weiterhin die Lohn- und Gehaltsdaten ihrer Mitarbeiter per Mail und Post zusenden, bleibt der Payroll-Prozess trotz Lohnprogramm umständlich, langwierig und fehleranfällig. Darum gibt Ihnen HR WORKS alle Möglichkeiten zur Hand, um optimal mit externen Lohnspezialisten und der von ihnen verwendeten Payroll-Software zusammenzuarbeiten. 

Das funktioniert Schritt für Schritt folgendermaßen:

• Als HR-Software enthält HR WORKS bereits die für die Gehaltsabrechnung notwendigen Stamm- und Gehaltsdaten Ihrer Mitarbeiter, ebenso wie die Daten zu deren Fehlzeiten. Die Software hat somit alle Informationen parat, um die vorbereitende Lohnbuchhaltung effizient und einfach selbst zu übernehmen.
• Dank passender Schnittstellen übermitteln Sie diese Daten schnell und einfach an die Lohn- und Gehaltssoftware Ihrer externen Steuerprofis. 
• Diese verarbeiten und prüfen diese Daten dann mit der von ihnen verwendeten Lohnabrechnungssoftware. 
• Im Anschluss erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter die fertigen Lohndokumente direkt in HR WORKS.

So digitalisieren Sie durch die Kombination von HR WORKS mit externer Lohnsoftware Ihre gesamte Payroll – und sparen sich viel Arbeit, indem Sie den komplexen Teil Ihrer Lohnabrechnung an die Software und Expertise ihrer Steuerkanzlei auslagern.

Ideal für KMU – die Kombination aus HR WORKS und Lohnprogramm

Ob 20 oder 50 Mitarbeiter, einen erfahrenen Payroll-Spezialisten einzustellen, lohnt sich finanziell selten für kleine und mittlere Unternehmen. Selbst für mittelgroße Firmen mit mehreren hundert Mitarbeitern stellt sich die Frage, ob es für sie sinnvoll ist, inhouse für den Bereich Lohn und Gehalt speziell ausgebildete Fachleute einzustellen. Und das liegt nicht nur daran, dass sie diese Experten durch den Fachkräftemangel immer schwieriger bekommen. Sondern auch daran, dass Unternehmen meistens mindestens noch eine zweite Person benötigen, um eine Vertretung bei Krankheit, Urlaub und sonstigen Abwesenheiten zu haben.

Die Gehaltsabrechnung intern umzusetzen ist also durch die hohen Personalkosten oft deutlich teurer, als sie an Lohnbüros und Steuerkanzleien outzusourcen. Gerade da durch regelmäßige Schulungen – mit denen sich interne Payroll-Fachleute auf dem neuesten gesetzlichen Stand halten – weitere Kosten für Unternehmen entstehen. Im Großen und Ganzen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis für KMU in vielen Fällen besser, wenn sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung weiterhin von ihren HR-Managern mit HR WORKS übernehmen lassen. Und den komplexen Teil ihrer Entgeltabrechnung an externe Dienstleister abgeben.

Lohnbuchhaltungs-Software mit HR WORKS: Die bessere Lösung

Bei der Lohnbuchhaltung wird Software für Kleinunternehmen und mittelgroße Firmen immer wichtiger, um ihre Entgeltabrechnung zu bewältigen. Je nach Unternehmensgröße fällt bei dieser Aufgabe pro Monat schließlich einiges an Arbeit an. Manche Firmen versuchen, die Lohnabrechnung per Software einfach selbst zu erledigen. Und tatsächlich gibt es Lohnsoftware für kleine Unternehmen, mit denen sie ihre gesamte Gehaltsabrechnung selbst übernehmen können. 

Dabei ist eines wichtig zu wissen: Anbieter von Lohn- und Gehalt-Software übernehmen in der Regel keine Haftung dafür, dass die mit ihrer Software erstellten Lohnabrechnungen tatsächlich korrekt und gesetzeskonform sind. Schließlich ist die Rechtslage in Deutschland extrem komplex, zudem sind Gesetze interpretationsfähig. Eine Software zur Lohnabrechnung ist daher kaum fähig, alle Sonderfälle abzudecken. Einfach den Lohn ohne eigenes Payroll-Know-how selbst abzurechnen, ist aus diesem Grund für Firmen und Betriebe ein großes Risiko. Insofern ist es bei einem Programm zur Lohnabrechnung immer wichtig, dass am Ende ein Lohnexperte die fertigen Abrechnungen prüft. Die Gehaltsabrechnung mit einer Software benötigt deswegen immer mindestens einen hochkompetenten Kopf, der sich mit dem deutschen Lohnsteuerrecht auskennt.

Arbeiten Unternehmen jedoch mit einem Steuerberater zusammen, sichern sie sich rechtlich weitgehend ab: Denn dieser übernimmt die Haftung dafür, dass die von ihm erstellte Entgeltabrechnung korrekt ist. Um Ihnen daher eine rechtssichere Lösung für Ihre Lohnabrechnung zu bieten, unterstützt HR WORKS gezielt die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei. Das ist eine Lösung, die außerdem auch noch vergleichsweise günstig ist: Denn Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung bleibt in Ihrer HR-Abteilung, sodass Sie sich zusätzliches Personal sparen. 

Perfekt für Ihr Lohnprogramm: HR WORKS

Dank hervorragender Schnittstellen zu den gängigsten Lohnabrechnungsprogrammen wie DATEV und ADDISON optimiert HR WORKS bestmöglich die Zusammenarbeit mit Ihren externen Lohnspezialisten. Darüber hinaus bietet die HR-Software zahlreiche Funktionen mehr, um Ihre Lohnabrechnung per Tool optimal zu gehalten:

• Daten effizient und einfach verwalten: Gehalts- und Stammdaten sowie Fehlzeiten stehen in HR WORKS bereit, um sie an die entsprechende Software zur Gehaltsabrechnung weiterzuleiten. Darüber hinaus haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter via Employee Self Service die Möglichkeit, ihre Stammdaten selbst zu aktualisieren. Das verringert den Aufwand für Personalabteilungen und sorgt dafür, dass Mitarbeiterdaten stets aktuell bleiben. 
• Gehälter transparent vergleichen: Um den idealen Überblick über die Gehaltsstruktur ihres Teams zu erhalten, nutzen Vorgesetzte die praktische Gehaltsvergleichsfunktion.
• Lohnarten individuell definieren: Mit HR WORKS haben Sie die Möglichkeit, eigene Lohnarten zu erstellen. Dadurch bilden Sie die Gehaltsstruktur Ihrer Firma optimal in Ihrer Software ab. Und um sofort mit HR WORKS loszulegen, stehen Ihnen darüber hinaus vordefinierte Lohnarten zur Verfügung.
• VwL- und bAV-Daten digital verwalten: Behalten Sie immer den Überblick über die vermögenswirksamen Leistungen und die betriebliche Altersvorsorge Ihrer Mitarbeiter. Daten, Art und Form der bAV- und VwL-Verträge hinterlegen Sie einfach in HR WORKS. Dadurch haben Sie stets alle Informationen parat, um sie an das Programm zur Gehaltsabrechnung zu senden, das Ihr Steuerberater verwendet.
• Auf Entgeltdokumente direkt zugreifen: Die fertigen Entgeltdokumente und weitere lohnsteuerrelevanten Unterlagen erhalten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in HR WORKS. Was für Ihre Angestellten nützlich und bequem ist, spart Ihrem Unternehmen bares Geld. Denn Sie benötigen weder Papier noch Porto, damit Ihre Belegschaft die benötigten Unterlagen erhält.
• Automatische Benachrichtigungen erhalten: Um Nachfragen zu reduzieren und so HR zu entlasten, erhalten Mitarbeiter automatisiert Nachrichten, sobald ihre neue Entgeltabrechnung in HR WORKS vorliegt.
• Auf Software und Dokumente flexibel zugreifen: Als Cloud-Lösung haben HR-Manager, Vorgesetzte und Mitarbeiter von überall Zugriff auf HR WORKS. Und zwar auf dem Smartphone genauso wie am PC. So haben alle Beteiligten selbst im Homeoffice die benötigten Funktionen und Dokumente zur Hand.