Lohnbuchhaltung: Definition und Grundlagen
Die Lohnbuchhaltung ‒ was ist das? Als Teilbereich der Buchhaltung ist die Lohnbuchhaltung für das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen und Gehältern zuständig. Sprich: Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung (auch: Lohnbuchführung) wickelt die Arbeitsentgelte eines Betriebs in Brutto sowie Netto ab und erfasst dabei auch die Sozialabgaben getrennt.
Jedem Mitarbeiter steht eine monatliche Entgeltabrechnung zu. Aus diesem Grund ist die Lohnbuchhaltung auch für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, verpflichtend. Insofern stellt sie eine wichtige Voraussetzung für Betriebe und Firmen dar. Bei der Lohnbuchhaltung die Grundlagen zu kennen, ist daher für die Arbeit von Personalern in vielen Fällen von großer Bedeutung.
Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach erklärt: Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
Lohnbuchhaltung: Aufgaben im Überblick
Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind einfach erklärt und schnell zusammengefasst: Sie beginnen mit der Pflege der Stammdaten der Mitarbeiter, umfassen das Führen der Jahreslohnkonten und reichen bis hin zum Erfüllen der arbeitsrechtlichen Meldepflichten. Selbstverständlich gehören zu den Aufgaben der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung auch das Abrechnen der Personalkosten sowie das Erstellen von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung.
Aufgabe 1: Pflege der Personalstammdaten
Um die Lohnbuchhaltung überhaupt erst durchführen zu können, wird für jeden Mitarbeiter ein eigenes Lohnkonto oder ein eigener Datensatz angelegt. Darin sind zahlreiche Personalstammdaten der betroffenen Angestellten enthalten. Zu diesen Stammdaten zählen Angaben wie Vorname, Nachname, Geburtstag und Adresse. Ebenso ist das Anmelden von Mitarbeitern bei den Sozialversicherungsträgern ein wichtiger Schritt bei der Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Aufgabe 2: Verwalten der Jahreslohnkonten
Mit dem Hinterlegen der Personalstammdaten sind die Lohnkonten noch nicht vollständig. Denn zusätzlich gehören in die Lohnkonten die Steuermerkmale des jeweiligen Mitarbeiters − wie die Lohnsteuerklasse und etwaige Freibeträge. Genaueres regelt § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Darüber hinaus erfordert jeder Abrechnungslauf zusätzliche Informationen, wie den Tag der Lohnzahlung, den Lohnzahlungszeitraum und die Zusammensetzung des Lohns. Ebenso ist es für Payroll-Spezialisten wichtig zu wissen, ob der jeweilige Mitarbeiter von einer Lohnpfändung betroffen ist.
Sind die Gesamtbezüge des Mitarbeiters mitsamt der Lohnsteuer, den Lohnnebenkosten und den Sozialversicherungsbeiträgen ermittelt, erstellen die Verantwortlichen die Entgeltabrechnung für die Angestellten und lassen sie ihnen zukommen. Am Ende des Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Gehaltskonten ab und übermittelt die Daten an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und die Statistikämter.
Aufgabe 3: Meldepflichten erfüllen
Ein Teil des Lohns der Angestellten geht in Form von Lohnabzügen an Sozialversicherungsträger. Damit dies möglich ist, meldet das Lohnbüro eines Unternehmens neue Mitarbeiter an bzw. meldet sie bei ihrem Ausscheiden bei den Versicherungsträgern auch wieder ab. Dabei werden im Rahmen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) Daten an die entsprechenden Versicherungen übermittelt. Zu den DEÜV-Meldungen gehören alle Meldungen, die auf elektronischem Wege an die Sozialversicherung abgegeben werden. Diese gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen betreffen beispielsweise die:
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Unfallversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
So ist sichergestellt, dass alle Lohnabzüge ordnungsgemäß übermittelt werden und die Arbeitnehmer zugleich ihren korrekten Nettolohn erhalten. Folgende Informationen erfordert die Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern:
- Persönliche Daten des Mitarbeiters
- Sozialversicherungsnummer
- Beitragsgruppenschlüssel
- Beschäftigungsart
- Staatsangehörigkeit
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Betriebsnummer der Einzugsstelle bzw. Krankenkasse
Aufgabe 4: Personalkosten abrechnen
Die Personalkosten setzen sich aus den Grund- und Zusatzkosten zusammen. Diese alle korrekt abzurechnen ist eine zentrale Aufgabe der Lohnbuchhaltung.
- Personalgrundkosten: Diese Kosten stellen den eigentlichen Lohn bzw. das Gehalt der Arbeitnehmer dar. Dies sind die Zahlungen, die der Arbeitgeber für die erbrachte Arbeit des Mitarbeiters leistet.
- Personalnebenkosten: Hierbei handelt es sich um Kosten, die Unternehmen aufgrund von gesetzlichen oder tariflichen Regelungen übernehmen. Beispielsweise sind dies finanzielle Leistungen im Urlaub und Krankheitsfall oder der Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung. Ebenso zählen freiwillige Leistungen durch die Arbeitgeber zu den Personalzusatzkosten.
Aufgabe 5: Lohnbuchhaltung für die Finanzbuchhaltung betreiben
Sind die Personalstammdaten gepflegt, die Verwaltung der Lohnkonten eingerichtet und die Meldepflichten erfüllt, bleibt nur noch eines offen: Den Mitarbeitern ihre Löhne bzw. Gehälter zu überweisen. Dafür erhält jeder Angestellte eine Gehaltsabrechnung, die seinen Bruttolohn mit dessen aufgeschlüsselten Bestandteilen umfasst und den Nettoauszahlungsbetrag.
Die Abrechnung enthält außerdem auch Sachbezüge und geldwerte Vorteile, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern gewährt. Bevor die Finanzbuchhaltung die Gehälter überwiesen hat, hat die Lohnbuchhaltung die dementsprechenden Buchungsbelege für sie erstellt. Damit ist die Lohnbuchhaltung auch für das Rechnungswesen eines Unternehmens relevant. Die für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtige Frage “Wann muss das Gehalt auf dem Konto sein?” wird übrigens im Arbeitsvertrag geklärt.
