Aufgaben, Grundlagen und Definition

Lohnbuchhaltung

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Lohnbuchhaltung: Definition und Grundlagen

Die Lohnbuchhaltung ‒ was ist das? Als Teilbereich der Buchhaltung ist die Lohnbuchhaltung für das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen und Gehältern zuständig. Sprich: Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung (auch: Lohnbuchführung) wickelt die Arbeitsentgelte eines Betriebs in Brutto sowie Netto ab und erfasst dabei auch die Sozialabgaben getrennt.

Jedem Mitarbeiter steht eine monatliche Entgeltabrechnung zu. Aus diesem Grund ist die Lohnbuchhaltung auch für jedes Unternehmen verpflichtend, das Mitarbeiter beschäftigt. Insofern stellt sie eine wichtige Voraussetzung für Betriebe und Firmen dar. Bei der Lohnbuchhaltung die Grundlagen zu kennen, ist daher für die Arbeit von Personalern in vielen Fällen von großer Bedeutung.

Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach erklärt: Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Gehalt Lohn
Das Gehalt bleibt in jedem Monat gleich: Und zwar unabhängig davon, aus wie vielen Arbeitstagen der jeweilige Arbeitsmonat bestand und an wie vielen Tagen davon der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat. Insofern variiert bei einem Gehalt der tatsächliche Stundenlohn in der Regel in jedem Monat. Beim Lohn hingegen gibt es einen festen Stundensatz. Insofern ist hier die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ausschlaggebend, um den auszuzahlenden Gesamtbetrag zu berechnen, den der Arbeitnehmer für seine Arbeit erhält. Dadurch kann der Auszahlungsbetrag von Monat zu Monat abweichen.

Lohnbuchhaltung: Aufgaben im Überblick

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind einfach erklärt und schnell zusammengefasst: Sie beginnen mit der Pflege der Stammdaten der Mitarbeiter, umfassen das Führen der Jahreslohnkonten und reichen bis hin zum Erfüllen der arbeitsrechtlichen Meldepflichten. Selbstverständlich gehören zu den Aufgaben der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung auch das Abrechnen der Personalkosten sowie das Erstellen von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung.

Was sind die Aufgaben der Lohnbuchhaltung? Von der Pflege der Stammdaten bis zum Abrechnen der Personalkosten

Aufgabe 1: Pflege der Personalstammdaten

Um die Lohnbuchhaltung überhaupt erst durchführen zu können, wird für jeden Mitarbeiter ein eigenes Lohnkonto oder ein eigener Datensatz angelegt. Darin sind zahlreiche Personalstammdaten des betroffenen Angestellten enthalten. Zu diesen Stammdaten zählen Angaben wie Vorname, Nachname, Geburtstag und Adresse. Ebenso ist das Anmelden von Mitarbeitern bei den Sozialversicherungsträgern Bestandteil der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Aufgabe 2: Verwalten der Jahreslohnkonten

Mit dem Hinterlegen der Personalstammdaten sind die Lohnkonten noch nicht vollständig. Denn zusätzlich gehören in die Lohnkonten die Steuermerkmale des jeweiligen Mitarbeiters ‒ wie die Lohnsteuerklasse und etwaige Freibeträge. Genaueres regelt § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Darüber hinaus erfordert jeder Abrechnungslauf zusätzliche Informationen, wie den Tag der Lohnzahlung, den Lohnzahlungszeitraum und die Zusammensetzung des Lohns.

Sind die Gesamtbezüge des Mitarbeiters mitsamt der Lohnsteuer, den Lohnnebenkosten und den Sozialversicherungsbeiträgen ermittelt, erstellen die Verantwortlichen die Entgeltabrechnung für die Angestellten und lassen sie ihnen zukommen. Im Zuge des Jahresabschlusses der Lohnbuchhaltung werden die Jahreslohnkonten übrigens an die Statistikämter, die Sozialversicherungsträger sowie an die Agentur für Arbeit übermittelt.

Aufgabe 3: Meldepflichten erfüllen

Ein Teil des Lohns der Angestellten geht in Form von Lohnabzügen an Sozialversicherungsträger. Damit dies möglich ist, meldet das Lohnbüro eines Unternehmens neue Mitarbeiter an bzw. meldet sie bei ihrem Ausscheiden bei den Versicherungsträgern auch wieder ab. Dabei werden im Rahmen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) Daten an an die entsprechenden Versicherungen übermittelt. Diese gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen betreffen beispielsweise die

  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Unfallversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

So ist sichergestellt, dass alle Lohnabzüge ordnungsgemäß übermittelt werden und die Arbeitnehmer zugleich ihren korrekten Nettolohn erhalten. Folgende Informationen erfordert die Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern:

  • Persönliche Daten des Mitarbeiters
  • Sozialversicherungsnummer
  • Beitragsgruppenschlüssel
  • Beschäftigungsart
  • Staatsangehörigkeit
  • Betriebsnummer des Arbeitgebers
  • Betriebsnummer der Einzugsstelle bzw. Krankenkasse

Aufgabe 4: Personalkosten abrechnen

Die Personalkosten setzen sich aus den Grund- und Zusatzkosten zusammen. Diese alle korrekt abzurechnen ist eine zentrale Aufgabe der Lohnbuchhaltung.

  • Personalgrundkosten: Diese Kosten stellen den eigentlichen Lohn bzw. das Gehalt der Arbeitnehmer dar. Dies sind die Zahlungen, die der Arbeitgeber für die erbrachte Arbeit des Mitarbeiters leistet.
  • Personalnebenkosten: Hierbei handelt es sich um Kosten, die Unternehmen aufgrund von gesetzlichen oder tariflichen Regelungen übernehmen. Beispielsweise sind dies finanzielle Leistungen im Urlaub und Krankheitsfall oder der Arbeitgeberanteil für die Sozialversicherung. Ebenso zählen freiwillige Leistungen durch die Arbeitgeber zu den Personalzusatzkosten.

Aufgabe 5: Lohnbuchhaltung für die Finanzbuchhaltung betreiben

Sind die Personalstammdaten gepflegt, die Verwaltung der Lohnkonten eingerichtet und die Meldepflichten erfüllt, bleibt nur noch eines offen: Den Mitarbeitern ihre Löhne bzw. Gehälter zu überweisen. Dafür erhält jeder Angestellte eine Gehaltsabrechnung, die seinen Bruttolohn mit dessen aufgeschlüsselten Bestandteilen umfasst und den ausgezahlten Nettoauszahlungsbetrag. Die Abrechnung enthält außerdem auch Sachbezüge und geldwerte Vorteile, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern gewährt. Bevor die Finanzbuchhaltung die Gehälter überwiesen hat, hat die Lohnbuchhaltung die dementsprechenden Buchungsbelege für sie erstellt. Damit ist die Lohnbuchhaltung auch für das Rechnungswesen eines Unternehmens relevant.

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Lohn- und Gehaltsabrechnung in KMU ‒ selbst erledigen oder auslagern?

Gerade kleine und mittlere Unternehmen verwenden bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung oft ein digitales Lohnprogramm, mit dem sie ihre Lohnabrechnung online durchführen können. Doch da nicht jedes Unternehmen über die entsprechenden Kapazitäten und das benötigte Know-how für ein eigenes Lohnbüro verfügt, lagern einige Firmen ihre Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister aus. Welche Gründe dafür und welche dagegen sprechen, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Outsourcing der Lohnbuchhaltung. Bei der Entscheidung darüber ist auch der Aufwand ausschlaggebend, der Unternehmen durch die vorbereitende Lohnbuchhaltung entsteht.

Das Lohnbüro: Definition und Funktion

Das Lohnbüro ist der Bereich, der für das Erfassen der erbrachten Leistung der Angestellten eines Unternehmens zuständig ist. Diese Aufgabe ist damit elementar für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter, da sich nur so Löhne und Gehälter berechnen lassen. Zahlreiche Firmen arbeiten aus kostengründen mit externen Lohnbüros zusammen, anstatt diesen Aufgabenbereich unternehmensintern abzubilden

Welche Informationen gehören in eine Gehaltsabrechnung?

Via Lohn- und Gehaltsabrechnung hat sowohl ein Unternehmen als auch der jeweilige Angestellte einen transparenten Überblick über die erfolgte Lohn- und Gehaltszahlung. Jedem Mitarbeiter eines gewerblichen Unternehmens steht in Deutschland ein Nachweis zu, in dem sein Gehalt in Euro aufgeführt ist. Dies ist in der GewO geregelt. Darüber hinaus müssen auf der Gehaltsabrechnung folgende Daten eines Arbeitnehmers enthalten sein:

  • Vollständiger Name
  • Wohnanschrift
  • Geburtsdatum
  • Beginn (und gegebenenfalls Ende) der Beschäftigung
  • Steueridentifikationsnummer
  • Steuerklasse
  • Sozialversicherungsnummer
  • Abrechnungszeitraum
  • Steuertage
  • Sozialversicherungstage
  • Sofern gegeben: Freibeträge (Steuer und Kinder)

Zusammenfassung: Lohnbuchhaltung ‒ eine zentrale Aufgabe für nahezu jedes Unternehmen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt ein komplexes Themenfeld dar, bei dem die verantwortlichen Mitarbeiter zahlreiche gesetzliche und steuerliche Vorgaben sowie Regelungen zu beachten haben. Erschwerend kommt hinzu, dass sich diese Regelungen ständig ändern. Kaum eine Firma kommt jedoch darum herum, sich mit dieser Materie zu beschäftigen. Stehen die Kosten und der Aufwand für die Lohnbuchführung in keinem Verhältnis zu den Kapazitäten des eigenen Unternehmens, dann bietet sich in vielen Fällen die Zusammenarbeit mit externen Partnern an. Weitere Unterstützung existiert in Form von Softwarelösungen, die zum Teil auch die vorbereitende Lohnbuchhaltung vereinfachen ‒ eine Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die immer im Unternehmen verbleibt.

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