Payroll: Was sich hinter dem Begriff versteckt

Der Begriff Payroll ist ein Anglizismus, der auch im deutschsprachigen Raum immer gebräuchlicher wird. Da er mehrere Bedeutungen vereint, ist es wichtig, sie zu kennen und im Kontext zu verstehen. Erfahren Sie daher, was Payroll genau ist und wie Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung effizienter gestalten.

Was ist Payroll? Bedeutung auf Deutsch

Der Begriff bedeutet wörtlich übersetzt ‘Gehaltsliste’. Er steht aber zusätzlich für den gesamten Geldbetrag, den Unternehmen für Gehälter aufbringen. Oftmals ist mit Payroll auch die Abteilung gemeint, die die Lohnabrechnung durchführt, sowie alle damit verbundenen Prozesse.

Was ist ein Payroll Specialist?

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Lohnbuchhaltung werden als “Payroll Specialists” bezeichnet. Sie verantworten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Unternehmen. Zudem überblicken sie wichtige Fristen, Sonderzahlungen und Boni und verwalten die Zeiterfassung der Angestellten. Aufgrund des spezialisierten Aufgabenbereiches heißen sie auch Payroll Expert, Payroll Accountant, Payroll Consultant oder Payroll Administrator.

Payroll Specialist: Aufgaben

Angestellte der Lohnbuchhaltung sind nicht nur für die Lohnzahlung zuständig, sondern auch dafür, dass ihre Unternehmen die tarifrechtlichen Bestimmungen und Fristen bei der Steuerzahlung einhalten. Konkret erledigt die Payroll-Abteilung somit: die Lohnabrechnungen erstellen und verwalten, mit Versicherungsträgern und Ämtern kommunizieren und tarifrechtliche Bestimmungen überprüfen. Payroll Specialists erstellen außerdem Berichte für die HR-Abteilung, unterstützen das Rechnungswesen und begleiten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen.

Das Payroll Management regelt den Payroll-Prozess

Payroll Manager steuern die Prozesse der gesamten Lohnbuchhaltung. Diese Prozesse enthalten folgende Aufgaben:

• Die Specialists für Payroll pflegen die Daten der Mitarbeiter einheitlich ein und halten sie aktuell.
• Zudem übermitteln sie Stamm- und Bewegungsdaten sowie Verträge, Reisekosten und Bescheinigungen der einzelnen Angestellten an die Steuerberater des Betriebes.
• Die Steuerberater schicken die Lohnabrechnungen an die Finanzverwaltung. Zusätzlich führen sie die Lohnsteuer ab und sind auch im Falle einer Lohnpfändung verantwortlich.
• Die Firma stellt ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen zur Verfügung – per Ausdruck oder online.

Payroll und HR: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Human Resources und Payroll werden häufig in einen Topf geworfen. Tatsächlich arbeiten die Abteilungen Hand in Hand, ihre Aufgabenfelder sind jedoch klar voneinander getrennt. Beide Bereiche sind anspruchsvoll und erfordern gut ausgebildete und spezialisierte Fachkräfte: Während sich die Lohnbuchhaltung hauptsächlich mit Zahlen und Fakten auseinandersetzt, wodurch hier logisches Denken und ein strukturiertes Vorgehen besonders gefragt ist, benötigen die Mitarbeiter der HR in hohem Maße emotionale und soziale Kompetenzen wie Empathie und Intuition, um im Recruiting und der Talententwicklung erfolgreich zu sein.

Warum HR und Payroll effizient zusammenarbeiten müssen

Die HR-Abteilung gestaltet und prägt die Arbeitsatmosphäre und die Unternehmenskultur. Einen entscheidenden Faktor für zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stellt aber auch das Gehalt dar. Somit ist es essenziell, dass die Payroll-Abteilung Angestellten durch transparente Lohnabrechnungen und zuverlässige Zahlungen das Gefühl gibt, ernst genommen und gut behandelt zu werden. Nur gemeinsam gelingt es HR und Lohnbuchhaltung also, das bestmögliche Arbeitsklima zu schaffen und dadurch den Erfolg von Unternehmen entscheidend voranzutreiben.

Welche Schwierigkeiten gibt es in der Abteilung, die sich mit Gehaltsabrechnungen befasst?

Von anderen Abteilungen wird oftmals unterschätzt, wie kompliziert und vielfältig die Vorschriften und Regeln für die Lohnbuchhaltung sind. Dazu zählen besonders komplexe Vorgänge wie bestimmte Benefits für die Angestellten, Spesen oder Mitarbeiterbeteiligungen sowie internationaler Austausch oder flexible Beschäftigungsverhältnisse. Auch Leistungen wie geldwerte Vorteile, also Sachleistungen, die Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung stellen, bedeuten mehr Arbeit für die Payroll Experts.

Ist es sinnvoll, die Payroll-Abteilung auszulagern?

Um diese komplexen Vorgänge effizient zu gestalten, ist es für mittelständische Unternehmen häufig einfacher, ihre Lohnbuchhaltung auszulagern. Laut einer Studie von EY zur globalen Entgeltabrechnung führten im Jahr 2017 ganze 38 % der befragten Unternehmen ihre Lohnabrechnung intern durch. Gründe dafür sind die hohe Transparenz bei den Abrechnungen sowie der Vorteil, die Kontrolle vollkommen inhouse zu behalten. Allerdings lohnt es sich gerade für kleine und mittlere Unternehmen oft nicht, eigens für die Inhouse-Lohnabrechnung Mitarbeiter mit dem benötigten Know-how einzustellen. Damit die ausgelagerte Lohnbuchhaltung optimal funktioniert, sind Software-Lösungen sinnvoll, die alle entscheidenden Daten aus HR und Payroll zusammenführen. So erleichtern sie den Workflow für beide Abteilungen.

Payroll und HR: Zusammenführung durch geeignete Software

Viele Unternehmen haben bereits Software für ihr Personalmanagement. Häufig verwenden sie aber verschiedene Tools, die nicht miteinander kombinierbar sind: Mitarbeiter nutzen dann unterschiedliche Systeme für Zeiterfassung, Urlaubsanträge und dafür, ihre Lohnabrechnungen online abzurufen. Auch wenn HR Dokumente aus dem Payroll-System benötigt werden oder umgekehrt, ist dies oftmals mit langen und umständlichen Wegen verbunden. Das Schlüsselwort zur Lösung dieser Probleme lautet: Schnittstellen.

Mittels gut implementierter Schnittstellen integriert die IT Lohnprogramme in eine HR-Software. So können Angestellte einheitlich auf ihre Dokumente und Daten zugreifen, was die Prozesse enorm vereinfacht. Außerdem ist es auf diese Weise für Payroll Specialists einfacher, Gehaltsdaten zu erfassen, einmalige Zahlungen zu veranlassen und Dokumente online zu übermitteln.

HR und Payroll sind perfekte Partner

HR und Payroll sind zwei klar voneinander getrennte Bereiche im Unternehmen. Um das Personalwesen effizient zu gestalten und die Employee Experience zu optimieren, ist eine Zusammenarbeit allerdings essenziell. Damit diese so unkompliziert wie möglich abläuft, gibt es für jeden Betrieb passende Software-Lösungen, die eine Schnittstelle zwischen den Abteilungen schaffen. Folglich ermöglichen es diese Tools, dass sowohl HR als auch die Lohnbuchhaltung gleichzeitig auf relevante Daten zugreifen und transparent über neue gesetzliche Vorgaben oder Veränderungen in der Belegschaft informiert sind. Somit schafft eine starke Partnerschaft dieser Abteilungen durchaus Wettbewerbsvorteile.