Payroll: Was sich hinter dem Begriff versteckt

Der Begriff Payroll ist ein Anglizismus, der auch im deutschsprachigen Raum immer gebräuchlicher wird. Da er mehrere Bedeutungen vereint, ist es wichtig, sie zu kennen und im Kontext zu verstehen. Erfahren Sie daher, was Payroll genau ist und wie Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung effizienter gestalten.

Was ist Payroll? Bedeutung auf Deutsch

Der Begriff bedeutet wörtlich übersetzt ‘Gehaltsliste’. Er steht aber zusätzlich für den gesamten Geldbetrag, den Unternehmen für Gehälter aufbringen. Oftmals ist mit Payroll auch die Abteilung gemeint, die die Lohnabrechnung durchführt, sowie alle damit verbundenen Prozesse.

Was ist ein Payroll Specialist?

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Lohnbuchhaltung werden als “Payroll Specialists” bezeichnet. Sie verantworten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Unternehmen. Zudem überblicken sie wichtige Fristen, Sonderzahlungen und Boni und verwalten die Zeiterfassung der Angestellten. Aufgrund des spezialisierten Aufgabenbereiches heißen sie auch Payroll Expert, Payroll Accountant, Payroll Consultant oder Payroll Administrator.

Payroll Specialist: Aufgaben

Angestellte der Lohnbuchhaltung sind nicht nur für die Lohnzahlung zuständig, sondern auch dafür, dass ihre Unternehmen die tarifrechtlichen Bestimmungen und Fristen bei der Steuerzahlung einhalten. Konkret übernimmt die Payroll-Abteilung folgende Aufgaben:

• Lohnabrechnungen erstellen und verwalten,
• mit Versicherungsträgern und Ämtern kommunizieren sowie
• tarifrechtliche Bestimmungen prüfen.

Payroll Specialists erstellen außerdem Berichte für die HR-Abteilung, unterstützen das Rechnungswesen und begleiten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen. Dabei stellen sie sicher, dass alle Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und fristgerecht an die zuständigen Stellen abgeführt werden.

Das Payroll Management regelt den Payroll-Prozess

Payroll Manager steuern die Prozesse der gesamten Lohnbuchhaltung. Diese Prozesse enthalten folgende Aufgaben:

• Die Specialists für Payroll pflegen die Daten der Mitarbeiter einheitlich ein und halten sie aktuell.
• Sie berücksichtigen dabei die Lohnnebenkosten, die ebenfalls in die Lohnabrechnung einfließen.
• Zudem übermitteln sie Stamm- und Bewegungsdaten sowie Verträge, Reisekosten und Bescheinigungen der einzelnen Angestellten an die Steuerberater des Betriebes.
• Die Steuerberater schicken die Lohnabrechnungen an die Finanzverwaltung. Zusätzlich führen sie die Lohnsteuer ab und sind auch im Falle einer Lohnpfändung verantwortlich.
• Die Firma stellt ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Gehaltsabrechnungen zur Verfügung – per Ausdruck oder online.

Payroll und HR: Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Human Resources und Payroll werden häufig in einen Topf geworfen. Tatsächlich arbeiten diese Abteilungen Hand in Hand, ihre Aufgabenfelder sind jedoch im Idealfall klar voneinander getrennt. Beide Bereiche sind anspruchsvoll und erfordern gut ausgebildete und spezialisierte Fachkräfte: Die Lohnbuchhaltung beschäftigt sich hauptsächlich mit Zahlen und Fakten, weshalb logisches Denken und eine strukturierte Arbeitsweise besonders wichtig sind. Im HR-Management stehen hingegen emotionale und soziale Kompetenzen wie Empathie und Intuition im Vordergrund – Fähigkeiten, die für den Erfolg im Recruiting und in der Talententwicklung entscheidend sind. Gerade kleine und mittlere Unternehmen verfügen jedoch oft über keine eigene Payroll-Abteilung, sodass HR häufig auch diese Aufgaben übernimmt.

Warum HR und Payroll effizient zusammenarbeiten müssen

Die HR-Abteilung gestaltet und prägt die Arbeitsatmosphäre und die Unternehmenskultur. Einen entscheidenden Faktor für zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern stellt aber auch das Gehalt dar. Somit ist es essentiell, dass die Payroll-Abteilung Angestellten durch transparente Lohnabrechnungen und zuverlässige Zahlungen das Gefühl gibt, ernst genommen und gut behandelt zu werden. Nur gemeinsam gelingt es dem HR-Management und der Lohnbuchhaltung, das bestmögliche Arbeitsklima zu schaffen und dadurch den Erfolg von Unternehmen entscheidend voranzutreiben.

Welche Schwierigkeiten gibt es in der Abteilung, die sich mit Gehaltsabrechnungen befasst?

Von anderen Abteilungen wird oftmals unterschätzt, wie kompliziert und vielfältig die Vorschriften und Regeln für die Lohnbuchhaltung sind. Dazu zählen besonders komplexe Vorgänge wie bestimmte Benefits für die Angestellten, Spesen oder Mitarbeiterbeteiligungen sowie internationaler Austausch oder flexible Beschäftigungsverhältnisse. Auch Leistungen wie geldwerte Vorteile, also Sachleistungen, die Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung stellen, bedeuten mehr Arbeit für die Payroll-Experten.

Ist es sinnvoll, die Payroll-Abteilung auszulagern?

Um diese komplexen Vorgänge effizient zu gestalten, ist es für mittelständische Unternehmen häufig einfacher, wenn sie ihre Lohnbuchhaltung auslagern. Laut einer Studie von EY zur globalen Entgeltabrechnung führten im Jahr 2017 ganze 38 % der befragten Unternehmen ihre Lohnabrechnung intern durch. Gründe dafür sind die hohe Transparenz bei den Abrechnungen sowie der Vorteil, die Kontrolle vollkommen inhouse zu behalten.

Allerdings lohnt es sich gerade für kleine und mittlere Unternehmen oft nicht, eigens für die Inhouse-Lohnabrechnung Mitarbeiter mit dem benötigten Know-how einzustellen. Da das Steuer- und Sozialversicherungsrecht äußerst komplex ist, erfordert die monatliche Gehaltsabrechnung umfassendes Fachwissen und Erfahrung.

Fehler in diesem Prozess können erhebliche Kosten nach sich ziehen: Neben möglichen Strafen und Bußgeldern drohen auch Schadensersatzforderungen vonseiten der Beschäftigten. Neben den Honoraren, die Steuerberater oder Lohnbüros für ihre Leistungen verlangen, müssen Unternehmen auch die finanziellen Folgen eigener Fehler einkalkulieren. Aus diesen Gründen ist es auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht ratsam, sorgfältig abzuwägen, ob die Lohnbuchhaltung im eigenen Unternehmen durchgeführt oder an einen externen Dienstleister ausgelagert werden soll.

Damit die ausgelagerte Lohnbuchhaltung optimal funktioniert, sind Software-Lösungen sinnvoll, die alle entscheidenden Daten aus HR und Payroll zusammenführen. So erleichtern sie den Workflow für beide Abteilungen.

Payroll und HR: Zusammenführung durch geeignete Software

Viele Unternehmen haben bereits Software für ihr Personalmanagement. Häufig verwenden sie aber verschiedene Tools, die nicht miteinander kombinierbar sind: Mitarbeiter nutzen dann unterschiedliche Systeme für Zeiterfassung, Urlaubsanträge und dafür, ihre Lohnabrechnungen online abzurufen. Auch wenn HR-Dokumente aus dem Payroll-System benötigt werden oder umgekehrt, ist dies oftmals mit langen und umständlichen Wegen verbunden. Das Schlüsselwort zur Lösung dieser Probleme lautet: Schnittstellen.

Mittels gut implementierter Schnittstellen integriert die IT Lohnprogramme in eine HR-Software. So können Angestellte einheitlich auf ihre Dokumente und Daten zugreifen, was die Prozesse enorm vereinfacht. Außerdem ist es auf diese Weise für Payroll-Mitarbeiter einfacher, Gehaltsdaten zu erfassen, einmalige Zahlungen zu veranlassen und Dokumente online zu übermitteln.

HR und Payroll sind perfekte Partner

HR und Payroll sind normalerweise zwei klar voneinander getrennte Bereiche im Unternehmen. Um das Personalwesen effizient zu gestalten und die Employee Experience zu optimieren, ist eine Zusammenarbeit allerdings essenziell. Damit diese so unkompliziert wie möglich abläuft, gibt es für jeden Betrieb passende Software-Lösungen, die eine Schnittstelle zwischen den Abteilungen schaffen. Folglich ermöglichen es diese Tools, dass sowohl HR als auch die Lohnbuchhaltung gleichzeitig auf relevante Daten zugreifen und transparent über neue gesetzliche Vorgaben oder Veränderungen in der Belegschaft informiert sind. Die Kombination aus HR- und Payroll-Software schafft Wettbewerbsvorteile für das gesamte Unternehmen.