Gehaltsabrechnung

Wie ist eine Gehaltsabrechnung aufgebaut?

Eine Gehaltsabrechnung gliedert sich in 3 Teile:

Kopfteil

Enthält Name und Anschrift des Arbeitgebers und -nehmers, Bezugs- und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers, persönliche Daten sowie Vertrags- und Urlaubsdaten.

Hauptteil

Listet Bruttolohn oder -gehalt, Sachbezüge und geldwerte Vorteile, vermögenswirksame Leistungen sowie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge auf. Außerdem beinhaltet der Hauptteil Steuerfreibeträge, Kirchensteuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge, persönliche Abzüge, mögliche Aufwandsentschädigungen und den Auszahlungsbetrag.

Schlussteil

Umfasst die Kontodaten des Arbeitnehmers, die Gesamtsumme des Arbeitgebers, die Verdienstbescheinigung und einen Hinweis auf die gesetzliche Grundlage (§ 108 GewO) der Abrechnung.

Wie werden die Brutto- und Nettobezüge in der Gehaltsabrechnung berechnet?

Die Gehaltsabrechnung zeigt u.a. das Nettogehalt eines Arbeitnehmers, das nach Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen wie Kranken- und Pflegeversicherung vom Bruttogehalt übrig bleibt.

Der Auszahlungsbetrag hängt von den folgenden Faktoren ab:

Steuern

• Lohnsteuer: Diese progressive Steuer wird nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers berechnet, die den persönlichen und familiären Umständen entspricht (z.B. ledig, verheiratet, alleinerziehend). Die Lohnsteuerklassen 1 bis 6 bestimmen die Höhe der Abzüge. 2024 liegt der Eingangssteuersatz in Deutschland bei 14%, der Spitzensteuersatz bei 42% und der Höchststeuersatz bei 45%.
• Kirchensteuer: Beträgt 8 bis 9% der Lohnsteuer – abhängig vom Bundesland – und wird nur von Mitgliedern bestimmter Religionsgemeinschaften erhoben.
• Solidaritätszuschlag: Seit 2021 größtenteils entfallen. Besserverdiener müssen 5,5% der Lohnsteuer abführen.

Sozialversicherungsbeiträge

• Arbeitslosenversicherung: Der Beitragssatz liegt bei 2,6% des Bruttogehalts, aufgeteilt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Rentenversicherung: Beide Parteien zahlen jeweils 9,3% des Bruttoeinkommens, der Gesamtsatz beträgt also 18,6%. Die Beitragsbemessungsgrenze unterscheidet sich zwischen den alten (6.500 Euro) und neuen Bundesländern (5.800 Euro).
• Krankenversicherung: Der allgemeine Beitragssatz liegt bei 14,6%, je zur Hälfte von Arbeitnehmer und -geber getragen. Ein Zusatzbeitrag kann je nach Krankenkasse erhoben werden und wird vollständig vom Arbeitnehmer übernommen.
• Pflegeversicherung: Der Beitragssatz beträgt 3,4% (4% für Kinderlose), ebenfalls aufgeteilt zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Kinderlose Arbeitnehmer zahlen zusätzlich 0,6% selbst.

Die Gehaltsabrechnung muss sämtliche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angaben sowie Details zu weiteren Abzügen wie Aufwandsentschädigungen, vermögenswirksamen Leistungen und Sonderzahlungen enthalten.

Was sind die rechtlichen Grundlagen einer Gehaltsabrechnung?

Die Gehaltsabrechnung unterliegt zahlreichen gesetzlichen Regelungen. Neben § 108 GewO sind dies die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen:

• §§ 275 und 285 Handelsgesetzbuch (HGB): Unternehmen müssen die Gehaltsdaten im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung korrekt erfassen. Auch international tätige Unternehmen, die nach International Financial Reporting Standards (IFRS) bilanzieren, müssen die Gehaltsabrechnungen einbeziehen.
• § 82 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, dass sein Arbeitgeber die Berechnung des Einkommens erklärt.
• §§ 28a bis 28 Sozialgesetzbuch (SGB) IV: Diese Paragrafen bestimmen, wann und in welcher Form Gehaltsabrechnungen erstellt, erfasst und verarbeitet werden.
• § 8 Beitragsverfahrensordnung (BVV): Die BVV regelt, welche Informationen ein Arbeitgeber von seinen Arbeitnehmern sammeln und in der Gehaltsabrechnung verwenden muss.

Diese gesetzlichen Vorgaben sorgen für Transparenz und Rechtssicherheit bei der Gehaltsabrechnung. Sie stellen zudem sicher, dass alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Welche Konsequenzen drohen bei einer fehlerhaften Gehaltsabrechnung?

Fehler auf Gehaltsabrechnungen können rechtliche und finanzielle Konsequenzen für den Arbeitgeber haben, da die Dokumente steuerrelevant sind. Dazu gehören Nachzahlungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger, Bußgelder sowie mögliche Schadensersatzforderungen durch den Arbeitnehmer.

Typische Fehler umfassen:

• Verwechslung eines Minijobs oder einer geringfügigen Beschäftigung mit einer kurzfristigen Beschäftigung
• Falsch angegebene Steuerklassen
• Ein im Hauptjob bereits aufgebrauchter Lohnsteuerfreibetrag
• Nicht beachtete Sonderregelungen
• Versäumte Abgabefristen

Berechnungsfehler, wie falsch berechnete Steuerabzüge, dürfen innerhalb von 3 Monaten korrigiert werden. Schwerwiegender sind Fehler bei der fristgerechten Zahlung von Beiträgen an Behörden. Werden 3 Zahlungen hintereinander vergessen, kann dies zu hohen Geld- oder Freiheitsstrafen führen.

Um Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen:

• Sich umfassend informieren und klare Anleitungen erstellen.
• Unterlagen geordnet aufbewahren.
• Lohnabrechnungen frühzeitig vorbereiten.
• Professionelle Tools nutzen.
• Bei Unklarheiten professionelle Hilfe suchen.

Wie lange muss eine Gehaltsabrechnung aufbewahrt werden?

Arbeitgeber sind nach § 41 EStG dazu angewiesen, steuerrechtliche Dokumente wie Entgeltabrechnungen und Lohnsteuerbelege 6 Jahre aufzubewahren. Haben die Dokumente einen direkten Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, müssen Unternehmen diese 10 Jahre aufbewahren. Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung müssen 10 Jahre, Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge 30 Jahre aufbewahrt werden.

Für Arbeitnehmer gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber die Verwahrung wird empfohlen, z.B. für Kredit- und Mietanträge.

Gehaltsabrechnung selbst erstellen oder auslagern?

Es gibt 2 Hauptmöglichkeiten, um Gehaltsabrechnungen zu erstellen:

1. Intern
2. Ausgelagert an externe Dienstleister

Wird die Gehaltsabrechnung intern erstellt, erfordert dies oft ein geeignetes Lohnprogramm. Dadurch behalten Unternehmen zwar vollständige Kontrolle über ihre Daten, benötigen jedoch inhouse speziell geschultes Personal, um ihre Payroll korrekt und rechtssicher umzusetzen.

Externe Anbieter wie Steuerberater und Lohnbüros entlasten bei dieser komplexen und zeitaufwendigen Aufgabe. Das ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen ideal, für die es sich selten lohnt, inhouse eigene Lohnexperten einzustellen. Auch für diesen Fall gibt es Payroll-Software, die Firmen bei ihrer Zusammenarbeit mit ihren externen Dienstleistern unterstützt.

Gehaltsabrechnung: Beispiel zur selbstständigen Erstellung

Die Erstellung einer Gehaltsabrechnung in der Lohnbuchhaltung erfolgt normalerweise in 5 Schritten:

1. Gesamtbruttolohn kalkulieren
2. Steuern berechnen
3. Sozialversicherungsbeiträge ermitteln
4. Nettogehalt berechnen
5. Auszahlungsbetrag überweisen