Geldwerter Vorteil und Entgeltabrechnung
Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern Leistungen bietet, die über den regulären Lohn oder das Grundgehalt hinausgehen, handelt es sich dabei um einen geldwerten Vorteil. Dienstwagen, Warengutscheine oder Zuschüsse zur Gesundheitsvorsorge sind typische Beispiele dafür. Ein geldwerter Vorteil ist vor allem für Arbeitgeber und Arbeitnehmer attraktiv, weil er bis zu einem gewissen Betrag steuerfrei bleibt – und damit auch kein Thema ist, das die Entgeltabrechnung betrifft. Jedoch überschreitet der Geldwertevorteil die entsprechende Freigrenze, muss er vollständig in der Lohnabrechnung versteuert werden.
Geringfügige Beschäftigungen: Welche Regeln gelten?
Auch Minijobber haben Anspruch auf eine Lohnabrechnung , allerdings sind sie nahezu vollständig von Sozialabgaben und steuerlichen Ansprüchen befreit. Lediglich ein überschaubarer Betrag von 3,6 Prozent fällt für die Rentenversicherung an, der direkt an die Minijob-Zentrale geht – wobei geringfügig Beschäftigte die Möglichkeit haben, sich von diesem Beitrag befreien zu lassen. Was bei dem Lohnniveau von Minijobbern auch nur zu verständlich ist: Lag der Lohn früher bei 450 Euro, beträgt er seit dem 1.10.2022 normalerweise 520 Euro. Dabei passt sich mittlerweile seine Geringfügigkeitsgrenze dynamisch an den Mindestlohn an.
Die Lohnabrechnung selber machen oder outsourcen?
Wenn sich Ihr Unternehmen dazu entscheidet, Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter selbst zu erstellen, übernehmen Sie damit ein komplexes Aufgabenfeld. Das Erstellen von Lohnabrechnungen erfordert genaue Vorteile der aktuellen gesetzlichen Regelungen .
Darüber hinaus müssen ihnen bei Lohn oder Gehalt die Verpflichtungen bekannt sein, die auf dem Lohnbescheid auftauchen – genauso wie die Beiträge, die an das Finanzamt sowie den Versicherungsträger abzuführen sind. Und selbstverständlich ist es für die Buchhaltung wichtig, von Anfang an zu wissen, ob es ganz grundsätzlich darum geht, ein Gehalt oder einen Lohn abzurechnen.
Lohnabrechnung selbst gemacht: Was passiert bei Fehlern?
Die Angaben auf einer Verdienstabrechnung sind steuerrelevant , es ist daher erforderlich, dass die Lohnabrechnung sorgfältig, gewissenhaft und vor allem korrekt erstellt wurde. Natürlich liegt es in der Natur der Sache, dass sich selbst bei aller Sorgfalt Fehler einschleichen können, wenn der Buchhalter die Entgeltabrechnung berechnen und erstellen. Nur: Passieren sollte das nicht.
Denn während sich zum Beispiel eine zu hoch oder zu niedrig angesetzte Lohnsteuer in der Regel mit einem gewissen Verwaltungsaufwand korrigieren lässt, können nicht fällige Sozialversicherungsbeiträge unter gewissen Umständen Geld- und sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen.
Aufgrund der Vielzahl der Dinge, die bei der Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beachten sind – sowie der möglichen Folgen von Fehlern – entscheiden sich zahlreiche Unternehmen oft dazu, dass sie ihre Lohnbuchhaltung auslagern oder sich Unterstützung in Form einer Software holen, um die Lohnabrechnung online vorzunehmen.
Die Aufbewahrungspflichten der Entgeltabrechnung verstehen
Zu guter Letzt sind bei der Lohnabrechnung steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese Pflichten treffen auch auf die Unterlagen von Mitarbeitern zu, die das Unternehmen schon längst verlassen haben.
Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zur Lohnabrechnung sind im EStG § 41 geregelt und reichen bis zu 10 Jahre, wenn die Dokumente im Zusammenhang mit der Ermittlung des betrieblichen Gewinns stehen. Die sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen können im Falle der betrieblichen Altersvorsorge sogar bis zu 30 Jahre laut § 18a BetrAVG umfassen.
Darüber hinaus sollten Arbeitnehmer ihre Lohnunterlagen bis zum Renteneintritt sorgfältig aufbewahren, um ihre späteren Rentenansprüche nachweisen zu können. Dazu besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung.
Fazit: Die Lohnabrechnung verstehen auf einen Blick
Also: Was ist eine Entgeltabrechnung? Eine Entgeltabrechnung beinhaltet sämtliche Informationen zum Lohn oder Gehalt, die für den Arbeitnehmer, den Arbeitgeber und das Finanzamt relevant sind . Daher handelt es sich bei zahlreichen Daten, die auf der Verdienstabrechnung aufgeführt sind, um die Angaben zu übermitteln. Dabei ist es besonders wichtig, dass sämtliche Informationen korrekt und gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen enthalten sind. Und selbst nachdem der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung erhalten hat, bestehen für den Arbeitgeber langfristige Aufbewahrungspflichten.
Aufgrund dieser komplexen Gesamtlage ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in vielen Buchhaltungsabteilungen gang und gäbe. Dabei gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die eine digitale Lohnabrechnung ermöglichen und die Verantwortlichen somit beim Erstellen der Lohnabrechnungen gezielt entlasten.
Lohnabrechnung kurzgefasst:
