Lohnabrechnung auf einen Blick erklärt

Lohnabrechnung

8 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Lohn- und Gehaltsabrechnung erklärt ‒ kompakt und einfach

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Dokument, welches den Lohn und das Gehalt eines Arbeitnehmers genau aufschlüsselt. Der Oberbegriff für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist dabei “Entgeltabrechnung” oder auch “Verdienstabrechnung”. Die Lohnabrechnung zeigt sowohl dem Arbeitnehmer als auch seinem Arbeitgeber sowie dem Finanzamt, aus welchen Zahlungen sich der Verdienst eines Arbeitnehmers konkret zusammensetzt.

Wie viel Steuern hat der Arbeitgeber bezahlt? Wie hoch fallen die Sozialversicherungsbeiträge aus? Und wie hoch ist das Einkommen überhaupt? All diese Informationen fasst die Entgeltabrechnung auf dem Lohnzettel für einen gewissen Zeitraum zusammen ‒ meist für die Dauer eines Monats. Doch wie erstellt man eine Gehaltsabrechnung?

Dieser Beitrag hilft Ihnen Schritt für Schritt dabei, die Lohnabrechnung zu verstehen.

Der Unterschied von Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung: Erklärung

Gehaltsabrechnung Lohnabrechnung
Erhält ein Arbeitnehmer ein Gehalt, so bekommt er monatlich denselben Betrag für seine Arbeit. Und zwar unabhängig davon, an wie vielen Tagen und für wie viele Stunden er tatsächlich gearbeitet hat. Der Verdienst auf einem Gehaltsschein fällt in der Regel immer gleich hoch aus, da bei einem Gehalt nicht nur die erbrachten Arbeitsstunden bezahlt werden. Dennoch ist es möglich, das die Höhe eines Gehalts vom sonst üblichen Betrag abweicht. Nämlich dann, wenn es zu Sonderzahlungen kommt. Erhält ein Arbeitnehmern hingegen einen Lohn, so berechnet sich dieser aus den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum. Der auf einer Lohnabrechnung aufgeführte Betrag kann daher von Monat zu Monat stark variieren ‒ je nach Umfang der gearbeiteten Stunden. Die Abrechnungsbescheinigung für einen Lohn erfolgt zudem meist erst, nachdem die Arbeit erbracht wurde, während die Gehaltsabrechnung oft schon im Verlauf des noch zu arbeitenden Monats erfolgt.

Die Lohnabrechnung erstellen: Gesetzliche Pflichten für Arbeitgeber

Sobald Unternehmen Mitarbeiter einstellen, sind sie dazu verpflichtet, diesen eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu erstellen. Dies ist in § 108 der Gewerbeordnung geregelt. Aus diesem Grund ist die Lohnbuchhaltung auch ein so unvermeidbares wie zentrales Aufgabenfeld in der Buchhaltung der meisten Firmen und Betriebe. Hintergrund ist der, dass so für alle Parteien die Höhe von Nettolohn sowie der gezahlten Steuern und der übermittelten Sozialversicherungsbeiträgen nachvollziehbar ist. Übrigens: Bleiben alle Angaben auf der Entgeltabrechnung im Vergleich zur vorherigen Verdienstabrechnung unverändert, dann muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht ordnungsgemäß erfolgen.

Wie erstellen Sie eine Lohnabrechnung? Hier die Erklärung schnell und einfach

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Aufbau und Inhalt auf einen Blick

Abhängig vom verwendeten Lohnprogramm weicht der Aufbau einer Lohnabrechnung von Unternehmen zu Unternehmen durchaus ab. Jedoch muss eine Lohnabrechnung stets als Bescheinigung nach §108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung gekennzeichnet werden. Und auch der Inhalt ist im Wesentlichen stets derselbe, da die Entgeltabrechnung eine Reihe von verpflichtenden Angaben enthält:

  • Angaben zum Arbeitgeber: Name und Anschrift
  • Persönliche Angaben zum Arbeitnehmer: Name, Anschrift und Geburtsdatum
  • Beginn des Beschäftigungsverhältnisses und gegebenenfalls dessen Enddatum
  • Abrechnungszeitraum mitsamt sämtlichen Sozialversicherungs- und Steuertagen
  • Aufschlüsselung von Lohn bzw. Gehalt mitsamt Höhe der Versicherungsbeiträge sowie den gezahlten Steuern, den enthaltenen Sachbezügen, Freibeträgen, Fahrtkostenzuschuss etc.
  • Angaben zur Sozialversicherung wie zum Beispiel den Beitragsgruppenschlüssel und die Sozialversicherungsnummer

Aufbau einer Gehaltsabrechnung: Ein Beispiel

Was muss alles auf der Lohnabrechnung stehen? Für den Aufbau einer Entgeltabrechnung gibt es mehr als ein mögliches Schema, dennoch finden sich bestimmte Informationen oft an ähnlichen Stellen wieder. Zum besseren Einblick anbei ein Beispiel für den Aufbau einer Gehaltsabrechnung:

Kopfzeile

Angaben Arbeitnehmer z.B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Konfession, Steuerklasse, Krankenkasse, Personalnummer, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer
Angaben Arbeitgeber z.B. Firmenname, Anschrift
Arbeitszeiten und Abwesenheiten z.B. Urlaub, Krankheit, Fehlzeiten, Eintritts- und gegebenenfalls Austrittsdatum

Lohnaufschlüsselung

Bruttobezüge z.B. Grundlohn, Zuschüsse, Betriebliche Altersversorgung
Steuerliche Abzüge z.B. Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag
Sozialversicherungsrechtliche Abzüge z.B. Beiträge für Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung
Nettoverdienst Inklusive spezieller Abzüge wie z.B. Beiträge zur betrieblichen Altersversicherung
Auszahlungsbetrag Betrag, den der Arbeitnehmer auf sein Konto erhält

Fußzeile

Bankverbindung Kontodaten des Arbeitnehmers
Lohnnebenkosten Arbeitgeber z.B. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung

Die Gehaltsabrechnung erstellen: Brutto- und Nettoentgelt berechnen

Umfasst der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt den gesamten Verdienst eines Arbeitnehmers, handelt es sich beim Nettolohn bzw. Nettogehalt um den Betrag, den ein Angestellter nach Abzug der Steuern und Sozialabgaben erhält. Vom Lohn abgezogen wird zum Beispiel:

  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Krankenversicherung
  • Renten- und Pflegeversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Darüber hinaus sind für viele Mitarbeiter Zuschläge und Zulagen ein Bestandteil bei der die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Während Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit innerhalb eines gewissen Rahmens steuerfrei bleiben – zum Beispiel beim Akkordlohn sind Zulagen immer steuerpflichtig. So fallen bei Überstunden- und Mehrarbeitszuschlägen immer Steuern und Sozialabgaben an. Zusätzlich umfasst der Arbeitslohn sonstige Vergütungen ‒ darunter fallen alle Bezüge, die nicht zum Laufenden Lohn gehören wie zum Beispiel Einmalzahlungen.

Zusammensetzung Bruttoverdienst:

  • Grundverdienst
  • Leistungsbezogene Zahlungen wie z.B. Urlaubsgeld
  • Gezahlte Steuern
  • Sozialversicherungsbeiträge

Zusammensetzung Nettoverdienst:

  • Bruttoverdienst minus der Zahlungen für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge z.B. der gesetzlichen Krankenversicherung

Geldwerter Vorteil und Entgeltabrechnung

Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern Leistungen bieten, die über den regulären Lohn oder das Grundgehalt hinausgehen, handelt es sich dabei um einen geldwerten Vorteil. Dienstwagen, Warengutscheine oder Zuschüsse zur Gesundheitsvorsorge sind typische Beispiele dafür. Ein geldwerter Vorteil ist vor allem deswegen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer attraktiv, da er bis zu einem gewissen Betrag steuerfrei bleibt ‒ und damit auch kein Thema ist, das die die Entgeltabrechnung betrifft. Überschreitet jedoch der geldwerte Vorteil die entsprechende Freigrenze, muss er vollständig in der Lohnabrechnung versteuert werden.

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Geringfügige Beschäftigung: Welche Regeln gelten?

Auch Minijobber haben Anspruch auf eine Lohnabrechnung, allerdings sind sie nahezu vollständig von Sozialabgaben und steuerlichen Ansprüchen befreit. Lediglich ein überschaubarer Betrag von 3,6 Prozent fällt für die Rentenversicherung an, der direkt an die Minijob-Zentrale geht ‒ wobei geringfügig Beschäftigte die Möglichkeit haben, sich von diesem Beitrag befreien zu lassen. Was bei dem Lohnniveau von Minijobbern auch nur zu verständlich ist: Lag der Lohn früher bei 450 Euro, beträgt er seit dem 1.10.2022 normalerweise 520 Euro. Dabei passt sich mittlerweile seine Geringfügigkeitsgrenze dynamisch an den Mindestlohn an.

Die Lohnabrechnung selber machen oder outsourcen?

Wenn sich Unternehmen dazu entscheiden, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ihre Mitarbeiter selbst zu erstellen, übernehmen sie damit ein komplexes Aufgabenfeld. Denn um die Entgeltabrechnung jederzeit korrekt umzusetzen, ist es Grundvoraussetzung, dass sich die dafür Verantwortlichen aus dem Bereich Payroll konsequent mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen auskennen.

Darüber hinaus müssen ihnen bei Lohn oder Gehalt die Pflichtangaben bekannt sein, die auf dem Lohnbescheid auftauchen ‒ genauso wie die Beiträge, die an das Finanzamt sowie die Versicherungsträger abzuführen sind. Und selbstverständlich ist es für die Buchhaltung wichtig, von Anfang an zu wissen, ob es ganz grundsätzlich darum geht, ein Gehalt oder einen Lohn abzurechnen.

Lohnabrechnung selbst gemacht: Was passiert bei Fehlern?

Die Angaben auf einer Verdienstabrechnung sind steuerrelevant, es ist daher unumgänglich, dass die Lohnabrechnung sorgfältig, gewissenhaft und vor allem korrekt erstellt wurde. Natürlich liegt es in der Natur der Sache, dass sich selbst bei aller Sorgfalt Fehler einschleichen können, wenn Buchhalter die Entgeltabrechnung berechnen und erstellen. Nur: Passieren sollte das nicht.

Denn während sich zum Beispiel eine zu hoch oder zu niedrig angesetzte Lohnsteuer in der Regel mit einem gewissen Verwaltungsaufwand korrigieren lässt, können nicht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge unter gewissen Umständen Geld- und sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen.

Aufgrund der Vielzahl der Dinge, die bei der Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beachten sind ‒ sowie der möglichen Folgen bei Fehlern ‒ entscheiden sich zahlreiche Unternehmen oft dazu, dass sie ihre Lohnbuchhaltung auslagern oder sich Unterstützung in Form einer Software zu holen, um die Lohnabrechnung online vorzunehmen.

Die Aufbewahrungspflichten der Entgeltabrechnung verstehen

Zu guter Letzt sind bei der bei Lohnabrechnung steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese Pflichten treffen auch auf die Unterlagen von Mitarbeitern zu, die das Unternehmen schon längst verlassen haben.

Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zur Lohnabrechnung  sind im EStG § 41 geregelt und reichen bis zu zehn Jahre, wenn die Dokumente in Zusammenhang mit der Ermittlung des betrieblichen Gewinns stehen. Die sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen können im Falle der betrieblichen Altersvorsorge sogar bis zu 30 Jahre laut § 18a BetrAVG umfassen.

Fazit: Die Lohnabrechnung verstehen auf einen Blick

Also: Was ist eine Entgeltabrechnung? Eine Entgeltabrechnung beinhaltet sämtliche Informationen zu Lohn bzw. Gehalt, die für den Arbeitnehmer, den Arbeitgeber und das Finanzamt relevant sind. Deswegen handelt es sich bei zahlreichen Daten, die auf der Verdienstabrechnung aufgeführt sind, um verpflichtende Angaben. Dabei ist es besonders wichtig, dass sämtliche Informationen korrekt und gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen enthalten sind. Und selbst nachdem der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung erhalten hat, bestehen für den Arbeitgeber langfristige Aufbewahrungspflichten.

Aufgrund dieser komplexen Gesamtlage ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in vielen Buchhaltungsabteilungen gang und gäbe. Dabei gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die eine digitale Lohnabrechnung ermöglichen und die Verantwortlichen dadurch beim Erstellen der Lohnabrechnungen gezielt entlasten.

Lohnabrechnung kurzgefasst:

Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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