Lohnabrechnung auf einen Blick erklärt

Lohnabrechnung

6 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Lohn- und Gehaltsabrechnung erklärt ‒ kompakt und einfach

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung das Dokument, das Lohn und Gehalt eines Arbeitnehmers genau aufschlüsselt. Der Oberbegriff für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist dabei “Entgeltabrechnung” oder auch “Verdienstabrechnung”. Die Lohnabrechnung zeigt sowohl dem Arbeitnehmer als auch seinem Arbeitgeber sowie dem Finanzamt, aus welchen Zahlungen sich der Verdienst eines Arbeitnehmers konkret zusammensetzt.

Wie viel Steuern hat der Arbeitgeber bezahlt? Wie hoch fallen die Sozialversicherungsbeiträge aus? Und wie hoch ist das Einkommen überhaupt? All diese Informationen fasst die Entgeltabrechnung auf dem Lohnzettel für einen gewissen Zeitraum zusammen ‒ meist für die Dauer eines Monats. Doch wie erstellt man eine Gehaltsabrechnung? Dieser Beitrag hilft Schritt für Schritt dabei, die Lohnabrechnung zu verstehen.

Der Unterschied von Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung: hier kommt die Erklärung

Gehaltsabrechnung Lohnabrechnung
Erhält ein Arbeitnehmer ein Gehalt, so bekommt er monatlich denselben Betrag für seine Arbeit. Und zwar unabhängig davon, an wie vielen Tagen und für wie viele Stunden er tatsächlich gearbeitet hat. Daher fällt der Verdienst auf einem Gehaltsschein in der Regel immer gleich hoch aus ‒ sofern es nicht zu Sonderzahlungen kommt. Erhält ein Arbeitnehmern hingegen einen Lohn, so berechnet sich dieser aus den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Der auf einer Lohnabrechnung aufgeführte Betrag kann daher von Monat zu Monat variieren. Die Abrechnungsbescheinigung für einen Lohn erfolgt zudem meist erst, nachdem die Arbeit erbracht wurde, während die Gehaltsabrechnung oft schon im Verlauf des noch arbeitenden Monats erfolgt.

Die Lohnabrechnung erstellen: gesetzliche Pflichten für Arbeitgeber

Sobald Unternehmen Mitarbeiter einstellen, sind sie dazu verpflichtet, diesen eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu erstellen. Dies ist in § 108 der Gewerbeordnung geregelt. Aus diesem Grund ist die Lohnbuchhaltung auch ein so unvermeidbares wie zentrales Aufgabenfeld in der Buchhaltung der meisten Firmen und Betriebe. Hintergrund ist der, dass so für alle Parteien die Höhe von Nettolohn sowie der gezahlten Steuern und der übermittelten Sozialversicherungsbeiträgen nachvollziehbar ist. Übrigens: Bleiben alle Angaben auf der Entgeltabrechnung im Vergleich zur vorherigen Verdienstabrechnung unverändert, dann muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht ordnungsgemäß erfolgen.

Wie erstellen Sie eine Lohnabrechnung? Hier die Erklärung schnell und einfach

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Aufbau und Inhalt auf einen Blick

Abhängig vom verwendeten Lohnprogramm weicht der Aufbau einer Lohnabrechnung von Unternehmen zu Unternehmen durchaus ab. Jedoch bleibt der Inhalt im Wesentlichen stets derselbe, da die Entgeltabrechnung eine Reihe von verpflichtenden Angaben enthält:

  • Angaben zum Arbeitgeber: Name und Anschrift
  • Persönliche Angaben zum Arbeitnehmer: Name, Anschrift und Geburtsdatum
  • Beginn des Beschäftigungsverhältnisses und gegebenenfalls dessen Enddatum
  • Abrechnungszeitraum mitsamt sämtlichen Sozialversicherungs- und Steuertagen
  • Aufschlüsselung von Lohn bzw. Gehalt mitsamt Höhe der Versicherungsbeiträge sowie den gezahlten Steuern, den enthaltene Sachbezügen, Freibeträgen, etc.
  • Angaben zur Sozialversicherung wie zum Beispiel den Beitragsgruppenschlüssel und die Sozialversicherungsnummer

Aufbau einer Gehaltsabrechnung: ein Beispiel

Was muss alles auf der Lohnabrechnung stehen? Für den Aufbau einer Entgeltabrechnung gibt es mehr als ein mögliches Schema, dennoch finden sich bestimmte Informationen oft an ähnlichen Stellen wieder. Zum besseren Einblick anbei ein Beispiel für den Aufbau einer Gehaltsabrechnung:

Kopfzeile

Angaben Arbeitnehmer z.B. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Konfession, Steuerklasse, Krankenkasse, Personalnummer, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer
Angaben Arbeitgeber z.B. Firmenname, Anschrift
Arbeitszeiten und Abwesenheiten z.B. Urlaub, Krankheit, Fehlzeiten, Eintritts- und gegebenenfalls Austrittsdatum

Lohnaufschlüsselung

Bruttobezüge z.B. Grundlohn, Zuschüsse, Betriebliche Altersversorgung
Steuerliche Abzüge z.B. Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag
Sozialversicherungsrechtliche Abzüge z.B. Beiträge für Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung
Nettoverdienst Inklusive spezieller Abzüge wie z.B. Beiträge zur betrieblichen Altersversicherung
Auszahlungsbetrag Betrag, den der Arbeitnehmer auf sein Konto erhält

Fußzeile

Bankverbindung Kontodaten des Arbeitnehmers
Lohnnebenkosten Arbeitgeber z.B. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung

Die Gehaltsabrechnung erstellen: Brutto- und Nettoentgelt berechnen

Umfasst der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt den gesamten Verdienst eines Arbeitnehmers, handelt es sich beim Nettolohn bzw. Nettogehalt um den Betrag, den ein Angestellter nach Abzug der Steuern und Sozialabgaben erhält. Zusätzlich kann der ausgezahlte Lohn Zuschläge wie Gefahrenzulagen und Überstundenzuschläge enthalten, diese sind aber nicht zu versteuern und zählen daher nicht zum Bruttolohn.

Zusammensetzung Bruttoverdienst:

  • Grundverdienst
  • Leistungsbezogene Zahlungen wie z.B. Urlaubsgeld
  • Gezahlte Steuern
  • Sozialversicherungsbeiträge

Zusammensetzung Nettoverdienst:

  • Bruttoverdienst minus der Zahlungen für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
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Die Lohnabrechnung selber machen oder outsourcen?

Wenn sich Unternehmen dazu entscheiden, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ihre Mitarbeiter selbst zu erstellen, übernehmen sie damit ein komplexes Aufgabenfeld. Denn um die Entgeltabrechnung jederzeit korrekt umzusetzen, ist es Grundvoraussetzung, dass sich die dafür Verantwortlichen konsequent mit den aktuellen gesetzlichen Regelungen auskennen. Darüber hinaus müssen ihnen die Pflichtangaben bekannt sein, die auf dem Lohnbescheid auftauchen ‒ genauso wie die Beiträge, die an das Finanzamt sowie die Versicherungsträger abzuführen sind. Und selbstverständlich ist es für die Buchhaltung wichtig, von Anfang an zu wissen, ob es ganz grundsätzlich darum geht, ein Gehalt oder einen Lohn abzurechnen.

Lohnabrechnung selbst gemacht: Was passiert bei Fehlern?

Die Angaben auf einer Verdienstabrechnung sind steuerrelevant, es ist daher unumgänglich, dass die Lohnabrechnung sorgfältig, gewissenhaft und vor allem korrekt erstellt wurde. Natürlich liegt es in der Natur der Sache, dass sich selbst bei aller Sorgfalt Fehler einschleichen können, wenn Buchhalter die Entgeltabrechnung berechnen und erstellen. Nur: Passieren sollte das nicht. Denn während sich zum Beispiel eine zu hoch oder zu niedrig angesetzte Lohnsteuer in der Regel mit einem gewissen Verwaltungsaufwand korrigieren lässt, können nicht gezahlte Sozialversicherungsbeiträge unter gewissen Umständen Geld- und sogar Freiheitsstrafen nach sich ziehen.

Aufgrund der Vielzahl der Dinge, die bei der Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beachten sind ‒ sowie der möglichen Folgen bei Fehlern ‒ entscheiden sich zahlreiche Unternehmen oft dazu, ihre Lohnbuchhaltung auszulagern oder sich Unterstützung in Form einer Software zu holen, um die Lohnabrechnung online vorzunehmen.

Die Aufbewahrungspflichten der Entgeltabrechnung verstehen

Zu guter Letzt sind bei der bei Lohnabrechnung steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Diese Pflichten treffen auch auf die Unterlagen von Mitarbeitern zu, die das Unternehmen schon längst verlassen haben. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen zur Lohnabrechnung  sind im EStG § 41 geregelt und reichen bis zu zehn Jahre, wenn die Dokumente in Zusammenhang mit der Ermittlung des betrieblichen Gewinns stehen. Die sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen können im Falle der betrieblichen Altersvorsorge sogar bis zu 30 Jahre laut § 18a BetrAVG umfassen.

Fazit: Die Lohnabrechnung verstehen auf einen Blick

Also: Was ist eine Entgeltabrechnung? Eine Entgeltabrechnung beinhaltet sämtliche Informationen zu Lohn bzw. Gehalt, die für den Arbeitnehmer, den Arbeitgeber und das Finanzamt relevant sind. Deswegen handelt es sich bei zahlreichen Daten, die auf der Verdienstabrechnung aufgeführt sind, um verpflichtende Angaben. Dabei ist es besonders wichtig, dass sämtliche Informationen korrekt und gemäß den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen enthalten sind. Und selbst nachdem der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung erhalten hat, bestehen für den Arbeitgeber langfristige Aufbewahrungspflichten. Aufgrund dieser komplexen Gesamtlage ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in vielen Buchhaltungsabteilungen gang und gäbe.

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