Digitale
Personalakte

Dokumente zentral und sicher verwalten.

Ganz ohne Aktenordner.

Digitale
Personalakte

Dokumente zentral und sicher verwalten.

Ganz ohne Aktenordner.

Sicher

DSGVO-konformer Workflow für Daten und Dokumente

Digital

Papierlos, platzsparend und standortunabhängig

Effizient

Schnell alle relevanten Akteneinträge finden

Digitale Personalakte macht
dem Papierchaos ein Ende

Ersetzen Sie Ihre Papierakten und sparen Sie Zeit! Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten- und dokumente Ihrer Mitarbeiter zentral, sicher und standortunabhängig und das bei unbegrenztem Speicherplatz. Alle relevanten Daten oder benötigten Unterlagen zu einem Mitarbeiter haben Sie so jederzeit schnell zur Hand:

  • Bewerbungsunterlagen

  • Vertragsdaten

  • Kontakt- und Stammdaten

  • Aus- und Weiterbildungsunterlagen

Auch Anmerkungen und Notizen können Sie den Akteneinträgen direkt zuordnen und so leicht erfassen. Mit der digitalen Personalakte können Personaler produktiv arbeiten und die Personalprozesse damit deutlich verschlanken.

Kein Scannen, Kopieren und Abheften mehr!

Mitarbeiter laden ihre Personaldokumente im Employee Self Service hoch – auch mobil. Und müssen ihre Dokumente somit nicht mehr in die Personalabteilung bringen oder zeitaufwendig per Post schicken. Stattdessen wird der zuständige Personalverantwortliche automatisch über neue Dokumente informiert. Der Personaler speichert die Unterlagen dann als neuen Eintrag in der Digitalen Personalakte des Mitarbeiters.

Übersichtliche Zuordnung

Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen funktioniert wie mit Ordnern. Nur eben nicht analog, sondern digital. Egal, ob es sich um Arbeitsverträge, Bewerbungsdokumente oder Unterlagen zur Sozialversicherung handelt – Sie behalten jederzeit den Überblick! Denn die unterschiedlichen Personaldokumente werden individuell definiert und thematisch kategorisiert. So finden Sie immer das, was Sie gerade benötigen.

Papierakten einfach digitalisieren
und importieren

Sie haben Schränke voller Personalakten? Kein Problem, die Importfunktion von HRworks ermöglicht Ihnen, Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit effizient zu digitalisieren. Sie haben Ihre Mitarbeiter-Stammdaten in anderen Systemen oder bereits digitale Akten? Auch diese lassen sich einfach in HRworks importieren.

Das sagen unsere Kunden

„Einfacher Prozessablauf und Konnektivität zwischen den einzelnen Schritten. Keine extra Excel-Sheets mehr.”

„Tolles, einfaches, aber umfassendes HR-Tool, wir sind sehr zufrieden damit. ”

„Wir verwenden HRworks für die komplette Personalverwaltung. Wir konnten das für die Verwaltung benötigte Papier wesentlich reduzieren und leisten somit einen kleinen Umweltbeitrag. ”

Weitere Bewertungen finden Sie auf

Automatische Erinnerung
und Wiedervorlagen von Akteneinträgen

Wiedervorlagen geben Ihnen mehr Übersicht – auch bei vielen Personalakten. Denn HRworks erinnert Sie automatisch an anstehende Personalaufgaben, wie zum Beispiel:

  • Probezeitende

  • Vertragsbefristung

  • Arbeitsbescheinigung

  • Jubiläum

  • Geburtstage

  • Mitarbeitergespräche

Höchster Datenschutz für Ihre digitalen Akten

Alle Daten sind dank Verschlüsselung optimal geschützt und Ihre sensiblen Personendaten damit datenschutzkonform gespeichert. Die Notwendigkeit für zusätzliche Sicherungsmaßnahmen entfällt. Zusätzlich können Sie mit der Funktion Alte Daten löschen, bequem festlegen, welche Daten Sie nach welchem Zeitraum löschen, wie zum Beispiel:

  • Abrechnungs-Protokollierungen

  • Reiseanträge

  • Reisekostenabrechnungen

  • Personalakteneinträge

  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Damit unterstützt Sie HRworks bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.

DSGVO konform arbeiten mit HRworks
DSGVO konform arbeiten mit HRworks

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte festlegen

Regeln Sie den Zugriff auf Ihre digitalen Personalakten mit Hilfe eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens möglich und Sie legen fest, welchen Zugriff Vorgesetzte auf die Personalakten Ihrer Mitarbeiter haben – ob Mitarbeiter selbst Dokumente hochladen dürfen und ob ein Vier-Augen-Prinzip zur Löschung von Einträgen notwendig ist. Die Freigabe einzelner Personalakteneinträge erfolgt entweder dauerhaft oder zeitlich begrenzt per Klick. Damit können wahlweise Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte berechtigt werden, auf Akteninhalte zuzugreifen.

Die digitale Zukunft mit HRworks

Case Study: Elektronische Personalakte mit Köpfchen und Design

Gut zu wissen: Unser Partnernetzwerk
für Ihren Start in die Digitalisierung

Akten, die sich über Jahre und Jahrzehnte angesammelt haben, inhouse zu digitalisieren und dabei auch noch Ressourcen zu sparen, ist fast nicht möglich. Wir haben zuverlässige Partner, die sich Ihrer Akten annehmen und sie professionell digitalisieren. Durch modernste Technik können unsere ISO-zertifizierten Scan-Dienstleister alle Formate und Größen bearbeiten – auf Wunsch auch bereits eingelagerte Akten. Per Knopfdruck stehen die Dokumente dann in HRworks zur Verfügung.

HRworks – vielfach genutzt

10+

Jahre Erfahrung in der Digitalisierung
von Personalakten

900000+

Personalakteneinträge allein
im März 2020

200000+

Anwender zählen zu unseren
zufriedenen Kunden

Mehr als 2.000 Unternehmen vertrauen bereits auf HRworks

Logo: Jaguar

Liste: Funktionen der Digitalen Personalakte in HRworks

Allgemeines
Komplett digitaler Workflow
Schneller, einfacher Zugriff
Alle Mitarbeiterdaten in einem System
Übersichtliche Ordnerstruktur
Personaler und Vorgesetzte sind per Mausklick auskunftsfähig
Personalaktenimport
Struktur von Personalakten individualisierbar
Steuerung der Zugriffsberechtigungen
Erinnerung an ausstehende Personalaufgaben
Freigabe einzelner Personalakteneinträge an Mitarbeiter
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff
Personalakteneinträge nach Personen und Kategorien sortieren
Integrierte Wiedervorlage für Personalakteneinträge
Sicherheit
DSGVO-konform
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
Nachvollziehbare Speicherung / Archivierung
Technisch
Moderne Verschlüsselungstechnik (AES-256)
Employee Self Service: Mitarbeiter laden PDF-Dokumente selbst hoch
Personaler werden automatisch über hochgeladene Dokumente informiert
Zugriff via Browser

Mehr als nur digitale Personalakten

Die Personalakten-Funktion ist nur ein kleiner Teil von HRworks. Selbstverständlich steht Ihnen die Verknüpfung zu verwandten HR-Funktionen zur Verfügung:

  • Zeitwirtschaft

  • Personalmanagement

  • Reisemanagement

  • Corporate Benefits

Weitere Features

Bewerbermanagement

On-und Offboarding

Urlaubsverwaltung

Compliance Management

Corporate Benefits

Reisemanagement

Bekannt aus

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!

Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.