Personalverwaltung
Ersetzen Sie Ihre Papierakten und sparen Sie Zeit! Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten und -dokumente Ihrer Mitarbeiter zentral, sicher und standortunabhängig und das bei unbegrenztem Speicherplatz.
Alle relevanten Daten oder benötigten Unterlagen zu einem Mitarbeiter haben Sie so jederzeit schnell zur Hand:
Auch Anmerkungen und Notizen können Sie den Akteneinträgen direkt zuordnen und so leicht erfassen. Mit der digitalen Personalakte können Personaler produktiv arbeiten und die Personalprozesse damit deutlich verschlanken.
Mitarbeiter laden ihre Personaldokumente im Employee Self Service hoch – auch mobil. Und müssen ihre Dokumente somit nicht mehr in die Personalabteilung bringen oder zeitaufwendig per Post schicken.
Stattdessen wird der zuständige Personalverantwortliche automatisch über neue Dokumente informiert. Der Personaler speichert die Unterlagen dann als neuen Eintrag in der Digitalen Personalakte des Mitarbeiters.
Sie haben Schränke voller Personalakten? Kein Problem, die Importfunktion von HR WORKS ermöglicht Ihnen, Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit effizient zu digitalisieren. Sie haben Ihre Mitarbeiter-Stammdaten in anderen Systemen oder bereits digitale Akten? Auch diese lassen sich einfach in HR WORKS importieren.
Alle Daten sind dank Verschlüsselung optimal geschützt und Ihre sensiblen Personendaten damit datenschutzkonform gespeichert. Die Notwendigkeit für zusätzliche Sicherungsmaßnahmen entfällt. Zusätzlich können Sie mit der Funktion Alte Daten löschen, bequem festlegen, welche Daten Sie nach welchem Zeitraum löschen, wie zum Beispiel:
Damit unterstützt Sie HR WORKS bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.
Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen funktioniert wie mit Ordnern. Nur eben nicht analog, sondern digital. Egal, ob es sich um Arbeitsverträge, Bewerbungsdokumente oder Unterlagen zur Sozialversicherung handelt – Sie behalten jederzeit den Überblick!
Denn die unterschiedlichen Personaldokumente werden individuell definiert und thematisch kategorisiert. So finden Sie immer das, was Sie gerade benötigen.
Holen Sie Unterschriften unter wichtigen Dokumenten wie Personalbögen schnell und einfach ein. Mit der E-Signatur unterzeichnen Mitarbeiter und Vorgesetzte Unterlagen digital, was Zeit, Papier und Kosten spart. Bei Bedarf legen Sie sogar die Reihenfolge der Unterzeichner fest.
Wiedervorlagen geben Ihnen mehr Übersicht – auch bei vielen Personalakten. Denn HR WORKS erinnert Sie automatisch an anstehende Personalaufgaben.
Regeln Sie den Zugriff auf Ihre digitalen Personalakten mit Hilfe eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens möglich und Sie legen fest, welchen Zugriff Vorgesetzte auf die Personalakten Ihrer Mitarbeiter haben – ob Mitarbeiter selbst Dokumente hochladen dürfen und ob ein Vier-Augen-Prinzip zur Löschung von Einträgen notwendig ist.
Die Freigabe einzelner Personalakteneinträge erfolgt entweder dauerhaft oder zeitlich begrenzt per Klick. Damit können wahlweise Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte berechtigt werden, auf Akteninhalte zuzugreifen.
Leitfaden zum Download
So gelingt die Einführung einer HR-Software
Erfahren Sie, wie Sie die optimale HR-Software für Ihr Unternehmen finden und implementieren.
Akten, die sich über Jahre und Jahrzehnte angesammelt haben, inhouse zu digitalisieren und dabei auch noch Ressourcen zu sparen, ist fast nicht möglich. Wir haben zuverlässige Partner, die sich Ihrer Akten annehmen und sie professionell digitalisieren.
Durch modernste Technik können unsere ISO-zertifizierten Scan-Dienstleister alle Formate und Größen bearbeiten – auf Wunsch auch bereits eingelagerte Akten. Per Klick stehen die Dokumente dann in HR WORKS zur Verfügung.
Allgemein
Sicherheit
Technisch
HR WORKS ist Testsieger
VORTEILE VON HR WORKS KENNENLERNEN
Wollen Sie mehr erfahren?
Wir beraten Sie gern.
Lernen Sie die beste Software für Ihre Personalverwaltung in einem persönlichen Gespräch kennen – und testen Sie anschließend HR WORKS kostenlos.
ALLE HR-PROZESSE VEREINT IN EINER SOFTWARE
HR WORKS ist so viel mehr!
Zeitwirtschaft
Reisekostenabrechnung
Personalverwaltung
Personalentwicklung
Lohn + Gehalt
Digitalisieren Sie Ihre HR
RDE-Dienstleistungen90Mitarbeiter
Wir bei RDE nutzen seit Juli 2019 die Software von HR WORKS. Von der Usability und dem Funktionsumfang sind wir begeistert. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.
Christian Kütt
Leiter Finance
RDE-Dienstleistungen
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!
Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HR WORKS zu Ihrem Unternehmen passt.
