Alle Daten zentral gespeichert
und jederzeit griffbereit
Personalverwaltung
Schneller Dokumentenzugriff
Alle Daten zentral gespeichert
und jederzeit griffbereit
Sensible Daten geschützt
Verschlüsselte Cloud-Lösung
für optimale Sicherheit
Schlanke HR-Prozesse
Mehr Effizienz durch Automatisierung
und Self-Service
Ab Januar 2027 gilt die BVV
Darum Digitale Personalakte: Laut der Beitragsverfahrensordnung (BVV) müssen Arbeitgeber ab 2027 sozialversicherungspflichtige Dokumente revisionssicher und digital verfügbar aufbewahren. Dazu gehören auch Gehaltsdokumente, Staatsangehörigkeitsnachweise und Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse. Mit HR WORKS haben Sie eine DSGVO-konforme Lösung, cloud-gehostet in der EU.
Alle Infos sofort zur Hand: Mitarbeiterdokumente finden Sie in HR WORKS schnell und einfach. In der digitalen Personalakte überarbeiten Sie z.B. Adressänderungen nicht mehr manuell in unterschiedlichen Systemen. Stattdessen aktualisieren Mitarbeitende ihre Daten eigenständig, während Sie als Admin alle Zugriffsrechte flexibel steuern.
So unterstützt HR WORKS Sie bei Ihrer Digitalisierung
Digitale Ordner zur Übersicht
Sie behalten mit den hilfreichen digitalen Ordnerstrukturen jederzeit den Überblick:
Digitale Ordner zur Übersicht
Sie behalten mit den hilfreichen digitalen Ordnerstrukturen jederzeit den Überblick:
Employee Self Service
Ihre Digitale-Personalakte-Software verfügt über ein individualisierbares Rollen- und Berechtigungskonzept. So können die Mitarbeitern Dokumente hochladen oder anfordern, während Personaler automatisch an Fristen erinnert und über wichtige Updates informiert werden.
Employee Self Service
Ihre Digitale-Personalakte-Software verfügt über ein individualisierbares Rollen- und Berechtigungskonzept. So können die Mitarbeitern Dokumente hochladen oder anfordern, während Personaler automatisch an Fristen erinnert und über wichtige Updates informiert werden.
Daten-Upload
HR WORKS bietet Ihnen ein System, mit dem Sie bestehende Papierakten geordnet ins System laden. Sie wollen diese Arbeit komplett abgeben? Gerne empfehlen wir Ihnen unsere zuverlässigen Partner, welche dies für Sie übernehmen.
Daten-Upload
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Datenschutz & -sicherheit
Digitalisierung bedeutet auch: Datensicherheit schaffen und Datenschutz gewährleisten. Mit HR WORKS sind alle Daten durch Verschlüsselung und zahlreiche weitere Maßnahmen optimal geschützt. Darüber hinaus sind Ihre sensiblen Personendaten datenschutzkonform gespeichert.
Datenschutz & -sicherheit
Digitalisierung bedeutet auch: Datensicherheit schaffen und Datenschutz gewährleisten. Mit HR WORKS sind alle Daten durch Verschlüsselung und zahlreiche weitere Maßnahmen optimal geschützt. Darüber hinaus sind Ihre sensiblen Personendaten datenschutzkonform gespeichert.
Digitale Ordner zur Übersicht
Sie behalten mit den hilfreichen digitalen Ordnerstrukturen jederzeit den Überblick:
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Employee Self Service
Ihre Digitale-Personalakte-Software verfügt über ein individualisierbares Rollen- und Berechtigungskonzept. So können die Mitarbeitern Dokumente hochladen oder anfordern, während Personaler automatisch an Fristen erinnert und über wichtige Updates informiert werden.
Employee Self Service
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Daten-Upload
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Datenschutz & -sicherheit
Digitalisierung bedeutet auch: Datensicherheit schaffen und Datenschutz gewährleisten. Mit HR WORKS sind alle Daten durch Verschlüsselung und zahlreiche weitere Maßnahmen optimal geschützt. Darüber hinaus sind Ihre sensiblen Personendaten datenschutzkonform gespeichert.
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Haufe DocPlus bietet rechtssichere HR-Dokumentvorlagen basierend auf der Expertise des Marktführers. Laden Sie einfach Ihre Word-Vorlagen hoch – Sie erhalten optimal formatierte und schnell erstellte HR-Dokumente. Und dank praktischer OCR-Volltextsuche finden Sie benötigte Infos im Nu.
Holen Sie Unterschriften unter wichtigen Dokumenten wie Personalbögen schnell und einfach ein. Mit der E-Signatur unterzeichnen Mitarbeiter und Vorgesetzte Unterlagen digital, was Zeit, Papier und Kosten spart. Bei Bedarf legen Sie sogar die Reihenfolge der Unterzeichner fest.
Auch Anmerkungen und Notizen ordnen Sie in der Digitalen-Personalakte-Software den Akteneinträgen direkt zu. So behalten Sie wichtige Informationen, Gesprächsthemen und individuelle Anmerkungen zu Mitarbeitenden immer im Blick – strukturiert, sicher und jederzeit verfügbar.
Alle Personaldaten in einem Tool
Komplett digitaler Workflow
BVV- und DSGVO-konform
Employee Self Service
Individualisierbare Aktenstruktur
Aufgabenerinnerungen
Rollenbasierte Berechtigungen
Nachvollziehbare Archivierung
Verschlüsselung (AES-256)
HR WORKS ist Testsieger
VORTEILE VON HR WORKS KENNENLERNEN
Wollen Sie mehr erfahren?
Wir beraten Sie gern.
Lernen Sie die beste Software für Ihre Personalverwaltung in einem persönlichen Gespräch kennen – und testen Sie anschließend HR WORKS kostenlos.
ALLE HR-PROZESSE VEREINT IN EINER SOFTWARE
HR WORKS ist so viel mehr!
Zeitwirtschaft
Reisekostenabrechnung
Personalverwaltung
Personalentwicklung
Payroll
Digitalisieren Sie Ihre HR
RDE-Dienstleistungen90Mitarbeiter
Wir bei RDE nutzen seit Juli 2019 die Software von HR WORKS. Von der Usability und dem Funktionsumfang sind wir begeistert. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.
Christian Kütt
Leiter Finance
RDE-Dienstleistungen
Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!
Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HR WORKS zu Ihrem Unternehmen passt.
Weitere Themen aus der Personalwirtschaft
Die Digitale-Personalakte-Software von HR WORKS beendet das Papierchaos in Personalabteilungen und schafft eine zentrale, übersichtliche Lösung für alle HR-Prozesse. Und zwar DSGVO-konform und genau auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen im DACH-Raum abgestimmt. Die Elektronische-Personalakte-Software hilft Ihnen dabei, wichtige Informationen und Dokumente effizient zu verwalten, sensible Daten sicher zu speichern und den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Informationen und Dokumente legen Sie zentral ab, speichern sie revisionssicher und sind von HR-Verantwortlichen jederzeit bei Bedarf abrufbar. Administrative Aufgaben wie Adressänderungen und das Hochladen neuer Nachweise erledigen Mitarbeitende selbstständig. Gleichzeitig sorgt ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept dafür, dass Sie Zugriffsrechte individuell festlegen können.
Sie können Mitarbeitenden Dokumente zuweisen, diese können aber auch selbst bestimmte Dokumente anfordern. Vorgesetzten können individuell unterschiedliche Zugriffsrechte zugeteilt werden. Alle Funktionen sind darauf ausgelegt, Ihre HR-Prozesse möglichst effizient und gesetzeskonform zu gestalten.
Gerade im Mittelstand wird die Digitalisierung oft als Herausforderung wahrgenommen, selbst die Einführung einer digitalen Personalakte stellt für viele Unternehmen eine Hürde dar. HR WORKS unterstützt Sie daher aktiv dabei, diesen Prozess zu vereinfachen. Wenn Sie selbst keine Kapazitäten inhouse für den Upload bestehender Akten haben, empfehlen wir Ihnen externe Dienstleister.
Zugleich bietet die Software eine cloud-basierte Lösung, die speziell für effiziente und moderne HR-Prozesse entwickelt wurde. Alle Daten werden bequem online verwaltet, ob von der HR-Abteilung oder direkt von den Mitarbeitenden – im Büro genauso wie von unterwegs. Funktionen wie automatische Erinnerungen, personalisierbare Aktenstrukturen und elektronische Signaturen sorgen für eine spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag.
Die Daten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter müssen mit größtmöglicher Sensibilität behandelt werden. Die Software erfüllt die strengen Anforderungen der DSGVO durch eine intelligente Rechteverwaltung: Mitarbeiter erhalten nur Zugriff auf die Daten, die für ihre Tätigkeit erforderlich sind. So wird unbefugtem Zugriff vorgebeugt und der Datenschutz gewährleistet.
Für maximale Datensicherheit speichert die Digitale-Personalakte-Software alle Daten verschlüsselt in einem AWS-Rechenzentrum in Dublin. Dank der Zertifizierungen nach DIN ISO/IEC 27001 und DIN ISO/IEC 27018 verfügt das System über ein Höchstmaß an Sicherheit. Durch mehrfach integrierte Backups bleiben die Daten auch im Fall technischer Probleme oder eines Anbieterwechsels jederzeit verfügbar und können bei Bedarf exportiert oder gelöscht werden.
Die Elektronische-Personalakte-Software sorgt dafür, dass mittelständische Unternehmen ihre HR-Prozesse sowohl effizienter als auch zukunftssicher gestalten. Mit minimalem Aufwand erstellen Sie digitale Akten, verwalten Sie wichtige Informationen strukturiert und erfüllen alle gesetzlich vorgeschriebenen Auflagen. Die Lösung ist modular aufgestellt, einfach zu bedienen und passt sich den individuellen Anforderungen jeder Organisation an.