Personalverwaltung

Digitale Personalakte Software

  • Alle Daten und Unterlagen übersichtlich an einem Platz
  • Überall verfügbar ‒ auch im Homeoffice
  • DSGVO-konforme Zugriffs- und Rechteverwaltung
Dokumente Compliance Management Dashboard
Teamkalender Detailansicht
Mitarbeiterin digitalisiert Personalakten
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Dem Papierchaos ein Ende bereiten. Mit der digitalen Personalakte-Software

Ersetzen Sie Ihre Papierakten und sparen Sie Zeit! Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten und -dokumente Ihrer Mitarbeiter zentral, sicher und standortunabhängig und das bei unbegrenztem Speicherplatz.

Alle relevanten Daten oder benötigten Unterlagen zu einem Mitarbeiter haben Sie so jederzeit schnell zur Hand:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Vertragsdaten
  • Kontakt- und Stammdaten
  • Aus- und Weiterbildungsunterlagen
Mann nimmt Einträge an der digitalen Personalakte vor

Auch Anmerkungen und Notizen können Sie den Akteneinträgen direkt zuordnen und so leicht erfassen. Mit der digitalen Personalakte können Personaler produktiv arbeiten und die Personalprozesse damit deutlich verschlanken.


Kein Scannen, Kopieren & Abheften mehr!

Mitarbeiter laden ihre Personaldokumente im Employee Self Service hoch – auch mobil. Und müssen ihre Dokumente somit nicht mehr in die Personalabteilung bringen oder zeitaufwendig per Post schicken.

Stattdessen wird der zuständige Personalverantwortliche automatisch über neue Dokumente informiert. Der Personaler speichert die Unterlagen dann als neuen Eintrag in der Digitalen Personalakte des Mitarbeiters.


Papierakten einfach digitalisieren & importieren

Sie haben Schränke voller Personalakten? Kein Problem, die Importfunktion von HR WORKS ermöglicht Ihnen, Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit effizient zu digitalisieren. Sie haben Ihre Mitarbeiter-Stammdaten in anderen Systemen oder bereits digitale Akten? Auch diese lassen sich einfach in HR WORKS importieren.


Höchster Datenschutz für digitale Akten

Alle Daten sind dank Verschlüsselung optimal geschützt und Ihre sensiblen Personendaten damit datenschutzkonform gespeichert. Die Notwendigkeit für zusätzliche Sicherungsmaßnahmen entfällt. Zusätzlich können Sie mit der Funktion Alte Daten löschen, bequem festlegen, welche Daten Sie nach welchem Zeitraum löschen, wie zum Beispiel:

  • Abrechnungs-Protokollierungen
  • Reiseanträge
  • Reisekostenabrechnungen
  • Personalakteneinträge
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Damit unterstützt Sie HR WORKS bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.


Übersichtliche Zuordnung

Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen funktioniert wie mit Ordnern. Nur eben nicht analog, sondern digital. Egal, ob es sich um Arbeitsverträge, Bewerbungsdokumente oder Unterlagen zur Sozialversicherung handelt – Sie behalten jederzeit den Überblick!

Denn die unterschiedlichen Personaldokumente werden individuell definiert und thematisch kategorisiert. So finden Sie immer das, was Sie gerade benötigen.


Endlich Dokumente digital unterzeichnen: Dank zubuchbaren Add-on

Holen Sie Unterschriften unter wichtigen Dokumenten wie Personalbögen schnell und einfach ein. Mit der E-Signatur unterzeichnen Mitarbeiter und Vorgesetzte Unterlagen digital, was Zeit, Papier und Kosten spart. Bei Bedarf legen Sie sogar die Reihenfolge der Unterzeichner fest.


Automatische Erinnerung & Wiedervorlagen

Wiedervorlagen geben Ihnen mehr Übersicht – auch bei vielen Personalakten. Denn HR WORKS erinnert Sie automatisch an anstehende Personalaufgaben.

  • Probezeitende
  • Vertragsbefristung
  • Arbeitsbescheinigung
  • Jubiläum
  • Geburtstage
  • Mitarbeitergespräche


Zugriffs- und Bearbeitungsrechte festlegen

Regeln Sie den Zugriff auf Ihre digitalen Personalakten mit Hilfe eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens möglich und Sie legen fest, welchen Zugriff Vorgesetzte auf die Personalakten Ihrer Mitarbeiter haben – ob Mitarbeiter selbst Dokumente hochladen dürfen und ob ein Vier-Augen-Prinzip zur Löschung von Einträgen notwendig ist.

Die Freigabe einzelner Personalakteneinträge erfolgt entweder dauerhaft oder zeitlich begrenzt per Klick. Damit können wahlweise Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte berechtigt werden, auf Akteninhalte zuzugreifen.

Leitfaden: So gelingt die Einführung einer HR-Software

Leitfaden zum Download

So gelingt die Einführung einer HR-Software

Erfahren Sie, wie Sie die optimale HR-Software für Ihr Unternehmen finden und implementieren.

Unser Partnernetzwerk für Ihren Start in die Digitalisierung

Akten, die sich über Jahre und Jahrzehnte angesammelt haben, inhouse zu digitalisieren und dabei auch noch Ressourcen zu sparen, ist fast nicht möglich. Wir haben zuverlässige Partner, die sich Ihrer Akten annehmen und sie professionell digitalisieren.

Durch modernste Technik können unsere ISO-zertifizierten Scan-Dienstleister alle Formate und Größen bearbeiten – auf Wunsch auch bereits eingelagerte Akten. Per Klick stehen die Dokumente dann in HR WORKS zur Verfügung.

Mann sitzt mit Headset vor einem PC und bedient HR WORKS

Funktionen der Digitalen Personalakte in HR WORKS


Allgemein

  • Komplett digitaler Workflow
  • Schneller, einfacher Zugriff
  • Alle Mitarbeiterdaten in einem System
  • Übersichtliche Ordnerstruktur
  • Personaler und Vorgesetzte sind per Mausklick auskunftsfähig
  • Personalaktenimport
  • Struktur von Personalakten individualisierbar
  • Steuerung der Zugriffsberechtigungen
  • Erinnerung an ausstehende Personalaufgaben
  • Freigabe einzelner Personalakteneinträge an Mitarbeiter
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff
  • Personalakteneinträge nach Personen und Kategorien sortieren
  • Integrierte Wiedervorlage für Personalakteneinträge


Sicherheit

  • DSGVO-konform
  • Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
  • Nachvollziehbare Speicherung / Archivierung


Technisch

  • Moderne Verschlüsselungstechnik (AES-256)
  • Employee Self Service: Mitarbeiter laden PDF-Dokumente selbst hoch
  • Personaler werden automatisch über hochgeladene Dokumente informiert
  • Zugriff via Browser

HR WORKS ist Testsieger

Die beste Personalverwaltungs-Software
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Marco Kiesel

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  • 25 Jahre Erfahrung
  • Hohe Prozessqualität der Funktionen
  • Ideal für KMU aus der DACH-Region
80
Mitarbeiter

Christian Kütt

Leiter Finance

RDE-Dienstleistungen

Christian Kütt

Wir bei RDE nutzen seit Juli 2019 die Software von HR WORKS. Von der Usability und dem Funktionsumfang sind wir begeistert. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.

300.000 Menschen vertrauen bereits auf HR WORKS

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