Digitale
Personalakte
Dokumente zentral und sicher verwalten.
Ganz ohne Aktenordner.
Sicher
DSGVO-konformer Workflow
für Daten und Dokumente
Digitale
Digitale Personalakte macht
dem Papierchaos ein Ende
Ersetzen Sie Ihre Papierakten und sparen Sie Zeit! Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten- und dokumente Ihrer Mitarbeiter zentral, sicher und standortunabhängig und das bei unbegrenztem Speicherplatz. Alle relevanten Daten oder benötigten Unterlagen zu einem Mitarbeiter haben Sie so jederzeit schnell zur Hand:
Auch Anmerkungen und Notizen können Sie den Akteneinträgen direkt zuordnen und so leicht erfassen. Mit der digitalen Personalakte können Personaler produktiv arbeiten und die Personalprozesse damit deutlich verschlanken.
Kein Scannen, Kopieren und Abheften mehr!
Mitarbeiter laden ihre Personaldokumente im Employee Self Service hoch – auch mobil. Und müssen ihre Dokumente somit nicht mehr in die Personalabteilung bringen oder zeitaufwendig per Post schicken. Stattdessen wird der zuständige Personalverantwortliche automatisch über neue Dokumente informiert. Der Personaler speichert die Unterlagen dann als neuen Eintrag in der Digitalen Personalakte des Mitarbeiters.
Übersichtliche Zuordnung
Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen funktioniert wie mit Ordnern. Nur eben nicht analog, sondern digital. Egal, ob es sich um Arbeitsverträge, Bewerbungsdokumente oder Unterlagen zur Sozialversicherung handelt – Sie behalten jederzeit den Überblick! Denn die unterschiedlichen Personaldokumente werden individuell definiert und thematisch kategorisiert. So finden Sie immer das, was Sie gerade benötigen.
Papierakten einfach digitalisieren
und importieren
Sie haben Schränke voller Personalakten? Kein Problem, die Importfunktion von HRworks ermöglicht Ihnen, Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit effizient zu digitalisieren. Sie haben Ihre Mitarbeiter-Stammdaten in anderen Systemen oder bereits digitale Akten? Auch diese lassen sich einfach in HRworks importieren.
„Einfacher Prozessablauf und Konnektivität zwischen den einzelnen Schritten. Keine extra Excel-Sheets mehr.”
„Tolles, einfaches, aber umfassendes HR-Tool, wir sind sehr zufrieden damit. ”
„Wir verwenden HRworks für die komplette Personalverwaltung. Wir konnten das für die Verwaltung benötigte Papier wesentlich reduzieren und leisten somit einen kleinen Umweltbeitrag. ”
Weitere Bewertungen finden Sie auf
Automatische Erinnerung
und Wiedervorlagen von Akteneinträgen
Wiedervorlagen geben Ihnen mehr Übersicht – auch bei vielen Personalakten. Denn HRworks erinnert Sie automatisch an anstehende Personalaufgaben, wie zum Beispiel:
Höchster Datenschutz für Ihre digitalen Akten
Alle Daten sind dank Verschlüsselung optimal geschützt und Ihre sensiblen Personendaten damit datenschutzkonform gespeichert. Die Notwendigkeit für zusätzliche Sicherungsmaßnahmen entfällt. Zusätzlich können Sie mit der Funktion Alte Daten löschen, bequem festlegen, welche Daten Sie nach welchem Zeitraum löschen, wie zum Beispiel:
Damit unterstützt Sie HRworks bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen.
Die digitale Zukunft mit HRworks
Case Study: Elektronische Personalakte mit Köpfchen und Design
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte festlegen
Regeln Sie den Zugriff auf Ihre digitalen Personalakten mit Hilfe eines rollenbasierten Berechtigungskonzepts. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens möglich und Sie legen fest, welchen Zugriff Vorgesetzte auf die Personalakten Ihrer Mitarbeiter haben – ob Mitarbeiter selbst Dokumente hochladen dürfen und ob ein Vier-Augen-Prinzip zur Löschung von Einträgen notwendig ist. Die Freigabe einzelner Personalakteneinträge erfolgt entweder dauerhaft oder zeitlich begrenzt per Klick. Damit können wahlweise Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte berechtigt werden, auf Akteninhalte zuzugreifen.
Gut zu wissen: Unser Partnernetzwerk
für Ihren Start in die Digitalisierung
Akten, die sich über Jahre und Jahrzehnte angesammelt haben, inhouse zu digitalisieren und dabei auch noch Ressourcen zu sparen, ist fast nicht möglich. Wir haben zuverlässige Partner, die sich Ihrer Akten annehmen und sie professionell digitalisieren. Durch modernste Technik können unsere ISO-zertifizierten Scan-Dienstleister alle Formate und Größen bearbeiten – auf Wunsch auch bereits eingelagerte Akten. Per Knopfdruck stehen die Dokumente dann in HRworks zur Verfügung.
HRworks – vielfach genutzt
10+
Jahre Erfahrung in der Digitalisierung
von Personalakten
900000+
Personalakteneinträge allein
im März 2020
200000+
Anwender zählen zu unseren
zufriedenen Kunden
Mehr als 1600 Unternehmen vertrauen bereits auf HRworks
Liste: Funktionen der Digitalen Personalakte in HRworks
| Allgemeines | |
| Komplett digitaler Workflow | |
| Schneller, einfacher Zugriff | |
| Alle Mitarbeiterdaten in einem System | |
| Übersichtliche Ordnerstruktur | |
| Personaler und Vorgesetzte sind per Mausklick auskunftsfähig | |
| Personalaktenimport | |
| Struktur von Personalakten individualisierbar | |
| Steuerung der Zugriffsberechtigungen | |
| Erinnerung an ausstehende Personalaufgaben | |
| Freigabe einzelner Personalakteneinträge an Mitarbeiter | |
| Orts- und zeitunabhängiger Zugriff | |
| Personalakteneinträge nach Personen und Kategorien sortieren | |
| Integrierte Wiedervorlage für Personalakteneinträge | |
| Sicherheit | |
| DSGVO-konform | |
| Rollenbasiertes Berechtigungskonzept | |
| Revisionssichere Speicherung / Archivierung | |
| Technisch | |
| Moderne Verschlüsselungstechnik (AES-256) | |
| Employee Self Service: Mitarbeiter laden PDF-Dokumente selbst hoch | |
| Personaler werden automatisch über hochgeladene Dokumente informiert | |
| Zugriff via Browser | |
Mehr als nur digitale Personalakten
Die Personalakten-Funktion ist nur ein kleiner Teil von HRworks. Selbstverständlich steht Ihnen die Verknüpfung zu verwandten HR-Funktionen zur Verfügung:
Bekannt aus
