Wenn sich Mitarbeiter selbst verwalten

Employee Self Service (ESS)

3 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Employee Self Service: Das ist Selbstbedienung am Arbeitsplatz. Doch was bedeutet das? In etlichen Lebensbereichen hat das Prinzip des Self Service längst Einzug gefunden. Autofahrer betanken ihre Wagen selbst. Kunden scannen im Einrichtungshaus oder Supermarkt ihre Waren ein. Reisende nutzen am Flughafen einen Automaten für den Check-in. Doch an jenem Ort, an dem Menschen einen Großteil ihrer Zeit verbringen, gehört Self Service oft noch immer nicht zum Alltag. Der Ort, von dem hier die Rede ist, ist der Arbeitsplatz.

Was ist Employee Self Service?

Kurz gesagt: Eine Win-win-Situation. Denn auf der einen Seite werden Buchhaltungs- und Personalabteilungen entlastet, auf der anderen Seite werden Mitarbeiter in ihrer Eigenverantwortung gestärkt. Konkret bedeutet das: Arbeitnehmer geben ihre Personaldaten, Reisekosten und Abwesenheiten selbst über ein HR-System ein. Sie führen auch Kontoänderungen selbst durch und bedienen die Funktionen Ihrer Personalverwaltungssoftware eigenbestimmt.

Immer möglich: Mit ESS 24/7

Das Prinzip des Employee Self Service (ESS) bringt noch einen weiteren Vorteil: Autonomie. Zu jeder Zeit, an jedem Ort, unabhängig von den Öffnungszeiten der Personalabteilung, können Arbeitnehmer ihre Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten eigenständig erfassen. Über eine HR-Software können sie sich 24 Stunden an 7 Tagen die Woche einloggen. Für Administratoren wie Mitarbeiter sind alle Informationen rund um die Uhr im Employee Self Service verfügbar.

Employee Self Service | Definition

Hohe Transparenz mit Employee Self Service

Diese Form der Personalverwaltung schafft einen hohen Grad an Offenheit. Alle relevanten Informationen stehen für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Fachabteilungen und das Controlling in Echtzeit zur Verfügung. Beispiel Teamkalender: Dort können alle Mitarbeiter sehen, welche Kollegen an- oder abwesend oder auf Urlaub sind. Als Administrator hat man zudem die Möglichkeit, Rollen und Berechtigungen zu vergeben. So wird geregelt, wer auf welche Datensätze zugreifen kann.

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Gute HR-Systeme sind intuitiv zu bedienen. Integrierte Assistenten und Tutorials machen eine lange Einarbeitung überflüssig. Die Mitarbeiter können sofort starten. In der Regel klappt die Bedienung sowohl über Computer als auch über mobile Endgeräte.

Arbeitnemer nutzen den Employee Self Service auch unterwegs mit dem Handy

Entlastung  der Personalabteilung und Buchhaltung

Employee Self Service bedeutet: Arbeitnehmer können den Status ihrer Kosten dank einer Reisekostenabrechnung-Software, aber auch die Anzahl der verfügbaren Urlaubstage, selbst prüfen. Und auch Mitarbeitergespräche oder Arbeitszeugnisse können sie eigenständig anfordern. Mit dem Ergebnis, dass zeitraubende Anfragen bei der Buchhaltung oder der Personalabteilung wegfallen.

Employee Self Service in der Praxis: Das entlastet HR

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