Was es dabei zu beachten gilt

Mitarbeitergespräch

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Betriebliche Weiterentwicklung durch regelmäßigen Dialog

Das Mitarbeitergespräch sollte mindestens einmal im Jahr bei Angestellten und Vorgesetzten auf der Agenda stehen. Es bietet die Gelegenheit, sich unter anderem zu aktuellen Projekten und Maßnahmen sowie der Zufriedenheit, Entwicklung und den Vorstellungen des Arbeitnehmers auszutauschen.

Was eigentlich eine gute Möglichkeit zur Reflexion ist, wird von Arbeitgebern und Angestellten in der Realität häufig als Belastung gesehen: Die Mitarbeitergespräche müssen vorbereitet und ausgewertet werden. Außerdem sorgen sich viele Arbeitnehmer um negatives Feedback. Dabei ist das Mitarbeitergespräch für alle Parteien eine Chance zur Weiterentwicklung. Wie Sie die Planung und Durchführung richtig angehen sowie weitere Tipps für ein Mitarbeitergespräch erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Ein Mitarbeitergespräch, auch Personalgespräch oder Feedbackgespräch, wird normalerweise zwischen einem Angestellten und einer Führungskraft geführt. Neben dem beiderseitigen Feedback werden in dem Gespräch vor allem aktuelle Entwicklungen und Probleme besprochen sowie zukünftige Zielsetzungen erörtert.

Unterschied zwischen Mitarbeitergespräch und Mitarbeiterjahresgespräch

Während ein Mitarbeitergespräch mehr oder weniger regelmäßig in bestimmten Zeitintervallen – meist viertel-, halb- oder ganzjährig – stattfindet, wird das Mitarbeiterjahresgespräch immer an einem festen Zeitpunkt im Jahr durchgeführt. Zudem wird das Mitarbeiterjahresgespräch lange im Voraus geplant, ein Personalgespräch kann allerdings auch unangekündigt durchgeführt werden. Somit ist das Mitarbeiterjahresgespräch eine Variante des Mitarbeitergesprächs. Durch die periodische Durchführung dieser Gespräche können die  Zielsetzungen aus vorangegangenen Gesprächen sowie der Fortschritt besser rekapituliert werden.

Wie Sie ein Mitarbeitergespräch führen und vorbereiten? Das erfahren Sie hier

Das Ziel des Mitarbeitergesprächs (+ Checkliste)

Die Ziele von Mitarbeitergesprächen unterscheiden sich zwar mitunter zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dienen in erster Linie aber einem gemeinsamen Zweck: der Verbesserung der Zusammenarbeit. Dazu werden der aktuelle Arbeits- und Entwicklungsstand abgeglichen sowie berufliche Erwartungen und persönliche Ziele bestimmt. Gehaltsfragen gehören nur bedingt zu den Themen eines Mitarbeitergesprächs.

Um alle Ziele eines Mitarbeitergesprächs im Blick zu behalten, empfiehlt sich die Arbeit mit einer Mitarbeitergesprächs-Checkliste. Verwenden Sie daher die folgende Checkliste für Mitarbeitergespräche als Grundlage für den Austausch mit Ihren Mitarbeitern:

  • Informationsbeschaffung
  • Aufzeigen der Projektfortschritte
  • Einschätzung der Leistungen
  • Beurteilung der Entwicklung des Angestellten
  • Auswertung und Definition von Zielen
  • Konfliktlösung
  • Klärung von Zuständigkeiten
  • Bewertung der Zusammenarbeit
  • Motivation durch Wertschätzung
  • Stärkung der Mitarbeiterbindung

Varianten des Mitarbeitergesprächs

Grundsätzlich wird zwischen zwei Formen des Mitarbeitergesprächs unterschieden:

  1. Anlassbezogenes Mitarbeitergespräch
  2. Regelmäßiges Mitarbeitergespräch

Bei dem regelmäßigen Mitarbeitergespräch handelt es sich um ein klassisches Feedbackgespräch, welches langfristig geplant und vorbereitet wird. Das anlassbezogene Mitarbeitergespräch kann jedoch kurzfristig von einer Führungskraft oder einem Mitarbeiter veranlasst und in verschiedene Formen unterteilt werden:

Beurteilungsgespräch

Bei dem Beurteilungsgespräch werden die Leistungen hinsichtlich Zielsetzung und -erfüllung vom Angestellten selbst sowie vom Arbeitgeber eingeschätzt und anschließend abgeglichen. Bei starken Unterschieden in der Selbst- und Fremdeinschätzung wird ein gemeinsamer Konsens gesucht, um die weitere Zusammenarbeit erfolgreich zu gestalten. Auch Gehaltsvorstellungen und Verantwortungsgebiete können im Beurteilungsgespräch thematisiert werden.

Konfliktgespräch

Eine weitere Variante des Mitarbeitergesprächs ist das Konfliktgespräch. Bei diesem wird deeskalativ auf Probleme im beruflichen Alltag oder das Nichteinhalten von Vorgaben eingegangen, die eventuell die Leistungen des Teams negativ beeinflussen. Die Problematik wird im Konfliktgespräch klar offengelegt und von den unterschiedlichen Parteien lösungsorientiert und konstruktiv diskutiert. Das Konfliktgespräch wird auch nach negativem Abschluss eines Projekts einberufen.

Zielvereinbarungsgespräch

Die Intention eines Zielvereinbarungsgesprächs ist die Auswertung vergangener und Definition neuer Ziele. Dazu werden die neuen Ziele hierarchisch in verschiedenen Ebenen für jede Abteilung und jeden Mitarbeiter eingeordnet und der Weg zur Umsetzung der Vorgaben besprochen.

Informationsgespräch

Vorgesetzte können sich in einem Informationsgespräch von ihren Mitarbeitern zu einem bestimmten Sachverhalt erkundigen oder Wissen erlangen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Außerdem können sie ihre Angestellten zu geplanten Prozessänderungen unterrichten oder anstehende Projekte besprechen.

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Mitarbeitergespräche führen – das müssen Sie beachten

Wer führt Mitarbeitergespräche?

Das Mitarbeitergespräch führen in der Regel ein Vorgesetzter sowie ein Mitarbeiter im Vier-Augen-Prinzip durch. In einigen Ausnahmen, beispielsweise bei einem Konfliktgespräch, sind mitunter auch weitere Parteien anwesend.

Nach § 82 Abs. 2 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz)kann ein Angestellter im Mitarbeitergespräch zusätzlich die Anwesenheit eines Mitglieds des Betriebsrats einfordern.

Worauf kommt es beim Mitarbeitergespräch an?

Um ein Personalgespräch erfolgreich zu führen, bedarf es in erster Linie einer guten Vorbereitung sowie einer klaren Zielsetzung für das Gespräch. Begegnen Sie sich auf Augenhöhe und gehen Sie respektvoll, ehrlich und sachlich miteinander um.

Die folgenden Tipps fördern die erfolgreiche Durchführung eines Mitarbeitergesprächs:

  • Ruhige und konzentrierte Gesprächsführung
  • Aktives Zuhören und gegenseitiges Ausreden lassen
  • Dialogförderung und Einräumen von gleichen Redeanteilen
  • Emotionsfreie, konstruktive Diskussionen
  • Dokumentation relevanter Punkte
  • Festlegung realistischer Zielsetzungen
  • Motivierender Gesprächsabschluss

Wie führt man ein Mitarbeitergespräch? (Leitfaden)

Bereiten Sie sich gut vor und richten Sie sich nach einem Leitfaden, um den erfolgreichen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs zu gewährleisten. Orientieren Sie sich beim Aufbau des Mitarbeitergesprächs an einer Frage-Antwort-Liste. Durch direkte Fragen an die Arbeitskraft erhalten Sie eindeutiges Feedback. Zudem folgen Sie durch vordefinierte Fragen im Leitfaden für Mitarbeitergespräche einer klaren Linie und halten alle wichtigen Punkte – auch zum Vergleich bei kommenden Personalgesprächen – fest.

Beachten Sie beim Erstellen eines Mitarbeitergespräch-Leitfadens folgende Punkte:

1. Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs ist elementar, um Frust auf beiden Seiten zu vermeiden. Senden Sie dazu schon einige Wochen vor dem eigentlichen Feedbackgespräch eine Einladung sowie einen Fragebogen zur Selbsteinschätzung an den Mitarbeiter. Machen Sie in der Einladung deutlich, um was für eine Art Gespräch es sich handelt und welche Eckdaten Sie besprechen.

Schaffen Sie am Tag des Gesprächs eine angenehme und sichere Atmosphäre für den Mitarbeiter, damit dieser sich öffnet. Vermeiden Sie direkte Anschlusstermine, planen Sie genügend Zeit ein und eliminieren Sie Störungsquellen wie Handys oder E-Mail-Benachrichtigungen. Sorgen Sie bei der Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs zudem dafür, dass dieses in einem “neutralen” Umfeld stattfindet. Nicht das Chefbüro, sondern eine vertraute Umgebung wie ein Meetingraum schafft Sicherheit und Vertrauen.

2. Analyse und Feedback

Beginnen Sie das Gespräch mit dem Anlass, den Zielen und dem genauen Ablauf für das Personalgespräch. Gehen Sie gemeinsam mit dem Angestellten den Fragebogen zur Selbsteinschätzung durch und teilen Sie Ihre eigene Beurteilung mit. Vergleichen Sie frühere Beurteilungen mit der neuen Bewertung, wenn dies möglich ist. So erhalten Sie einen Überblick über die Entwicklung des Angestellten.

An diesem Punkt des Leitfadens für Personalgespräche gehen Sie ebenfalls gemeinsam auf abgeschlossene und aktuelle Projekte ein, besprechen Erfolge und Misserfolge, tauschen Kritikpunkte aus und besprechen die Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit.

3. Zielsetzung

Einer der wichtigsten Punkte im Leitfaden für das Mitarbeitergespräch ist die Bestimmung neuer Ziele. Nennen Sie diese nicht nur, sondern erstellen Sie einen groben Plan zur Umsetzung der Ziele. Beachten Sie dabei auch eventuelle Wandel im Betrieb oder der Teamstruktur und gestalten Sie die Ziele realistisch.

4. Aussicht

Beim Mitarbeitergespräch steht nicht nur die Entwicklung des Angestellten hinsichtlich vergangener Gespräche im Vordergrund. Es zeigt auch weitere berufliche Perspektiven und Weiterbildungsmöglichkeiten auf und wirkt als Motivation für den Arbeitnehmer.

Gehen Sie auf persönliche Wünsche und Vorstellungen der Arbeitskraft ein, geben Sie selbst Anreize und nennen Sie bestenfalls bereits einen Plan zur Förderung. Teilen Sie Ihre persönliche Wertschätzung mit und sorgen Sie für eine höhere Mitarbeiterbindung.

5. Nachbereitung

Im Anschluss an das Mitarbeitergespräch werten Sie den Verlauf aus. Gab es Fragen im Personalgespräch, die weitere Arbeitsschritte benötigen? Blieben Themen ungeklärt, die nachgefasst werden müssen? Waren Sie mit einigen Punkten besonders oder gar nicht zufrieden?

Dokumentieren Sie das Mitarbeitergespräch und erstellen Sie als letzten Teil des Leitfadens ein zusammenfassendes Protokoll, welches Sie mit dem Mitarbeiter teilen. Geben Sie darin bereits Anreize zur Umsetzung der festgehaltenen Ziele und bieten Sie dabei Ihre Unterstützung an. Die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs dient als Grundlage des nächsten Gesprächs.

Was sind die Vorteile eines Mitarbeitergesprächs?

Das Mitarbeitergespräch ist Grundpfeiler für ein zufriedenstellendes Arbeitsverhältnis. Es fördert das Verständnis zwischen Arbeitgeber und -nehmer, verdeutlicht Wünsche und Vorstellungen und zeigt Schwachpunkte in der aktuellen Arbeitsweise auf.

Nachfolgend erhalten Sie alle Vorteile eines Mitarbeitergesprächs im Überblick:

  • Gesamtbild über Entwicklungsstand der Mitarbeiter
  • Feedback über Zufriedenheit im Unternehmen
  • Wissenstransfer
  • Lerneffekt durch die Auswertung vergangener Ziele
  • Förderung der Mitarbeiterentwicklung
  • Konstruktive Selbstreflexion
  • Festigung der Mitarbeiterbindung
  • Feststellung möglicher Schwachstellen in den Arbeitsvorgängen
  • Verbesserung der Kommunikation und des Arbeitsklimas
  • Vertrauensschaffung
  • Motivation der Mitarbeiter durch Einbindung in Entscheidungsprozesse

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