Mitarbeitergespräche führen – das müssen Sie beachten
Wer führt Mitarbeitergespräche?
Das Mitarbeitergespräch führen in der Regel ein Vorgesetzter sowie ein Mitarbeiter im Vier-Augen-Prinzip durch. In einigen Ausnahmen, beispielsweise bei einem Konfliktgespräch, sind mitunter auch weitere Parteien anwesend.
Nach § 82 Abs. 2 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) kann ein Angestellter im Mitarbeitergespräch zusätzlich die Anwesenheit eines Mitglieds des Betriebsrats einfordern.
Worauf kommt es beim Mitarbeitergespräch an?
Um ein Personalgespräch erfolgreich zu führen, bedarf es in erster Linie einer guten Vorbereitung sowie einer klaren Zielsetzung für das Gespräch. Begegnen Sie sich auf Augenhöhe und gehen Sie respektvoll, ehrlich und sachlich miteinander um. Auch wenn während der Coronapandemie das sich die Hand geben am Anfang eines Gesprächs aus der Mode gekommen ist, ist eine höfliche Begrüßung weiterhin der Goldstandard, um ein Mitarbeiterspräch zu beginnen.
Die folgenden Tipps fördern die erfolgreiche Durchführung eines Mitarbeitergesprächs:
- Ruhige und konzentrierte Gesprächsführung
- Aktives Zuhören und gegenseitiges Ausreden lassen
- Dialogförderung und Einräumen von gleichen Redeanteilen
- Emotionsfreie, konstruktive Diskussionen
- Dokumentation relevanter Punkte
- Festlegung realistischer Zielsetzungen
- Motivierender Gesprächsabschluss
Wie führt man ein Mitarbeitergespräch? (Leitfaden)
Bereiten Sie sich gut vor und richten Sie sich nach einem Leitfaden, um den erfolgreichen Ablauf eines Mitarbeitergesprächs zu gewährleisten. Orientieren Sie sich beim Aufbau des Mitarbeitergesprächs an einer Frage-Antwort-Liste. Durch direkte Fragen an die Arbeitskraft erhalten Sie eindeutiges Feedback. Zudem folgen Sie durch vordefinierte Fragen im Leitfaden für Mitarbeitergespräche einer klaren Linie und halten alle wichtigen Punkte – auch zum Vergleich bei kommenden Personalgesprächen – fest.
Beachten Sie beim Erstellen eines Mitarbeitergespräch-Leitfadens folgende Punkte:
1. Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs ist elementar, um Frust auf beiden Seiten zu vermeiden. Senden Sie dazu schon einige Wochen vor dem eigentlichen Feedbackgespräch eine Einladung sowie einen Fragebogen zur Selbsteinschätzung an den Mitarbeiter. Machen Sie in der Einladung deutlich, um was für eine Art Gespräch es sich handelt und welche Eckdaten Sie besprechen.
Schaffen Sie am Tag des Gesprächs eine angenehme und sichere Atmosphäre für den Mitarbeiter, damit dieser sich öffnet. Vermeiden Sie direkte Anschlusstermine, planen Sie genügend Zeit ein und eliminieren Sie Störungsquellen wie Handys oder E-Mail-Benachrichtigungen. Sorgen Sie bei der Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs zudem dafür, dass dieses in einem “neutralen” Umfeld stattfindet. Nicht das Chefbüro, sondern eine vertraute Umgebung wie ein Meetingraum schafft Sicherheit und Vertrauen.
2. Analyse und Feedback
Beginnen Sie das Gespräch mit dem Anlass, den Zielen und dem genauen Ablauf für das Personalgespräch. Gehen Sie gemeinsam mit dem Angestellten den Fragebogen zur Selbsteinschätzung durch und teilen Sie Ihre eigene Beurteilung mit. Vergleichen Sie frühere Beurteilungen mit der neuen Bewertung, wenn dies möglich ist. So erhalten Sie einen Überblick über die Entwicklung des Angestellten.
An diesem Punkt des Leitfadens für Personalgespräche gehen Sie ebenfalls gemeinsam auf abgeschlossene und aktuelle Projekte ein, besprechen Erfolge und Misserfolge, tauschen Kritikpunkte aus und besprechen die Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit.
3. Zielsetzung
Einer der wichtigsten Punkte im Leitfaden für das Mitarbeitergespräch ist die Bestimmung neuer Ziele. Nennen Sie diese nicht nur, sondern erstellen Sie einen groben Plan zur Umsetzung der Ziele. Beachten Sie dabei auch eventuelle Wandel im Betrieb oder der Teamstruktur und gestalten Sie die Ziele realistisch.
4. Aussicht
Beim Mitarbeitergespräch steht nicht nur die Entwicklung des Angestellten hinsichtlich vergangener Gespräche im Vordergrund. Es zeigt auch weitere berufliche Perspektiven und Weiterbildungsmöglichkeiten auf und wirkt als Motivation für den Arbeitnehmer.
Gehen Sie auf persönliche Wünsche und Vorstellungen der Arbeitskraft ein, geben Sie selbst Anreize und nennen Sie bestenfalls bereits einen Plan zur Förderung. Teilen Sie Ihre persönliche Wertschätzung mit und sorgen Sie für eine höhere Mitarbeiterbindung.
5. Nachbereitung
Im Anschluss an das Mitarbeitergespräch werten Sie den Verlauf aus. Gab es Fragen im Personalgespräch, die weitere Arbeitsschritte benötigen? Blieben Themen ungeklärt, die nachgefasst werden müssen? Waren Sie mit einigen Punkten besonders oder gar nicht zufrieden?
Dokumentieren Sie das Mitarbeitergespräch und erstellen Sie als letzten Teil des Leitfadens ein zusammenfassendes Protokoll, welches Sie mit dem Mitarbeiter teilen. Geben Sie darin bereits Anreize zur Umsetzung der festgehaltenen Ziele und bieten Sie dabei Ihre Unterstützung an. Die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs dient als Grundlage des nächsten Gesprächs.
Was sind die Vorteile eines Mitarbeitergesprächs?
Das Mitarbeitergespräch ist Grundpfeiler für ein zufriedenstellendes Arbeitsverhältnis. Es fördert das Verständnis zwischen Arbeitgeber und -nehmer, verdeutlicht Wünsche und Vorstellungen und zeigt Schwachpunkte in der aktuellen Arbeitsweise auf.
Nachfolgend erhalten Sie alle Vorteile eines Mitarbeitergesprächs im Überblick:
- Gesamtbild über Entwicklungsstand der Mitarbeiter
- Feedback über Zufriedenheit im Unternehmen
- Wissenstransfer
- Lerneffekt durch die Auswertung vergangener Ziele
- Förderung der Mitarbeiterentwicklung
- Konstruktive Selbstreflexion
- Festigung der Mitarbeiterbindung
- Feststellung möglicher Schwachstellen in den Arbeitsvorgängen
- Verbesserung der Kommunikation und des Arbeitsklimas
- Vertrauensschaffung
- Motivation der Mitarbeiter durch Einbindung in Entscheidungsprozesse
Mitarbeitergespräch kurzgefasst
