Ziele, Fragen und Antworten

Jahresgespräch

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Ein zentrales Instrument zur Führung und Entwicklung

Das Jahresgespräch bietet Führungskräften und Mitarbeitern eine ideale Möglichkeit, um sich selbst und damit das Unternehmen weiterzuentwickeln. Jedoch bleibt diese Chance in vielen Betrieben häufig ungenutzt: Denn viele Gespräche zeichnen sich besonders durch Inhaltslosigkeit oder mangelnden Tiefgang aus. Kein Wunder also, dass die Beteiligten derartige Gespräche als Folge davon schnell hinter sich bringen wollen.

Dabei können Sie durch etwas Vorbereitung das Jahresgespräch für Mitarbeiter und Vorgesetzte deutlich optimieren und dieses zu einem zentralen Führungs- und Entwicklungselement Ihres Unternehmens machen. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, im Jahresgespräch die Fragen und Antworten zu finden, die wirklich relevant sind. Außerdem erhalten Sie zur Durchführung der Jahresgespräche Tipps, um die festgehaltenen Ziele für die Mitarbeiter und das Unternehmen tatsächlich zu erreichen und dadurch gemeinsam zu wachsen.

Was ist ein Jahresgespräch?

In dem einmal jährlich durchgeführten Jahresgespräch (auch Evaluierungsgespräch, Jahresendgespräch oder Performance-Gespräch) werten Vorgesetzte und Mitarbeiter das zurückliegende Geschäftsjahr vertraulich aus. Insofern ist es unter anderem ein wichtiges Instrument zur Personalentwicklung. Das Gespräch findet unter vier Augen statt, wobei der Fokus auf folgenden Fragen liegt:

  • Wie ist der aktuelle Stand des Unternehmens und des Mitarbeiters?
  • Wodurch wurden die Unternehmensziele erreicht oder verfehlt?
  • Was hat der Mitarbeiter zur Entwicklung des Unternehmens beigetragen?
  • Wo besteht in der aktuellen Arbeit Verbesserungs- oder Weiterbildungsbedarf?

Anhand der Erkenntnisse des Jahresgesprächs formulieren die beteiligten Parteien dann Ziele und Maßnahmen für die Zukunft.

Mitarbeiter im Jahresgespräch mit HR

Was sind die Gründe für ein Jahresgespräch?

Jahresgespräche dienen in erster Linie zur Performance-Optimierung und Förderung der Mitarbeiter und somit des gesamten Betriebs. Doch das Performance-Gespräch mit den Mitarbeitern stellt auch für die Vorgesetzten eine vielversprechende Möglichkeit für Feedback zu ihrer Führungsweise im Betrieb dar.

Was sind die Ziele eines Jahresgesprächs?

Primär hat ein Jahresgespräch das Ziel, die Entwicklung und Leistung der Mitarbeiter voranzutreiben und die Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Vorgesetzten zu stärken. Dies ist allerdings nur möglich, wenn sich die Gesprächsparteien auf Augenhöhe begegnen und offen für gegenseitiges, konstruktives Feedback sind

Ferner hat das Jahresmitarbeitergespräch folgende Ziele:

  • Mitarbeiter motivieren und fördern
  • Arbeitsklima verbessern
  • Fortschritt von Projektzielen überprüfen
  • Ziele für das kommende Geschäftsjahr festlegen
  • Performance steigern
  • Unternehmenswachstum fördern
  • Offene Fragen klären

Wie ist der Ablauf eines Jahresgesprächs?

Das Jahresgespräch mit Mitarbeitern läuft immer nach der gleichen Struktur ab:

1. Rückblick, Ist-Analyse und Feedback

In der ersten Phase des Jahresgesprächs verschaffen sich die Beteiligten eine Gesamtübersicht. Dazu sammeln sie Informationen zu folgenden Punkten:

  • Übersicht über die aktuellen Aufgaben
  • Erreichte und verfehlte Ziele (Erfolgsgründe sowie Hindernisse feststellen)
  • Fähigkeiten des Mitarbeiters, die beim Umsetzen der Aufgaben geholfen haben
  • Mögliche Kritikpunkte
  • Zufriedenheit am Arbeitsplatz
  • Feedback von Kunden und Kollegen (sofern vorhanden)

2. Planung, Zielsetzung und Weiterentwicklung

In der zweiten Gesprächsphase beginnt die Planung für das kommende Geschäftsjahr. Im Fokus stehen dabei:

  • Bevorstehende Aufgaben und Projekte
  • Zufriedenheit mit den Aufgaben und dem Arbeitsklima
  • Probleme und Herausforderungen, die es möglichst schnell zu klären gilt
  • Bewertung der Kapazitäten des Mitarbeiters
  • Optimierungsmöglichkeiten für eine effizientere Arbeit
  • Zielformulierungen

3. Perspektive und Entwicklung

Im letzten Abschnitt des Jahresgesprächs steht der Ausblick auf das kommende Geschäftsjahr im Vordergrund. Dabei ist es wichtig, dass die Gesprächspartner diese Punkte festzuhalten:

  • Berufliche Perspektiven
  • Persönliche Wünsche
  • Möglichkeiten zur Entwicklung und Weiterbildung
  • Förderplanung
  • Priorisierung der Ziele und Aufgaben

Das Gehalt gehört als Thema übrigens nicht in das Jahresgespräch. Arbeitnehmer können zwar den Wunsch nach einer Gehaltserhöhung äußern, Details gehören jedoch in das Beurteilungsgespräch.

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Die Vorbereitung auf ein Jahresgespräch

Achten Sie darauf, dass die Jahresabschlussgespräche immer nach einer gewissen Struktur verlaufen und sich auch inhaltlich nicht sonderlich unterscheiden. Diese Voraussetzungen sowie entsprechende Vorbereitungen ermöglichen es Arbeitnehmern und Arbeitgebern, Jahresgespräche möglichst produktiv zu führen.

Vorbereitung auf das Jahresgespräch für Arbeitnehmer

Für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist es wichtig, an einem Jahresgespräch nicht nur als passiver Zuhörer teilzunehmen. Machen Sie sich am besten bereits lange vor dem Jahresgespräch mit dem Chef Gedanken über Ihre eigenen Leistungen. Schauen Sie vor dem Jahresgespräch zum Beispiel auf die Notizen aus dem Gespräch vom Vorjahr. Erst durch eine gute Vorbereitung gelingt auch ein aktiver Austausch.

Langfristig planen

Bereits lange vor dem Jahresgespräch ist für Mitarbeiter die Vorbereitung das A und O. In Notizen halten Arbeitnehmer ihre größten Erfolge sowie Misserfolge fest und bekommen so einen Überblick zu den Meilensteinen des Jahres. So lässt sich ihre Leistung einordnen – welche Handlungen haben Projekte positiv beeinflusst, welche blieben ohne Ergebnis? Eine ausführliche Vorbereitung hinterlässt auch bei Vorgesetzten einen bleibenden Eindruck und liefert Beweise für gute Arbeit.

Selbsteinschätzung vornehmen

Die Bewertung der eigenen Leistungen ist nicht immer leicht und sollte nicht in ein paar Minuten geschehen. Arbeitnehmer müssen sich ihrer Stellung im Betrieb bewusst werden und versuchen, ihre Leistungen so objektiv wie möglich einzustufen. Dazu zählt auch das Nennen möglicher Fehler. Denn gute Arbeitgeber würdigen eine ehrliche Selbsteinschätzung und profitieren – ganz nach den Prinzipien des New Work – von einer positiven Fehlerkultur.

Ziele eingrenzen

Zu einem offenen Jahresgespräch gehört es auch, dass Mitarbeiter die angestrebten Ziele ihres Vorgesetzten einschätzen und bewerten. Ist die Zielplanung realistisch und konkret? Sind die Rahmenbedingungen zum Erreichen der Ziele gegeben? Dabei ist es wichtig, dass beide Parteien im Vorfeld Details sowie mögliche Lösungsansätze besprechen, falls der Weg zum Ziel nicht nach Plan verläuft.

Vorbereitung auf das Jahresgespräch für Arbeitgeber

Vor dem Jahresgespräch ist eine Vorbereitung auch für die Führungskräfte empfehlenswert. Denn Unternehmen arbeiten in den Jahresgesprächen mit ihren Mitarbeitern zwar meist mit Vorlagen, dennoch sollte das Gespräch einen individuellen Charakter erhalten, sodass sich der Mitarbeiter individuell geschätzt fühlt. Beachten Sie als Führungskraft daher die folgenden Punkte, wenn Sie ein Jahresgespräch vorbereiten:

Zeit planen

Da die Beteiligten in dem Jahreszielgespräch das gesamte letzte Geschäftsjahr besprechen und für das nächste Jahr planen, ist es entscheidend, genügend Gesprächszeit einzuplanen. Normalerweise dauert ein Jahresgespräch zwischen 40 Minuten und zwei Stunden. Bereiten Sie sich als Führungskraft also angemessen auf die Inhalte des Performance-Gesprächs vor, um den Zeitrahmen einzuhalten.

Inhalte vereinheitlichen

Für das Jahresgespräch ist es besonders wichtig, dass dieses standardisiert verläuft. Nur so ist eine Vergleichbarkeit über die Jahre möglich. Unternehmen erstellen dazu in der Regel Vorlagen sowie vorgegebene Fragen für das Jahresgespräch mit ihren Mitarbeitern. Jedoch sollten auch die Vorlagen flexibel genug sein, um zu den verschiedenen Arbeitsbereichen im Unternehmen zu passen.

Mitarbeiter kennen

Beim Gesprächsrahmen hört die Vorbereitung nicht auf. Vorgesetzte sollten sich vor jedem Jahresgespräch auch noch einmal mit dem entsprechenden Mitarbeiter auseinandersetzen. Dabei hilft insbesondere ein Blick auf das Gespräch vom Vorjahr. Es hilft darüber hinaus, bereits während des Geschäftsjahres besondere Auffälligkeiten – ob positiv oder negativ – zu notieren.

Ergebnisse festhalten

Die Dokumentation der Erlebnisse aus dem Jahresgespräch ist für den weiteren Verlauf des kommenden Geschäftsjahres essenziell. Diese ermöglicht Human Resources die weitere Planung möglicher Maßnahmen. Ebenso liefert sie eine Gesprächsgrundlage für Mitarbeitergespräche, die vor dem Jahresgespräch stattfinden.

Welche Fragen gehören in ein Mitarbeiter-Jahresgespräch (+ Vorlage)?

Für Führungskräfte empfiehlt es sich, die Fragen für ein Jahresgespräch in einer Vorlage festzuhalten. Dieser “Jahresgespräch-Leitfaden” fördert die Standardisierung des Gesprächs. So gewährleisten Sie, dass in jedem Jahresgespräch die Formulierungen über die Jahre einheitlich und damit vergleichbar bleiben.

Nutzen Sie die folgenden Fragen für ein Jahresgespräch als Checkliste, um keine relevanten Themen mehr zu vergessen:

  • Woran arbeitet der Mitarbeiter gerade?
  • Welche Ziele wurden vor einem Jahr gemeinsam definiert?
  • Welche Ziele wurden erreicht und welche nicht?
  • Was hat den Mitarbeiter im vergangenen Jahr besonders motiviert?
  • Wie bewertet der Mitarbeiter die Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber?
  • Wie möchte sich der Mitarbeiter weiterentwickeln und fortbilden?
  • Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit der Arbeitsatmosphäre?
  • Was sind seine Wünsche an den Vorgesetzten?
  • Welche Arbeiten möchte der Mitarbeiter in der Zukunft nicht mehr verrichten?

Da diese Fragen häufig in einem Jahresgespräch vorkommen, hilft es auch den Mitarbeitern, sich vor dem Feedbackgespräch auf die Fragen und Antworten entsprechend vorzubereiten.

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