Die Vorbereitung auf ein Jahresgespräch
Achten Sie darauf, dass die Jahresabschlussgespräche immer nach einer gewissen Struktur verlaufen und sich auch inhaltlich nicht sonderlich unterscheiden. Diese Voraussetzungen sowie entsprechende Vorbereitungen ermöglichen es Arbeitnehmern und Arbeitgebern, Jahresgespräche möglichst produktiv zu führen.
Vorbereitung auf das Jahresgespräch für Arbeitnehmer
Für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist es wichtig, an einem Jahresgespräch nicht nur als passiver Zuhörer teilzunehmen. Machen Sie sich am besten bereits lange vor dem Jahresgespräch mit dem Chef Gedanken über Ihre eigenen Leistungen. Schauen Sie vor dem Jahresgespräch zum Beispiel auf die Notizen aus dem Gespräch vom Vorjahr. Erst durch eine gute Vorbereitung gelingt auch ein aktiver Austausch.
Langfristig planen
Bereits lange vor dem Jahresgespräch ist für Mitarbeiter die Vorbereitung das A und O. In Notizen halten Arbeitnehmer ihre größten Erfolge sowie Misserfolge fest und bekommen so einen Überblick zu den Meilensteinen des Jahres. So lässt sich ihre Leistung einordnen – welche Handlungen haben Projekte positiv beeinflusst, welche blieben ohne Ergebnis? Eine ausführliche Vorbereitung hinterlässt auch bei Vorgesetzten einen bleibenden Eindruck und liefert Beweise für gute Arbeit.
Selbsteinschätzung vornehmen
Die Bewertung der eigenen Leistungen ist nicht immer leicht und sollte nicht in ein paar Minuten geschehen. Arbeitnehmer müssen sich ihrer Stellung im Betrieb bewusst werden und versuchen, ihre Leistungen so objektiv wie möglich einzustufen. Dazu zählt auch das Nennen möglicher Fehler. Denn gute Arbeitgeber würdigen eine ehrliche Selbsteinschätzung und profitieren – ganz nach den Prinzipien des New Work – von einer positiven Fehlerkultur.
Ziele eingrenzen
Zu einem offenen Jahresgespräch gehört es auch, dass Mitarbeiter die angestrebten Ziele ihres Vorgesetzten einschätzen und bewerten. Ist die Zielplanung realistisch und konkret? Sind die Rahmenbedingungen zum Erreichen der Ziele gegeben? Dabei ist es wichtig, dass beide Parteien im Vorfeld Details sowie mögliche Lösungsansätze besprechen, falls der Weg zum Ziel nicht nach Plan verläuft.
Vorbereitung auf das Jahresgespräch für Arbeitgeber
Vor dem Jahresgespräch ist eine Vorbereitung auch für die Führungskräfte empfehlenswert. Denn Unternehmen arbeiten in den Jahresgesprächen mit ihren Mitarbeitern zwar meist mit Vorlagen, dennoch sollte das Gespräch einen individuellen Charakter erhalten, sodass sich der Mitarbeiter individuell geschätzt fühlt. Beachten Sie als Führungskraft daher die folgenden Punkte, wenn Sie ein Jahresgespräch vorbereiten:
Zeit planen
Da die Beteiligten in dem Jahreszielgespräch das gesamte letzte Geschäftsjahr besprechen und für das nächste Jahr planen, ist es entscheidend, genügend Gesprächszeit einzuplanen. Normalerweise dauert ein Jahresgespräch zwischen 40 Minuten und zwei Stunden. Bereiten Sie sich als Führungskraft also angemessen auf die Inhalte des Performance-Gesprächs vor, um den Zeitrahmen einzuhalten.
Inhalte vereinheitlichen
Für das Jahresgespräch ist es besonders wichtig, dass dieses standardisiert verläuft. Nur so ist eine Vergleichbarkeit über die Jahre möglich. Unternehmen erstellen dazu in der Regel Vorlagen sowie vorgegebene Fragen für das Jahresgespräch mit ihren Mitarbeitern. Jedoch sollten auch die Vorlagen flexibel genug sein, um zu den verschiedenen Arbeitsbereichen im Unternehmen zu passen.
Mitarbeiter kennen
Beim Gesprächsrahmen hört die Vorbereitung nicht auf. Vorgesetzte sollten sich vor jedem Jahresgespräch auch noch einmal mit dem entsprechenden Mitarbeiter auseinandersetzen. Dabei hilft insbesondere ein Blick auf das Gespräch vom Vorjahr. Es hilft darüber hinaus, bereits während des Geschäftsjahres besondere Auffälligkeiten – ob positiv oder negativ – zu notieren.
Ergebnisse festhalten
Die Dokumentation der Erlebnisse aus dem Jahresgespräch ist für den weiteren Verlauf des kommenden Geschäftsjahres essenziell. Diese ermöglicht Human Resources die weitere Planung möglicher Maßnahmen. Ebenso liefert sie eine Gesprächsgrundlage für Mitarbeitergespräche, die vor dem Jahresgespräch stattfinden.
