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4 Gründe, warum die E-Signatur in der Personalverwaltung unverzichtbar ist

Die E-Signatur in der Personalverwaltung: Darum ist sie unverzichtbar für HR

17. Mai 2022 · 7 Min. Lesezeit · HRworks Redaktion

Im Personalwesen gibt es viele Dokumente, die unterzeichnet werden müssen. Oft sind hier die Unterschriften mehrerer Verantwortlicher nötig. Gerade während der Lockdown-Phasen, in denen Angestellte mehrheitlich im Homeoffice arbeiteten, mussten Personalabteilungen handlungsfähig bleiben. Somit setzte sich zunehmend ein Instrument durch, das mittlerweile als etabliert gilt: die E-Signatur.

Was ist die elektronische Signatur?

Die elektronische oder auch digitale Signatur hat nichts mit der Signatur in E-Mails zu tun, die jede verschickte Mail wie eine Fußzeile um Informationen zum Versender ergänzt. Sie ist stattdessen eine digital generierte Unterschrift, die bei entsprechend sicherer Verschlüsselung ebenso rechtskräftig ist wie eine handschriftliche.

Eine solche zertifikatsbasierte Unterschrift wird durch eine spezifische Software erstellt und kodiert versendet. Spezielle Zertifizierungsstellen sorgen für die eindeutige Identifikation und Zuordnung der E-Signatur zum Unterzeichnenden. Mit ihrem jeweils individuellen Siegel zeichnen Verantwortliche Dokumente zeitgleich gegen, obwohl sie an unterschiedlichen Orten sind.

Die E-Signatur bei HRworks

Die E-Signatur steht Ihnen auch bei HRworks als Add-on zur Verfügung: Damit Sie Ihre Personalarbeit so einfach und effizient wie möglich gestalten, haben Sie die Möglichkeit, Ihre digitale Signatur unter bestimmte HR-Dokumente zu setzen. So sparen Sie zum Beispiel das Porto beim Versenden von Unterlagen, die von Personen an verschiedenen Standorten unterschrieben werden müssen. HRworks bietet Ihnen die fortgeschrittene E-Signatur an, sodass alle Beteiligten ihre Unterschrift einfach direkt in der Software auf den gewünschten Dokumenten ergänzen.

Wie Sie die E-Signatur in HRworks aktivieren und verwalten, erfahren Sie in unserem Helpcenter-Artikel.

Wie kann die Fälschungssicherheit dieser Signaturen gewährleistet werden?

Diese zertifikatsbasierte Art der Unterschrift generiert eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichnenden und weist somit die Integrität des Dokumentes zweifelsfrei nach. Sie ist wie ein ganz persönliches Siegel.

Um ein Höchstmaß an Fälschungssicherheit zu gewährleisten, verwenden Anbieter von elektronischen Signaturen das Standardformat Public Key Infrastructure (PKI). Dieses erzeugt mithilfe mathematischer Algorithmen lange Zahlenketten, um die Unterschrift in einen Schlüssel umzuwandeln. Dieser Schlüssel ist einmalig und eindeutig und identifiziert den Unterzeichner. Nur ein mit diesem Schlüssel unterzeichnetes Dokument wird anerkannt, wodurch die Integrität des Dokuments gewährleistet wird.

Status quo der E-Signatur in Deutschland

Durch die aufgrund von Corona verhängten Maßnahmen, die für viele Mitarbeiter wochenlanges Homeoffice bedeuteten, wurde seit März 2020 vermehrt auf die digitale Signatur zurückgegriffen. Dennoch nutzten 2021 nur 36 % aller Deutschen diese Möglichkeit. Damit ist Deutschland weit abgeschlagen hinter Ländern wie Frankreich (67 %) oder Großbritannien (55 %).

Einsatz der E-Signatur in deutschen Unternehmen innerhalb 4 Jahre von 18 auf 22% gestiegen

Doch der richtungsweisende Trend wird weitergehen: Obwohl längst nicht alle Unternehmen die digital generierte Unterschrift anbieten, wünschen sich knapp 70 % der Deutschen diese Lösung. So werden auch kleine und mittlere Betriebe um Digitalisierungstipps wie diesen langfristig nicht herumkommen. Da Anbieter von E-Signatur-Software seit Jahren eine hohe Nachfrage erleben, ist davon auszugehen, dass dieses Verfahren sich auch hierzulande weiter etablieren wird. Immerhin haben sich viele Deutsche schon daran gewöhnt, dass sensible Dokumente wie ein privater Darlehensvertrag oder ein Geschäftsabschluss mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Das Vertrauen wächst – was sich gerade im Hinblick auf eine nachhaltigere und transparentere Unternehmensführung als sehr vorteilhaft erweist.

Die vier Gründe, warum die digitale Signatur unverzichtbar ist

Grund 1: Größere Zeitersparnis

Durch Corona hat sich bereits etabliert, dass Besprechungen zunehmend digital durchgeführt werden. Da erscheint es logisch, dass Beschlüsse nicht nur in der Cloud festgehalten, sondern dort auch gegengezeichnet werden. Besonders praktisch daran ist, dass dies in Echtzeit geschieht. So entfällt das Warten auf Dokumente, die von verschiedenen Verantwortlichen an unterschiedlichen Orten unterschrieben werden müssen.

Grund 2: Schlanke Workflows

Auch der Verwaltungsaufwand geht dank der E-Signatur entscheidend zurück. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und verschickt, kopiert, gescannt und abgeheftet werden, sondern werden in der Cloud verwaltet. Hier ist der permanente Zugang für autorisierte Personen generiert, sodass die Arbeit mit und am Dokument wesentlich reibungsloser möglich ist.

Grund 3: Spart Papier und Porto

Ein weiterer großer Pluspunkt der E-Signatur besteht darin, dass die für Personalabteilungen üblichen Papierberge entfallen. Dies spart neben dem hohen Verwaltungsaufwand auch Kosten, Ressourcen und Platz im Aktenschrank. Da nachhaltiges Wirtschaften immer wichtiger wird, werden auch Personalabteilungen angehalten, umweltfreundlich zu agieren – was durch die elektronische Signatur erheblich erleichtert wird. Zudem spart die digitale Personalakte Portokosten ein, wenn Vorgesetzte und Mitarbeiter von verschiedenen Standorten ein und dasselbe Dokument unterzeichnen. Anstatt es per Post zu versenden, signieren es alle Beteiligten vergleichsweise kostengünstig direkt in der Software.

Grund 4: Weniger Fehlerquellen

Außerdem reduziert sie potenzielle Fehlerquellen. Liegt ein Dokument sicher in der Cloud, können weder Teile davon verloren gehen, noch in die falschen Hände geraten. Außerdem  lässt sich mit der Signatur auch prüfen, ob ein Dokument zwischenzeitlich verändert wurde. So verringert sich der Aufwand, die unterzeichneten Dokumente manuell gegenzuprüfen. Praktisch ist auch, dass Verantwortliche daran erinnert werden, ihre Unterschrift bis zu einem bestimmten Termin zu leisten, sodass geplante Prozesse optimal durchgeführt werden.

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Rechtliches zur elektronischen Signatur: eIDAS-Verordnung und Vertrauensdienstegesetz

Auf europäischer Ebene bildet die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) die Grundlage für die jeweiligen nationalen Gesetze, die die Nutzung der elektronischen Signatur festlegen. In Deutschland ist dies das Vertrauensdienstegesetz. Es regelt, unter welchen Bedingungen die E-Signatur einer handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist. Gerade die fortgeschrittene elektronische Signatur muss strenge Kriterien erfüllen, denn sie ermöglicht das Unterzeichnen von Dokumenten, die gewisse rechtliche Risiken bergen.

Welche elektronischen Signaturen gibt es?

Es gibt es drei verschiedene Varianten von E-Signaturen, die sich in ihrer Qualität unterscheiden:

  • Einfache elektronische Signatur (SES): Es handelt sich um die unsicherste Form der E-Signatur, die lediglich auf Basis einer E-Mail-Adresse identifiziert wird. Beispiele hierfür stellen auch das Signieren eines Dokumentes ohne Identitätsprüfung durch Hinzufügen einer eingescannten Unterschrift oder das Unterschreiben auf Handscannern bei der Post dar.
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): Sie beinhaltet laut eiDAS-Verordnung der EU einen zusätzlichen Faktor zur eindeutigen Identifizierung des Unterzeichnenden. Das kann eine SMS sein, die dieser bestätigen muss, oder ein Ausweisdokument, das abgefragt wird.
  • Qualifizierte Signatur (QES): Diese Art der E-Signatur verifiziert den Unterzeichnenden in regelmäßigen Abständen durch ein Video-Ident-Verfahren und zusätzlich mit einer zu bestätigenden SMS-Nachricht oder Ähnlichem. Rechtlich ist diese E-Signatur gleichgestellt mit einer händisch geleisteten Unterschrift, da sie im Gegensatz zur AES von einer offiziellen Zertifizierungsstelle ausgestellt wird.

Beispiele für Anwendungsbereiche der digitalen Signatur

Einfache und fortgeschrittene Signatur Qualifizierte Signatur
Unbefristete und Teilzeitarbeitsverträge Befristete Arbeitsverträge
Nachträge zu bestehende Arbeitsverträgen (Ausnahme: befristete Verträge) Arbeitnehmerüberlassungsverträge (zur Zeitarbeit)
Dienst-, Werk- und Freelanceverträge Nachträgliches Wettbewerbsverbot
Geheimhaltungserklärungen
Datenschutzerklärungen
Personalbögen
Zustimmung zur Kurzarbeit
Uhrheberrechtserklärungen
Sozial- und Rentenversicherungsdokumente

Die Gültigkeit der E-Signatur bei Arbeitsverträgen

Durch Änderungen im Nachweisgesetz müssen bei Arbeitsverträgen seit dem 1. August 2022 zahlreiche Punkte beachten werden: So sind Unternehmen von diesem Zeitpunkt an beispielsweise dazu verpflichtet, allen Mitarbeitern ‒ die eine neue Stelle antreten ‒ ein handschriftlich unterschriebenes Dokument auszuhändigen, das alle wesentlichen Inhalte des Arbeitsvertrags enthält.

Arbeitsverträge können also weiterhin mit der E-Signatur unterzeichnet werden: Allerdings müssen Firmen darauf achten, ihren neuen Angestellten einen vom Arbeitgeber original unterschriebenen Nachweis mit allen vom Nachweisgesetz geforderten Arbeitsvertragsbedingungen am ersten Arbeitstag zu übergeben. Sprich: Es ist also möglich, die E-Signatur zu nutzen, um einen Arbeitsvertrag im Vorfeld digital zu unterzeichnen, was für alle Beteiligten die Onboarding-Prozess vereinfacht. Die ausgedruckte und unterschriebene Auflistung kann (und muss dann aber auch) am ersten Arbeitstag nachgereicht werden.

Bestimmte Dokumente müssen jedoch nach wie vor ganz klassische handschriftlich unterschrieben werden, da die elektronische Unterschrift hier keine Rechtsgültigkeit besitzt:

  • Kündigungsschreiben
  • Aufhebungsverträge
  • Nachweisgesetz
  • Arbeitszeugnisse

Die zunehmende Digitalisierung macht die E-Signatur zum unverzichtbaren Werkzeug

Die E-Signatur ist nur das Pünktchen auf dem i unserer digitalisierten Welt. Es ergibt schlicht keinen Sinn mehr, Dokumente, die für alle Verantwortlichen in einer Cloud zugänglich sind, auszudrucken, um sie handschriftlich zu unterzeichnen – nachdem sie einige Zeit in Briefumschlägen verbracht haben und nach ihrer Rücksendung wieder manuell eingescannt werden müssen. So entfällt viel überflüssig gewordene Verwaltungsarbeit. Dies sorgt wiederum dafür, dass die Produktivität in der Personalabteilung erheblich verbessert wird und alle personalbezogenen Prozesse beschleunigt werden. Außerdem bringt sie dem Arbeitgeber ein fortschrittliches Image ein. Dies ist gerade für die Bindung junger, gut ausgebildeter Fachkräfte ein entscheidender Mehrwert. Da eine digitale Personalakte sowieso längst Usus ist, gehört eine E-Signatur in modernen Unternehmen einfach dazu.

Disclaimer

Auch wenn alle Inhalte dieses Blogs sorgfältig und gewissenhaft recherchiert sind, bietet dieser Beitrag keine verbindliche Rechtsberatung. Bitte wenden Sie sich daher bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt. HRworks übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Vollständigkeit oder Richtigkeit der hier angeführten Informationen.

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