Digitalisierung von KMU: 4 Tipps für kleine und mittlere Unternehmen

Nach wie vor zählt die digitale Transformation branchenübergreifend zu den großen Herausforderungen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist das Thema relevanter denn je. Bis zur erfolgreich digitalisierten Firma ist es jedoch oft ein langer Weg. Erfahren Sie, warum die Digitalisierung von KMU so wichtig ist und wie Geschäftsführer und Verantwortliche vorhandenes Budget am sinnvollsten einsetzen.

Warum ist Digitalisierung in KMU entscheidend?

Obwohl die digitale Transformation kein neuer Trend mehr ist, bereitet sie vielen KMU noch immer Schwierigkeiten. Schließlich ist es nicht leicht, teils über Jahrzehnte gewachsene Strukturen und Prozesse grundlegend zu erneuern. Manchmal fehlt es auch an der nötigen Offenheit gegenüber neuen Technologien – auch wenn die Vorteile der Digitalisierung in KMU noch so offensichtlich sind. Und manchmal legt auch noch die Politik kleinen und mittleren Unternehmen Steine in den Weg wie beispielsweise mit dem Nachweisgesetz.

Klar ist jedoch, dass nicht nur Großkonzerne unter hohem Digitalisierungsdruck stehen. Praktisch alle Unternehmen sehen sich heute zu einer umfassenden Modernisierung gezwungen. Diese ist erforderlich, um effizient zu wirtschaften und damit wettbewerbsfähig zu bleiben.

Digitalisierung in KMU: Wie profitieren kleine und mittlere Unternehmen?

Die Digitalisierung bietet für KMU zahlreiche Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten. Während auf der einen Seite die Kosten sinken, erhöht sich auf der anderen der Umsatz. Denn automatisierte Prozesse sparen Zeit sowie Geld und verbessern die Kunden- und Mitarbeitererfahrung. In nahezu allen Unternehmensbereichen führt der Einsatz digitaler Tools zu erheblicher Effizienzsteigerung – deswegen sind diese auch Bestandteil jeder modernen HR-Strategie. Aufgaben, die bislang einen halben Tag in Anspruch genommen haben, sind damit oft in wenigen Minuten erledigt.

Welche Herausforderungen bringt die Digitalisierung von kleinen und mittleren Unternehmen mit sich?

Ganze 83 Prozent der Unternehmen in Deutschland zählen zu den Kleinstunternehmen. Diese beschäftigen maximal neun Angestellte und erwirtschaften im Schnitt jeweils bis zu zwei Millionen Euro Umsatz pro Jahr. Sind die Ressourcen dementsprechend begrenzt, erfolgen Investitionen wohlüberlegt. Klar ist jedoch, dass die Digitalisierung unvermeidbar ist: Aus Statistiken der Bundesnetzagentur geht klar hervor, dass ein Großteil der deutschen Mittelständler bislang nur mangelhaft digitalisiert ist.

Die Gründe dafür sind naheliegend: Laut einer Ionos-Studie fehlt es vor allem an Zeit und Geld. Auch Bedenken bezüglich Sicherheit und Datenschutz bremsen in vielen Fällen die digitale Transformation von KMU. Nicht zuletzt fehlt es in den oftmals sehr kleinen Betrieben auch am nötigen Fachwissen, um eine Digitalisierung effektiv in Angriff zu nehmen. Eine systematische Herangehensweise ist daher unerlässlich.

4 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung in KMU

Die folgenden 4 Tipps helfen kleinen und mittleren Unternehmen, sich dem Thema von der Planung bis zur Umsetzung Schritt für Schritt anzunähern.

Tipp 1: Vorteile der KMU-Digitalisierung erkennen

Die Digitalisierung bietet vielfältige Vorteile für jeden Betrieb. Die wichtigsten lauten:

• Zentralisierte Informationen: Daten und die darin enthaltenen Informationen spielen für Unternehmen eine überlebenswichtige Rolle. Entsprechend essenziell ist es, dass sie stets dort verfügbar sind, wo Angestellte sie benötigen. Moderne Datenplattformen führen alle relevanten Daten zentral zusammen und erlauben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abteilungsübergreifend den direkten Zugriff.
• Effizientere Prozesse: Technologiegestützte Datenverarbeitung erlaubt die Automatisierung zahlreicher Prozesse, für die zuvor mühsame Handarbeit erforderlich war. Das entlastet Kolleginnen sowie Kollegen und gibt ihnen mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.
• Optimierter Kundenservice: Wer seine Kunden und ihre Probleme kennt, profitiert davon, wenn er ihnen einen angemessenen Service bietet. Denn der wird für Betriebe immer öfter zum entscheidenden Differenzierungsmerkmal. Moderne Unternehmen setzen daher vermehrt auf die Echtzeitanalyse von Kundendaten, um ihre Kunden zielgerichtet zu unterstützen und somit an sich zu binden.
• Geringere Kosten: Effizientere Prozesse führen automatisch zu effizienteren Unternehmen, was sich auch in deren Bilanzen widerspiegelt. Oft gibt es in KMU ein großes Sparpotenzial, das sich durch Digitalisierungsmaßnahmen erschließen lässt. Wie beispielsweise durch die Eindämmung ausufernder Zettelwirtschaft oder das Senken der Retourenquote durch akkurate Produktinformationen.
• Bessere Reichweite: An digitalem Marketing führt heute kein Weg mehr vorbei. Wer im Internet für seine Zielgruppen nicht sichtbar ist, wird bald von der Bildfläche verschwinden – oder gar nicht erst auf ihr erscheinen.

Tipp 2: Digitalisierung in KMU strategisch planen

Am Anfang jedes Digitalisierungsvorhabens steht eine Digitalisierungsstrategie. Dabei geht es darum, ein Digitalkonzept zu erarbeiten, das den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens entspricht. Zunächst gilt es, den Status quo zu ermitteln – von der Organisation, über die Prozesse und den Datenbestand, bis hin zu bereits vorhandener Technologie. Daraus leiten sich dann die sinnvollsten Maßnahmen für die Umsetzung der Digitalisierung ab.

Im Anschluss erfolgt die operative Umsetzung, also beispielsweise die Implementierung von HR-Software oder die Einführung der E-Signatur im Unternehmen. Dabei ist es wichtig, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Das schafft zum einen die nötige Akzeptanz und sorgt zum anderen dafür, dass sich Angestellte die erforderlichen Kenntnisse im Umgang mit den neuen Lösungen aneignen.

Tipp 3: Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung von Kleinunternehmen nutzen

Der Staat hat die Digitalisierungsdefizite in der deutschen Wirtschaft erkannt und bietet daher insbesondere für KMU zahlreiche Förderungsmöglichkeiten. So zum Beispiel das Programm „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK). Wer die Voraussetzungen für die Förderung erfüllt, erhält bis zu 50.000 Euro für Investitionen in digitale Technologien oder die Fortbildung von Mitarbeitern zu Digitalisierungsthemen. Neben verschiedenen Möglichkeiten auf Bundesebene bieten auch die einzelnen Bundesländer diverse Förderprogramme für ansässige KMU.

Tipp 4: HR durch Digitalisierung in KMU effizienter gestalten

Die Digitalisierung von HR-Prozessen – auch bekannt als HR 4.0 – zählt zu den drängendsten Aufgaben von Personalabteilungen. Kein Wunder, denn das Human Resource Management eines modernen Unternehmens beinhaltet eine Vielzahl arbeitsintensiver Aufgaben. Entsprechend oft arbeiten HR-Abteilungen am Limit. Die gute Nachricht: Ein großer Teil davon lässt sich durch den Einsatz einer HR-Software automatisieren, was zahlreiche Produktivitätskiller in HR beseitig. Dazu gehören:

• Personalverwaltung: Egal, ob digitale Personalakten, softwaregestütztes Bewerbermanagement oder effektiveres Onboarding – die passende Software sorgt für reibungslose Prozesse.
• Reisekostenabrechnung: Reisekosten-Software erspart der HR-Abteilung eine Menge Arbeit. Belege für Restaurantbesuche, Hotelübernachtungen und Ähnliches lassen sich schnell und einfach erfassen. Die Software sorgt außerdem dafür, dass Abrechnungen immer der aktuellen Rechtslage entsprechen.
• Lohn und Gehalt: Lohnzettel und Gehaltsabrechnungen sind heute vollständig digitalisierbar. Das spart nicht nur Papier, sondern auch den Aufwand für Druck und Versand.
• Zeitwirtschaft: Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung wie auch die alltägliche Zeiterfassung erfordern mit der passenden Software nur wenige Klicks.

Die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen ist unerlässlich – und umsetzbar

99,4 Prozent der Unternehmen in Deutschland zählen zu den kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Sie alle stehen vor der gemeinsamen Aufgabe, sich mithilfe digitaler Technologien zu modernisieren. So besteht beispielsweise allein in den vielfältigen Arbeitsbereichen der Human Resources bereits erhebliches Automatisierungspotenzial. In vielen Fällen ist das aber noch ungenutzt. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie, einer staatlichen Förderung und dem zielgerichteten Einsatz passender Lösungen jedoch gelingt auch KMU die flächendeckende Digitalisierung.