Digitalisierung von KMU: Tipps und Beispiele für kleine und mittlere Unternehmen

Die digitale Transformation zählt zu den großen Herausforderungen, besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Denn bis zur erfolgreich digitalisierten Firma ist es oft ein langer Weg, für den es kaum eine Alternative gibt. Doch wie setzen Geschäftsführer und Verantwortliche ihr Budget für die Digitalisierung am sinnvollsten ein? Und was machen Unternehmen, denen die finanziellen Mittel dafür fehlen?

Das Wichtigste in Kürze

• KMU stehen vor Hürden wie knappen Finanzen, Zeitmangel und fehlendem Fachwissen.
• Um Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen, brauchen KMU eine speziell für sie passende Strategie.
• Förderprogrammeunterstützen KMU bei Investitionen in digitale Technologien.
• Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden einbeziehen, haben es leichter auf dem Weg zur Transformation.

Warum ist die Digitalisierung entscheidend für KMU?

Obwohl die digitale Transformation keine neue Entwicklung ist, bereitet sie vielen KMU noch immer Schwierigkeiten. Es ist schwer, teils über Jahrzehnte gewachsene Strukturen zu erneuern. Manchmal fehlt es auch an Offenheit gegenüber neuen Technologien, speziell bei KI-Anwendungen. Vom größten bis zum kleinsten Unternehmen stehen alle unter einem Digitalisierungsdruck.

Die digitale Transformation ist jedoch zwingend, denn sie hilft dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben. Laut einer Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft kann der deutsche Mittelstand allein durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen jährlich rund 9,2 Millionen Arbeitsstunden einsparen.

Welche Herausforderungen haben KMU bei der Digitalisierung?

Im Gegensatz zu Großkonzernen stehen kleine und mittlere Unternehmen bei der digitalen Transformation vor speziellen Hürden:

Finanzielle Engpässe: KMU in Deutschland erwirtschafteten im Jahr 2024 rund 2,8 Billionen Euro Umsatz. Das entspricht 28,6 Prozent des Gesamtumsatzes deutscher Unternehmen. Zugleich machen KMU 99,2 Prozent aller Unternehmen aus. Viele KMU verfügen daher über geringere finanzielle Spielräume als Großunternehmen. Investitionen in neue Technologien fallen ihnen in vielen Fällen schwerer.

Fachkräftemangel und fehlendes Know-how: In KMU mangelt es häufig an Fachwissen, um Digitalisierungsprojekte umzusetzen. Das bestätigt eine aktuelle Bitkom-Umfrage: 97 Prozent der befragten Unternehmen haben demnach Probleme, IT-Stellen zu besetzen.

Zeitmangel: KMU beschäftigen weniger als 250 Mitarbeitende. Das Tagesgeschäft bindet gerade in kleinen Unternehmen die meisten personellen Ressourcen. Für das Einarbeiten in komplexe Digitalisierungsthemen fehlt oft Zeit.

Kultureller Wandel und Akzeptanz: Digitalisierung scheitert häufig daran, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden nicht ausreichend in die Transformation einbinden. Wenn der Wandel hinter verschlossenen Türen geplant wird, entstehen in der Belegschaft Unsicherheit und Widerstand.

Datensicherheit und Datenschutz: Datensicherheit und rechtliche Vorgaben wie die DSGVO fordern KMU besonders dann heraus, wenn ihnen das Fachwissen zur IT-Sicherheit fehlt.

4 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung in KMU

Womit beginnen? Wodurch finanzieren? Wie weitermachen? Die folgenden 4 Tipps bieten KMU erste Hilfe beim Start in die Digitalisierung:

Tipp 1: Vorteile der KMU-Digitalisierung erkennen

KMU, die den Nutzen der Digitalisierung erkennen, haben den ersten Schritt der Transformation gemacht.

Zentralisierte Informationen: Informationen müssen schnell und vollständig dort verfügbar sein, wo Angestellte sie benötigen. Moderne Datenplattformen bündeln Daten und machen sie abteilungsübergreifend zugänglich.

Effizientere Prozesse: Automatische Abläufe, für die zuvor Handarbeit erforderlich war, entlasten Mitarbeitende. So bleibt mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben.

Optimierter Kundenservice: Wer seine Kunden und ihre Probleme kennt, kann ihnen einen besseren Service bieten. Digitalisierte Unternehmen setzen daher vermehrt auf die Echtzeitanalyse von Kundendaten, um zum Beispiel in Webshops mit einer passenden Empfehlung zu unterstützen.

Geringere Kosten: Digitale Prozesse senken Fehlerquote sowie Materialkosten. Deshalb gibt es in KMU oft ein Sparpotenzial, das sich durch Maßnahmen zur Digitalisierung erschließen lässt.

Größere Reichweite: Sei es ein Beitrag in den sozialen Medien, ein Unternehmensblog oder ein Newsletter: Wer auf digitale Marketingkanäle verzichtet, erreicht seine Zielgruppe deutlich schwerer.

Tipp 2: Digitalisierung in KMU strategisch planen

Am Anfang jeder Digitalisierung steht eine Strategie. Dabei unterscheidet sich das Konzept von Unternehmen zu Unternehmen. Ein Handwerksbetrieb mit 20 Mitarbeitenden hat andere Schwerpunkte als ein Beratungsunternehmen mit 150 Angestellten.

Zuerst erstellen Verantwortliche eine Ist-Analyse: Welche analogen und digitalen Prozesse gibt es derzeit im Unternehmen? Welche Technologien stehen bereits zur Verfügung? Gibt es IT-Expertinnen und -Experten in der Belegschaft? Daraus leiten sich Maßnahmen für die Digitalisierung ab. Im Anschluss folgt die Umsetzung, also zum Beispiel die HR-Software-Implementierung oder die Einführung der E-Signatur.

Tipp 3: Fördermöglichkeiten für die Digitalisierung von KMU nutzen

Unternehmen ohne Digitalisierungs-Budget können an Förderprogrammen teilnehmen. So bezuschussen zum Beispiel die Europäische Union, Bund und Länder KMU ohne Finanzpolster. Eine Übersicht über aktuelle bundesweite Fördermöglichkeiten stellt die Bundesnetzagentur zur Verfügung.

Tipp 4: Mitarbeitende einbeziehen und Wissen aufbauen

Eine erfolgreiche Digitalisierung gelingt, wenn die Belegschaft den Wandel aktiv mitträgt. Dafür müssen Mitarbeitende den Nutzen der Transformation verstehen und die neuen Werkzeuge sicher anwenden können.

Schritte, die bei der Umsetzung helfen:

Offen kommunizieren: Führungskräfte erläutern Ziele und Vorteile der Digitalisierung von Anfang an. So bauen sie Unsicherheiten ab und schaffen Vertrauen in die geplanten Maßnahmen.

Vorteile aufzeigen: Unternehmen müssen ihrenMitarbeitenden verdeutlichen, dass sie auch persönlich von der Digitalisierung profitieren, zum Beispiel durch digitale Ausstattung im Homeoffice.

Ressourcen nutzen: Oft gibt es im Unternehmen bereits Kolleginnen und Kollegen mit einer digitalen Affinität. Diese Mitarbeitenden dienen als erste Ansprechpartner für ihre Teams.

Weiterbildung anbieten: Mitarbeitende mit digitaler Kompetenz nutzen einem Unternehmen langfristig. Diese Fähigkeiten müssen aber oft erst aufgebaut werden. Für KMU lohnt es sich deshalb, gezielt in Weiterbildungen der Angestellten zu investieren.

Pilotprojekte starten: Probeläufe mit ausgewählten Teams helfen dabei, neue Tools zu testen. Positive Erfahrungen und schnelle Erfolge steigern die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

Beispiele für eine erfolgreiche Digitalisierung in KMU

Doch was bedeutet Digitalisierung für KMU in der Praxis? Zwei fiktive Beispiele zeigen auf, wie sich der Schritt vom Analogen ins Digitale auf ein Unternehmen auswirken kann.

Beispiel 1: Die Unternehmensberatung

Ausgangslage: Die 80 Mitarbeitenden einer Unternehmensberatung befinden sich ständig bei Kunden vor Ort. Die Personalabteilung, bestehend aus zwei Personen, ertrinkt in Verwaltungsaufgaben. Mitarbeitende reichen Reisekostenabrechnungen in Form von Excel-Listen ein, begleitet von Umschlägen voller Papierbelege. Urlaubsanträge werden per E-Mail gestellt und händisch in eine zentral abgelegte Liste übertragen.

Digitalisierungs-Lösung: Die Geschäftsführung entscheidet sich für eine HR-Software. Die Mitarbeitenden nutzen nun eine Web-App, um ihre Belege abzufotografieren. Die Software erfasst die Daten automatisch. Einreichung und Genehmigung erfolgen mit wenigen Klicks. Urlaub beantragen die Mitarbeitenden über ein Self-Service-Portal. Vorgesetzte geben die Anträge online frei und der von allen einsehbare Teamkalender ist immer aktuell. Projektleiter sehen sofort, wer wann verfügbar ist.

Ergebnis: Die Personalabteilung hat deutlich weniger Verwaltungsarbeit und kann sich nun stärker auf strategische Themen wie Recruiting und Mitarbeiterentwicklung konzentrieren. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist gestiegen, da Reisekosten verlässlicher und schneller erstattet werden. Die Fehlerquote bei der Datenübertragung wurde zudem auf null verringert.

Beispiel 2: Der Fertigungsbetrieb

Ausgangslage: Ein Fertigungsbetrieb mit 120 Mitarbeitenden erfasst die Arbeitszeit noch mit Stift und Papier. Die Personalabteilung muss die Zeitzettel am Monatsende einsammeln und händisch für die Lohnabrechnung abtippen.

Digitalisierungs-Lösung: Das Unternehmen führt eine Software für Zeitwirtschaft und Personalverwaltung ein. An den Betriebseingängen werden Terminals installiert, an denen sich die Mitarbeitenden mit einem Chip an- und abmelden. Die Daten fließen in Echtzeit ins System und werden automatisch mit den richtigen Zuschlägen für Schicht- oder Mehrarbeit an die Lohnbuchhaltung übergeben. Alle Angestellten können nun über ein Portal oder eine App auf ihre persönlichen Daten zugreifen. Sie können ihre Lohnabrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen und ihren Gleitzeit– und Urlaubsstand prüfen.

Ergebnis: Die digitale Lösung hat den Aufwand für die monatliche Lohnabrechnung von 3 Tagen auf einen halben Tag verringert. Die Fehlerquelle beim Abtippen der Stempelkarten ist beseitigt. Human Resources kann nun auf Knopfdruck Krankheitsquote oder Überstunden auswerten, was der Geschäftsführung eine bessere Datengrundlage für Entscheidungen liefert.

KI im Mittelstand: Wie gelingt der Einstieg?

Chatbots im Kundenservice oder vorausschauende Wartungssysteme in der Produktion: Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile von KI. Neueinsteiger sollten allerdings klein anfangen und erst einmal einzelne Anwendungsfälle ermitteln, in denen KI-Tools einen Mehrwert stiften.

Die ersten Schritte bei der KI-Einführung ähneln denen anderer Digitalisierungsprojekte: Ist-Analyse erstellen, Mitarbeitende einbeziehen und Testläufe starten. Grundlage für KI-Anwendungen ist eine datenschutzgerechte Datenbasis, auf die sie zugreifen kann. Ein Chatbot benötigt beispielsweise Zugriff auf eine gepflegte Kundendatenbank, um passende Antworten zu liefern.

KMU-Digitalisierung ist unerlässlich und umsetzbar

KMU müssen bei der Digitalisierung nicht mit den Budgets und Ressourcen von Großkonzernen gleichziehen. Sie sollten für die Transformation ihre ureigenen Stärken ausspielen: Flexibilität, Nähe zum Kunden und schnelle Entscheidungswege.

Digitalisierung ist kein abgeschlossenes Projekt, vielmehr eine neue unternehmerische Haltung. Der Erfolg der Digitalisierung bemisst sich an der dauerhaft erhöhten Anpassungsfähigkeit des Unternehmens und nicht an der Anzahl der eingeführten digitalen Tools.