So finden KMU die richtige HR-Strategie

Strategie statt Schnellschuss – wer überlegt handelt, profitiert am Ende oft länger von den Ergebnissen. In HR bedeutet das, gezielt nach Fach- und Führungskräften zu suchen, die langfristig zum Erfolg beitragen und die Unternehmensstrategie mit vorantreiben. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen sind HR-Strategien eine wichtige Basis, die aber viel zu selten wirklich sinnvoll eingesetzt werden. Dabei gibt es einen klaren Zusammenhang zwischen Strategic Human Resources Management und der Unternehmensleistung.

Was ist eine HR-Strategie? Eine Definition

Eine gute Human Resources Strategie, oder auch Personalstrategie, bildet die Basis von erfolgreicher HR-Arbeit. Wer denkt, solch eine Strategie ist schnell ausgearbeitet und benötigt kaum Augenmerk, irrt. Wie bei jeder anderen Herangehensweise gilt auch hier: Je genauer und transparenter die Ziele definiert werden, desto besser fallen die Ergebnisse aus – ganz nach dem Motto “Gut Ding will Weile haben”. Mittels einer HR-Strategie werden alle Personalentscheidungen gemanagt, die das Erreichen der Unternehmensziele stützen. Die Strategie zieht sich dabei wie ein roter Faden durch alle Abteilungen eines Unternehmens ‒ denn HR ist an sämtlichen Stellen anzutreffen, an denen Mitarbeiter benötigt werden. Jede HR-Strategie wird dabei an das Unternehmen angepasst und stellt somit einen individuellen Fahrplan dar.

Warum brauchen Unternehmen eine HR-Strategie?

Geht es nicht auch ohne HR-Strategie? Immerhin kostet die Erstellung Zeit und Ressourcen. Prinzipiell ja, dennoch lohnt sich der Einsatz für Unternehmen. Neben der übergeordneten Aufgabe, die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen, dient eine sorgfältig ausgearbeitete HR-Strategie auch weiteren Zwecken.

Personalmanagement optimieren: Viele Personalabteilungen befinden sich durch die Digitalisierung und aufgrund technologischer Möglichkeiten im Wandel. Dazu gehört beispielsweise, neue HR-Software abteilungsübergreifend einzuführen. So sind die Zeiterfassung während des mobilen Arbeitens und das digitale Reisekostenmanagement zwei Aspekte, die eine gute Personal-Software ermöglicht. In solch einem Anpassungsprozess wie der Einführung einer neuen Software ist es wichtig, den Überblick über die Mitarbeiter zu behalten und sie passend einzusetzen. Personaler erfassen Engpässe dadurch frühzeitig und haben so die Chance, rechtzeitig nach Lösungen zu suchen.

Lese-Tipp: “Effizienter arbeiten, Kosten senken: Darum ist die Zukunft von HR digital”

Wettbewerbsfähigkeit steigern: Von einer HR-Strategie lassen sich alle Maßnahmen ableiten, die relevant für Personalentscheidungen sind. Gehen Unternehmen dieses Thema aktiv an, verbessern sie damit langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit: Beispielsweise, wenn sie frühzeitig die richtigen Fach- und Führungskräfte für ihre Projekte gewinnen. Sind erfahrene Angestellte vorhanden und dazu auch noch in großer Anzahl, ist ein Unternehmen somit leistungsfähiger und kann mehr erwirtschaften. In Hinblick auf den demografischen Wandel und den damit einhergehenden Fachkräftemangel, der den deutschen Mittelstand zukünftig wohl dauerhaft begleiten wird, wird Recruiting zu einer der zentralen strategischen Herausforderungen für HR. 

Bewerbermanagement effizienter gestalten: Analoge Bewerbungsprozesse kosten jedes Mal aufs neue viel Zeit. Eine gute HR-Strategie sorgt dafür, dass Sie genau wissen, welche Anforderungen Sie an neue Kollegen stellen und welche Fähigkeiten im Team benötigt werden. Deshalb gehört zu einer guten HR-Strategie auch für ein ganzheitliches Bewerbermanagement zu sorgen und dieses effizient zu gestalten. Hierfür gibt es leistungsstarke Personalverwaltung-Software, die Ihnen einen zeitsparenden Prozess bieten. HR-Mitarbeiter haben so wieder mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. 

Lese-Tipp: “Bewerbermanagement-Software als erster Schritt zur digitalen HR”

Was zeichnet eine gute HR-Strategie aus? 

Eine überzeugende HR-Strategie hat alle strategischen Vorhaben eines Unternehmens fest im Blick und weiß, worauf es ankommt. Entsprechend wichtig ist der regelmäßige Austausch der HR-Abteilung mit der Geschäftsführung und den einzelnen Abteilungen. Oft übernimmt diese Aufgabe ein HR Business Partner. HR ist somit ein wichtiges Bindeglied und nimmt eine besondere Stellung im Unternehmen ein. Wenn HR es schafft, die Unternehmenswerte erfolgreich nach innen zu verkörpern und zu vertreten, beeinflusst dies auch die Außenwirkung und schafft einen authentischen Auftritt. Eine gute und nachhaltige HR-Strategie bleibt dabei flexibel für Veränderungen, die das Unternehmen betreffen und sollte für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar sein. 

Digitalisierung in HR: Abläufe mit Software effizienter gestalten 

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsbereiche gewinnt der HR-Bereich an vielfältigen Möglichkeiten dazu. Moderne Lösungen erleichtern es die täglichen Aufgaben in HR zu bewältigen, indem sie Prozesse vereinfachen, verbessern und agiler abbilden. Gleichzeitig ist die Digitalisierung eines Unternehmens ein andauernder Prozess. Das bedeutet, Unternehmen sollten regelmäßig den Soll- und Ist-Zustand vergleichen, um mögliche Optimierungspotenziale zu ermitteln. Dafür ist nicht nur ein auf Digitalisierung von KMU geschaltetes Mindset gefragt, sondern auch die Verankerung der Digitalisierung in der HR-Strategie.

Die Vorteile von Software für Ihre HR-Strategie: 

• Digitale Technologien unterstützen den Arbeitsalltag und entlasten die Mitarbeiter.
• Prozesse lassen sich schneller und einfacher abwickeln, dadurch wird die Motivation gefördert und die Mitarbeiter arbeiten effizienter.
• Digitalität fördert die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von HR und kann gewinnbringend in der HR-Strategie eingesetzt werden.
• Digitale Lösungen wie People Analytics ermöglichen rationale, informationsbasierte Personalentscheidungen und sparen Zeit im Bewerbermanagement.
• HR-Tools bieten einen guten Überblick über alle relevanten Ziele eines Unternehmens und helfen dabei, Erfolge messbar zu machen.

In wenigen Schritten zur erfolgreichen HR-Strategie

Um eine nachhaltige HR-Strategie zu erstellen, gibt es keine Patentlösung. Der ständige Transformationsprozess jedes Unternehmens verläuft individuell, deshalb müssen die Verantwortlichen auch eine HR-Strategie ständig daran anpassen und neu ausrichten. Es gibt jedoch einige Rahmenbedingungen und Schritte, nach denen Sie erfolgreich und strategisch vorgehen können:

Rahmenbedingungen definieren:

• Das Personalmanagement ist bereit dazu, gewohnte Pfade zu verlassen und strategische Themen mit entsprechenden Instrumenten zu bedienen.
• Der HR-Bereich des Unternehmens besitzt ausreichende Kapazitäten, um eine strategische Planung umzusetzen.
• Das HR-Management ist im Unternehmen gut vernetzt und unterstützt das Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele.
• Strategisch relevante Mitarbeitergruppen sind so geschult, dass sie die Umsetzung einer HR-Strategie durchführen können.

Vorgehensweise festlegen:

1. Definition der Ziele

Die Personalabteilung sollte sich klar darüber werden, welchen Beitrag sie zur Erreichung der Unternehmensziele leisten kann. Will ein Unternehmen beispielsweise seine Attraktivität als Arbeitgeber verbessern, konzentriert sich die Personalabteilung darauf, das Employer Branding zu stärken.

2. Ist-Zustand analysieren

Zum Ist-Zustand gehören sowohl interne Faktoren wie das Geschäftsmodell, Altersstrukturen, die Betriebsgröße oder Kennzahlen zur Leistung des Personals als auch externe Faktoren. Diese beziehen sich eher auf Aspekte wie den Arbeitsmarkt, die Verfügbarkeit von Fachkräften, die Branche oder die Wettbewerbssituation. Außerdem ist eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Unternehmens sinnvoll.

3. Die passenden Maßnahmen finden

Um geeignete Maßnahmen zu finden, werden die Ziele mit dem Ist-Zustand verglichen. Aus diesem Vergleich leiten sich verschiedene Möglichkeiten für eine HR-Strategie ab, die die Schere zwischen dem aktuellen Zustand der Personalabteilung und den Zielen schließt. Es ist sinnvoll, zunächst verschiedene vielfältige Strategien zu entwickeln und diese dann nach den Faktoren Aufwand, Nutzen, Kosten und Risiken einzugrenzen.

4. Planung der Umsetzung 

Die Umsetzung der Maßnahmen sollte ausreichend geplant werden, da dieser Prozess oft langwierig ist. Es bietet sich an, zunächst Themen anzugehen, die einen großen Wertbeitrag mit wenig Aufwand oder Lösungen für besonders lästige Probleme versprechen. Maßnahmen wie HR-interne Runden zum Austausch oder Workshops zu Branchentrends können die ständige Anpassung der HR-Strategie an sich ändernde Rahmenbedingungen sichern.

5. Erfolg kontrollieren

Um den Wert von HR für das Unternehmen unter Beweis zu stellen, kann der Erfolg einer HR-Strategie durch HR-Kennzahlen untermauert werden. 

Fazit: Darum ist eine HR-Strategie auch für KMU wichtig

Mit einer funktionierenden HR-Strategie lässt sich das Personalmanagement von Unternehmen optimieren, was wiederum für stabile Strukturen im ganzen Unternehmen sorgt. Diese Stabilität hat auch Einflüsse auf externe Faktoren, macht Unternehmen effizienter und zugleich wettbewerbsfähiger. Gerade für KMU, in denen die Etablierung von HR-Abteilungen häufig weniger fortgeschritten ist, ist die Einführung einer HR-Strategie eine willkommene und wertvolle Unterstützung, die dabei hilft, den Fokus auf die wichtigsten Ziele zu richten. HR-Strategien sollten auf jedes Unternehmen individuell abgestimmt werden und benötigten deshalb zunächst Engagement und Einsatz, bevor sie langfristig zu mehr Erfolg verhelfen.