Effizienter arbeiten, Kosten senken: Darum ist die Zukunft von HR digital

Die Digitalisierung hat unsere Art zu arbeiten nachhaltig beeinflusst. Digitale Arbeitsweisen verändern mitunter ganze Geschäftsmodelle und zahlreiche KMU haben ihre Abteilungen bereits erfolgreich digitalisiert. Ein Bereich bleibt jedoch oftmals außen vor: Human Resources. Dabei können durch die Digitalisierung von HR-Prozessen der Arbeitsaufwand deutlich reduziert und so Kosten gespart werden.

Wie steht es um die Digitalisierung im Personalmanagement?

In der HR-Studie 2020 der Universität Halle-Wittenberg in Kooperation mit der forcont business technology GmbH nannte ein Drittel der befragten HR-Verantwortlichen die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen als aktuell größte Herausforderung. So hat ein Großteil der Unternehmen zwar die Dringlichkeit bezüglich der Einführung digitaler Prozesse für HR erkannt. Jedoch stellt sich  nach wie vor die Umsetzung als schwierig heraus. Dadurch entsteht besonders bei administrativen Aufgaben ein erheblicher Zeitaufwand.

Folgende Prozesse kosten Personaler momentan noch den Großteil ihrer Zeit:

• Dokumentbearbeitung
• Datenmanagement
• Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen
• Bedienung von Softwaresystemen
• Kommunikation mit Fachabteilungen

Was HR hemmt: Hoher Zeitaufwand durch Routinetätigkeiten

In Zeiten des digitalen Wandels kommen  HR-Abteilungen besonders wichtige Aufgaben zu. So sollen sie den digitalen Umbruch im Unternehmen direkt vorantreiben und zugleich die Entstehung einer digitalen Kultur ermöglichen. Ganz nebenbei sollen weiterhin bedeutsame Vorgänge wie Recruiting-Prozesse oder die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen weiterhin einwandfrei laufen.

Und trotz der hohen Anforderungen sowie der zahlreichen unternehmenstragenden Aufgabenbereiche ist es ausgerechnet die HR-Abteilung, deren Digitalisierung keine große Priorität zufällt. Dies liegt vor allem an folgenden Punkten:

• Geringe interne digitale Kompetenzen
• Fehlende Standardanwendungen und -prozesse
• Unzureichende technische Ausstattung
• Keine konkrete Digitalisierungsstrategie

Um diesen Punkten effektiv entgegenzuwirken, benötigen HR-Manager vor allem genügend Zeit. Da aber auch diese im Arbeitsalltag ein seltenes Gut ist, müssen Personaler und Unternehmer lernen, durch die Einführung erster digitaler Prozesse zeitliche Ressourcen zu schaffen. Der Anteil administrativer Aufgaben nimmt bei HR-Mitarbeitern nach wie vor einen zu großen Raum ein. Gerade Routineaufgaben wie die Arbeitszeiterfassung, Urlaubsbeantragung oder Entgeltabrechnung müssen daher möglichst schnell automatisiert werden. Nur so kann HR den neuen Herausforderungen im Unternehmen gerecht werden.

Das neue Rollenverständnis: HR als Business-Partner

Die HR-Abteilung ist schon lange nicht mehr nur für Verwaltungsaufgaben zuständig. Vielmehr hat HR aufgrund der komplexen Aufgabenbereiche im Recruiting, dem Organisieren von Weiterbildungen sowie in der strategischen Ressourcenplanung eine beratende Funktion im Unternehmen eingenommen. Eine Rolle mit größerer Entscheidungsfreiheit und Verantwortung, weshalb HR-Mitarbeiter bei Unternehmern inzwischen vermehrt als Business-Partner wahrgenommen werden.

Künftig wird die Arbeit von HR besonders in strategischen Geschäftsfeldern an Relevanz gewinnen. 

• Als kommunikative Schnittstelle zwischen Unternehmensführung, Betriebsrat und Angestellten.
• Als Change Management hinsichtlich digitaler Transformationsprozesse.
• Als Organisator von Trainings oder Gesprächen für die Führungsebene und für Angestellte.

Um den hohen Erwartungen gerecht zu werden, müssen die richtigen Arbeitsmittel zur Verfügung stehen, um durch selbstständig funktionierende Arbeitsprozesse die nötige Zeit zu schaffen und so mit der Digitalisierung Schritt zu halten. Dies setzt allerdings auch eine gewisse technische Affinität der HR-Mitarbeiter voraus, damit der souveräne Umgang mit Betriebsdaten oder einer HR-Software gewährleistet werden kann.

Darum wird die Digitalisierung von HR immer wichtiger

Mit wachsender Verantwortung und neuen Arbeitsbereichen wächst auch die Notwendigkeit nach der Automatisierung administrativer Abläufe, um die neuen Aufgaben zu bewältigen. Viele Unternehmen können mit einem digitalen Bewerbungsprozess inzwischen ein Vielfaches an  Bewerbern verarbeiten und einstellen – und das mit einer kleineren Personalabteilung und zusätzlichem Zeitgewinn. Die neuen freigesetzten Ressourcen der HR-Mitarbeiter können dann effektiv bei anderen Prozessen eingesetzt werden. 

Eine wenig oder gar nicht digitalisierte HR-Abteilung bedeutet auf lange Sicht also eine abnehmende Konkurrenzfähigkeit am Arbeitsmarkt. Entscheider sollten sich daher schon früh folgende Frage stellen:

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung von HR?

• Dem Fachkräftemangel wird entgegengewirken: HR-Abteilungen mit einem vollständig automatisierten Bewerbungsprozess sind deutlich effektiver bei der Suche nach geeigneten Kandidaten, beim Bewerbungsgespräch und Onboarding sowie bei der Weiterbildung. So können Talente frühzeitig an das Unternehmen gebunden werden, ohne dass eine große Personalabteilung benötigt wird.
• Wettbewerbsfähigkeit: Indem Softwarelösungen HR-Mitarbeiter im Arbeitsalltag entlasten, lassen sich die Arbeitsprozesse insgesamt effizienter gestalten. Das Unternehmen bleibt in einem sich ständig ändernden, globalisierten Markt stets handlungsfähig, flexibel und somit auch konkurrenzfähig. Dies wird durch die zusätzliche Organisation von Schulungen und Weiterbildungen durch HR noch zusätzlich gestärkt.
• Zeit- und Kosteneinsparung: Durch digitale Workflows können unterschiedlichste Personalvorgänge jederzeit und von überall erledigt werden. Angestellte beantworten sich Fragen zur Gehaltsabrechnung bspw. mit einem Blick in die Abrechnungsübersicht der Software selbst. Auch spontane Absprachen im Team werden durch das schnelle Senden eines Termins und einen anschließenden Video-Call erledigt – ob im Homeoffice oder auf Dienstreise. Gerade die Automatisierung von Routineaufgaben spart viel Zeit ein, weshalb Unternehmer entweder ihre Personalabteilung kleiner halten oder die neuen Ressourcen der HR-Mitarbeiter an anderer Stelle nutzen können.
• Niedrigere Fehleranfälligkeit: Manuelle Vorgänge sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Bei Gehaltsabrechnungen reicht schon eine falsche Zahl oder das Verrutschen in der Zeile, um eine lästige Fehlerkette zu starten. Bei einer Personal-Software werden die Stammdaten lediglich einmalig übertragen und dann automatisch weiterverarbeitet – ganz im Rahmen der DSGVO-Vorgaben. Zusätzlich werden Abgabefristen bei Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern durch Erinnerungen oder automatisierte Ausführungen nicht mehr verpasst. 
• Besseres Arbeitsklima: Wenn alltägliche Arbeiten automatisiert werden, bleibt mehr Zeit für die Anliegen der Mitarbeiter. Denn nicht jede Anfrage kann automatisiert behandelt werden und einige Sachverhalte bedürfen eines persönlichen Gesprächs. Indem die Kollegen merken, dass ihr Feedback auf Gehör stößt und direkt bearbeitet werden, verbessert sich das gesamte Arbeitsklima zum Positiven. 
• Messbarkeit von Unternehmensdaten: Personalverwaltung-Software ermöglicht jederzeit das Speichern, Abrufen und Auswerten verschiedenster Betriebsdaten. So wird aus der Förderung von Fähigkeiten und der Steigerung von Leistungen ein statistisch auswertbarer und einfach überschaubarer Prozess. Es lässt sich etwa der Weiterbildungsstand eines Angestellten abrufen oder einsehen, in welchen Abteilungen die Mitarbeiter ungewöhnlich häufig wechseln.

Wie kann der digitale Wandel in HR-Abteilungen vollzogen werden?

Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung von HR ist ein Transformationsplan. Die Verantwortlichen müssen zuerst eruieren, in welchen Bereichen die Digitalisierung die größten Vorteile bringt. In der Regel betrifft dies Prozesse, die die Effizienz steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. 

Zusätzlich müssen die Personaler über digitale Kompetenzen verfügen, um die Transformation tatsächlich durchführen. Nur können sie der Rolle als strategischer Business-Partner gerecht werden und zugleich HR digitalisieren, ihre Effizienz erhöhen und deren Kosten senken.