Entgeltabrechnung

Entgeltabrechnung-Beispiel: Wie wird die Entgeltabrechnung berechnet?

Eine Entgeltabrechnung folgt einem Schema, das aus 4 Schritten besteht:

1. Gesamtbrutto

In der Bruttorechnung werden alle Einkünfte des Arbeitnehmers, wie das Grundgehalt, Überstundenvergütungen, Zuschläge, Einmalzahlungen – wie Weihnachtsgeld – und sonstige Vergütungen zusammengerechnet. Das Bruttoentgelt bildet die Basis für alle weiteren Berechnungen.

Bruttolohn berechnen:

• Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
• Zuschläge und Zulagen (Überstunden, Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Nachtarbeit, Schmutz- und Lärmzulagen usw.)
• Geldwerte Vorteile aus Sachleistungen (Firmenwagen, Fahrtkostenzuschuss o.ä.)
• Prämien und Umsatzprovisionen
• Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
• Sonstige Bezüge (Weihnachts- und Urlaubsgeld, etc.)

 = Gesamtbrutto

2. Anfallende Steuern

Vom Bruttoentgelt werden die anfallenden Steuern abgezogen. Diese Steuern richten sich primär nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers.

Steuerbrutto berechnen:

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Kirchensteuer (optional)
• Freibeträge bzw. elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
• Altersentlastungsbeträge (optional)

Zusätzlich werden Hinzurechnungsbeträge addiert, die in den ELStAM eingetragen sind:

• Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge bis zur steuerfreien Grenze
• Kindergartenzuschüsse
• Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
• Gutscheine
• Pauschal besteuerte Lohnbestandteile
• Arbeitgeberzuschüsse zur Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung

= Steuerbrutto

3. Sozialversicherungsbeiträge

In der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge, jedoch sind einige Entgeltbestandteile beitragsfrei und müssen vom Bruttobetrag abgezogen werden. Dabei müssen die Beitragsbemessungsgrenzen berücksichtigt werden.

Sozialversicherungsbrutto berechnen:

• Kindergartenzuschüsse
• Gutscheine
• Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
• Gesetzlich verpflichtete Zuschüsse zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung

= Sozialversicherungsbrutto

Aus dem Sozialversicherungsbrutto berechnen Arbeitgeber entsprechend der jeweiligen Beitragssätze die Beiträge zur:

• Krankenversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Pflegeversicherung

Der Zuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, der auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht, ist ebenfalls beitragsfrei.

4. Nettolohn und Auszahlungsbetrag

Im letzten Schritt subtrahieren Arbeitgeber die steuerlichen Abzüge sowie die Sozialversicherungsbeiträge vom Gesamtbrutto. So ergibt sich das Nettogehalt, das dem Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Nettolohn berechnen:

Die folgenden Positionen werden vom Gesamtbrutto abgezogen:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer (optional)
• Solidaritätszuschlag (optional)
• Arbeitnehmeranteile zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung (wenn gesetzlich versichert)
• Arbeitnehmeranteile zur Arbeitslosen- und Rentenversicherung

= Nettolohn

Zum Nettolohn werden folgende Posten addiert:

• Beitragszuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (durch den Arbeitgeber)
• Steuer- und beitragsfreie Reisekosten

Mögliche zusätzliche Positionen, die abgezogen werden müssen:

• Vermögenswirksame Anlagen bzw. der Überweisungsbetrag
• Vorschüsse
• Sachbezüge als geldwerter Vorteil
• Lohn- bzw. Gehaltspfändung

= Auszahlungsbetrag

Entgeltabrechnung auslagern: Was sind die Vor- und Nachteile?

Die Entgeltabrechnung ist ein komplexer Vorgang, der entsprechendes Wissen voraussetzt. Es ist daher für viele Unternehmen ein logischer Schritt, die Lohnbuchhaltung auszulagern. Dabei gibt es verschiedene Vor- und Nachteile:

Vorteile einer ausgelagerten Entgeltabrechnung:

• Zeitersparnis: Durch das Outsourcing der Entgeltabrechnung sparen Unternehmen wertvolle Zeit.
• Expertise: Externe Dienstleister verfügen über spezialisierte Kenntnisse im Bereich Steuer- und Arbeitsrecht sowie Sozialversicherungen, wodurch Fehler minimiert werden. So haben sie auch bei spezifischen Fragen meist die passende Antwort.
• Aktualität: Dienstleister sind stets über die neuesten gesetzlichen Änderungen informiert und passen die Abrechnungen entsprechend an.
• Kosteneffizienz: Besonders für kleinere Unternehmen kann das Outsourcing kostengünstiger sein als die Einrichtung einer internen Lohnbuchhaltung.
• Personaleinsparung: Eine ausgelagerte Entgeltabrechnung macht interne Mitarbeiter für diesen Arbeitsbereich überflüssig. Dadurch sparen Unternehmen zusätzliche Personalkosten.
• Rechtssicherheit: Externe Dienstleister übernehmen die Haftung für fehlerhafte Entgeltabrechnungen. So vermeiden Arbeitgeber das Haftungsrisiko, zum Beispiel bei falsch abgeführten Versicherungsbeiträgen.

Nachteile einer ausgelagerten Entgeltabrechnung:

• Abhängigkeit: Unternehmen werden von externen Dienstleistern abhängig und verlieren teilweise die Kontrolle über den Abrechnungsprozess.
• Datenschutzrisiken: Die Übertragung sensibler Mitarbeiterdaten an Dritte birgt ein erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen.
• Kommunikationsaufwand: Die Abstimmung mit externen Dienstleistern kann zusätzlichen Aufwand sowie Verzögerungen verursachen.
• Flexibilität: Externe Dienstleister bieten möglicherweise weniger Flexibilität bei individuellen Anpassungen und Sonderfällen in der Entgeltabrechnung.
• Kosten: Besonders für größere Unternehmen kann eine ausgelagerte Entgeltabrechnung hohe Kosten bedeuten. In bestimmten Fällen ist eine eigene Fachkraft dann lohnenswerter.

Hinweis: Seit dem 07.05.2020 sind Arbeitnehmer, die ihre Entgeltabrechnung intern abwickeln, laut 7. SGB IV-Änderungsgesetz vom 07.05.2020 dazu verpflichtet, ihre Lohnabrechnung online durchzuführen. Zudem haben sie die Pflicht, die Entgeltabrechnung ihren Angestellten elektronisch zur Verfügung zu stellen.