So erstellen Sie eine korrekte Entgeltabrechnung
Die Entgeltabrechnung ist ein zentraler Prozess in der Personalwirtschaft und bildet die Basis, um das Arbeitsentgelt an die Beschäftigten auszuzahlen. Durch regelmäßige und fehlerfreie Abrechnungen stellen Unternehmen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten und die finanziellen Verpflichtungen des Arbeitgebers gegenüber ihren Arbeitnehmer erfüllt werden.
Damit die Entgeltabrechnung korrekt erstellt wird, benötigen Arbeitgeber einen Überblick über das Steuer- und Arbeitsrecht sowie die Regeln und Anforderungen, die in der Lohnbuchhaltung gelten. Außerdem ist fundiertes Wissen über die erforderlichen Pflichtangaben nötig. Software-Lösungen sowie Vorlagen und Muster für die Entgeltabrechnung helfen dabei, den Vorgang effizient und fehlerfrei umzusetzen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Entgeltabrechnung bei jeder Lohnzahlung ist in § 108 der Gewerbeordnung verankert.
- Die fehlerfreie Berechnung verläuft strukturiert in 4 Schritten vom Gesamtbrutto bis zum finalen Auszahlungsbetrag.
- Moderne HR-Software digitalisiert und automatisiert den gesamten Payroll-Prozess sicher im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben.
Definition: Was ist eine Entgeltabrechnung?
Eine Entgeltabrechnung, oft auch als Lohn- oder Gehaltsabrechnung bezeichnet, dokumentiert detailliert die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts eines Arbeitnehmers über einen festgelegten Zeitraum.
Sie gibt Auskunft über:
- Brutto- und Nettogehalt
- Abzüge für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
- Eventuell gewährte Zuschüsse und vermögenswirksame Leistungen
Die Entgeltabrechnung stellt somit als Teil der Payroll eine verbindliche Information über das Gehalt dar, das pro Monat gezahlt wird. Sie schafft Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, aber auch gegenüber dem zuständigen Finanzamt.
Was ist die gesetzliche Grundlage der Entgeltabrechnung?
Die gesetzliche Grundlage für die Entgeltabrechnung in Deutschland ist in § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) verankert. Diese Vorschrift legt fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung eine korrekte, schriftliche Abrechnung ausstellen muss.
Wer macht die Entgeltabrechnung?
Die Entgeltabrechnung wird in der Regel von der Human-Resources-Abteilung eines Unternehmens oder von externen Dienstleistern, wie Lohnbüros oder Steuerberatern, erstellt. Einige Unternehmen setzen spezialisierte Software-Lösungen ein, um den Prozess zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.
Entgelt-, Lohn- und Gehaltsabrechnung im Vergleich
Die Begriffe Gehalts-, Lohn- und Entgeltabrechnung werden häufig synonym verwendet.
Doch es gibt durchaus Unterschiede zwischen den 3 Abrechnungsbezeichnungen:
- Gehaltsabrechnung: Feste, monatliche Vergütungen, die unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ausgezahlt werden.
- Lohnabrechnung: Variable Vergütungen, die sich nach der geleisteten Arbeitszeit oder des erreichten Produktionsumfangs richten, wie beispielsweise eine Tantieme.
- Entgeltabrechnung: Finanzielle Vergütungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern für die im Arbeitsvertrag festgehaltenen Leistungen zahlen. Die Entgeltabrechnung fasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammen.
Was sind die Pflichtangaben in der Entgeltabrechnung?
Ein Muster für die Entgeltabrechnung muss gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Vorname, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Steuerklasse und Konfession des Arbeitnehmers (sofern relevant)
- Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
- Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage innerhalb dieses Zeitraums
- Entgeltbestandteile:
- Bruttolohn
- Sachbezüge
- Monatliche und jährliche Steuerfreibeträge (optional)
- Vermögenswirksame Leistungen (VL)
- Kirchensteuerabzug (optional)
- Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
- Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung
- Persönliche Abzüge
- Kinderfreibetrag (optional)
- Aufwandsentschädigungen
- Überstunden (bei Stundenlohn)
- Auszahlungsbetrag
- Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle
- Anzahl der steuerlich zu berücksichtigen Kinder (optional)
Wie ist der Aufbau einer Entgeltabrechnung?
Eine Entgeltabrechnung ist immer klar strukturiert und besteht aus mehreren Teilen, um eine übersichtliche Darstellung der relevanten Informationen zu gewährleisten. Sie gliedert sich in Kopf-, Haupt- und Schlussteil:
Kopfteil
Enthält grundlegende Informationen wie den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers, die persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie die Mitarbeiter- bzw. Personalnummer.
Darüber hinaus sind die folgenden Daten enthalten:
- Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Steuerklasse und Konfession des Arbeitnehmers (sofern relevant)
- Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
- Abrechnungszeitraum
- Name der Krankenversicherung
- (Kinder-)Freibeträge (optional)
- Urlaubstage
Hauptteil/Finanzteil
Im Hauptteil werden die einzelnen Bestandteile des Bruttoeinkommens aufgeführt.
Er enthält die folgenden Daten:
- Gesamtbruttolohn
- Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
- Höhe der Abzüge für Steuern (Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag)
- Steuerfreibeträge
- Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
- Abgaben zur betrieblichen Altersvorsorge (optional) und vermögenswirksame Leistungen
- Aufwandsentschädigungen
- Nettogehalt
Der Schlussteil enthält die Nettoauszahlung, also der Betrag, der insgesamt vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt wird. Zusätzlich sind dort die Kontodaten des Angestellten zu finden.
