Definition und Bestandteile

Entgeltabrechnung

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So erstellen Sie eine korrekte Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnung ist ein zentraler Prozess in der Personalwirtschaft und bildet die Basis, um das Arbeitsentgelt an die Beschäftigten auszuzahlen. Durch regelmäßige und fehlerfreie Abrechnungen stellen Unternehmen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten und die finanziellen Verpflichtungen des Arbeitgebers gegenüber ihren Arbeitnehmer erfüllt werden.

Damit die Entgeltabrechnung korrekt erstellt wird, benötigen Arbeitgeber einen Überblick über das Steuer- und Arbeitsrecht sowie die Regeln und Anforderung, die in der Lohnbuchhaltung gelten. Außerdem ist fundiertes Wissen über die erforderlichen Pflichtangaben nötig. Software-Lösungen sowie Vorlagen und Muster für die Entgeltabrechnung helfen dabei, den Vorgang effizient und fehlerfrei umzusetzen.

Definition: Was ist eine Entgeltabrechnung?

Eine Entgeltabrechnung, oft auch als Lohn- oder Gehaltsabrechnung bezeichnet, dokumentiert detailliert die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts eines Arbeitnehmers über einen festgelegten Zeitraum.

Sie gibt Auskunft über:

  • Brutto- und Nettogehalt
  • Abzüge für Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
  • Eventuell gewährte Zuschüsse und vermögenswirksame Leistungen

Die Entgeltabrechnung stellt somit als Teil der Payroll eine verbindliche Information über das Gehalt dar, das pro Monat gezahlt wird. Sie schafft Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, aber auch gegenüber dem zuständigen Finanzamt.

Was ist die gesetzliche Grundlage der Entgeltabrechnung?

Die gesetzliche Grundlage für die Entgeltabrechnung in Deutschland ist in § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) verankert. Diese Vorschrift legt fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung eine korrekte, schriftliche Abrechnung ausstellen muss.

Wer macht die Entgeltabrechnung?

Die Entgeltabrechnung wird in der Regel von der Human-Resources-Abteilung eines Unternehmens oder von externen Dienstleistern, wie Lohnbüros oder Steuerberatern, erstellt. Einige Unternehmen setzen spezialisierte Software-Lösungen ein, um den Prozess zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.

Was ist eine Entgeltabrechnung laut Definition? Es handelt sich dabei um die aufgeschlüsselten Entgeltbestandteile

Entgelt-, Lohn- und Gehaltsabrechnung im Vergleich

Die Begriffe Gehalts-, Lohn- und Entgeltabrechnung werden häufig synonym verwendet.

Doch es gibt durchaus Unterschiede zwischen den 3 Abrechnungszeichnungen:

  • Gehaltsabrechnung: Feste, monatliche Vergütungen, die unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit ausgezahlt werden.
  • Lohnabrechnung: Variable Vergütungen, die sich nach der geleisteten Arbeitszeit oder des erreichten Produktionsumfangs richten.
  • Entgeltabrechnung: Finanzielle Vergütungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern für die im Arbeitsvertrag festgehaltenen Leistungen zahlen. Die Entgeltabrechnung fasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammen.

Was sind die Pflichtangaben in der Entgeltabrechnung?

Ein Muster für die Entgeltabrechnung muss gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO  mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Vorname, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Steuerklasse und Konfession des Arbeitnehmers (sofern relevant)
  • Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
  • Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage innerhalb dieses Zeitraums
  • Entgeltbestandteile:
    • Bruttolohn
    • Sachbezüge
    • Monatliche und jährliche Steuerfreibeträge (optional)
    • Vermögenswirksame Leistungen (VL)
    • Kirchensteuerabzug (optional)
    • Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
    • Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung
    • Persönliche Abzüge
    • Kinderfreibetrag (optional)
    • Aufwandsentschädigungen
    • Überstunden (bei Stundenlohn)
    • Auszahlungsbetrag
  • Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle
  • Anzahl der steuerlich zu berücksichtigen Kinder (optional)

Wie ist der Aufbau einer Entgeltabrechnung?

Eine Entgeltabrechnung ist immer klar strukturiert und besteht aus mehreren Teilen, um eine übersichtliche Darstellung der relevanten Informationen zu gewährleisten. Sie gliedert sich in Kopf-, Haupt- und Schlussteil:

Kopfteil

Enthält grundlegende Informationen wie der Name und die Anschrift des Arbeitgebers, die persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie die Mitarbeiter- bzw. Personalnummer.

Darüber hinaus sind die folgenden Daten enthalten:

  • Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Steuerklasse und Konfession des Arbeitnehmers (sofern relevant)
  • Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
  • Abrechnungszeitraum
  • Name der Krankenversicherung
  • (Kinder-)Freibeträge (optional)
  • Urlaubstage

Hauptteil/Finanzteil

Im Hauptteil werden die einzelnen Bestandteile des Bruttoeinkommens aufgeführt.

Er enthält die folgenden Daten:

  • Gesamtbruttolohn
  • Sachbezüge bzw. geldwerte Vorteile
  • Höhe der Abzüge für Steuern (Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag)
  • Steuerfreibeträge
  • Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
  • Abgaben zur betrieblichen Altersvorsorge (optional) und vermögenswirksame Leistungen
  • Aufwandsentschädigungen
  • Nettogehalt

Schlussteil/Informationsteil

Der Schlussteil enthält die Nettoauszahlung, also der Betrag, der insgesamt vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt wird. Zusätzlich sind dort die Kontodaten des Angestellten zu finden.

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Entgeltabrechnung-Beispiel: Wie wird die Entgeltabrechnung berechnet?

Eine Entgeltabrechnung folgt einem Schema, das aus 4 Schritten besteht:

1. Gesamtbrutto

In der Bruttorechnung werden alle Einkünfte des Arbeitnehmers, wie das Grundgehalt, Überstundenvergütungen, Zuschläge, Einmalzahlungen – wie Weihnachtsgeld – und sonstige Vergütungen zusammengerechnet. Das Bruttoentgelt bildet die Basis für alle weiteren Berechnungen.

Bruttolohn berechnen:

  • Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
  • Zuschläge und Zulagen (Überstunden, Arbeit an Sonn- und Feiertagen, Nachtarbeit, Schmutz- und Lärmzulagen usw.)
  • Geldwerte Vorteile aus Sachleistungen (Firmenwagen, Fahrtkostenzuschuss o.ä.)
  • Prämien und Umsatzprovisionen
  • Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
  • Sonstige Bezüge (Weihnachts- und Urlaubsgeld, etc.)

 = Gesamtbrutto

2. Anfallende Steuern

Vom Bruttoentgelt werden die anfallenden Steuern abgezogen. Diese Steuern richten sich primär nach der Steuerklasse des Arbeitnehmers.

Steuerbrutto berechnen:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuer (optional)
  • Freibeträge bzw. elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • Altersentlastungsbeträge (optional)

Zusätzlich werden Hinzurechnungsbeträge addiert, die in den ELStAM eingetragen sind:

  • Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge bis zur steuerfreien Grenze
  • Kindergartenzuschüsse
  • Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
  • Gutscheine
  • Pauschal besteuerte Lohnbestandteile
  • Arbeitgeberzuschüsse zur Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung

= Steuerbrutto

3. Sozialversicherungsbeiträge

In der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge, jedoch sind einige Entgeltbestandteile beitragsfrei und müssen vom Bruttobetrag abgezogen werden. Dabei müssen die Beitragsbemessungsgrenzen berücksichtigt werden.

Sozialversicherungsbrutto berechnen:

  • Kindergartenzuschüsse
  • Gutscheine
  • Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
  • Gesetzlich verpflichtete Zuschüsse zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflegeversicherung

= Sozialversicherungsbrutto

Aus dem Sozialversicherungsbrutto berechnen Arbeitgeber entsprechend der jeweiligen Beitragssätze die Beiträge zur:

  • Krankenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung

Der Zuschuss des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur privaten Krankenversicherung bzw. privaten Pflegeversicherung, der auf einer gesetzlichen Verpflichtung beruht, ist ebenfalls beitragsfrei.

4. Nettolohn und Auszahlungsbetrag

Im letzten Schritt subtrahieren Arbeitgeber die steuerlichen Abzüge sowie die Sozialversicherungsbeiträge vom Gesamtbrutto. So ergibt sich das Nettogehalt, das dem Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Nettolohn berechnen:

Die folgenden Positionen werden vom Gesamtbrutto abgezogen:

  • Lohnsteuer
  • Kirchensteuer (optional)
  • Solidaritätszuschlag (optional)
  • Arbeitnehmeranteile zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung (wenn gesetzlich versichert)
  • Arbeitnehmeranteile zur Arbeitslosen- und Rentenversicherung

= Nettolohn

Zum Nettolohn werden folgende Posten addiert:

  • Beitragszuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (durch den Arbeitgeber)
  • Steuer- und beitragsfreie Reisekosten

Mögliche zusätzliche Positionen, die abgezogen werden müssen:

  • Vermögenswirksame Anlagen bzw. der Überweisungsbetrag
  • Vorschüsse
  • Sachbezüge als geldwerter Vorteil
  • Lohn- bzw. Gehaltspfändung

= Auszahlungsbetrag

Entgeltabrechnung auslagern: Was sind die Vor- und Nachteile?

Die Entgeltabrechnung ist ein komplexer Vorgang, der entsprechendes Wissen voraussetzt. Es ist daher für viele Unternehmen ein logischer Schritt, die Lohnbuchhaltung auszulagern. Dabei gibt es verschiedene Vor- und Nachteile:

Vorteile einer ausgelagerten Entgeltabrechnung:

  • Zeitersparnis: Durch das Outsourcing der Entgeltabrechnung sparen Unternehmen wertvolle Zeit.
  • Expertise: Externe Dienstleister verfügen über spezialisierte Kenntnisse im Bereich Steuer- und Arbeitsrecht sowie Sozialversicherungen, wodurch Fehler minimiert werden. So haben sie auch bei spezifischen Fragen meist die passende Antwort.
  • Aktualität: Dienstleister sind stets über die neuesten gesetzlichen Änderungen informiert und passen die Abrechnungen entsprechend an.
  • Kosteneffizienz: Besonders für kleinere Unternehmen kann das Outsourcing kostengünstiger sein als die Einrichtung einer internen Lohnbuchhaltung.
  • Personaleinsparung: Eine ausgelagerte Entgeltabrechnung macht interne Mitarbeiter für diesen Arbeitsbereich überflüssig. Dadurch sparen Unternehmen zusätzliche Personalkosten.
  • Rechtssicherheit: Externe Dienstleister übernehmen die Haftung für fehlerhafte Entgeltabrechnungen. So vermeiden Arbeitgeber das Haftungsrisiko, zum Beispiel bei falsch abgeführten Versicherungsbeiträgen.

Nachteile einer ausgelagerten Entgeltabrechnung:

  • Abhängigkeit: Unternehmen werden von externen Dienstleistern abhängig und verlieren teilweise die Kontrolle über den Abrechnungsprozess.
  • Datenschutzrisiken: Die Übertragung sensibler Mitarbeiterdaten an Dritte birgt ein erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen.
  • Kommunikationsaufwand: Die Abstimmung mit externen Dienstleistern kann zusätzlichen Aufwand sowie Verzögerungen verursachen.
  • Flexibilität: Externe Dienstleister bieten möglicherweise weniger Flexibilität bei individuellen Anpassungen und Sonderfällen in der Entgeltabrechnung.
  • Kosten: Besonders für größere Unternehmen kann eine ausgelagerte Entgeltabrechnung hohe Kosten bedeuten. In bestimmten Fällen ist eine eigene Fachkraft dann lohnenswerter.

Hinweis: Seit dem 07.05.2020 sind Arbeitnehmer, die ihre Entgeltabrechnung intern abwickeln, laut 7. SGB IV-Änderungsgesetz vom 07.05.2020 dazu verpflichtet, ihre Lohnabrechnung online durchzuführen. Zudem haben sie die Pflicht, die Entgeltabrechnung ihren Angestellten elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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