Reisekosten

In fast jedem Betrieb werden Reisekosten abgerechnet. Sie entstehen, wenn Mitarbeiter außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte tätig werden – etwa weil sie Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder andere Firmenstandorte besuchen. Für Unternehmen ist die Abrechnung von Reisekosten gleich eine doppelte Herausforderung: Einerseits müssen häufig wechselnde Pauschalhöhen und Steuersätze berücksichtigt werden. Andererseits braucht es für die Reisekostenabrechnung moderne Tools, um nicht im Excel- und Zettelchaos zu versinken.

Der Begriff Reisekosten ist ein Über- bzw. Sammelbegriff für alle Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen. Insgesamt setzen sich die Reisekosten aus vier Teilbereichen zusammen:

Rechtlich gesehen spricht man immer dann von einer Dienstreise, wenn Mitarbeiter einer sogenannten “Auswärtstätigkeit” nachgehen. Um aber festzustellen, wann sich Mitarbeiter “auswärts” befinden – dafür braucht es einen Referenzort. Dieser wird im Fachjargon seit 2014 als “erste Tätigkeitsstätte” bezeichnet. Wie der Name nahelegt, handelt es sich dabei um den eigentlichen Arbeitsplatz. Also jenen Ort, an dem die Arbeit in reisefreien Zeiten geleistet bzw. erbracht wird. Auch dafür gibt es eine Definition: Von einer “ersten Tätigkeitsstätte” ist dann die Rede, wenn Mitarbeiter dort mindestens zwei Tage pro Woche oder ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen.

Übrigens: Bevor im Jahr 2014 die “erste Tätigkeitsstätte” als Reisekostenbegriff eingeführt wurde, sprach man von der “regelmäßigen Arbeitsstätte”. Bei einer “regelmäßigen Arbeitsstätte” war es zwingende Voraussetzung, dass es sich dabei um den eigenen Arbeitgeber handelt. Das führte in vielen Fällen zu Problemen. Die “erste Tätigkeitsstätte” kann dagegen auch die betriebliche Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten (z.B. eines Kunden) sein. Wichtig ist, dass es sich bei der “ersten Tätigkeitsstätte” um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung handelt, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet werden kann.

Wer übernimmt die Reisekosten?

Auch wenn in vielen Fällen die Arbeitgeber die Reisekosten ihrer Mitarbeiter erstatten, verpflichtet sind sie nicht dazu. Allerdings haben Arbeitnehmer dann immer noch die Möglichkeit, die Ausgaben ihrer Dienstreisen als Werbungskosten von ihrer Einkommenssteuer abzusetzen. Wenn Unternehmen die Reisekosten ihrer Mitarbeiter erstatten, legen sie dafür in vielen Fällen Reiserichtlinien fest. Der Vorteil einer solchen Reisekostenrichtlinie: Alle Mitarbeiter haben einheitliche und nachvollziehbare Rahmenbedingungen, um sich bei ihrer Geschäftsreise daran zu orientieren.

Häufig gestellte Fragen zu Reisekosten

Was ist bei Reisekosten eine Abrechnung?

Eine Dienstreise kostet Geld: Der Fahrtweg, die Übernachtung, die Verpflegung. Oftmals begleichen Arbeitgeber die Kosten bereits im Vorhinein. Doch in der Regel strecken Mitarbeiter ihr privates Geld vor, um all diese Ausgaben zu tätigen. Damit sie in diesem Fall das verauslagte Geld von ihrem Arbeitgeber wieder zurückerstattet bekommen, müssen die Geschäftsreisenden die Reisekosten abrechnen. Sie müssen also eine Reisekostenabrechnung erstellen.

In der Abrechnung von Reisekosten führt der Mitarbeiter die Beträge aller relevanten Ausgaben an. Die Buchhaltung des Unternehmens kontrolliert diese und genehmigt schließlich die Erstattung der Reisekosten auf das Konto des Mitarbeiters. Innerhalb weniger Tage oder Wochen bekommt der Mitarbeiter sein vorgestrecktes Geld wieder zurückerstattet.

Wie sieht die Abrechnung von Reisekosten aus?

In vielen Fällen ist die Abrechnung von Reisekosten noch heute äußerst papierlastig. Der Mitarbeiter setzt sich dann nach seiner Dienstreise in einem ruhigen Moment an einen Schreibtisch und breitet alle Belege vor sich aus. Er prüft, welche Ausgaben für die Reisekosten relevant sind (z.B. Parkgebühren) und welche nicht (z.B. Kinotickets). Er rechnet dann entweder alles zusammen oder überlässt das Rechnen der Buchhaltungsabteilung. Die gesammelten Reisekostenbelege schickt er, womöglich per Hauspost, an die Buchhaltung.

Es gibt aber auch die moderne, zeitgemäße Variante: In diesem Szenario fotografiert der Mitarbeiter mit seinem Smartphone direkt die Belege – wenn er will, gleich in dem Moment, in dem er sie erhält. Dazu bedarf es allerdings eines Smartphones und einer Reisekosten-Software, die das Abfotografieren von Belegen erlaubt. Dadurch können Geschäftsreisende ihre Reisekosten wesentlich schneller sortieren. Und auch die Buchhaltung freut sich, wenn die Reisekostenbelege digital übermittelt werden. Natürlich schickt der Mitarbeiter nicht jeden Beleg in Echtzeit an die Buchhaltung, sondern sammelt die Belege in einer digitalen Belegmappe. Erst wenn alle Quittungen und Belege einer Reise in der Belegmappe gesammelt sind, gibt der Mitarbeiter alles für die Buchhaltung frei.

Was muss die Abrechnung von Reisekosten enthalten?

In einer Abrechnung von Reisekosten müssen alle Quittungen, Belege und Rechnungen enthalten sein, die während einer beruflichen Auswärtstätigkeit angefallen sind. Voraussetzung ist natürlich, dass es sich um dienstlich bedingte Ausgaben handelt.

Zudem sind die essentiellen Reiseinformationen wichtig: Name des Reisenden, Abreise- und Zielort, Zwischenaufenthalte, Termin der Reise, Dauer der Reise, Zweck der Reise, Kostenstelle, ev. Angaben zu genutzten Dienstfahrzeugen und gefahrenen Kilometern.

Was sind Werbekosten?

Alle Ausgaben rund um eine Berufstätigkeit sind Werbungskosten. Darunter fallen u.a. die Anschaffung von Fachliteratur oder die Teilnahme an Weiterbildungen. Aber auch ein beruflich notwendiger Zweitwohnsitz ist für die Werbungskosten relevant. Und natürlich fallen auch die Reisekosten unter den allgemeinen Begriff Werbungskosten.

Damit können sie von der Steuer abgesetzt werden. Das geht allerdings nur, wenn nicht bereits der Arbeitgeber für die Reisekosten aufgekommen ist. Für den besonderen Fall, dass der Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten kompensiert, kann der Arbeitnehmer in der Steuererklärung die überschüssigen Reisekosten absetzen.

Was sind Fahrtkosten?

Zu den Fahrtkosten zählen alle Aufwendungen, die für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Darunter die Kosten für An- und Abreise, für Fahrten am Reiseziel sowie für Zwischenheimfahrten bei längeren Auswärtstätigkeiten. Dabei kommt es nicht an, welches Transportmittel für die Dienstreise gewählt wird.

Grundsätzlich gibt es vier Arten von Verkehrsmitteln:

• Öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Bahn, Flugzeug, Fähre)
• Private Verkehrsmittel (Auto, Motorrad)
• Berufliche Verkehrsmittel (Dienstwagen)
• Andere Verkehrsmittel (Taxi, Mietwagen)

Achtung: Mit dem Begriff “Fahrtkosten” werden allgemein alle Kosten bezeichnet, die auf Wegen entstehen, die man für den Arbeitgeber zurücklegt. Dazu zählen auch die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese Form von Fahrtkosten haben mit der Reisekostenabrechnung allerdings nichts zu tun.

Was ist die Kilometerpauschale?

In beiden Fällen, beim Fahrtweg zur Arbeit als auch auf Dienstreisen, gilt aktuell eine Kilometerpauschale von 30 Cent (für die Nutzung eines privaten Pkw). Die Pauschale dient der Vereinfachung, um berufliche Fahrten ohne einzelne Belege abzurechnen bzw. von der Steuer abzusetzen. Mit der Kilometerpauschale sind Kosten für Benzin sowie die Abnutzung (etwa von Reifen) bereits abgegolten. Bezahlt der Arbeitgeber die Pauschale nicht, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Nutzt ein Mitarbeiter statt eines privaten Autos einen Dienstwagen für seine Geschäftsreise, so kommt die Kilometerpauschale nicht zur Geltung. In diesem Fall sammelt der Mitarbeiter Belege für Sprit und Parkplätze und reicht diese ein.

Was sind Übernachtungskosten?

Wenn Mitarbeiter mehr als einen Tag auf Dienstreisen sind, benötigen Sie einen Übernachtungsort. Zwar kann es sich dabei um ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Zimmer handeln (bspw. in den Räumlichkeiten eines anderen Unternehmensstandorts). Meistens übernachten Geschäftsreisende aber in Pensionen oder Hotels. Die Kosten, die dabei anfallen, werden als Übernachtungskosten bezeichnet und vom Arbeitgeber bezahlt.

Wichtig: Bei den Übernachtungskosten muss man unterscheiden zwischen der eigentlichen Unterbringung – diese fällt tatsächlich unter den Überbegriff “Übernachtungskosten”. Allerdings kommt beim Aufenthalt in einem Hotel ja auch noch die Verpflegung dazu. In der Regel ist bei einer Übernachtung das Frühstück inkludiert. Dieses fällt allerdings unter die Verpflegungskosten. Dazu aber mehr im nächsten Unterpunkt “Verpflegungsmehraufwand”.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand klingt erstmal recht kompliziert, ist er aber gar nicht. Im Grunde geht es um ein einfaches Prinzip: Auf Dienstreisen können sich Mitarbeiter nicht so günstig verpflegen wie zu Hause. Sie können keine preiswerten Vorräte anhäufen, aus denen sich dann leckere Speisen zubereiten lassen, wie etwa Nudeln, Reis oder Kartoffeln. Stattdessen sind Geschäftsreisende darauf angewiesen, Mahlzeiten an den verschiedensten Orten zu konsumieren: das Frühstück im Hotel, das Mittagessen womöglich bei einem Imbiss, das Abendessen im Restaurant.

Der Verpflegungsmehraufwand – auch “Verpflegungspauschale” genannt – schafft hier Abhilfe. Er soll die zusätzlichen Ausgaben, die ein Mitarbeiter bei der Verpflegung auf Reisen hat, kompensieren. Wichtig ist zudem bei längeren Dienstreisen die Dreimonatsfrist zu beachten.

Sonderfall: Wenn sich eine auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung über zwei Kalendertage erstreckt, dann greift bei den Verpflegungspauschalen die Mitternachtsregelung.

Was sind die Reisenebenkosten?

Neben den Ausgaben für Übernachtungen, Fahrten oder die Verpflegung, können noch weitere Kosten anfallen. Diese kleineren Ausgabenpositionen werden zusammenfassend als Reisenebenkosten bezeichnet. Dazu zählen unter anderem:

• Mautgebühren
• Parkgebühren
• Gepäckgebühren
• Trinkgelder
• Reisegepäckversicherung
• Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
• Dienstliche Telefonkosten
• Taxifahrten
• Eintrittsgelder für beruflich veranlasste Events
• Folgekosten von Verkehrsunfällen

Die Reisenebenkosten muss ein Mitarbeiter mit Belegen nachweisen, um sie von seinem Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Dazu zählen beispielsweise Tankquittungen und Eintrittskarten.

Digitale Belege vereinfachen die Dokumentationspflicht

Das Finanzamt verlangt Aufzeichnungen bzw. Informationen als Nachweis der Reisekosten, wie:

• Datum
• Reisedauer
• Anlass
• Art der Tätigkeit
• Reiseweg

Diese Daten müssen anhand geeigneter Unterlagen nachgewiesen und glaubhaft gemacht werden. Üblicherweise kommt hier das Fahrtenbuch für die Erfassung der Fahrtwege und Fahrtkosten zum Einsatz. Ebenso relevant sind: Hotelrechnungen, Tankquittungen oder auch Teilnahmebestätigungen von Veranstaltungen, Messeeintrittskarten und Schriftverkehr wie Besprechungsprotokolle.

Belege sammeln: Dokumentation mit digitaler Belegerkennung

Liegt die Reise ein paar Wochen oder Monate zurück, gestaltet sich das Nachvollziehen der einzelnen Reisekostenausgaben zunehmend schwierig. Insbesondere im Falle einer Betriebsprüfung ist es wichtig, sämtliche Reisekostenabrechnungen parat zu haben. Das geschieht am besten digital.

Mit Hilfe von Software für die Reisekostenabrechnung können heute digitale Belege per Klick erstellt werden. Der Workflow ist einfach und garantiert eine lückenlose Dokumentation.

Erhält der Arbeitnehmer neben der Geldleistung auch Sachbezüge als Einkünfte, sind diese lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Die Sachbezugswerte legen die Höhe des geldwerten Vorteils für den Arbeitnehmer fest und gelten bundesweit.

Freie Verpflegung: Sachbezugswerte 2023

Für freie Verpflegung beträgt der Sachbezugswert monatlich 288,00 € und setzt sich wie folgt zusammen:

Für freie Unterkunft und Miete liegt der Monatswert bei 265,00 €.

Verpflegungsmehraufwand 2023:
Über die Höhe entscheidet die Dauer der Abwesenheit

Wer auf Dienstreise ist, muss sich verpflegen. Ob Kaffee oder Snack zwischendurch – es fallen Verpflegungskosten an. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Das gilt im Rahmen einer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit in Höhe von fest definierten Pauschbeträgen. Es gelten aktuell unverändert die Werte aus 2022:

Die Pauschale wird dabei je Kalendertag der Abwesenheit des Arbeitnehmers angesetzt. Die Höhe der Verpflegungspauschalen in Deutschland 2023 richtet sich dabei nach der Dauer der geschäftlich bedingten Abwesenheit.

Auslandspauschalen 2023:
Länderspezifische Spesensätze

Für die Auslandspauschalen 2023 veröffentlicht das Bundesfinanzministerium regelmäßig die geltenden Ländersätze für Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für insgesamt 180 Länder.

Jährliche Reisekostenpauschalen und Sachbezugswerte im Überblick

• Sachbezugswerte und Reisekostenpauschalen 2023
• Sachbezugswerte und Reisekostenpauschalen 2022
• Sachbezugswerte und Reisekostenpauschalen 2021

Für den Arbeitnehmer ist die A1-Bescheinigung seit 2019 ständiger Begleiter, wenn es auf Dienstreisen innerhalb Europas geht. Denn wer sich beruflich vorübergehend im Ausland aufhält – sei es auch nur ein stundenweiser Grenzübertritt – benötigt das Entsendeformular.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die Pflicht zur A1 ergibt sich aus folgendem Sachverhalt: Sobald ein Arbeitnehmer im Ausland tätig wird, müssten doppelte Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Denn einerseits fallen die deutschen Sozialversicherungsbeiträge an, andererseits die des Auslands. Um das zu verhindern, bescheinigt die A1, welches Sozialsystem für einen Dienstreisenden zuständig ist. Sie ist der Nachweis darüber, dass die Regelungen des Heimatlandes gelten und der Reisende damit der Sozialversicherungspflicht in Deutschland unterliegt.

Wann ist eine A1-Bescheinigung erforderlich?

Die Entsendebescheinigung ist bei jedem Auslandsaufenthalt notwendig. Hierzu zählen die EU- und EWR-Mitgliedstaaten sowie die Schweiz.

Was passiert, wenn man keine A1-Bescheinigung hat?

Kann der Geschäftsreisende den Nachweis über die Sozialversicherung nicht erbringen, so können die Sozialversicherungsbeiträge nach dem jeweiligen Landesrecht sowie zusätzlich auch Bußgelder erhoben werden. Das Fehlen der A1 wird als Schwarzarbeit gewertet. Damit soll dem Sozialversicherungsbetrug im Europäischen Wirtschaftsraum vorgebeugt werden, wie unter anderem:

• Schwarzarbeit
• Lohndumping
• Benachteiligung der heimischen Arbeitskräfte

Mit der reformierten EU-Entsenderichtlinie wurden die Meldepflichten für den Arbeitgeber verschärft. Grundsätzlich ist heute der Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht verantwortlich, den Arbeitnehmer über die Notwendigkeit der A1-Bescheinigung zu informieren.

Wo wird die A1-Bescheinigung beantragt?

Je nachdem, wo der Reisende versichert ist, erfolgt die Beantragung der A1 über einen der nachfolgenden Träger:

• Krankenkasse
  • Zuständig für alle Personen, die in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig, familien- oder pflichtversichert sind.
• Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgeeinrichtungen (ABV)
  • Zuständig für alle Personen mit einer berufsständischen Versorgung oder die ausschließlich privat versichert sind
• Rentenversicherungsträger
  • Zuständig für alle Personen, die ausschließlich privat versichert sind
• GKV-Spitzenverband
  • Zuständig für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind. Hier wird der Antrag beim zuständigen Träger des Wohnstaats gestellt

5 Punkte zur A1, die Sie für Ihre Geschäftsreise wissen sollten

• A1 ist notwendig bei jeder Entsendung innerhalb der EU
• A1-Pflicht besteht unabhängig von Dauer und Grund der Entsendung
• Sowohl Angestellte als auch Selbstständige müssen eine A1 mitführen
• Der Antrag erfolgt über die gesetzlich zuständige Krankenkasse, die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgeeinrichtungen, den GKV-Spitzenverband oder die Deutsche Rentenversicherung
• Die Beantragung einer Dauerbescheinigung ist für wiederkehrende und regelmäßige Tätigkeiten im Ausland möglich

• Reisekosten entstehen bei sogenannten Auswärtigkeitstätigkeiten von Mitarbeitern.
• Um die Kosten einer Dienstreise nicht selbst tragen zu müssen, rechnen Geschäftsreisende die Reisekosten ab und bekommen das vorgestreckte Geld von ihrem Arbeitgeber erstattet.
• Es müssen steuerliche und finanzielle Aspekte berücksichtigt werden.
• Eine wichtige Reisekostenpauschale stellt der Verpflegungsmehraufwand dar. Weitere relevante Pauschalen sind die Sachbezugswerte sowie die Kilometerpauschale.
• Nachgewiesene Kosten für Dienstreisen können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
• Die Pauschalhöhen für die Reisekosten werden vom Gesetzgeber in der Regel jährlich angepasst.
• Die A1-Entsendebescheinigung ist bei Dienstreisen ins europäische Ausland verpflichtend.
• Anträge für die A1-Bescheinigung können unter anderem bei der Krankenkasse oder der Deutschen Rentenversicherung gestellt werden.
• Um Reisekosten schneller und effizienter abzurechnen, gibt es Software mit automatischer Belegerkennung und komplettem digitalen Workflow.