Was sind Werbekosten?
Alle Ausgaben rund um eine Berufstätigkeit sind Werbungskosten. Darunter fallen u.a. die Anschaffung von Fachliteratur oder die Teilnahme an Weiterbildungen. Aber auch ein beruflich notwendiger Zweitwohnsitz ist für die Werbungskosten relevant. Und natürlich fallen auch die Reisekosten unter den allgemeinen Begriff Werbungskosten.
Damit können sie von der Steuer abgesetzt werden. Das geht allerdings nur, wenn nicht bereits der Arbeitgeber für die Reisekosten aufgekommen ist. Für den besonderen Fall, dass der Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten kompensiert, kann der Arbeitnehmer in der Steuererklärung die überschüssigen Reisekosten absetzen.
Was sind Fahrtkosten?
Zu den Fahrtkosten zählen alle Aufwendungen, die für Fahrten im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Darunter die Kosten für An- und Abreise, für Fahrten am Reiseziel sowie für Zwischenheimfahrten bei längeren Auswärtstätigkeiten. Dabei kommt es nicht an, welches Transportmittel für die Dienstreise gewählt wird.
Grundsätzlich gibt es vier Arten von Verkehrsmitteln:
- Öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Bahn, Flugzeug, Fähre)
- Private Verkehrsmittel (Auto, Motorrad)
- Berufliche Verkehrsmittel (Dienstwagen)
- Andere Verkehrsmittel (Taxi, Mietwagen)
Achtung: Mit dem Begriff “Fahrtkosten” werden allgemein alle Kosten bezeichnet, die auf Wegen entstehen, die man für den Arbeitgeber zurücklegt. Dazu zählen auch die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Diese Form von Fahrtkosten haben mit der Reisekostenabrechnung allerdings nichts zu tun.
Was ist die Kilometerpauschale?
In beiden Fällen, beim Fahrtweg zur Arbeit als auch auf Dienstreisen, gilt aktuell eine Kilometerpauschale von 30 Cent (für die Nutzung eines privaten Pkw). Die Pauschale dient der Vereinfachung, um berufliche Fahrten ohne einzelne Belege abzurechnen bzw. von der Steuer abzusetzen. Mit der Kilometerpauschale sind Kosten für Benzin sowie die Abnutzung (etwa von Reifen) bereits abgegolten. Bezahlt der Arbeitgeber die Pauschale nicht, kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen.
Nutzt ein Mitarbeiter statt eines privaten Autos einen Dienstwagen für seine Geschäftsreise, so kommt die Kilometerpauschale nicht zur Geltung. In diesem Fall sammelt der Mitarbeiter Belege für Sprit und Parkplätze und reicht diese ein.
Was sind Übernachtungskosten?
Wenn Mitarbeiter mehr als einen Tag auf Dienstreisen sind, benötigen Sie einen Übernachtungsort. Zwar kann es sich dabei um ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Zimmer handeln (bspw. in den Räumlichkeiten eines anderen Unternehmensstandorts). Meistens übernachten Geschäftsreisende aber in Pensionen oder Hotels. Die Kosten, die dabei anfallen, werden als Übernachtungskosten bezeichnet und vom Arbeitgeber bezahlt.
Wichtig: Bei den Übernachtungskosten muss man unterscheiden zwischen der eigentlichen Unterbringung – diese fällt tatsächlich unter den Überbegriff “Übernachtungskosten”. Allerdings kommt beim Aufenthalt in einem Hotel ja auch noch die Verpflegung dazu. In der Regel ist bei einer Übernachtung das Frühstück inkludiert. Dieses fällt allerdings unter die Verpflegungskosten. Dazu aber mehr im nächsten Unterpunkt “Verpflegungsmehraufwand”.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand klingt erstmal recht kompliziert, ist er aber gar nicht. Im Grunde geht es um ein einfaches Prinzip: Auf Dienstreisen können sich Mitarbeiter nicht so günstig verpflegen wie zu Hause. Sie können keine preiswerten Vorräte anhäufen, aus denen sich dann leckere Speisen zubereiten lassen, wie etwa Nudeln, Reis oder Kartoffeln. Stattdessen sind Geschäftsreisende darauf angewiesen, Mahlzeiten an den verschiedensten Orten zu konsumieren: das Frühstück im Hotel, das Mittagessen womöglich bei einem Imbiss, das Abendessen im Restaurant.
Der Verpflegungsmehraufwand – auch “Verpflegungspauschale” genannt – schafft hier Abhilfe. Er soll die zusätzlichen Ausgaben, die ein Mitarbeiter bei der Verpflegung auf Reisen hat, kompensieren. Wichtig ist zudem bei längeren Dienstreisen die Dreimonatsfrist zu beachten.
Sonderfall: Wenn sich eine auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung über zwei Kalendertage erstreckt, dann greift bei den Verpflegungspauschalen die Mitternachtsregelung.
Was sind die Reisenebenkosten?
Neben den Ausgaben für Übernachtungen, Fahrten oder die Verpflegung, können noch weitere Kosten anfallen. Diese kleineren Ausgabenpositionen werden zusammenfassend als Reisenebenkosten bezeichnet. Dazu zählen unter anderem:
- Mautgebühren
- Parkgebühren
- Gepäckgebühren
- Trinkgelder
- Reisegepäckversicherung
- Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
- Dienstliche Telefonkosten
- Taxifahrten
- Eintrittsgelder für beruflich veranlasste Events
- Folgekosten von Verkehrsunfällen
Die Reisenebenkosten muss ein Mitarbeiter mit Belegen nachweisen, um sie von seinem Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Dazu zählen beispielsweise Tankquittungen und Eintrittskarten.
Steuerliche Behandlung von Reisekosten
Verschiedene Arbeitsorte sind heute gängige Praxis und wer beruflich häufig reist, kann seine Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer dabei die Aufwendungen für Unterkunft, Verpflegung oder Fahrten nach § 3 Nr.13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten.
Wann kann die Abrechnung von Reisekosten erstellt werden?
Der Reisende rechnet selbst die Reisekosten ab. Gegenüber dem Finanzamt bildet sie zudem die Grundlage und den Nachweis dafür, dass es sich um eine Geschäftsreise handelt. Umso wichtiger ist es, dass die Abrechnung korrekt und fehlerfrei erstellt wird. Eine Reisekostensoftware ist der einfachste Weg die angefallenen Kosten systematisch zusammenzufassen.
Doch wann wird eine Dienstreise vom Finanzamt anerkannt? Steuerrechtlich findet der Begriff Geschäftsreise keine Verwendung, hier gilt die sogenannte “beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit”.
Die Abrechnung von Reisekosten beinhaltet somit alle Auslagen, die im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit angefallen sind. Danach gehören zu den Auslagen, die steuerlich geltend gemacht werden, die nachfolgenden Kostenarten (wichtig für die Auslagenerstattung):
Digitale Belege vereinfachen die Dokumentationspflicht
Das Finanzamt verlangt Aufzeichnungen bzw. Informationen als Nachweis der Reisekosten, wie:
- Datum
- Reisedauer
- Anlass
- Art der Tätigkeit
- Reiseweg
Diese Daten müssen anhand geeigneter Unterlagen nachgewiesen und glaubhaft gemacht werden. Üblicherweise kommt hier das Fahrtenbuch für die Erfassung der Fahrtwege und Fahrtkosten zum Einsatz. Ebenso relevant sind: Hotelrechnungen, Tankquittungen oder auch Teilnahmebestätigungen von Veranstaltungen, Messeeintrittskarten und Schriftverkehr wie Besprechungsprotokolle.
Belege sammeln: Dokumentation mit digitaler Belegerkennung
Liegt die Reise ein paar Wochen oder Monate zurück, gestaltet sich das Nachvollziehen der einzelnen Reisekostenausgaben zunehmend schwierig. Insbesondere im Falle einer Betriebsprüfung ist es wichtig, sämtliche Reisekostenabrechnungen parat zu haben. Das geschieht am besten digital.
Mit Hilfe von Software für die Reisekostenabrechnung können heute digitale Belege per Klick erstellt werden. Der Workflow ist einfach und garantiert eine lückenlose Dokumentation.