Was “GoBD” beim Reisekostenbeleg bedeutet

Die GoBD des deutschen Finanzministeriums geben wichtige Handlungsanweisungen für die Buchhaltung von steuerpflichtigen Unternehmen und Selbständigen. Diese betreffen auch die Erfassung von Belegen für Reisekosten und vereinfachen diese in vielen Fällen. So ist es beispielsweise möglich, auf Geschäftsreisen Quittungen noch vor Ort abzufotografieren und zur Abrechnung direkt an die Buchhaltung zu schicken. Erfahren Sie hier, was GoBD bei einer Geschäftsaufgabe wie einen Reisekostenbeleg bedeutet und wie HR WORKS bei der Verarbeitung hilft.

Was bedeutet GoBD-Konformität?

Die Abkürzung GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Sie geben vor, was Unternehmen bei ihrer digitalen Buchhaltung beachten müssen. Eine GoBD-konforme Arbeitsweise beinhaltet die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen sowie Belegen nach vorgegebenen Richtlinien.

Hier verlangt das Finanzamt, dass alle Schritte jederzeit nachvollziehbar sind und es keine Möglichkeiten für eine nachträgliche Veränderung gibt. Auch das Überschreiben oder gar Ersetzen von steuerrelevanten Daten ist nicht erlaubt. Darüber hinaus ist es wichtig, diese vor Verlust und unberechtigten Zugriffen zu schützen.

Die Anforderungen der GoBD an Unternehmen

6 Hauptkriterien sind in den GoBD implementiert, die für alle steuerpflichtigen Unternehmen und Selbständigen gleichermaßen gelten:

1. Zeitnahe Erfassung: Belege und Rechnungen werden bei periodenweiser Verbuchung von Ausgaben innerhalb von 10 Tagen verbucht, damit ihre Darstellung nicht verfälscht wird. Die Buchungen erfolgen in chronologischer Reihenfolge.
2. Vollständigkeit und Richtigkeit: Standards der Buchhaltung werden eingehalten. Es werden keine Buchungen weggelassen oder verfälscht.
3. Ordnung: Buchungen werden ordnungsgemäß durchgeführt. Es gibt einheitliche Ordnungsprinzipien, nach denen das Unternehmen Buchungen vornimmt.
4. Unveränderbarkeit: Belege können im Anschluss an die Buchung und in der Archivierung nicht mehr verändert werden.
5. Nachvollziehbarkeit: Es ist nachvollziehbar, was zu welchem Zweck abgerechnet wurde. Ein Außenstehender kann in kurzer Zeit erfassen, wie die Buchhaltung strukturiert ist.
6. Nachprüfbarkeit: Die Richtigkeit und der Zweck sämtlicher Zahlungen und Einnahmen sind durch das Finanzamt prüfbar.

Welche Rolle spielt GoBD-Konformität bei Reisekostenbelegen?

Die Anforderungen der GoBD gelten auch für Reisekostenbelege. Seit 2019 ist es laut Randziffer 130 GoBD-konform Reisekostenbelege im Ausland zu digitalisieren und im Anschluss an die Buchhaltung zu senden. Laut § 146 Absatz 2 der Abgabenverordnung des Bundesministeriums für Finanzen ist es ausdrücklich erlaubt, Belege, die im Ausland entstanden sind, auch dort bildlich zu erfassen. Dienstlich reisende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dürfen Quittungen also mit ihrem Smartphone und Tablet abfotografieren und scannen.

In der Regel dürfen Papierdokumente laut Rz. 130 im Anschluss an die Verarbeitung vernichtet werden, wenn deren Beweiskraft erhalten bleibt und der Ersteller zwingend erforderliche Angaben gemacht hat. Vor allem für Vielreisende stellt dies eine große Erleichterung dar, weil sie nicht mehr unzählige Quittungen mit sich herumtragen und Gefahr laufen, diese während ihrer Reise zu verlieren. Zudem erfolgt die Abrechnung und Erstattung wesentlich zügiger als bisher.

Allerdings entscheidet immer das zuständige Finanzamt, ob Firmen eine Aufbewahrungspflicht der Originaldaten in Papierform haben und Belege im Anschluss an die Digitalisierung wirklich vernichten dürfen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, dass Originale nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Das heißt für Unternehmen, dass sie diesen Punkt im Vorfeld ihrer Buchungen von Reisekostenbelegen und mit ihrem Finanzamt klären müssen.

Mit diesen Geräten und digitalen Anwendungen ist die Erfassung von Reisekostenbelegen GoBD-konform

Bereits im November 2019 gab das Bundesfinanzministerium einen GoBD-Leitfaden heraus, der wichtige Neuerungen zur digitalen Erfassung von Belegen beinhaltet. Seit 2019 ist festgehalten, dass sowohl Scanner-Apps als auch die herkömmlichen Fotofunktionen von Smartphones eingesetzt werden dürfen. Ebenso erlaubt ist es, ein Optical-Character-Recognition-Verfahren – also eine automatische Belegerkennung – einzusetzen, um Texte in PDFs umzuwandeln. So ist z.B. die Erfassung mit Geräten wie zum Beispiel Smartphones und Scanstraßen GoBD-konform.

Beispiel für eine GoBD-konforme Einreichung von Reisekostenbelegen

Ein Mitarbeiter reist mit einem von der Firma bereits in Deutschland gebuchten Mietwagen vom Flughafen in Siena zum Kundentermin beim italienischen Geschäftspartner. Auf dem Rückweg tankt er den Wagen voll, um ihn ordnungsgemäß wieder abzugeben. Die Tankquittung über 37,85 Euro fotografiert er mit seinem Smartphone ab und lädt sie in die vom Unternehmen verwendete Reisekostenabrechnungs-Software. Er überprüft, ob das Rechnungsdatum eingetragen ist und gibt eine Belegbeschreibung. Zusätzlich checkt er, ob der Rechnungsbetrag exakt übernommen und eine Belegnummer erstellt wurde. Einen Wechselkurs benötigt er nicht, weil sowohl in Italien als auch in Deutschland in Euro gezahlt wird. Hat das Finanzamt der rein digitalen Archivierung von Reisekostenbelegen im Vorfeld zugestimmt, darf er die Quittung nun vernichten.

Wie setzt HR WORKS die GoBD um?

Die GoBD-Grundsätze nehmen bei HR WORKS einen hohen Stellenwert ein. So bieten wir unseren Interessenten und Kunden unter anderem ein Musteranschreiben an, um bei ihrem Finanzamt die digitale Belegarchivierung zu beantragen. Damit Sie Belege auch von unterwegs bequem in unserer Web-App hochladen und weiterverarbeiten können, erfüllt HR WORKS folgende GoBD-Vorgaben bei Reisekostenbelegen:

Die vereinfachte Erfassung von Reisekostenbelegen nach GoBD

Dass das Abfotografieren von Buchungsbelegen durch Smartphones und Co. laut Rz. 130 der GoBD ausdrücklich erlaubt ist, zeigt, dass auch Finanzbehörden mit der Zeit gehen. Für Unternehmen und ihre Mitarbeiter ergibt sich dadurch eine große Erleichterung bei der Abrechnung von Reisekosten und Spesen. Das spart wertvolle Zeit und Nerven.