Reisemanagement

Geschäftsreise planen leicht gemacht: Checkliste und Tipps

Um seine Geschäftsreise zu planen, verwendet dieser Mann eine Checkliste

04. April 2023 · 6 Min. Lesezeit · HRworks Redaktion

Die Geschäftsreise ist für Unternehmen essenziell. Das wissen Geschäftsreisende nicht erst, seitdem es während der Lockdowns schwierig war zu reisen – denn Geschäftsabschlüsse, Vor-Ort-Prüfungen oder Neueinstellungen erfordern in der Regel den persönlichen Kontakt. Doch damit so ein Business-Trip reibungslos abläuft, organisieren und planen ihn die Verantwortlichen im Idealfall bis ins kleinste Detail. Erfahren Sie jetzt, was Dienstreisende dabei beachten müssen und warum sich digitale Tools zur Unterstützung eignen.

Geschäftsreisen organisieren ganz effizient – wie geht das?

Mit Travel Management organisieren und planen Geschäftsreisende den optimalen Ablauf und ermitteln mögliche Komplikationen ihrer Reise im Vorfeld. Dazu stellen sie Fragen wie: Wie viele Übernachtungen sind nötig, wenn die Termine vor Ort zeitnah aufeinander folgen? Gibt es geeignete Unterkünfte in der Nähe der Geschäftstreffen, um Fahrzeit zu vermeiden? Welche Reiserouten sollten gemieden werden, um Stau oder wiederkehrende Störungen zu umgehen?

Geschäftsreise vorbereiten und Reiseplan erstellen: Mit Nachhaltigkeit

Ein weiterer wichtiger Punkt beim Planen einer Dienstreise ist die Nachhaltigkeit. So belegt die Studie “Chefsache Business Travel 2022” des Marktforschungsinstitus Schlesinger Group Germany: 56 % der Befragten berücksichtigen bei der Buchung von Geschäftsreisen ökologisch-soziale Aspekte. Das sind immerhin 6 % mehr als im Jahr 2019. Um die Businessreise nachhaltiger zu gestalten, prüfen Unternehmen daher folgende Aspekte:

  • Kommen Verkehrsmittel wie Zug, Bus oder Carsharing infrage?
  • Lassen sich Unterkünfte und Geschäftsräume buchen, die Ökostrom nutzen?
  • Gibt es vor Ort nachhaltige Optionen zur Verpflegung in Restaurants, Hotels oder Kantinen?

8 Dienstreise-Tipps für die Checkliste der Geschäftsreise

Mit den folgenden Tipps gelingt es, den optimalen Business-Trip für sich selbst zu organisieren und den perfekten Reiseplan für den Chef zu erstellen:

1. Wichtige Informationen klären

Zunächst erstellen die Geschäftsreisenden eine Liste mit den Rahmenbedingungen der Geschäftsreise. Diese beantwortet folgende Fragen:

  • Was ist das Reiseziel?
  • Welchen Zweck soll die Reise erfüllen?
  • Wer tritt die Geschäftsreise an?
  • Wie lange dauert der Business-Trip?
  • Welche Geschäftspartner werden aufgesucht?
  • Welches Budget steht für die Reise zur Verfügung?

2. Ablaufplan der Businessreise erstellen

Bei der Planung von Geschäftsreisen hilft es, einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen. Ein solcher sieht beispielsweise so aus:

Tag 1:

  • 8:00 Abfahrt von Köln Hbf an Gleis 2
  • 8:20 Ankunft am Flughafen Köln/Bonn an Gleis 1
  • 11:30 Abflug am Flughafen Köln/Bonn von Gate 8
  • 14:00 Ankunft am Flughafen London Heathrow an Gate 12
  • Taxifahrt zum Hotel The Tower (St Katharine’s Way, Check-in ab 15:00)
  • 18:00 Abendessen mit Geschäftspartnern im Restaurant des Hotels

Tag 2:

  • 8:30 Meeting mit Leitung der Geschäftsstelle in London
  • usw. …

3. Vorbereitung der Geschäftsreise

Bevor Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Geschäftsreise antreten, sind einige Vorbereitungen nötig: die Buchung der Fahrt und Unterkunft sowie die Reservierungen von Restaurants und Räumlichkeiten für Geschäftstreffen. Je nach Zielort benötigen die Reisenden außerdem Visa oder Schutzimpfungen. Zudem prüfen sie im Vorhinein, ob ihre Dokumente wie Ausweis und Reisepass noch gültig sind und ob ihr Führerschein im Ausland anerkannt ist.

4. Erledigungen für die Dienstreise planen

Eine digitale Liste mit allen anstehenden Erledigungen sorgt für Klarheit über die bevorstehenden Aufgaben. Mit ihr haken die Reisenden Aufgaben Schritt für Schritt ab – wie beispielsweise Reisezeiten und Verkehrsmittel abstimmen, Visa beantragen, Impftermine vereinbaren, Treffen mit Geschäftspartnern verabreden und Hotel buchen. Oftmals lohnt sich eine langfristige Planung, weil beispielsweise Hotels oder Flüge bei früherer Buchung günstiger sind.

5. Unterlagen zusammenstellen

Sind alle Vorbereitungen getroffen, stellt die HR-Abteilung die nötigen Unterlagen zusammen. Diese nehmen Reisende entweder in Papierform mit oder nutzen eine digitale Lösung, um sie abzurufen. Die digitale Aufbewahrung sorgt dabei für Transparenz und schützt vor Verlust oder Diebstahl der Daten. Die wichtigsten Dokumente sind:

  • Reisedokumente wie Visum, Versicherungsschein, Fahrkarte und Wegbeschreibung
  • Geschäftspapiere wie Verträge, Kundenunterlagen etc.
  • Informationen zu den Regeln und Gepflogenheiten im Ausland

6. Reisekostenübernahme klären

Je nach Reisekostenrichtlinie gelten in Unternehmen verschiedene Vorschriften für die Erstattung von Reisekosten. Sie regelt beispielsweise, ob Reisende in Vorkasse gehen oder für Ausgaben auf Geschäftsreisen eine Firmenkreditkarte erhalten. In einer HR-Software sind solche Richtlinien jederzeit abrufbar. Außerdem eignen sich diese Tools dazu, Belege des Business-Trips direkt von unterwegs per Foto hochzuladen – sodass Geschäftsreisende und Buchhaltung beim Erstellen der Reisekostenabrechnung entlastet werden.

7. Gepäck managen

Benötigen Reisende für Vorträge und Treffen bestimmte Utensilien, fällt der Koffer eventuell größer aus. Generell gilt jedoch: je weniger Gepäck, desto besser. Beschränken sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Handgepäck, sparen sie Zeit und riskieren bei Flugreisen nicht den Verlust ihres Koffers. Zwar ist jeder Reisende für sein Gepäck selbst verantwortlich – für die optimale Planung erstellen Mitarbeiter jedoch eine digitale Packliste.

8. Vertretung organisieren

Während einer Dienstreise übernimmt eine Vertretung die wichtigsten Pflichten der Reisenden. Ob eine bestimmte Person die anfallenden Aufgaben erledigt oder ob die verbleibenden Kollegen der Abteilung diese unter sich aufteilen, klärt die reisende Person im Vorhinein. Ebenso wie die Erreichbarkeit im Notfall und die Teilnahme an Teambesprechungen.

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HR-Software zur Unterstützung einer Dienstreise

Nicht nur die Geschäftsreisenden sollen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren – auch die Personalabteilung. Daher setzt HR für die Unterstützung beim Planungsprozess zunehmend Software ein. Diese sorgt für optimierte Prozesse, standardisierte Abläufe und eine deutlich bessere Übersicht in der ganzen Abteilung. Zudem erfassen Mitarbeiter mit einer Reisekostenabrechnung-Software schon während ihrer Dienstreise ihre Auslagen und reichen sie ein.

Checkliste zur Reisevorbereitung: Geschäftsreise erfolgreich planen

Diese Checkliste gibt einen Überblick der wichtigsten Punkte des Reisemanagements und ist somit die perfekte Vorlage fürs Geschäftsreiseplanen:

  • Reiseziel, Reisedauer, Transportmittel und Gesprächspartner klären
  • Detaillierten Ablaufplan unter Berücksichtigung der Reiserichtlinien erstellen
  • Verkehrsmittel buchen
  • Unterkunft buchen
  • Liste über notwendige Dokumente und Erledigungen aufstellen
  • Reisedokumente zusammenstellen
  • Packliste individualisieren
  • Vertretung organisieren oder Aufgaben verteilen

Reiseplan für Geschäftsreise ist A und O

Der Erfolg einer Dienstreise hängt von vielen Details ab. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich auf Geschäftsreisen so gut wie möglich präsentieren, ist eine solide Planung essenziell: So bleiben die Reisenden im besten Fall von Zwischenfällen verschont und konzentrieren sich auf das Ziel ihres Business-Trips.

Übernachtungspauschalen: Einfach, fair und transparent

Die Übernachtungspauschale stellt einen guten Mittelweg für Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar. Sie richtet sich nach Werten, die das Bundesfinanzministerium jährlich anpasst. Eine automatisierte Abrechnung durch eine HR-Software verringert zudem den Aufwand für die Personalabteilung und fördert die Transparenz im Unternehmen. So wissen Geschäftsführung und Angestellte bereits vor der Reise, welche Ausgaben auf sie zukommen und wie sie diese geltend machen können.

Leitfaden: Die Zukunft der Dienstreise

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