Geschäftsreise planen leicht gemacht: Checkliste und Tipps

Mit den folgenden Tipps gelingt es, den optimalen Business-Trip für sich selbst zu organisieren und den perfekten Reiseplan für den Chef zu erstellen:

1. Wichtige Informationen klären

Zunächst erstellen die Geschäftsreisenden eine Liste mit den Rahmenbedingungen der Geschäftsreise. Diese beantwortet folgende Fragen:

• Was ist das Reiseziel?
• Welchen Zweck soll die Reise erfüllen?
• Wer tritt die Geschäftsreise an?
• Wie lange dauert der Business-Trip?
• Welche Geschäftspartner werden aufgesucht?
• Welches Budget steht für die Reise zur Verfügung?

2. Ablaufplan der Businessreise erstellen

Bei der Planung von Geschäftsreisen hilft es, einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen. Ein solcher sieht beispielsweise so aus:

Tag 1:

• 8:00 Abfahrt von Köln Hbf an Gleis 2
• 8:20 Ankunft am Flughafen Köln/Bonn an Gleis 1
• 11:30 Abflug am Flughafen Köln/Bonn von Gate 8
• 14:00 Ankunft am Flughafen London Heathrow an Gate 12
• Taxifahrt zum Hotel The Tower (St Katharine’s Way, Check-in ab 15:00)
• 18:00 Abendessen mit Geschäftspartnern im Restaurant des Hotels

Tag 2:

• 8:30 Meeting mit Leitung der Geschäftsstelle in London
• usw. …

3. Vorbereitung der Geschäftsreise

Bevor Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Geschäftsreise antreten, sind einige Vorbereitungen nötig: die Buchung der Fahrt und Unterkunft sowie die Reservierungen von Restaurants und Räumlichkeiten für Geschäftstreffen. Je nach Zielort benötigen die Reisenden außerdem Visa oder Schutzimpfungen. Zudem prüfen sie im Vorhinein, ob ihre Dokumente wie Ausweis und Reisepass noch gültig sind und ob ihr Führerschein im Ausland anerkannt ist.

4. Erledigungen für die Dienstreise planen

Eine digitale Liste mit allen anstehenden Erledigungen sorgt für Klarheit über die bevorstehenden Aufgaben. Mit ihr haken die Reisenden Aufgaben Schritt für Schritt ab – wie beispielsweise Reisezeiten und Verkehrsmittel abstimmen, Visa beantragen, Impftermine vereinbaren, Treffen mit Geschäftspartnern verabreden und Hotel buchen. Oftmals lohnt sich eine langfristige Planung, weil beispielsweise Hotels oder Flüge bei früherer Buchung günstiger sind.

5. Unterlagen zusammenstellen

Sind alle Vorbereitungen getroffen, stellt die HR-Abteilung die nötigen Unterlagen zusammen. Diese nehmen Reisende entweder in Papierform mit oder nutzen eine digitale Lösung, um sie abzurufen. Die digitale Aufbewahrung sorgt dabei für Transparenz und schützt vor Verlust oder Diebstahl der Daten. Die wichtigsten Dokumente sind:

• Reisedokumente wie Visum, Versicherungsschein, Fahrkarte und Wegbeschreibung
• Geschäftspapiere wie Verträge, Kundenunterlagen etc.
• Informationen zu den Regeln und Gepflogenheiten im Ausland

6. Reisekostenübernahme klären

Je nach Reisekostenrichtlinie gelten in Unternehmen verschiedene Vorschriften für die Erstattung von Reisekosten. Sie regelt beispielsweise, ob Reisende in Vorkasse gehen oder für Ausgaben auf Geschäftsreisen eine Firmenkreditkarte erhalten. In einer HR-Software sind solche Richtlinien jederzeit abrufbar. Außerdem eignen sich diese Tools dazu, Belege des Business-Trips direkt von unterwegs per Foto hochzuladen – sodass Geschäftsreisende und Buchhaltung beim Erstellen der Reisekostenabrechnung entlastet werden.

7. Gepäck managen

Benötigen Reisende für Vorträge und Treffen bestimmte Utensilien, fällt der Koffer eventuell größer aus. Generell gilt jedoch: je weniger Gepäck, desto besser. Beschränken sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Handgepäck, sparen sie Zeit und riskieren bei Flugreisen nicht den Verlust ihres Koffers. Zwar ist jeder Reisende für sein Gepäck selbst verantwortlich – für die optimale Planung erstellen Mitarbeiter jedoch eine digitale Packliste.

8. Vertretung organisieren

Während einer Dienstreise übernimmt eine Vertretung die wichtigsten Pflichten der Reisenden. Ob eine bestimmte Person die anfallenden Aufgaben erledigt oder ob die verbleibenden Kollegen der Abteilung diese unter sich aufteilen, klärt die reisende Person im Vorhinein. Ebenso wie die Erreichbarkeit im Notfall und die Teilnahme an Teambesprechungen.