Definition und Höhe

Verpflegungsmehraufwand

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So setzen Sie Kosten für Verpflegung korrekt von der Steuer ab

Viele Angestellte bekommen ihre Verpflegungskosten während einer Dienstreise von ihrem Arbeitgeber erstattet. In der Regel zahlen sie die Ausgaben für Essen und Trinken jedoch vorerst selbst. Diese als Verpflegungsmehraufwand bekannten Kosten setzt der Arbeitgeber anschließend bei der Steuer ab. Allerdings übernehmen nicht alle Betriebe die Verpflegung.

Für die betroffenen Angestellten ist es in diesem Fall wichtig zu wissen, wie sie den Verpflegungsmehraufwand steuerlich absetzen. Und auch Arbeitgebern muss bekannt sein, ab wie vielen Stunden die Verpflegungspauschale gilt und wo sie den Verpflegungsmehraufwand eintragen, damit sie die Ausgaben zurückerstattet bekommen.

Definition von Verpflegungsmehraufwand: Was ist Verpflegungsmehraufwand?

Beim Verpflegungsmehraufwand (VMA) handelt es sich um Reisekosten, die während einer Dienstreise für Essen und Trinken anfallen. Diese Kosten können Arbeitgeber oder Arbeitnehmer steuerlich geltend machen.

Andere Reisekosten umfassen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
Den Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen können Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Wann hat man Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?

Den Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand gibt es, sobald Arbeitnehmer oder Arbeitgeber außerhalb ihrer Wohnung oder ihrem Arbeitsplatz eine berufliche Auswärtstätigkeit unternehmen, die mindestens 8 Stunden dauert. Bei mehreren kleinen Dienstreisen an einem Tag werden die erbrachten Stunden addiert und auf dieser Grundlage der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand festgestellt.

Bei längerfristigen auswärtigen Tätigkeiten werden die Verpflegungskosten nur für die ersten 3 Monate berechnet. Im Anschluss muss die Arbeit für mindestens 4 Wochen an erster Tätigkeitsstätte aufgenommen werden, damit ein erneuter Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand besteht. Dabei zählen auch Urlaub oder eine Krankmeldung als Unterbrechung.

Um beim Finanzamt die Verpflegungspauschale von der Steuer abzusetzen, gelten 2 pauschale Sätze:

  1. Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro (ab 2024 voraussichtlich 32 Euro; das Gesetz dazu jedoch ist auch Anfang 2024 noch nicht verabschiedet) für jeden Tag, an dem die betroffene Person 24 Stunden von der Wohnung oder der ersten Arbeitsstätte entfernt ist.
  2. Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro (ab 2024 voraussichtlich 32 Euro; das Gesetz dazu ist jedoch auch Anfang 2024 noch nicht verabschiedet), wenn die betroffene Person keinen kompletten Tag, aber länger als 8 Stunden unterwegs ist. Dies betrifft auch den An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen.

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, § 9 Abs. 5 Einkommensteuergesetz (EStG) kann der Reisende nicht die gesamten Kosten für die Verpflegung abrechnen, sondern lediglich die gesetzlich vorgegebenen Pauschbeträge.

Marko Kiesel

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Wo hat ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers ist der Ort, an dem er mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit verbringt. Die erste Tätigkeitsstätte erfüllt zudem die folgenden Voraussetzungen:

  • Ortsfeste, betriebliche Einrichtung.
  • Durch den Arbeitgeber arbeitsrechtlich zugeordneter Arbeitsplatz.
  • Mindestens teilweise als Arbeitsort der Mitarbeiter genutzt.

Bei Mitarbeitern, die häufig und längerfristig zwischen mehreren Firmenstandorten pendeln, liegt eine Einsatzwechseltätigkeit vor. Sie können die Verpflegungskosten während dieser Reisen als Verpflegungsmehraufwand anrechnen.

Welche Pauschbeträge gelten für Lkw-Fahrer?

Fahrer von Lastkraftwagen haben in der Regel keinen festen Arbeitsort und sind überdurchschnittlich viel unterwegs. Doch auch für sie gelten die aktuellen Verpflegungspauschalen. Zusätzlich können sie seit 2020 eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 Euro pro Tag absetzen, wenn sie in ihrer Fahrerkabine schlafen.

Welche Verpflegungskosten sind steuerlich absetzbar?

Zu den Verpflegungskosten zählen die privaten Ausgaben eines Mitarbeiters, die während einer Dienstreise für Mahlzeiten anfallen. Es sind Kosten, die eigentlich keine Betriebsausgaben darstellen und nicht steuerlich absetzbar sind. Daher zählen Geschäftsessen auch nicht zum Verpflegungsmehraufwand. Diese sind wiederum durch Bewirtungsbelege absetzbar.

Die Verpflegungspauschale ermöglicht es, auch die privaten Verpflegungskosten steuerlich abzusetzen. Voraussetzung dafür, dass Arbeitnehmer oder Arbeitgeber die Verpflegungskosten absetzen können, ist ein beruflicher Grund für die Auswärtstätigkeit.

Zu den üblichen Auswärtstätigkeiten zählen:

  • Kunden- oder Lieferantenbesuche
  • Fahrten zu anderen Firmenstandorten
  • Weiterbildungen, Tagungen oder Messen
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Wie hoch ist die Verpflegungspauschale (Tabelle)?

In Deutschland gelten folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand:

Reisedauer Pauschbetrag bis 2019 Pauschbetrag von 2020 bis 2023 Pauschbetrag ab 2024 (voraussichtlich)
Ab 24 Stunden 24 Euro 28 Euro 32 Euro
Mehr als 8 Stunden, aber unter 24 Stunden 12 Euro 14 Euro 16 Euro
An- und Abreisetag 12 Euro 14 Euro  16 Euro

Die Pauschalen für die Verpflegung sind verbindlich. Höhere Kosten für Verpflegung können nur abgesetzt werden, wenn auf der Dienstreise ein Geschäftspartner bewirtet wurde, da es sich dann um ein Geschäftsessen handelt.

Verpflegungsmehraufwand: Beispiel für Pauschalen für Speisen

Wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten während einer Dienstreise stellt, wird die Verpflegungspauschale wie folgt gekürzt:

  • 20 Prozent für ein Frühstück (5,60 Euro bei Inlandsreise)
  • 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen (11,20 Euro bei Inlandsreise)

Praxisbeispiel für den Verpflegungsmehraufwand

Ein Arbeitnehmer reist für eine Weiterbildung von Stuttgart nach München. Die Weiterbildung dauert einen vollen Tag. Der erste und letzte Tag gelten als An- und Abreisetag. Das Mittagessen am vollen Tag ist im Preis für das Hotel inbegriffen. Das Frühstück zahlt der Angestellte selbst.

Bei der Auswärtstätigkeit entsteht somit eine Verpflegungspauschale von 2 x 14 Euro für den An- und Abreisetag sowie 28 Euro für den Tag der Weiterbildung. Für den vollen Tag werden 40 Prozent von den 28 Euro, also 11,20 Euro, für das Mittagessen abgezogen.

So entsteht die folgende Rechnung: 14 Euro + 14 Euro + 16,80 Euro = 44,80 Euro

Der Mitarbeiter hat also das Anrecht auf eine erstattungsfähige Verpflegungspauschale von 44,80 Euro.

Was ändert sich in der Steuererklärung beim Verpflegungsmehraufwand im Ausland?

Findet die Dienstreise im Ausland statt, ändern sich die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung je nach Land. Auch hier wird zwischen den folgenden Voraussetzungen unterschieden:

  • Abwesenheit bei An- und Abreisetag ohne Mindestabwesenheit
  • Abwesenheit von mindestens 8 Stunden pro Kalendertag
  • Abwesenheit von 24 Stunden pro Kalendertag

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland gilt der Pauschbetrag der letzten Tätigkeitsstätte. Dies gilt auch bei mehrtägigen Dienstreisen im Ausland für den Abreisetag.

Hinweis: Das Bundesministerium für Finanzen liefert eine genaue Übersicht zu den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen.

Wie weist man den Verpflegungsmehraufwand nach?

Um die anfallenden Verpflegungsmehraufwendungen abzusetzen, müssen Unternehmen oder Angestellte die Ausgaben in der Reisekostenabrechnung erfassen. Wichtig sind dabei die folgenden Angaben:

  • Datum und Uhrzeit der Abreise
  • Reisezweck
  • Datum und Uhrzeit der Rückkehr

Die Rechtsform des Unternehmens gibt zudem vor, wie Angestellte und Arbeitgeber die Verpflegungskostenpauschale bei der Steuer absetzen. Unternehmen, die zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind oder eine Bilanz erstellen müssen, führen die Kosten in einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) auf. Alle anderen Betriebe nutzen dafür die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Da die Verpflegungsmehraufwendungen keine Umsatzsteuer enthalten, ist es auch nicht möglich, bei diesen Ausgaben einen Vorsteuerabzug anzuwenden.

Unternehmen machen bei Elster den Verpflegungsmehraufwand dann im Formular N unter Zeile 52 bis 54 geltend. Das Verpflegungsgeld für Dienstreisen im Ausland wird unter Zeile 55 eingetragen. Angestellte, bei denen der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht übernehmen, setzen die Ausgaben als Werbungskosten ab.

Tipp: Heben Sie vorsichtshalber alle Belege der Ausgaben auf oder pflegen diese in Ihrer Reisekosten-Software ein.

Wie lange kann man Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?

Der Verpflegungsmehraufwand kann bei Dienstreisen von mehr als 90 Tagen für die ersten 3 Monate angerechnet werden. Wird die dienstliche Abwesenheit für 4 Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut.

Unternehmen geben normalerweise in ihrer Reiserichtlinie an, bis wann der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden muss. Üblicherweise gilt eine Karenzzeit von 6 Monaten.

Verpflegungsmehraufwand: Müssen Arbeitgeber zahlen?

Viele Arbeitgeber übernehmen den Betrag der Verpflegungspauschale für ihre Mitarbeiter. Jedoch sind sie gesetzlich dazu nicht verpflichtet.

Was tun, wenn der Arbeitgeber keine Spesen zahlt?

Übernimmt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht, können Angestellte diesen als Werbungskosten über die Einkommenssteuererklärung absetzen. Dafür sind keine Nachweise erforderlich. Allerdings werden lediglich die gültigen Verpflegungspauschalen zurückerstattet.

Verpflegungsmehraufwand kurzgefasst

Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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