Verpflegungsmehraufwand

Wo hat ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte eines Arbeitnehmers ist der Ort, an dem er mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit verbringt. Die erste Tätigkeitsstätte erfüllt zudem die folgenden Voraussetzungen:

• Ortsfeste, betriebliche Einrichtung.
• Durch den Arbeitgeber arbeitsrechtlich zugeordneter Arbeitsplatz.
• Mindestens teilweise als Arbeitsort der Mitarbeiter genutzt.

Bei Mitarbeitern, die häufig und längerfristig zwischen mehreren Firmenstandorten pendeln, liegt eine Einsatzwechseltätigkeit vor. Sie können die Verpflegungskosten während dieser Reisen als Verpflegungsmehraufwand anrechnen.

Welche Pauschbeträge gelten für Lkw-Fahrer?

Fahrer von Lastkraftwagen haben in der Regel keinen festen Arbeitsort und sind überdurchschnittlich viel unterwegs. Doch auch für sie gelten die aktuellen Verpflegungspauschalen. Zusätzlich können sie eine Übernachtungspauschale in Höhe von 9 Euro pro Tag absetzen, wenn sie in ihrer Fahrerkabine schlafen.

Welche Verpflegungskosten sind steuerlich absetzbar?

Zu den Verpflegungskosten zählen die privaten Ausgaben eines Mitarbeiters, die während einer Dienstreise für Mahlzeiten anfallen. Es sind Kosten, die eigentlich keine Betriebsausgaben darstellen und nicht steuerlich absetzbar sind. Daher zählen Geschäftsessen auch nicht zum Verpflegungsmehraufwand. Diese sind wiederum durch Bewirtungsbelege absetzbar.

Die Verpflegungspauschale ermöglicht es, auch die privaten Verpflegungskosten steuerlich abzusetzen. Voraussetzung dafür, dass Arbeitnehmer oder Arbeitgeber die Verpflegungskosten absetzen können, ist ein beruflicher Grund für die Auswärtstätigkeit.

Zu den üblichen Auswärtstätigkeiten zählen:

• Kunden- oder Lieferantenbesuche
• Fahrten zu anderen Firmenstandorten
• Weiterbildungen, Tagungen oder Messen

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale (Tabelle)?

In Deutschland gelten folgende Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand:

Die Pauschalen für die Verpflegung sind verbindlich. Höhere Kosten für Verpflegung können nur abgesetzt werden, wenn auf der Dienstreise ein Geschäftspartner bewirtet wurde, da es sich dann um ein Geschäftsessen handelt.

Verpflegungsmehraufwand: Beispiel für Pauschalen für Speisen

Wenn der Arbeitgeber die Mahlzeiten während einer Dienstreise stellt, wird die Verpflegungspauschale wie folgt gekürzt:

• 20 Prozent für ein Frühstück (5,60 Euro bei Inlandsreise)
• 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen (11,20 Euro bei Inlandsreise)

Was ändert sich in der Steuererklärung beim Verpflegungsmehraufwand im Ausland?

Findet die Dienstreise im Ausland statt, ändern sich die Pauschbeträge für Mehraufwendungen für Verpflegung je nach Land. Auch hier wird zwischen den folgenden Voraussetzungen unterschieden:

• Abwesenheit bei An- und Abreisetag ohne Mindestabwesenheit
• Abwesenheit von mindestens 8 Stunden pro Kalendertag
• Abwesenheit von 24 Stunden pro Kalendertag

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland gilt der Pauschbetrag der letzten Tätigkeitsstätte. Dies gilt auch bei mehrtägigen Dienstreisen im Ausland für den Abreisetag.

Hinweis: Das Bundesministerium für Finanzen liefert eine genaue Übersicht zu den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen.

Wie weist man den Verpflegungsmehraufwand nach?

Um die anfallenden Verpflegungsmehraufwendungen abzusetzen, müssen Unternehmen oder Angestellte die Ausgaben in der Reisekostenabrechnung erfassen. Wichtig sind dabei die folgenden Angaben:

• Datum und Uhrzeit der Abreise
• Reisezweck
• Datum und Uhrzeit der Rückkehr

Die Rechtsform des Unternehmens gibt zudem vor, wie Angestellte und Arbeitgeber die Verpflegungskostenpauschale bei der Steuer absetzen. Unternehmen, die zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind oder eine Bilanz erstellen müssen, führen die Kosten in einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) auf. Alle anderen Betriebe nutzen dafür die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Da die Verpflegungsmehraufwendungen keine Umsatzsteuer enthalten, ist es auch nicht möglich, bei diesen Ausgaben einen Vorsteuerabzug anzuwenden.

Unternehmen machen bei Elster den Verpflegungsmehraufwand dann im Formular N unter Zeile 52 bis 54 geltend. Das Verpflegungsgeld für Dienstreisen im Ausland wird unter Zeile 55 eingetragen. Angestellte, bei denen der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht übernehmen, setzen die Ausgaben als Werbungskosten ab.

Tipp: Heben Sie vorsichtshalber alle Belege der Ausgaben auf oder pflegen diese in Ihrer Reisekosten-Software ein.

Wie lange kann man Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen?

Der Verpflegungsmehraufwand kann bei Dienstreisen von mehr als 90 Tagen für die ersten 3 Monate angerechnet werden. Wird die dienstliche Abwesenheit für 4 Wochen unterbrochen, beginnt die Dreimonatsfrist erneut.

Unternehmen geben normalerweise in ihrer Reiserichtlinie an, bis wann der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet werden muss. Üblicherweise gilt eine Karenzzeit von 6 Monaten.

Verpflegungsmehraufwand: Müssen Arbeitgeber zahlen?

Viele Arbeitgeber übernehmen den Betrag der Verpflegungspauschale für ihre Mitarbeiter. Jedoch sind sie gesetzlich dazu nicht verpflichtet.

Was tun, wenn der Arbeitgeber keine Spesen zahlt?

Übernimmt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht, können Angestellte diesen als Werbungskosten über die Einkommenssteuererklärung absetzen. Dafür sind keine Nachweise erforderlich. Allerdings werden lediglich die gültigen Verpflegungspauschalen zurückerstattet.