Vorteile, Muster und mehr

Reisekostenrichtlinie

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Reisekostenrichtlinie: Wie Sie Ausgaben während einer Reise besser planen und optimieren

Die Reisekostenrichtlinie dient dem Zweck, den Mitarbeitern eines Unternehmens eine Vorgabe der erlaubten Ausgaben während einer Geschäftsreise zu geben. Was in der Theorie zwar eindeutig klingt, stößt in der Praxis regelmäßig auf Probleme. Häufig überschreiten die Reisenden die festgelegten Preisgrenzen oder reichen unvollständige Formulare zur Abrechnung ein.

Da Dienstreisen für viele Firmen jedoch zum Arbeitsalltag gehören, bedeuten unklar formulierte Reisekostenrichtlinien einen Kosten- und Zeitverlust. Um diese Folgen zu vermeiden, erhalten Sie in diesem Beitrag nicht nur eine klare Definition einer Reisekostenrichtlinie, sondern auch Tipps, wie Sie eine Reisekostenrichtlinie erstellen.

Was ist eine Reisekostenrichtlinie?

Reisekostenrichtlinien (auch Reiserichtlinien) sind Regelwerke von Unternehmen, welche den Rahmen der zulässigen Ausgaben während einer Geschäftsreise sowie die Vorgaben für deren Rückerstattung festlegt. Die Richtlinie regelt die folgenden vier Punkte bei einer Reise:

  1. Planung
  2. Abwicklung
  3. Kostenerstattung
  4. Auslagenerstattung

Somit hat die Reisekostenrichtlinie das Ziel, die Durchführung einer Dienstreise leichter für die reisenden Mitarbeiter und unkomplizierter im Abrechnungsprozess zu gestalten.

Welche Kosten gelten als Reisekosten?

Alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer beruflich oder betrieblich bedingten Reise anfallen, bezeichnet das deutsche Steuerrecht allgemein als Reisekosten. Zu ihnen zählen:

  • Fahrtkosten (auch Mietwagen)
  • Unterkunftskosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen (meist nicht 1 zu 1 erstattet)
  • Reisenebenkosten (wie Parkgebühren)
  • Telefon- und Internetkosten
Reisekostenrichtlinien helfen Unternehmen und ihren Mitarbeitern, indem sie verbindliche Richtlinien bereitstellen

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Für viele Mitarbeiter zählen Tätigkeiten außerhalb des festen Arbeitsplatzes zum Arbeitsalltag dazu. Unter bestimmten Umständen handelt es sich dabei um eine Dienstreise, die eine Reisekostenabrechnung erfordert. Dabei regelt die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens, welche Tätigkeiten unter die Bezeichnung Dienstreise fallen.

Die folgenden Tätigkeiten gelten i.d.R. als Dienstreise:

  • Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze
  • Besuch einer Zweigniederlassung (insofern der Weg weiter entfernt ist als der gängige Weg vom Wohnort zur festen Arbeitsstelle)
  • Teilnahme an Schulungen, Messen oder anderen Events

Sobald sich ein Arbeitnehmer länger als drei Monate im Ausland aufhält, beispielsweise bei einer Niederlassung des Arbeitgebers, ist nicht mehr von einer Dienstreise die Rede und die Ausgaben zählen nicht zu den Reisekosten. Ändert sich der Standort während dieser Zeit regelmäßig, gilt die Tätigkeit weiterhin als Geschäftsreise.

Ist eine Reisekostenabrechnung Pflicht?

Für Unternehmen gibt es keine Pflicht zu einer gesetzlichen Reisekostenrichtlinie, um alle Ausgaben einer Dienstreise zu erfassen. Somit ist ein Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten der Mitarbeiter zu übernehmen. Sollte die Reisekostenrichtlinie eines Unternehmens nicht die Übernahme von Reisekosten festlegen, können Arbeitnehmer diese über die Einkommensteuer als Werbungskosten geltend machen. Voraussetzung dafür ist die Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen.

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Was sind die Vorteile einer eindeutigen Reisekostenrichtlinie?

Eine unsaubere Reisekostenrichtlinie führt bei der Abrechnung schnell zu einem vermeidbaren zusätzlichen Zeitaufwand für Human Resources. Gut strukturierte und deutliche Reisekostenrichtlinien automatisieren den Prozess einer Geschäftsreise. Wenn ein Unternehmen eine Reisekostenabrechnung-Software verwendet, macht das die Abrechnung noch einfacher.

Durch die Digitalisierung des Vorgangs profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:

Zeitersparnis

Sowohl Arbeitgeber als auch Reisende rufen alle notwendigen Informationen und Regularien jederzeit ab. Dies vereinfacht und beschleunigt die Abrechnung der Reisekosten.

Übersichtlichkeit

Eingescannte und archivierte Quittungen und Belege sind jederzeit abrufbar. Zudem verwahrt die Software alle Daten langfristig und sicher. Des Weiteren können Mitarbeiter auch während einer Dienstreise die Regularien der Reisekostenrichtlinie nachlesen.

Zuverlässigkeit

Indem Unternehmen die Abrechnung des Reisevorgangs automatisieren, verringern sie die Fehlerwahrscheinlichkeit, die entsteht, wenn Reisende und Buchhaltung die Daten manuell eingeben. Dies schützt das Unternehmen auch vor rechtlichen Konsequenzen. Eine Software erkennt zudem Duplikate oder Ausgaben, die nicht der Reisekostenrichtlinie entsprechen.

Kosteneinsparung

Fehler in der Reisekostenabrechnung bedeuten in der Regel auch höhere Kosten oder eventuelle spätere Nachzahlungen. Da eine digitale Reisekostenrichtlinie das Fehlerpotenzial deutlich verringert, sinkt auch das Risiko für plötzlich anfallende Kosten.

Mitarbeiterzufriedenheit

Besonders durch die Verwendung einer Software für die Reisekostenrichtlinie gestaltet sich die Abrechnung der Reisekosten intuitiver und schneller. Durch den geringeren Frustfaktor sind die Mitarbeiter folglich motivierter und die Zufriedenheit steigt.

Transparenz

Eine allgemeingültige Reisekostenrichtlinie in einem Unternehmen zeigt Mitarbeitern, was während einer Dienstreise erlaubt ist und was nicht. Außerdem schafft sie gleiche Reiseverhältnisse, die für den CEO genauso gelten wie für einen normalen Angestellten.

Ausgabenkontrolle

Eine ausformulierte Reisekostenrichtlinie bietet Firmen die Möglichkeit, ihre Reisekosten besser zu kontrollieren, da die Richtlinie die Maximalbeträge klar vorgibt und vergangene Reisen übersichtlich aufbereitet. So stellen die Verantwortlichen eine genauere Prognose für künftige Reisekosten und optimieren das Reisebudget.

Schutz vor Betrug

Es ist zwar die Ausnahme, aber einige Mitarbeiter nutzen eine Dienstreise mitunter für private Vergnügungen und möchten diese dann über den Betrieb abrechnen. Klare Vorgaben und das Einfordern von Belegen verhindern diese Betrugsversuche.

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Beachten Sie dies bei der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie (+ Muster)

Sobald Sie eine Reisekostenrichtlinie erstellen, sollten Sie nicht nur auf den Inhalt achten. Denn es gibt darüber hinaus zahlreiche weitere Faktoren, die bei der Zusammenstellung von Reisekostenrichtlinien relevant sind. Zu diesen zählen:

    • Klare, deutliche und konsequente Formulierungen, die von allen Mitarbeitern schnell aufzufassen und anzuwenden sind.
    • Kurze und grundlegende Regeln, um für deutliche Grenzen zu sorgen. Dies vereinfacht später den Prozess der Abrechnung.
    • Realistische Rahmenbedingungen und Fristen bei den Reisevorgaben sowie bei der Abrechnung. Dies erleichtert dem reisenden Mitarbeiter die Planung und Durchführung der Geschäftsreise.
    • Die Mitarbeiter in der Reisekostenrichtlinie aufführen, die für den Genehmigungsprozess bei den Dienstreisen verantwortlich sind. Ebenfalls die  Formulare angeben, die im Vorlauf und im Anschluss an die Reise auszufüllen sind.
    • Die Wahl leicht zu bedienender und einheitlicher Buchungstools. Der Buchungsprozess über ein Portal spart Zeit und Nerven. Zudem lassen sich in diesen Tools oft auch persönliche Daten und Bezahlinformationen für zukünftige Buchungen hinterlegen.
    • Eine regelmäßige Aktualisierung der Reisekostenrichtlinien. Nicht nur Reisekosten und Gesetze ändern sich. Einige Vorgaben erweisen sich in der Praxis eventuell als missverständlich, wodurch es einer Aktualisierung bedarf.
    • Sensibilisierung der Mitarbeiter hinsichtlich der Bedeutung der Reisekostenrichtlinie für das Unternehmen. Voraussetzung dafür ist eine deutliche Kommunikation durch die HR-Abteilung – auch bei Anpassungen der Richtlinien. In Zuge dessen sollten die für die Dienstreise Verantwortlichen auch regelmäßig die Dienstreisenden nach Feedback bitten.

Das Erstellen der Reisekostenrichtlinie – Muster zur Weiterverwendung

Viele Argumente sprechen dafür, eine Reisekostenrichtlinie zu erstellen. Um auch bei der Umsetzung Zeit zu sparen und keinen wichtigen Punkt zu übersehen, erhalten Sie nachfolgend die wichtigsten Inhalte einer Reisekostenrichtlinie als Muster zusammengefasst.

Diese Inhalte gehören in eine Reisekostenrichtlinie:

  • Unternehmensname und Ansprechpartner
  • Kurzbeschreibung zum Zweck des Dokuments
  • Vorbemerkung, an welche Mitarbeiter des Unternehmens sich die Vorgaben richten (erstellen Sie gegebenenfalls unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Mitarbeiter)
  • Definition eines eindeutigen Geltungsbereiches
  • Alle relevanten Informationen bezüglich einer Dienstreise, dies beinhaltet:
    • Planung
    • Genehmigung
    • Auswahl der Verkehrsmittel und Unterkünfte
    • Mietwagen
    • Übernachtungen
    • Reisenebenkosten
    • Unterschriften, Erstattung und Überzahlung
    • Buchung der Reise
    • Abrechnung, Prüfung und weitere Bearbeitung der Reisekostenabrechnung
    • Messeabrechnungen (bei der Teilnahme an Messen)
    • Geltendmachung und Ausschlussfrist
    • Abrechnung der Kosten für einen privaten Pkw
    • Belege
    • Mehraufwendungen für die Verpflegung (Tagegeld) für In- und Ausland
    • Fahrtkosten und nicht genutzte Tickets
    • BahnCard-Regulierungen
    • Vergünstigungen aus Vielfliegerprogrammen

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