Reisekostenrichtlinie

Was sind die Vorteile einer eindeutigen Reisekostenrichtlinie?

Eine unsaubere Reisekostenrichtlinie führt bei der Abrechnung schnell zu einem vermeidbaren zusätzlichen Zeitaufwand für Human Resources. Gut strukturierte und deutliche Reisekostenrichtlinien automatisieren den Prozess einer Geschäftsreise. Wenn ein Unternehmen eine Reisekostenabrechnung-Software verwendet, macht das die Abrechnung noch einfacher.

Durch die Digitalisierung des Vorgangs profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:

Zeitersparnis

Sowohl Arbeitgeber als auch Reisende rufen alle notwendigen Informationen und Regularien jederzeit ab. Dies vereinfacht und beschleunigt die Abrechnung der Reisekosten.

Übersichtlichkeit

Eingescannte und archivierte Quittungen und Belege sind jederzeit abrufbar. Zudem verwahrt die Software alle Daten langfristig und sicher. Des Weiteren können Mitarbeiter auch während einer Dienstreise die Regularien der Reisekostenrichtlinie nachlesen.

Zuverlässigkeit

Indem Unternehmen die Abrechnung des Reisevorgangs automatisieren, verringern sie die Fehlerwahrscheinlichkeit, die entsteht, wenn Reisende und Buchhaltung die Daten manuell eingeben. Dies schützt das Unternehmen auch vor rechtlichen Konsequenzen. Eine Software erkennt zudem Duplikate oder Ausgaben, die nicht der Reisekostenrichtlinie entsprechen.

Kosteneinsparung

Fehler in der Reisekostenabrechnung bedeuten in der Regel auch höhere Kosten oder eventuelle spätere Nachzahlungen. Da eine digitale Reisekostenrichtlinie das Fehlerpotenzial deutlich verringert, sinkt auch das Risiko für plötzlich anfallende Kosten.

Mitarbeiterzufriedenheit

Besonders durch die Verwendung einer Software für die Reisekostenrichtlinie gestaltet sich die Abrechnung der Reisekosten intuitiver und schneller. Durch den geringeren Frustfaktor sind die Mitarbeiter folglich motivierter und die Zufriedenheit steigt.

Transparenz

Eine allgemeingültige Reisekostenrichtlinie in einem Unternehmen zeigt Mitarbeitern, was während einer Dienstreise erlaubt ist und was nicht. Außerdem schafft sie gleiche Reiseverhältnisse, die für den CEO genauso gelten wie für einen normalen Angestellten.

Ausgabenkontrolle

Eine ausformulierte Reisekostenrichtlinie bietet Firmen die Möglichkeit, ihre Reisekosten besser zu kontrollieren, da die Richtlinie die Maximalbeträge klar vorgibt und vergangene Reisen übersichtlich aufbereitet. So stellen die Verantwortlichen eine genauere Prognose für künftige Reisekosten und optimieren das Reisebudget.

Schutz vor Betrug

Es ist zwar die Ausnahme, aber einige Mitarbeiter nutzen eine Dienstreise mitunter für private Vergnügungen und möchten diese dann über den Betrieb abrechnen. Klare Vorgaben und das Einfordern von Belegen verhindern diese Betrugsversuche.

Beachten Sie dies bei der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie (+ Muster)

Sobald Sie eine Reisekostenrichtlinie erstellen, sollten Sie nicht nur auf den Inhalt achten. Denn es gibt darüber hinaus zahlreiche weitere Faktoren, die bei der Zusammenstellung von Reisekostenrichtlinien relevant sind. Zu diesen zählen:

• • Klare, deutliche und konsequente Formulierungen, die von allen Mitarbeitern schnell aufzufassen und anzuwenden sind.
  • Kurze und grundlegende Regeln, um für deutliche Grenzen zu sorgen. Dies vereinfacht später den Prozess der Abrechnung.
  • Realistische Rahmenbedingungen und Fristen bei den Reisevorgaben sowie bei der Abrechnung. Dies erleichtert dem reisenden Mitarbeiter die Planung und Durchführung der Geschäftsreise.
  • Die Mitarbeiter in der Reisekostenrichtlinie aufführen, die für den Genehmigungsprozess bei den Dienstreisen verantwortlich sind. Ebenfalls die  Formulare angeben, die im Vorlauf und im Anschluss an die Reise auszufüllen sind.
  • Die Wahl leicht zu bedienender und einheitlicher Buchungstools. Der Buchungsprozess über ein Portal spart Zeit und Nerven. Zudem lassen sich in diesen Tools oft auch persönliche Daten und Bezahlinformationen für zukünftige Buchungen hinterlegen.
  • Eine regelmäßige Aktualisierung der Reisekostenrichtlinien. Nicht nur Reisekosten und Gesetze ändern sich. Einige Vorgaben erweisen sich in der Praxis eventuell als missverständlich, wodurch es einer Aktualisierung bedarf.
  • Sensibilisierung der Mitarbeiter hinsichtlich der Bedeutung der Reisekostenrichtlinie für das Unternehmen. Voraussetzung dafür ist eine deutliche Kommunikation durch die HR-Abteilung – auch bei Anpassungen der Richtlinien. In Zuge dessen sollten die für die Dienstreise Verantwortlichen auch regelmäßig die Dienstreisenden nach Feedback bitten.