So setzen Sie die Vorgaben und Regeln einer Dienstreise richtig um
Dienstreisen gehören in unserer globalen Arbeitswelt zum Berufsalltag von immer mehr Arbeitnehmern dazu. Allgemein gelten bei diesen geschäftlichen Reisen keine festen Regelungen, an denen sich Arbeitgeber orientieren müssen. Was im Umkehrschluss nach der Möglichkeit zur freien Reisegestaltung für die Angestellten klingt, führt bei diesen jedoch häufig zu Unsicherheiten hinsichtlich ihres Verhaltens auf einer Dienstreise. Viele Unternehmen regeln daher gleich in den Arbeitsverträgen ihrer Mitarbeiter das Thema Dienstreisen. Doch selbst dann fallen häufig die gleichen Fragen an:
Wie erfolgt die Abrechnung der Reisezeiten? Beginnt eine Dienstreise ab Wohnort oder Dienstort? Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsreise, Dienstgang und Dienstreise? Und was definiert eine Dienstreise? Die Antworten sollten nicht nur Mitarbeiter, sondern vor allem auch Arbeitgeber kennen.
Definition Dienstreise: Was ist eine Dienstreise?
Dienstreisen bezeichnen alle dienstlich oder beruflich bedingten Fahrten, die Mitarbeiter außerhalb ihrer eigentlichen Arbeitsstelle durchführen. Dies schließt sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt ein. Ab einem Zeitrahmen von acht Stunden spricht man offiziell von einer Dienstreise.
Was zählt als Dienstreise?
Längere Dienstreisen beinhalten meist verschiedene Aktivitäten und Events, an denen die Dienstreisenden teilnehmen, wie
- Kundentermine
- Meetings
- Messen
- Verkaufsgespräche
- Geschäftsessen
- Besuche anderer Firmenstandorte
Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise, Geschäftsreise und Dienstgängen?
Die Dienstreise und Geschäftsreise unterscheiden sich in ihrem Kern nicht – es sind in beiden Fällen berufsbedingte Reisen. Die Angestellten im öffentlichen Dienst verwenden jedoch vorwiegend den Begriff “Dienstreise”, Selbstständige in der Privatwirtschaft gehen eher auf “Geschäftsreise”.
“Dienstgang” und “Dienstreise” unterscheiden sich jedoch in ihrer Bedeutung. Denn beim Dienstgang sucht der Mitarbeiter nur eine Einrichtung in unmittelbarer Umgebung des festen Arbeitsplatzes aus beruflichen Gründen auf. Somit sind beim Dienstgang die Reisekosten auch deutlich geringer.
Wie lange darf eine Dienstreise dauern?
Nach EU-Arbeitsrecht ist keine Mindest- oder Höchstdauer für Dienstreisen festgehalten. Für Unternehmen ergibt es aus steuerlicher Sicht jedoch Sinn, dass eine Dienstreise drei Monate nicht überschreitet – die sogenannte Dreimonatsfrist. Ab diesem Zeitpunkt gelten Dienstreisen als Entsendung und die mit der Reise verbundenen Zulagen müssen versteuert werden. Auch wenn der Dienstreisende in den externen Betrieb eingegliedert wird, handelt es sich nicht mehr um eine Dienstreise.
Die Anzahl der Dienstreisen pro Geschäftsjahr ist per Gesetz ebenfalls nicht begrenzt. Es lohnt sich jedoch, einen Richtwert an maximal geplanten Dienstreisen im Arbeitsvertrag festzuhalten.
Arbeitszeitvorgaben bei Dienstreisen
Grundsätzlich gilt, dass alle beruflichen Tätigkeiten während einer Dienstreise als Arbeitszeit gelten. Arbeitgeber legen normalerweise fest, dass ihre Mitarbeiter auch während einer Dienstreise ihre Arbeitszeit erfassen. Dank der Hilfe von Zeiterfassungssystemen verhindern sie so, dass mögliche Überstunden unbeachtet bleiben. Verantwortungsbewusste Arbeitgeber achten außerdem darauf, dass ihre Mitarbeiter die gängigen Arbeitszeiten von acht Stunden am Tag sowie Pausen- und Ruhezeiten einhalten. Unter Umständen sind auch zehn Stunden Arbeitszeit möglich, sollten aber zur Ausnahme gehören.
§ 2 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt Start und Ende der beruflichen Tätigkeiten während einer Dienstreise klar als Arbeitszeit aus. Alle Aktivitäten außerhalb dieser Zeit gelten als Ruhe- oder Freizeit. Sobald Mitarbeiter diese beruflich bedingt unterbrechen, gilt dies wieder als Arbeitszeit.
Ist die Fahrzeit bei Dienstreisen Arbeitszeit?
Prinzipiell zählt die Dienstreisezeit als Arbeitszeit – vorausgesetzt, sie erfolgt während der regulären Arbeitszeit. Dies trifft auch dann zu, wenn der Mitarbeiter während der An- oder Abreise nicht arbeitet. Normalerweise ist dies auch unabhängig vom gewählten Fortbewegungsmittel. Fährt der Arbeitnehmer das Fahrzeug selbst, gilt dies immer als Arbeitszeit. Sobald er jedoch als Beifahrer zum Zielort fährt und dabei privaten Interessen nachgeht, gilt dies nicht mehr als Dienstzeit.
