Definition, Dauer und Umsetzung

Dienstreise

6 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

So setzen Sie die Vorgaben und Regeln einer Dienstreise richtig um

Dienstreisen gehören in unserer globalen Arbeitswelt zum Berufsalltag von immer mehr Arbeitnehmern dazu. Allgemein gelten bei diesen geschäftlichen Reisen keine festen Regelungen, an denen sich Arbeitgeber orientieren müssen. Was im Umkehrschluss nach der Möglichkeit zur freien Reisegestaltung für die Angestellten klingt, führt bei diesen jedoch häufig zu Unsicherheiten hinsichtlich ihres Verhaltens auf einer Dienstreise. Viele Unternehmen regeln daher gleich in den Arbeitsverträgen ihrer Mitarbeiter das Thema Dienstreisen. Doch selbst dann fallen häufig die gleichen Fragen an:

Wie erfolgt die Abrechnung der Reisezeiten? Beginnt eine Dienstreise ab Wohnort oder Dienstort? Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsreise, Dienstgang und Dienstreise? Und was definiert eine Dienstreise? Die Antworten sollten nicht nur Mitarbeiter, sondern vor allem auch Arbeitgeber kennen.

Definition Dienstreise: Was ist eine Dienstreise?

Dienstreisen bezeichnen alle dienstlich oder beruflich bedingten Fahrten, die Mitarbeiter außerhalb ihrer eigentlichen Arbeitsstelle durchführen. Dies schließt sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt ein. Ab einem Zeitrahmen von acht Stunden spricht man offiziell von einer Dienstreise.

Was zählt als Dienstreise?

Längere Dienstreisen beinhalten meist verschiedene Aktivitäten und Events, an denen die Dienstreisenden teilnehmen, wie

  • Kundentermine
  • Meetings
  • Messen
  • Verkaufsgespräche
  • Geschäftsessen
  • Besuche anderer Firmenstandorte
Dienstreisen und Geschäftsreisen führen Mitarbeiter mit verschiedensten Verkehrsmitteln wie der Bahn durch

Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise, Geschäftsreise und Dienstgängen?

Die Dienstreise und Geschäftsreise unterscheiden sich in ihrem Kern nicht – es sind in beiden Fällen berufsbedingte Reisen. Die Angestellten im öffentlichen Dienst verwenden jedoch vorwiegend den Begriff “Dienstreise”, Selbstständige in der Privatwirtschaft gehen eher auf “Geschäftsreise”.

“Dienstgang” und “Dienstreise” unterscheiden sich jedoch in ihrer Bedeutung. Denn beim Dienstgang sucht der Mitarbeiter nur eine Einrichtung in unmittelbarer Umgebung des festen Arbeitsplatzes aus beruflichen Gründen auf. Somit sind beim Dienstgang die Reisekosten auch deutlich geringer.

Wie lange darf eine Dienstreise dauern?

Nach EU-Arbeitsrecht ist keine Mindest- oder Höchstdauer für Dienstreisen festgehalten. Für Unternehmen ergibt es aus steuerlicher Sicht jedoch Sinn, dass eine Dienstreise drei Monate nicht überschreitet – die sogenannte Dreimonatsfrist. Ab diesem Zeitpunkt gelten Dienstreisen als Entsendung und die mit der Reise verbundenen Zulagen müssen versteuert werden. Auch wenn der Dienstreisende in den externen Betrieb eingegliedert wird, handelt es sich nicht mehr um eine Dienstreise.

Die Anzahl der Dienstreisen pro Geschäftsjahr ist per Gesetz ebenfalls nicht begrenzt. Es lohnt sich jedoch, einen Richtwert an maximal geplanten Dienstreisen im Arbeitsvertrag festzuhalten.

Arbeitszeitvorgaben bei Dienstreisen

Grundsätzlich gilt, dass alle beruflichen Tätigkeiten während einer Dienstreise als Arbeitszeit gelten. Arbeitgeber legen normalerweise fest, dass ihre Mitarbeiter auch während einer Dienstreise ihre Arbeitszeit erfassen. Dank der Hilfe von Zeiterfassungssystemen verhindern sie so, dass mögliche Überstunden unbeachtet bleiben. Verantwortungsbewusste Arbeitgeber achten außerdem darauf, dass ihre Mitarbeiter die gängigen Arbeitszeiten von acht Stunden am Tag sowie Pausen- und Ruhezeiten einhalten. Unter Umständen sind auch zehn Stunden Arbeitszeit möglich, sollten aber zur Ausnahme gehören.

§ 2 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt Start und Ende der beruflichen Tätigkeiten während einer Dienstreise klar als Arbeitszeit aus. Alle Aktivitäten außerhalb dieser Zeit gelten als Ruhe- oder Freizeit. Sobald Mitarbeiter diese beruflich bedingt unterbrechen, gilt dies wieder als Arbeitszeit.

Ist die Fahrzeit bei Dienstreisen Arbeitszeit?

Prinzipiell zählt die Dienstreisezeit als Arbeitszeit – vorausgesetzt, sie erfolgt während der regulären Arbeitszeit. Dies trifft auch dann zu, wenn der Mitarbeiter während der An- oder Abreise nicht arbeitet. Normalerweise ist dies auch unabhängig vom gewählten Fortbewegungsmittel. Fährt der Arbeitnehmer das Fahrzeug selbst, gilt dies immer als Arbeitszeit. Sobald er jedoch als Beifahrer zum Zielort fährt und dabei privaten Interessen nachgeht, gilt dies nicht mehr als Dienstzeit.

Newsletter Icon dunkelblau

Zum HR WORKS-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Sobald der Arbeitnehmer die Dienstreise während seiner Freizeit durchführt, unterscheiden sich die Vorgaben hinsichtlich der anrechenbaren Arbeitszeiten je nach Unternehmen. Einige Betriebe geben dann zum Beispiel direkt vor, dass während der Reisezeit gearbeitet werden muss, damit diese als Arbeitszeit gilt. Das Bundesarbeitsgericht sieht dies jedoch anders. Gerade längere Reisen ins Ausland und zurück bewertet die Rechtsprechung inzwischen grundsätzlich als Arbeitszeit – ob der Angestellte arbeitet oder nicht. Denn dem Arbeitnehmer entstehen währenddessen Überstunden. Im Idealfall suchen Geschäftsführer daher den Dialog mit ihren Mitarbeitern, um Vorgaben zum Arbeitsverhalten und den Ruhezeiten während einer längeren Dienstreise festzulegen. Für Dienstreisen ins EU-Ausland benötigen Geschäftsreisende zudem eine A1-Bescheinigung, um zu verhindern, dass sie Versicherungsbeiträge in zwei Ländern zahlen.

Hinweis: Der Beginn der Dienstreise hängt nicht von einem bestimmten Startort ab. Beginnen Arbeitnehmer ihre Dienstreise direkt von ihrem Wohnort, dann gilt dies genauso offiziell als Anfang einer Dienstreise, wie wenn sie von ihrem regulären Arbeitsort aus aufbrechen. Wichtig ist, dass der Reiseantritt ausschließlich einen beruflichen Hintergrund hat. Nur dann wird die Reisezeit auch als Arbeitszeit gewertet.

Sind Mitarbeiter zu Dienstreisen verpflichtet?

Arbeitgeber haben aufgrund ihres Weisungs- und Direktionsrecht die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu einer Dienstreise aufzufordern, sofern dies zu deren Arbeitsbereich gehört. Selbst ohne Vereinbarung im Arbeitsvertrag besteht dieses Recht. Die meisten Firmen und Betriebe nehmen eine ausdrückliche Vereinbarung inzwischen allerdings mit in den Arbeitsvertrag beziehungsweise die Betriebsvereinbarung oder auch in einen Tarifvertrag auf.

Tipp: Unternehmen drücken sich bei solchen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag im Idealfall stets deutlich aus. Denn unklare Aussagen können Arbeitnehmer zurecht als unzulässige Benachteiligung anfechten. Beispielsweise, wenn sie Reisezeiten außerhalb der offiziellen Arbeitszeit generell nicht vergütet bekommen.

Leitfaden: Die Zukunft der Dienstreise

Whitepaper

Leitfaden: Die Zukunft der Dienstreise

Geschäftsreisen bleiben trotz Remote Work für Unternehmen wichtig: Erfahren Sie daher, welche Möglichkeiten Ihnen digitales Travel Management bietet.

Wie werden die Kosten während einer Dienstreise verrechnet?

Die Reisezeit während einer Dienstreise wird normalerweise mit dem gewohnten Stundenlohn vergütet. Besteht eine besondere vertragliche Regelung für Dienstreisen, kann die Vergütung während der Reisezeit vom gewohnten Lohn abweichen.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Reisekosten zu bezahlen?

Normalerweise erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten und rechnet diese in einer Reisekostenabrechnung ab. Allerdings ist er dazu nicht verpflichtet. Wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, können Angestellte diese als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit über die Einkommenssteuer absetzen.

Zu den Kosten zählen:

  • Fahrkosten, Maut und Kilometergeld (0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer, Stand: 2023)
  • Verpflegung
  • Parkgebühren
  • Versicherungen
  • Kosten für geschäftliche Telefonate
  • Portokosten

Unternehmen, deren Angestellte viele Dienstreisen unternehmen, halten meist in einer Reisekostenrichtlinie oder Reiserichtlinie die erlaubten Ausgaben für ihre Mitarbeiter fest. Immer mehr Betriebe setzen zur Abrechnung inzwischen auch auf eine moderne Reisekostenabrechnung-Software.

Anspruch auf Tagegeld während einer Dienstreise

Neben den Reisekosten entsteht während einer Dienstreise zusätzlich ein Verpflegungsmehraufwand – das sogenannte Tagegeld. Dieses wird jährlich durch die Verpflegungspauschale vom Gesetzgeber neu berechnet.

Dienstreise kurzgefasst


Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

HR-Software jetzt kennenlernen

Ihre gesamte HR in einer Software

HR WORKS vereint Funktionen zur Personalverwaltung, Zeiterfassung, Payroll, Personalentwicklung sowie zur Reisekostenabrechnung in einer HR-Software. Lassen Sie sich daher in einem persönlichen Gespräch beraten, wie auch Sie Ihre gesamte HR digitalisieren.

Sie interessieren sich für weitere HR-Themen? Schauen Sie in unser HR-Lexikon!