Tagegeld auf Dienstreise: Die wichtigsten Infos im Überblick

Auf Dienstreisen entstehen verschiedene Arten von Kosten, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern im Zuge der Reisekostenabrechnung steuerfrei erstatten können. Dazu zählt auch der sogenannte Versorgungsmehraufwand. Gemeint sind damit die erhöhten Kosten für das Essen und Trinken in Raststätten, Hotels und Restaurants während einer Dienstreise. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, diese Mehrkosten anhand gesetzlich festgelegter Pauschbeträge zu erstatten, die auch als Tagegeld bekannt sind. Erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Tagegeld für Dienstreisen in Deutschland und im Ausland.

Die Definition von Tagegeld: Darum sind Tagespauschalen in Deutschland wichtig

Tagegeld ist der umgangssprachliche Begriff für gesetzlich geregelte Kostenpauschalen, auf deren Basis Arbeitgeber ihren Mitarbeitern den sogenannten Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen steuerfrei erstatten können. Konkret geht es dabei um die erhöhten Kosten für Essen und Trinken, die während einer Geschäftsreise beispielsweise aufgrund häufiger Restaurantbesuche entstehen.

Neben den Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten zählt der Verpflegungsmehraufwand zu den vier wesentlichen Reisekostenfaktoren, die sowohl Unternehmen als auch Angestellte in der Steuererklärung absetzen können. Für ein- und mehrtägige Dienstreisen bestehen unterschiedliche Tagegeldpauschalen, die der Gesetzgeber im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) üblicherweise im Abstand von einigen Jahren anpasst. Auch für Auslandsreisen gibt es Reisetagegeld.

Tagegelder sind laut Bundesreisekostengesetz von den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land abhängig. Generell sind das Reisekostenrecht und damit die Abrechnungspraxis für Dienstreisen in Bund und Ländern nicht einheitlich geregelt. In der Regel orientieren sich die Länder allerdings am BRKG-Tagegeld.

Wann gibt es für eine Dienstreise Tagegeld?

Für arbeitsbedingte Auswärtstätigkeiten ab einer Dauer von 8 Stunden haben Dienstreisende Anspruch auf Tagegeld. Ist eine Mitarbeiterin kürzer als 8 Stunden auswärts tätig, entsteht aus der Perspektive des Gesetzgebers kein Verpflegungsmehraufwand. Denn dieser geht davon aus, dass Reisende sich in diesem Fall auch zu Hause oder am Arbeitsplatz preiswert verpflegen können.

Unter welchen Umständen  erstatten Arbeitgeber bei Reisekosten Tagegeld?

Grundsätzlich sind Arbeitgeber rechtlich nicht dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern den Verpflegungsmehraufwand in Form der Tagespauschalen zu erstatten. Um eine besonders positive Employee Experience zu schaffen, begleichen Unternehmen allerdings zunehmend die tatsächlich entstandenen Kosten anhand von Belegen und Nachweisen. Schließlich kann es sich in Zeiten des Fachkräftemangels kaum ein Arbeitgeber mehr leisten, seine Mitarbeiter auf den Kosten für den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen sitzen zu lassen. Diese liegen oftmals deutlich über den gesetzlichen Tagespauschalen.

Steuerfrei sind die rückvergüteten Beträge jedoch nur in Höhe der jeweils gültigen Tagegeldpauschale. Für den Fall, dass der Arbeitgeber keine Erstattung für den Verpflegungsmehraufwand leistet, geben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten in der jährlichen Steuererklärung an.

Wie hoch ist das Tagegeld bei Dienstreisen in Deutschland?

Zuletzt hat das Bundesministerium für Finanzen das Tagegeld für Dienstreisen im Jahr 2020 angepasst. Unabhängig von den tatsächlich angefallenen Kosten gelten seit dem 01.01.2020 für Dienstreisen in Deutschland die folgenden Tagegeld-Pauschalen:

• Pro Kalendertag, an dem Dienstreisende ganze 24 Stunden von ihrer Wohnung abwesend sind: 28 Euro
• An- und Abreisetag, wenn Dienstreisende am gleichen, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb ihrer Wohnung übernachten: Jeweils 14 Euro
• Pro Kalendertag, an dem Dienstreisende ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden von ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind: 14 Euro

Für nächtliche Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, die sich über zwei Kalendertage erstrecken – zum Beispiel von 18:00 Uhr bis 6:00 Uhr morgens – besteht grundsätzlich kein Tagesgeldanspruch, da die Dienstreise an beiden Tagen weniger als 8 Stunden dauert. Um in solchen Fällen dennoch eine Kompensation zu ermöglichen, werden die Stunden der beiden Kalendertage addiert, wodurch ein Anspruch auf die 14-Euro-Pauschale entsteht.

Das Bundesreisekostengesetz regelt das Tagegeld für Verpflegung

Die steuerlichen Tagessätze für Dienstreisen greifen immer dann, wenn Geschäftsreisende selbst für ihren Verpflegungsmehraufwand aufkommen. Wenn beispielsweise Kunden oder Geschäftspartner für einen Restaurantbesuch aufkommen, verringert sich der Anspruch auf Tagegeld für ein Frühstück um 20 Prozent und für das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent. Der Anspruch auf Tagegeld erlischt außerdem auch dann, wenn die Verpflegungskosten bereits in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten sind.

Wie hoch ist das Tagegeld 2023 und 2024 für Auslandsreisen?

Für Dienstreisen im Ausland gibt es das sogenannte Auslandstagegeld. Der Bund hat dabei im Rahmen der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Festsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARRVVwV) eine Länderliste mit individuellen Tagegeldpauschalen für jede denkbare Reisedestination herausgegeben. Übrigens gelten für verschiedene Städte im gleichen Land teilweise unterschiedliche Tagegeldsätze.

Für An- und Abreisetage im Ausland gilt laut BRKG pauschal ein Tagegeld in Höhe von 80 Prozent des Tagegeldsatzes für einen vollen Reisetag. Wenn eine Auslandsdienstreise sich über mehrere Länder erstreckt, dann gilt jeweils die Tagesauslöse für das Land, in dem der Reisende sich um 23:59 Uhr des entsprechenden Tages befunden hat.

Gibt es ein Tagegeld für Dienstreisen im TVÖD?

Die genauen Modalitäten der Reisekostenabrechnung im öffentlichen Dienst sind im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) geregelt. In der Regel orientieren sich kommunale Arbeitgeber allerdings am Bundesreisekostengesetz (BRKG), das auch in der Privatwirtschaft die Basis für Tagegeldpauschalen und andere Bereiche der Reisekostenerstattung darstellt.

Wie berechnet man das Tagegeld für Dienstreisen?

Insbesondere bei umfangreichen Dienstreisen mit mehreren Beteiligten geht leicht der Überblick verloren, wenn es um das Thema Tagegeld und die Abrechnung anderer Reisekosten geht. Grundsätzlich ist zwischen An- und Abreisetag sowie zwischen vollen Reisetagen zu unterscheiden, da hier unterschiedliche Tagegeldpauschalen wirksam sind. Darüber hinaus ist darauf zu achten, ob Dienstreisende für Frühstück, Mittag- und Abendessen jeweils selbst bezahlen oder beispielsweise eine Geschäftspartnerin die Kosten übernimmt, da sich dies auf die jeweiligen Tagegeldpauschalen auswirkt. In jedem Fall ist es für Dienstreisende empfehlenswert, sämtliche Belege und Nachweise zur Verpflegung aufzubewahren, um Unklarheiten bei der Reisekostenabrechnung zu vermeiden.

Ist das Tagegeld in Deutschland steuerpflichtig?

Arbeitgeber können Tagegeld steuerfrei erstatten, was entsprechend dazu führt, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Kosten nicht mehr in ihrer Steuererklärung geltend machen können. Während das gesetzlich vorgegebene Tagegeld in öffentlichen und staatlichen Einrichtungen eine verbindliche Obergrenze darstellt, können Privatunternehmen ihren Mitarbeitern grundsätzlich auch höhere Tagegelder für Dienstreisen erstatten. Werden dabei jedoch die gesetzlichen Pauschalen überschritten, handelt es sich um einen sogenannten geldwerten Vorteil, der entsprechend zu besteuern ist.

Wie Sie Tagegelder korrekt abrechnen mit einer Reisekosten-Software

In einer zunehmend vernetzten und globalisierten Welt setzen sich nahezu alle Unternehmen früher oder später mit dem Thema Tagegeld für Dienstreisen auseinander. In Deutschland gibt es für Reisekosten Tagespauschalen, die im Bundesreisekostengesetz als Tagegeld festgelegt sind. Die korrekte Erstattung von Tagegeld für Reisekosten ist oft eine Herausforderung, an der für HR-Abteilungen jedoch kein Weg vorbeiführt. Eine leistungsfähige Reisekosten-Software nimmt HR-Expertinnen und Experten einen großen Teil der Arbeit ab, vermeidet Fehler und sorgt dafür, dass Reisekostenerstattungen immer anhand der aktuellen Gesetzeslage erfolgen.