So vermeiden Firmen durch Reisekostenmanagement unnötige Verwaltungskosten
Effektives Reisekostenmanagement verhindert nicht nur direkte, überschüssige Ausgaben für Dienstreisen. Es minimiert auch indirekte Kosten, die durch den damit einhergehenden Verwaltungsaufwand entstehen.
Direkte Reisekosten reduzieren
Bei den direkten Reisekosten handelt es sich um alle Ausgaben, die durch einen Beleg nachgewiesen werden können.
So senken Unternehmen ihre direkten Reisekosten:
- Frühbuchervorteile nutzen: Preisnachlässe für frühzeitige Buchungen sind eine einfache Möglichkeit, um direkte Kosten zu senken. Dafür ist jedoch meist eine frühzeitige Buchung nötig.
- Vergleichsportale einbeziehen: Flüge und Hotels können enorme Kostenunterschiede aufweisen. Vergleichsportale bieten eine objektive Preisübersicht und zudem ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Alternative Verkehrsmittel: Es ist sinnvoll, wenn Geschäftsreisende vor ihrer Reise vergleichen, ob diese mit dem Flugzeug, der Bahn oder per Auto am günstigsten sind. In manchen Fällen sind auch Fahrgemeinschaften am günstigsten.
- Budgetlimits setzen: Klare Budgetvorgaben helfen Mitarbeiter, Ausgaben innerhalb vorgegebener Grenzen zu halten.
Indirekte Reisekosten reduzieren
Indirekte Reisekosten umfassen Ausgaben, die nicht direkt mit der eigentlichen Reisetätigkeit verbunden sind. Dazu zählen Verwaltungsaufwendungen für die Reisekostenabrechnung, Zeitverluste und Produktivitätseinbußen während der Reise sowie Kosten für technologische Ressourcen, wie eine Travel-Management-Software.
So senken Unternehmen ihre indirekten Reisekosten:
- Digitale Abrechnungssysteme: Papierkram und manuelle Eingaben sind zeitraubend. Digitale Lösungen beschleunigen den Abrechnungsprozess und verringern so die Kosten.
- Regelmäßige Schulungen: Werden Mitarbeiter über die Vorteile und Anwendungen von Reisekostenmanagements aufgeklärt, entwickeln diese ein kostenbewusstes Verhalten, zusätzlich entstehen weniger Fehler bei der Abrechnung der Kosten.
- Transparente Richtlinien: Eine klare und stets zugängliche Reisekostenrichtlinie vermeidet Missverständnisse und garantiert, dass Mitarbeiter genau wissen, welche Kosten erstattungsfähig sind und welche nicht.
Welche Fehler sollten Unternehmen beim Reisekostenmanagement vermeiden?
Erfolgreiches Reisekostenmanagement erscheint oft komplex, doch ein paar typische Stolpersteine lassen sich leicht umgehen. Damit Unternehmen von den Vorteilen des Reisekostenmanagements profitieren, sollten sie folgende Fehler vermeiden:
Ungenaue Abrechnung
Mitarbeiter übersehen manchmal, dass Belege noch nicht eingereicht oder doppelt angegeben wurden. Ebenso führen Tippfehler bei einer manuellen Dateneingabe zu ungenauen Spesenabrechnungen. Daher sollten Ausgaben genau geprüft und digitalisiert werden.
Mangelnde Kategorisierung
Werden die Ausgaben nicht in passende Kategorien eingeordnet, leidet die Transparenz und es entsteht Verwirrung. Eine logische Buchhaltungsstruktur hilft dabei, die Kostenstellen klar zuzuordnen und einen Informationsverlust zu verhindern.
Unzureichende Planung
Ohne eine umfassende Planung steigen die Reisekosten sowie das Risiko qualitativer Einbußen. Vorausschauende Buchungen und Kostenanalysen helfen dabei, optimierte Entscheidungen zu treffen.
Fehlende Richtlinien
Fehlende und unklare Policy-Vorgaben erschweren eine effektive Kostenkontrolle. Durch ein einheitliches Regelwerk kennen Mitarbeiter ihre Reisevorgaben und es entstehen weniger Kosten durch Fehler.
In den Richtlinien sollten folgende Fragen geklärt werden:
- Wer ist zur Buchung berechtigt?
- An welchem Ort erfolgt die Buchung?
- Welche Buchungen sind zulässig?
- Welches Budget muss beachtet werden?
- Auf welche Weise erfolgt die Zahlung?
- Wie und bis zu welchem Termin müssen Auslagen abgerechnet werden?
