Reisekostenmanagement

So vermeiden Firmen durch Reisekostenmanagement unnötige Verwaltungskosten

Effektives Reisekostenmanagement verhindert nicht nur direkte, überschüssige Ausgaben für Dienstreisen. Es minimiert auch indirekte Kosten, die durch den damit einhergehenden Verwaltungsaufwand entstehen.

Direkte Reisekosten reduzieren

Bei den direkten Reisekosten handelt es sich um alle Ausgaben, die durch einen Beleg nachgewiesen werden können.

So senken Unternehmen ihre direkten Reisekosten:

• Frühbuchervorteile nutzen: Preisnachlässe für frühzeitige Buchungen sind eine einfache Möglichkeit, um direkte Kosten zu senken. Dafür ist jedoch meist eine frühzeitige Buchung nötig.
• Vergleichsportale einbeziehen: Flüge und Hotels können enorme Kostenunterschiede aufweisen. Vergleichsportale bieten eine objektive Preisübersicht und zudem ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Alternative Verkehrsmittel: Es ist sinnvoll, wenn Geschäftsreisende vor ihrer Reise vergleichen, ob diese mit dem Flugzeug, der Bahn oder per Auto am günstigsten sind. In manchen Fällen sind auch Fahrgemeinschaften am günstigsten.
• Budgetlimits setzen: Klare Budgetvorgaben helfen Mitarbeiter, Ausgaben innerhalb vorgegebener Grenzen zu halten.

Indirekte Reisekosten reduzieren

Indirekte Reisekosten umfassen Ausgaben, die nicht direkt mit der eigentlichen Reisetätigkeit verbunden sind. Dazu zählen Verwaltungsaufwendungen für die Reisekostenabrechnung, Zeitverluste und Produktivitätseinbußen während der Reise sowie Kosten für technologische Ressourcen, wie eine Travel-Management-Software.

So senken Unternehmen ihre indirekten Reisekosten:

• Digitale Abrechnungssysteme: Papierkram und manuelle Eingaben sind zeitraubend. Digitale Lösungen beschleunigen den Abrechnungsprozess und verringern so die Kosten.
• Regelmäßige Schulungen: Werden Mitarbeiter über die Vorteile und Anwendungen von Reisekostenmanagements aufgeklärt, entwickeln diese ein kostenbewusstes Verhalten, zusätzlich entstehen weniger Fehler bei der Abrechnung der Kosten.
• Transparente Richtlinien: Eine klare und stets zugängliche Reisekostenrichtlinie vermeidet Missverständnisse und garantiert, dass Mitarbeiter genau wissen, welche Kosten erstattungsfähig sind und welche nicht.

Welche Fehler sollten Unternehmen beim Reisekostenmanagement vermeiden?

Erfolgreiches Reisekostenmanagement erscheint oft komplex, doch ein paar typische Stolpersteine lassen sich leicht umgehen. Damit Unternehmen von den Vorteilen des Reisekostenmanagements profitieren, sollten sie folgende Fehler vermeiden:

Ungenaue Abrechnung

Mitarbeiter übersehen manchmal, dass Belege noch nicht eingereicht oder doppelt angegeben wurden. Ebenso führen Tippfehler bei einer manuellen Dateneingabe zu ungenauen Spesenabrechnungen. Daher sollten Ausgaben genau geprüft und digitalisiert werden.

Mangelnde Kategorisierung

Werden die Ausgaben nicht in passende Kategorien eingeordnet, leidet die Transparenz und es entsteht Verwirrung. Eine logische Buchhaltungsstruktur hilft dabei, die Kostenstellen klar zuzuordnen und einen Informationsverlust zu verhindern.

Unzureichende Planung

Ohne eine umfassende Planung steigen die Reisekosten sowie das Risiko qualitativer Einbußen. Vorausschauende Buchungen und Kostenanalysen helfen dabei, optimierte Entscheidungen zu treffen.

Fehlende Richtlinien

Fehlende und unklare Policy-Vorgaben erschweren eine effektive Kostenkontrolle. Durch ein einheitliches Regelwerk kennen Mitarbeiter ihre Reisevorgaben und es entstehen weniger Kosten durch Fehler.

In den Richtlinien sollten folgende Fragen geklärt werden:

• Wer ist zur Buchung berechtigt?
• An welchem Ort erfolgt die Buchung?
• Welche Buchungen sind zulässig?
• Welches Budget muss beachtet werden?
• Auf welche Weise erfolgt die Zahlung?
• Wie und bis zu welchem Termin müssen Auslagen abgerechnet werden?

Diese 5 Punkte begünstigen effektives  Reisekostenmanagement

Reisekostenmanagement trägt signifikant zur Kostensenkung bei. Voraussetzung dafür sind  fest etablierte Prozesse und klare Richtlinien, die leicht verständlich sind und von den Mitarbeitern befolgt werden.

Folgende 5 Punkte gestalten Reisekostenmanagement effektiver:

1. Planung und Buchung

Unternehmen sollten die Reiseoptionen mit den besten Preis-Leistungs-Verhältnissen wählen und dabei Frühbucherangebote nutzen. So sparen sie im Idealfall viel Geld. Indem Unternehmen ihre Reisen frühzeitig buchen, bleibt den Reisenden zudem genügend Zeit, um alle wichtigen Punkte zu klären. Zum Beispiel, ob sie alle Anschlussverbindungen erreichen. Dies verhindert Überraschungen und dadurch kostspielige Verzögerungen.

2. Mitarbeiterfreundliche Zahlungsmethoden

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter auf Geschäftsreisen problemlos bezahlen können. Unternehmenskreditkarten beispielsweise vereinfachen die Abwicklung und vermeiden Vorschüsse aus privaten Mitteln. Alternativ bieten sich auch Prepaid-Karten oder mobile Payment-Optionen an.

3. Prozessverwaltung

Strukturierte Prozesse, um Reisekosten zu erfassen und zu kategorisieren, verhindern Fehler und Zeitverlust. Tools zur digitalen Belegerfassung berechnen und kategorisieren die Kosten schneller. Dies ermöglicht es, die Ausgaben durchgehend transparent und kontrolliert abzurechnen.

4. Reiserichtlinien

Verständliche und allgemeingültige Reiserichtlinien definieren u.a. die bevorzugten Reiseanbieter, die erlaubten Höhen der Ausgaben sowie Tagespauschalen. Gute interne Kommunikation der Reiserichtlinien stellt außerdem sicher, dass diese von allen Mitarbeitern eingehalten werden.

5. Rückerstattungsverfahren

Ein unkomplizierter und schneller Erstattungsprozess erhöht die Compliance und Zufriedenheit. Automatisierte Systeme reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Abwicklung.