Definition, Berechnung und Regelungen

Reisekostenabrechnung

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Dienstreisen abrechnen und steuerlich geltend machen

Eine Reisekostenabrechnung eignet sich für Unternehmen, deren Angestellte arbeitsbedingt viel unterwegs sind. Neben Ausgaben für die Anreise fallen häufig auch Kosten für Verpflegung und Unterkunft an. Ist eine Geschäftsreise entstanden, dann können durch eine Dienstreiseabrechnung sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die Ausgaben steuerlich geltend machen.

Die Abrechnung der Reisekosten ist nicht verpflichtend und es existiert keine formale Vorgabe bezüglich der Reisekostenaufstellung. Daher erscheint der Abrechnungsprozess schnell irritierend und mühsam. Dabei müssen Sie bei der Abrechnung von Reisekosten als Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht den Überblick verlieren. In diesem Leitfaden zur Reisekostenabrechnung erhalten Sie alle nötigen Informationen, wie Sie Reisekosten ermitteln und eine Reisekostenabrechnung erstellen, um sie steuerlich absetzen zu können.

Reisekostenabrechnung Definition: Was sind Reisekosten?

Die Reisekostenabrechnung umfasst alle Kosten, die für ein Unternehmen oder einen Angestellten durch eine Dienstreise anfallen. Die entstandenen Kosten müssen Sie listen und durch Quittungen oder Rechnungen nachweisen.

Zu den Reisekosten zählen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Eine Dienstreise setzt voraus, dass der Angestellte seiner Arbeit für eine bestimmte Zeit von einem anderen Ort nachgeht. Zudem muss der Arbeitgeber die Dienstreise offiziell beauftragen und sie muss mit einem Pkw (Dienstwagen oder Privatfahrzeug) oder einem öffentlichen Verkehrsmittel (Zug, Flugzeug oder Bus) bestritten werden.

Als Gründe für Dienstreisen gelten:

  • Kundentermine
  • Fort- und Weiterbildungen
  • Wechselnde Einsatzorte
  • Veranstaltungen wie Messen oder Tagungen
Bei der Reisekostenabrechnung sind zahlreiche Regelungen zu beachten

Wer zahlt die Reisekosten?

Im Normalfall übernimmt die Erstattung der Reisekosten der Arbeitgeber, welche er als Betriebsausgaben steuerlich absetzt. Sobald ein Unternehmen die Reisekosten steuerfrei erstattet, kann es diese nicht mehr als Werbekosten absetzen.

Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Reisekostenübernahme verpflichtet. In der Regel ist die Reisekostenerstattung im Arbeitsvertrag festgehalten. In einigen Fällen übernimmt das Unternehmen die Reisekosten allerdings nicht. Beispielsweise, wenn der Weg von der Wohnung des Angestellten zur auswärtigen Tätigkeit kürzer als zu seinem normalen Arbeitsplatz ist.

Übernimmt das Unternehmen die Reisekosten nicht, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit über die Einkommenssteuer absetzen. Wenn Arbeitnehmer die Reisekosten als Werbungskosten absetzen, dann lohnt sich das steuerlich jedoch erst, sobald die Unkosten die Werbungskostenpauschale die volle Höhe von 1.000 Euro überschreiten. Denn das regulär zu versteuernde Einkommen senkt sich aufgrund der Reisekosten automatisch.

Wie werden Reisekosten berechnet?

In der Regel setzen Sie die vier verschiedenen Arten von Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten) durch die Vorlage von Belegen und Quittungen von der Steuer ab. Wichtig ist hierbei auch, jede relevante Reisekostenpauschale zu kennen. Um alle relevanten Informationen vollständig und korrekt zu erhalten, setzen viele Unternehmen hierbei auch auf eine Reisekostenabrechnung-Software.

Wie genau sich die Kosten einer Dienstreise zusammensetzen und wie das Finanzamt die Reisekosten abrechnet, erfahren Sie hier:

1. Fahrtkosten

Hin- und Rückreisen, Fahrten am Reiseziel sowie eventuelle zusätzliche Heimfahrten rechnen Sie bei einer Dienstreise als Fahrtkosten ab. Dabei kommt es bei der Fahrkostenrechnung auch darauf an, mit welchem Verkehrsmittel Sie die Reise zurücklegen.

Bei Stadtfahrten sowie Fahrten bis 50 Kilometer müssen Sie zudem eine Umsatzsteuer von sieben Prozent abtreten. Bei allen Strecken darüber ist eine Umsatzsteuer von 19 Prozent fällig.

Fahrtkosten einer Dienstreise berechnen so gehen Sie vor:

  • Nach Vorlage eines Belegs werden Kosten für Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel vollständig erstattet.
  • Bei Fahrten mit einem Dienstwagen verrechnen Angestellte ihre Reisekosten beim Arbeitgeber durch die Führung eines Fahrtenbuchs sowie die Vorlage von Belegen.
  • Fahrten mit einem privaten Fahrzeug rechnen Sie auf drei Arten ab:
    • Kilometerpauschale: 30 Cent/km für Pkw und 20 Cent/km für Motorräder und Mopeds. Geht vom Minimum der Kosten für Treibstoff, Versicherung oder Wartung aus.
    • Einzelnachweis: Voraussetzung ist die Führung eines Fahrtenbuchs, das die Gesamtkosten (Distanz, Fahrtenkosten und -anlässe) sowie die beruflich und insgesamt gefahrenen Kilometer enthält.
    • Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Berechnung des individuellen Fahrzeugverbrauchsdurch das Einreichen von Einzelnachweisen (Steuer, Treibstoff, Wartung, Versicherungen oder ähnliches) über einen Zeitraum von 12 Monaten.

Tipp: Diese Angaben gehören in ein Fahrtenbuch:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand vor und nach der Fahrt
  • Reiseziel und -route
  • Grund für die Fahrt
  • Besuchter Kunde oder Geschäftspartner

2. Übernachtungskosten

Aufenthaltskosten in Hotelzimmern, Pensionen oder anderen Unterkünften können Sie komplett als Reisekosten abrechnen. Die Reisekosten für Übernachtungen rechnen Sie generell mit 20 Euro pro Nacht ab.

3. Verpflegungsmehraufwand

Bei den Reisekosten berechnen Sie die Verpflegung des Arbeitnehmers pauschal nach der Länge der Dienstreise. Die folgenden Sätze gelten für die  Reisekostenpauschalen in 2022:

  • Keine Übernahme der Verpflegungskosten bei einer Dienstreise unter 8 Stunden.
  • 14 Euro bei einer eintägigen Dienstreise ab 8 Stunden sowie für den längeren Tag bei einer Dienstreise mit einmaliger Übernachtung.
  • 28 Euro bei einer mehrtägigen Dienstreise beziehungsweise ab vollen 24 Stunden.

Beinhaltet der Hotelpreis ein Frühstück, reduziert sich die Pauschale um 20 Prozent, ausgehend von der 24-Stunden-Pauschale. Bei einer Einladung des Angestellten zum Mittag- oder Abendessen oder der Bereitstellung eines Caterings, verringert sich die große Tagespauschale um 40 Prozent.

4. Reisenebenkosten

In die Reisenebenkostenabrechnung fallen all die Kosten, welche die vorigen drei Kategorien nicht abdecken. Diese Art der Kosten verlangen nach der Vorgabe eines entsprechenden Belegs.

Zu den Reisenebenkosten gehören:

  • Parkgebühren
  • Mautkosten
  • Telefonkosten
  • Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
  • Tickets für berufliche Veranstaltungen
  • Schäden am oder Diebstahl von Reisegepäck
  • Diebstahl von beruflichen oder privaten Gegenständen (wenn letztere für die Reise notwendig sind)
  • Trinkgelder

Um die Reisenebenkosten abzurechnen, sind folgende Daten notwendig:

  • Name des Reisenden (gegebenenfalls Mitarbeiternummer)
  • Reisedauer
  • Reiseziel
  • Beginn und Ende der Reise
  • Reisegrund
  • Unterschrift
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Dienstreiseabrechnung im Ausland

Entstehen Ihre Reisekosten bei einer Dienstreise im Ausland, erweist sich die Berechnung der Reisekosten komplexer als im Inland. Im Ausland gelten zwar auch kleine und große Pauschalen für die Dienstreise, jedoch unterscheiden sich diese je nach Reiseziel und landestypischen Kostenaufwand. Beachten Sie dies bei der Reisekostenauflistung.

In der Übersicht zu den geltenden Pauschbeträgen im Ausland (Stand 2022) erhalten Sie die wichtigsten Informationen zur Reisekostenabrechnung bei Auslandsreisen.

Wann können Reisekosten nicht steuerlich abgesetzt werden?

Sobald der Arbeitnehmer länger als drei Monate auswärts arbeitet, gilt dies nicht mehr als Dienstreise. Mit Überschreiten dieses Zeitraums erkennt das Finanzamt die Abrechnung der Dienstreise nur bis zum Ende des dritten Monats an. Ab diesem Zeitpunkt erhält die auswärtige Arbeitsstelle den Status einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Je nachdem, wo sich diese befindet, benötigen Arbeitnehmer dann unter Umständen eine Arbeitserlaubnis. Wechselt der Arbeitnehmer regelmäßig seinen Arbeitsplatz, gilt jeder neue Standort als neuer Arbeitsort.

Zudem erkennt das Finanzamt eine Reiseabrechnung zum Beispiel nicht an, wenn der Angestellte zu einem drei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entfernten Kunden fährt. In diesem Fall bewertet das Finanzamt den Besuch als reine Auswärtstätigkeit.

Beim Arbeitsweg gilt für Arbeitnehmer, dass dieser erst dann eine Dienstreise darstellt, wenn die Entfernung zwischen Wohnsitz und Niederlassung größer als zur festen Arbeitsstelle ist. Ab diesem Zeitpunkt akzeptiert das Finanzamt den Weg zur Arbeit als Dienstreise ab Wohnort und somit als Arbeitszeit. Sie verrechnen die Fahrtkosten dementsprechend über die Reisekostenabrechnung.

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