Reisekostenabrechnung

Dienstreisen abrechnen und steuerlich geltend machen

Eine Reisekostenabrechnung eignet sich für Unternehmen, deren Angestellte arbeitsbedingt viel unterwegs sind. Neben Ausgaben für die Anreise fallen häufig auch Kosten für Verpflegung und Unterkunft an. Ist eine Geschäftsreise entstanden, dann können durch eine Dienstreiseabrechnung sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die Ausgaben steuerlich geltend machen.

Die Abrechnung der Reisekosten ist nicht verpflichtend und es existiert keine formale Vorgabe bezüglich der Reisekostenaufstellung. Daher erscheint der Abrechnungsprozess schnell irritierend und mühsam. Dabei müssen Sie bei der Abrechnung von Reisekosten als Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht den Überblick verlieren. In diesem Leitfaden zur Reisekostenabrechnung erhalten Sie alle nötigen Informationen, wie Sie Reisekosten ermitteln und eine Reisekostenabrechnung erstellen, um sie steuerlich absetzen zu können.

Reisekostenabrechnung Definition: Was sind Reisekosten?

Die Reisekostenabrechnung umfasst alle Kosten, die für ein Unternehmen oder einen Angestellten durch eine Dienstreise anfallen. Die entstandenen Kosten müssen Sie listen und durch Quittungen oder Rechnungen nachweisen.

Zu den Reisekosten zählen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Eine Dienstreise setzt voraus, dass der Angestellte seiner Arbeit für eine bestimmte Zeit von einem anderen Ort nachgeht. Zudem muss der Arbeitgeber die Dienstreise offiziell beauftragen und sie muss mit einem Pkw (Dienstwagen oder Privatfahrzeug) oder einem öffentlichen Verkehrsmittel (Zug, Flugzeug oder Bus) bestritten werden.

Als Gründe für Dienstreisen gelten:

• Kundentermine
• Fort- und Weiterbildungen
• Wechselnde Einsatzorte
• Veranstaltungen wie Messen oder Tagungen

Wer zahlt die Reisekosten?

Im Normalfall übernimmt die Erstattung der Reisekosten der Arbeitgeber, welche er als Betriebsausgaben steuerlich absetzt. Sobald ein Unternehmen die Reisekosten steuerfrei erstattet, kann es diese nicht mehr als Werbekosten absetzen. Um innerhalb eines Unternehmens die Reisekostenabrechnung für alle Mitarbeiter klar und einheitlich zu regeln, arbeiten manche Firmen Reiserichtlinien aus.

Der Arbeitgeber ist jedoch nicht zur Reisekostenübernahme verpflichtet ‒ in diesem Fall existiert natürlich auch keine unternehmensinterne Reisekostenrichtlinie. In der Regel ist die Reisekostenerstattung im Arbeitsvertrag festgehalten. Allerdings übernimmt auch dann in einigen Fällen das Unternehmen die Reisekosten nicht. Beispielsweise, wenn der Weg von der Wohnung des Angestellten zur auswärtigen Tätigkeit kürzer als zu seinem normalen Arbeitsplatz ist.

Übernimmt das Unternehmen die Reisekosten nicht, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit über die Einkommenssteuer absetzen. Wenn Arbeitnehmer die Reisekosten als Werbungskosten absetzen, dann lohnt sich das steuerlich jedoch erst, sobald die Unkosten die Werbungskostenpauschale die volle Höhe von 1.000 Euro überschreiten. Denn das regulär zu versteuernde Einkommen senkt sich aufgrund der Reisekosten automatisch.

Dienstreiseabrechnung im Ausland

Entstehen Ihre Reisekosten bei einer Dienstreise im Ausland, erweist sich die Berechnung der Reisekosten komplexer als im Inland. Im Ausland gelten zwar auch kleine und große Pauschalen für die Dienstreise, jedoch unterscheiden sich diese je nach Reiseziel und landestypischen Kostenaufwand. Beachten Sie dies bei der Reisekostenauflistung.

In der Übersicht zu den geltenden Pauschbeträgen im Ausland (Stand 2023) erhalten Sie die wichtigsten Informationen zur Reisekostenabrechnung bei Auslandsreisen.

Wann können Reisekosten nicht steuerlich abgesetzt werden?

Sobald der Arbeitnehmer länger als drei Monate auswärts arbeitet, gilt dies nicht mehr als Dienstreise. Mit Überschreiten dieses Zeitraums erkennt das Finanzamt die Abrechnung der Dienstreise nur bis zum Ende des dritten Monats an. Ab diesem Zeitpunkt erhält die auswärtige Arbeitsstelle den Status einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Je nachdem, wo sich diese befindet, benötigen Arbeitnehmer dann unter Umständen eine Arbeitserlaubnis. Wechselt der Arbeitnehmer regelmäßig seinen Arbeitsplatz, gilt jeder neue Standort als neuer Arbeitsort.

Zudem erkennt das Finanzamt eine Reiseabrechnung zum Beispiel nicht an, wenn der Angestellte zu einem drei Kilometer von der festen Arbeitsstätte entfernten Kunden fährt. In diesem Fall bewertet das Finanzamt den Besuch als reine Auswärtstätigkeit.

Beim Arbeitsweg gilt für Arbeitnehmer, dass dieser erst dann eine Dienstreise darstellt, wenn die Entfernung zwischen Wohnsitz und Niederlassung größer als zur festen Arbeitsstelle ist. Ab diesem Zeitpunkt akzeptiert das Finanzamt den Weg zur Arbeit als Dienstreise ab Wohnort und somit als Arbeitszeit. Sie verrechnen die Fahrtkosten dementsprechend über die Reisekostenabrechnung.