Firmenwagen versteuern: Welche Steuern müssen Arbeitgeber zahlen?
Arbeitgeber müssen bei der Besteuerung von Firmenwagen verschiedene Punkte berücksichtigen. Neben der Einkommensteuer des Arbeitnehmers sind auch die Sozialversicherungsbeiträge relevant. Zudem unterscheiden sich die steuerlichen Verpflichtungen je nach Art der Nutzung und der gewählten Versteuerungsmethode.
Der Arbeitgeber zahlt den Betrag in der monatlichen Entgeltabrechnung und führt die Lohnsteuer und weitere Abgaben darauf ab. Die Höhe des geldwerten Vorteils lässt sich dabei auf 2 Arten berechnen.
Die 2 Methoden, um einen privaten Firmenwagen richtig zu versteuern
1. 1-Prozent-Methode
Bei der 1-Prozent-Methode wird pro Monat 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert und zum Bruttogehalt des Arbeitnehmers dazugerechnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Neu-, Gebraucht- oder Leasingwagen handelt. Nach der Lohnsteuerverrechnung wird die Summe für die Fahrzeugkosten wieder vom Gehalt abgezogen.
Nutzt der Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sind für jeden Entfernungskilometer (jeweils nur Hin- oder Rückweg) 0,03 Prozent des Listenpreises für den Firmenwagen zum geldwerten Vorteil hinzuzurechnen.
Bei doppelter Haushaltsführung werden die Fahrten zwischen Wohnstätte und Beschäftigungsort mit 0,002 Prozent des Listenpreises für jeden gefahrenen Entfernungskilometer berechnet.
2. Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ermöglicht es, private und geschäftliche Fahrten mit dem Firmenwagen exakt zu dokumentieren. Für private Fahrten vermerkt der Angestellte die gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch. Bei Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte ist ein Vermerk ausreichend.
Für betriebliche Fahrten gelten strengere Regelungen. Hier sind die folgenden Angaben notwendig:
- Datum, Uhrzeit und Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- Reiseziel und -route
- Zweck der Fahrt, ggf. Name der besuchten Firma
Wird der geldwerte Vorteil mit einem Fahrtenbuch berechnet, müssen die realen Fahrzeugkosten, wie Abschreibungen, Reparaturen, Kfz-Steuer und Versicherungskosten berücksichtigt werden. Die Abschreibung basiert auf den tatsächlichen Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer. Die Nutzungsdauer für Neuwagen wird auf 6 Jahre festgelegt, während bei Gebrauchtwagen die Restnutzungsdauer nach Bewertung des Fahrzeugzustands geschätzt wird.
Hinweis: Wenn der Mitarbeiter den Firmenwagen nicht privat, aber für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen darf, muss kein Dienstwagenfahrtenbuch geführt werden. Der geldwerte Vorteil des Arbeitsweges wird dann mit 0,03 % des Bruttolistenpreises versteuert. Bei privater Nutzung und wenigen Fahrten zur Arbeitsstätte im Monat kann der Vorteil tageweise mit 0,002 % versteuert werden.
1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch: Was ist besser?
Die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch hängt von der individuellen Nutzung des Firmenwagens ab. Die 1-Prozent-Regelung lohnt sich bei häufigen privaten Fahrten und ist günstiger, wenn der Listenpreis des Dienstfahrzeugs eher niedrig ist. Zudem ist der administrative Aufwand deutlich niedriger als beim Fahrtenbuch.
Das Fahrtenbuch bietet bei einer überwiegend geschäftlichen Nutzung steuerliche Vorteile. Zudem lohnt sich die Methode, wenn das Fahrzeug stark unter dem Bruttolistenpreis erworben wurde, etwa durch Rabatte oder den Kauf im gebrauchten Zustand.
Unternehmen und Arbeitnehmer sollten sorgfältig abwägen, welche Methode für ihre spezifischen Bedürfnisse am besten geeignet ist.
Hinweis: Arbeitgeber können die gewählte Methode zum Jahresende oder bei einem Fahrzeugwechsel auch im laufenden Jahr wechseln.
Wenn Unternehmen ihr Firmenfahrzeug versteuern, gibt es einige Sonderformen, die sie anwenden können:
- Pendlerpauschale: Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen, können pro Arbeitstag eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden Kilometer berechnen. Dies gilt für die ersten 20 Kilometer. Ab 21 Kilometer steigt der Kilometerpreis auf 0,38 Euro.
- Gehaltsumwandlung: Hier übernimmt der Arbeitnehmer einen Anteil der Kosten für den Firmenwagen. Dafür wird ein Teil des Bruttogehalts in einen Sachbezug für den Firmenwagen umgewandelt. Bei dieser Form des Leasings sinkt die Steuerlast, da sich das zu versteuernde Bruttoeinkommen reduziert.
- Zuzahlung: Bei dieser Variante des Mitarbeiteranteils übernimmt der Arbeitnehmer entweder einen monatlichen Festbetrag oder beteiligt sich einmalig am Kaufpreis des Dienstwagens. Die privat getragenen Kosten reduzieren den geldwerten Vorteil und somit die Steuerlast.
Hinweis: Für Elektrofahrzeuge und Plug-in-Hybride gibt es steuerliche Vergünstigungen durch einen Bewertungsabschlag vom Bruttolistenpreis. Wird der Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, muss dieser geldwerte Vorteil beachtet werden. Wenn der pauschale Nutzungswert für private Fahrten, Arbeitswege und Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung die tatsächlichen Betriebskosten übersteigt, darf der geldwerte Vorteil höchstens die tatsächlichen Kosten betragen.
