Regeln und Steuern

Firmenwagen

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So setzen Unternehmen ihre Dienstwagen korrekt von der Steuer ab

Firmenwagen erhöhen die Mobilität und Flexibilität von Unternehmen. Dabei sind sie einer der attraktivsten Corporate Benefits für Arbeitnehmer und bieten zudem zahlreiche steuerliche Vorteile. Viele Betriebe setzen daher im Arbeitsalltag auf Dienstwagen für ihre Angestellten.

Doch wann gilt ein Fahrzeug offiziell als Firmenwagen? Wie darf ein Dienstwagen genutzt werden und wie wird ein Firmenwagen versteuert? Diese Fragen gilt es für jedes Unternehmen im Vorhinein zu betrachten, um die bestmögliche Lösung zu finden.

Dienstwagen laut Definition: Wann gilt ein Fahrzeug als Firmenwagen?

Ein Fahrzeug gilt als Firmenwagen, wenn es Angestellten von ihrem Arbeitgeber bereitgestellt oder von einem Unternehmen in klar vorgegebenen betrieblichen Bereichen genutzt wird. Mitarbeiter haben mitunter auch die Möglichkeit, ihren Firmenwagen privat zu nutzen.

Hinweis: Die Begriffe Firmenwagen, Dienstwagen und Geschäftswagen gelten alle für die inhaltlich ein- und dieselbe Sache.

Beim Dienstwagen ist die Versteuerung entscheidend, um Kosten zu sparen

Wie darf ein Dienstwagen genutzt werden?

Der Arbeitgeber gibt vor, wie ein Dienstwagen genutzt werden darf. Hierbei wird zwischen geschäftlicher und privater Pkw-Nutzung unterschieden. Dabei hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, den Firmenwagen dem Arbeitnehmer ausschließlich für eine betriebliche Nutzung zu überlassen.

Geschäftliche Nutzung

Bei der geschäftlichen Nutzung wird der Dienstwagen ausschließlich für berufliche Fahrten verwendet. Dazu zählen:

  • Kunden- und Lieferantenbesuche
  • Dienstreisen
  • Warentransporte und Lieferungen
  • Fahrten zu Messen, Seminaren und ähnlichen Veranstaltungen
  • Fahrten zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten

Die ausschließlich geschäftliche Anwendung ist nicht von der Lohnsteuer abzuführen, da der Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil erhält.

Private Nutzung

Die private Nutzung eines Dienstwagens ist in vielen Fällen erlaubt, unterliegt jedoch bestimmten Regelungen und hat steuerliche Konsequenzen. Wird der Dienstwagen privat genutzt, entsteht ein geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.

Die Kosten für einen privat genutzten Firmenwagen können durch die folgenden Methoden verrechnet werden:

  • 1-%-Regelung
  • Fahrtenbuch
  • Mitarbeiteranteil

Der Gebrauchsbereich des Dienstwagens muss mit dem Arbeitgeber stets individuell besprochen und im Arbeitsvertrag festgehalten werden.

Wie viel darf man mit einem Firmenwagen privat fahren?

Im Normalfall wird eine jährliche Kilometergrenze vorgegeben, die der Arbeitnehmer nicht überschreiten darf. Diese liegt häufig zwischen 15.000 und 30.000 Kilometern und wird individuell vereinbart. Generell gilt: Der Anteil der privaten Nutzung des Firmenwagens darf nicht höher als 50 % sein.

Ein Firmenwagen für mehrere Mitarbeiter – geht das?

Es ist möglich, dass ein Firmenwagen von mehreren Mitarbeitern genutzt wird. Dies ist insbesondere bei Fahrzeugen der Fall, die nicht ständig benötigt werden oder bei denen eine flexible Nutzung sinnvoll ist. In diesem Fall muss die private Nutzung klar geregelt und dokumentiert werden, um steuerliche Komplikationen zu vermeiden.

Ist es ein geldwerter Vorteil, wenn der Firmenwagen privat genutzt wird?

Ja, die private Nutzung eines Firmenwagens – ob von einem oder mehreren Arbeitnehmern – stellt einen geldwerten Vorteil dar. Dieser muss somit als Einkommen versteuert werden, da er den geldwerten Nutzen des Fahrzeugs widerspiegelt, den der Arbeitnehmer durch die private Nutzung erhält.

Angestellte übernehmen häufig einen Teil der Kosten für den genutzten Firmenwagen, sei es durch monatliche Zahlungen oder nutzungsabhängige Beiträge. Sie können auch die Benzinkosten für private Fahrten oder die Reinigung des Fahrzeugs selbst tragen. Diese Aufwendungen können vom geldwerten Vorteil abgezogen werden, um die Steuerlast zu senken.

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Firmenwagen versteuern: Welche Steuern müssen Arbeitgeber zahlen?

Arbeitgeber müssen bei der Besteuerung von Firmenwagen verschiedene Punkte berücksichtigen. Neben der Einkommensteuer des Arbeitnehmers sind auch die Sozialversicherungsbeiträge relevant. Zudem unterscheiden sich die steuerlichen Verpflichtungen je nach Art der Nutzung und der gewählten Versteuerungsmethode.

Der Arbeitgeber zahlt den Betrag in der monatlichen Entgeltabrechnung und führt die Lohnsteuer und weitere Abgaben darauf ab. Die Höhe des geldwerten Vorteils lässt sich dabei auf 2 Arten berechnen.

Die 2 Methoden, um einen privaten Firmenwagen richtig zu versteuern

1. 1-Prozent-Methode

Bei der 1-Prozent-Methode wird pro Monat 1 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert und zum Bruttogehalt des Arbeitnehmers dazugerechnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Neu-, Gebraucht- oder Leasingwagen handelt. Nach der Lohnsteuerverrechnung wird die Summe für die Fahrzeugkosten wieder vom Gehalt abgezogen.

Nutzt der Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sind für jeden Entfernungskilometer (jeweils nur Hin- oder Rückweg) 0,03 Prozent des Listenpreises für den Firmenwagen zum geldwerten Vorteil hinzuzurechnen.

Bei doppelter Haushaltsführung werden die Fahrten zwischen Wohnstätte und Beschäftigungsort mit 0,002 Prozent des Listenpreises für jeden gefahrenen Entfernungskilometer berechnet.

2. Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ermöglicht es, private und geschäftliche Fahrten mit dem Firmenwagen exakt zu dokumentieren. Für private Fahrten vermerkt der Angestellte die gefahrenen Kilometer im Fahrtenbuch. Bei Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte ist ein Vermerk ausreichend.

Für betriebliche Fahrten gelten strengere Regelungen. Hier sind die folgenden Angaben notwendig:

  • Datum, Uhrzeit und Kilometerstand vor und nach der Fahrt
  • Reiseziel und -route
  • Zweck der Fahrt, ggf. Name der besuchten Firma

Wird der geldwerte Vorteil mit einem Fahrtenbuch berechnet, müssen die realen Fahrzeugkosten, wie Abschreibungen, Reparaturen, Kfz-Steuer und Versicherungskosten berücksichtigt werden. Die Abschreibung basiert auf den tatsächlichen Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer. Die Nutzungsdauer für Neuwagen wird auf 6 Jahre festgelegt, während bei Gebrauchtwagen die Restnutzungsdauer nach Bewertung des Fahrzeugzustands geschätzt wird.

Hinweis: Wenn der Mitarbeiter den Firmenwagen nicht privat, aber für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen darf, muss kein Dienstwagenfahrtenbuch geführt werden. Der geldwerte Vorteil des Arbeitsweges wird dann mit 0,03 % des Bruttolistenpreises versteuert. Bei privater Nutzung und wenigen Fahrten zur Arbeitsstätte im Monat kann der Vorteil tageweise mit 0,002 % versteuert werden.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch: Was ist besser?

Die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch hängt von der individuellen Nutzung des Firmenwagens ab. Die 1-Prozent-Regelung lohnt sich bei häufigen privaten Fahrten und ist günstiger, wenn der Listenpreis des Dienstfahrzeugs eher niedrig ist. Zudem ist der administrative Aufwand deutlich niedriger als beim Fahrtenbuch.

Das Fahrtenbuch bietet bei einer überwiegend geschäftlichen Nutzung steuerliche Vorteile. Zudem lohnt sich die Methode, wenn das Fahrzeug stark unter dem Bruttolistenpreis erworben wurde, etwa durch Rabatte oder den Kauf im gebrauchten Zustand.

Unternehmen und Arbeitnehmer sollten sorgfältig abwägen, welche Methode für ihre spezifischen Bedürfnisse am besten geeignet ist.

Hinweis: Arbeitgeber können die gewählte Methode zum Jahresende oder bei einem Fahrzeugwechsel auch im laufenden Jahr wechseln.

Welche Sonderformen gibt es bei der Dienstwagen-Versteuerung?

Wenn Unternehmen ihr Firmenfahrzeug versteuern, gibt es einige Sonderformen, die sie anwenden können:

  • Pendlerpauschale: Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz nutzen, können pro Arbeitstag eine Entfernungspauschale von 0,30 Euro für jeden Kilometer berechnen. Dies gilt für die ersten 20 Kilometer. Ab 21 Kilometer steigt der Kilometerpreis auf 0,38 Euro.
  • Gehaltsumwandlung: Hier übernimmt der Arbeitnehmer einen Anteil der Kosten für den Firmenwagen. Dafür wird ein Teil des Bruttogehalts in einen Sachbezug für den Firmenwagen umgewandelt. Bei dieser Form des Leasings sinkt die Steuerlast, da sich das zu versteuernde Bruttoeinkommen reduziert.
  • Zuzahlung: Bei dieser Variante des Mitarbeiteranteils übernimmt der Arbeitnehmer entweder einen monatlichen Festbetrag oder beteiligt sich einmalig am Kaufpreis des Dienstwagens. Die privat getragenen Kosten reduzieren den geldwerten Vorteil und somit die Steuerlast.

Hinweis: Für Elektrofahrzeuge und Plug-in-Hybride gibt es steuerliche Vergünstigungen durch einen Bewertungsabschlag vom Bruttolistenpreis. Wird der Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, muss dieser geldwerte Vorteil beachtet werden. Wenn der pauschale Nutzungswert für private Fahrten, Arbeitswege und Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung die tatsächlichen Betriebskosten übersteigt, darf der geldwerte Vorteil höchstens die tatsächlichen Kosten betragen.


Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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