Reiserichtlinien

Dienstreisen standardisieren und vereinfachen

Die Erstellung einer Reiserichtlinie scheint für viele Unternehmen auf den ersten Blick eher lästig, weshalb die Verantwortlichen oft möglichst wenig Zeit für dieses Projekt aufbringen wollen. Daher halten sie häufig einfach alle Informationen zu diesem Thema fest, ohne sich im Detail Gedanken dazu zu machen. Dies führt meist zu einem langen und undurchsichtigen Dokument, das mehr Fragen als Antworten aufwirft. Dabei sorgen Reiserichtlinien für Geschäftsreisen nicht nur bei den Angestellten für Klarheit. Auch Unternehmen profitieren durch die konkreten Vorgaben von einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis. Denn circa 40 Prozent aller Reisenden halten sich in Deutschland nicht an die Reiserichtlinien, die entweder zu undurchsichtig oder unrealistisch sind.

Um was es sich bei Reiserichtlinien genau handelt und welche Vorteile diese Ihrem Unternehmen bringen, erfahren Sie in dem nachfolgenden Beitrag. Außerdem erhalten Sie eine Reiserichtlinien-Vorlage zur Orientierung, damit Ihre Richtlinien möglichst kurz und verständlich ausfallen.

Reiserichtlinien: Definition

Bei einer Reiserichtlinie (auch Reisekostenrichtlinie, Dienstreiserichtlinie oder Travel Policy) handelt es sich um Regularien eines Unternehmens, die für Mitarbeiter während einer Dienstreise gelten. Dies umfasst im Kern drei Prozessvorgänge:

1. Reiseplanung
2. Reiseabwicklung
3. Reiseabrechnung

Die Erstellung der Reiserichtlinien eines Unternehmens erfolgt in der Regel durch Finanz- oder Reisemanager. Sie achten auch darauf, dass der Gültigkeitsbereich der Reiserichtlinie klar und verständlich definiert ist.

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Bei jeder Geschäftsreise gibt es sowohl für die Reisenden als auch für das Unternehmen zahlreiche Faktoren, die beim Planen, Durchführen und Nachbearbeiten der Dienstreise wichtig sind. Abhängig von der Größe und Internationalität eines Unternehmens fällt bei einer Reiserichtlinie der Inhalt dementsprechend knapp oder detailliert aus. Die folgenden Punkte sollten Sie in Ihrer Reiserichtlinie jedoch stets klar ausführen:

• Art der Buchung (Buchungstool, bevorzugter Reiseanbieter, Selbstbuchung durch Arbeitnehmer oder Buchung durch verantwortlichen Mitarbeiter)
• Obergrenze für Kosten (Reisemittel, Unterkunft, Verpflegung)
• Kostenerstattungsprozess (Welche Ausgaben kann der Reisende wie absetzen und welche Kosten sind nicht erstattungsfähig?)
• Reisegenehmigung (Besonders bei Reisen außerhalb der Reiserichtlinien-Vorlage)
• Sicherheit (Reiseversicherung, Vorgehen im Notfall, Notfallkontakt, Cybersicherheit, gegebenenfalls Sicherheitshinweise für den Zielort)
• Genehmigungsverfahren (Bezogen auf die Reisekosten, gerade bei Reisen außerhalb der Reiserichtlinie)
• Rückerstattung (Vorlagepflicht von Tickets, Belegen oder Rechnungen)
• Sonderregelungen (Für besonders teure Städte oder Reisestrecken)
• Nachbesprechung (Zur Feststellung von Optimierungspotenzialen im Reiseablauf sowie der Beseitigung von Sicherheitsrisiken)

Damit keine Vorgabe bei der Durchführung in Vergessenheit gerät und Sie bei Ihrer unternehmensinternen Reiserichtlinie gesetzlich abgesichert sind, empfiehlt sich die Verwendung einer Reisekostenabrechnung-Software. Zusätzlich spart Ihnen eine Software die Erstellung eines übermäßig langen Dokuments, welches Ihre Mitarbeiter nur halbherzig überfliegen.