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Reiserichtlinien

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Dienstreisen standardisieren und vereinfachen

Die Erstellung einer Reiserichtlinie scheint für viele Unternehmen auf den ersten Blick eher lästig, weshalb die Verantwortlichen oft möglichst wenig Zeit für dieses Projekt aufbringen wollen. Daher halten sie häufig einfach alle Informationen zu diesem Thema fest, ohne sich im Detail Gedanken dazu zu machen. Dies führt meist zu einem langen und undurchsichtigen Dokument, das mehr Fragen als Antworten aufwirft. Dabei sorgen Reiserichtlinien für Geschäftsreisen nicht nur bei den Angestellten für Klarheit. Auch Unternehmen profitieren durch die konkreten Vorgaben von einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis. Denn circa 40 Prozent aller Reisenden halten sich in Deutschland nicht an die Reiserichtlinien, die entweder zu undurchsichtig oder unrealistisch sind.

Um was es sich bei Reiserichtlinien genau handelt und welche Vorteile diese Ihrem Unternehmen bringen, erfahren Sie in dem nachfolgenden Beitrag. Außerdem erhalten Sie eine Reiserichtlinien-Vorlage zur Orientierung, damit Ihre Richtlinien möglichst kurz und verständlich ausfallen.

Mit der optimalen Reiserichtlinie reisen Sie effizient und sparen Kosten

Reiserichtlinien: Definition

Bei einer Reiserichtlinie (auch Reisekostenrichtlinie, Dienstreiserichtlinie oder Travel Policy) handelt es sich um Regularien eines Unternehmens, die für Mitarbeiter während einer Dienstreise gelten. Dies umfasst im Kern drei Prozessvorgänge:

Reiseplanung
Reiseabwicklung
Reiseabrechnung

Die Erstellung der Reiserichtlinien eines Unternehmens erfolgt in der Regel durch Finanz- oder Reisemanager. Sie achten auch darauf, dass der Gültigkeitsbereich der Reiserichtlinie klar und verständlich definiert ist.

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Bei jeder Geschäftsreise gibt es sowohl für die Reisenden als auch für das Unternehmen zahlreiche Faktoren, die beim Planen, Durchführen und Nachbearbeiten der Dienstreise wichtig sind. Abhängig von der Größe und Internationalität eines Unternehmens fällt bei einer Reiserichtlinie der Inhalt dementsprechend knapp oder detailliert aus. Die folgenden Punkte sollten Sie in Ihrer Reiserichtlinie jedoch stets klar ausführen:

Art der Buchung (Buchungstool, bevorzugter Reiseanbieter, Selbstbuchung durch Arbeitnehmer oder Buchung durch verantwortlichen Mitarbeiter)
Obergrenze für Kosten (Reisemittel, Unterkunft, Verpflegung)
Kostenerstattungsprozess (Welche Ausgaben kann der Reisende wie absetzen und welche Kosten sind nicht erstattungsfähig?)
Reisegenehmigung (Besonders bei Reisen außerhalb der Reiserichtlinien-Vorlage)
Sicherheit (Reiseversicherung, Vorgehen im Notfall, Notfallkontakt, Cybersicherheit, gegebenenfalls Sicherheitshinweise für den Zielort)
Genehmigungsverfahren (Bezogen auf die Reisekosten, gerade bei Reisen außerhalb der Reiserichtlinie)
Rückerstattung (Vorlagepflicht von Tickets, Belegen oder Rechnungen)
Sonderregelungen (Für besonders teure Städte oder Reisestrecken)
Nachbesprechung (Zur Feststellung von Optimierungspotenzialen im Reiseablauf sowie der Beseitigung von Sicherheitsrisiken)

Damit keine Vorgabe bei der Durchführung in Vergessenheit gerät und Sie bei Ihrer unternehmensinternen Reiserichtlinie gesetzlich abgesichert sind, empfiehlt sich die Verwendung einer Reisekostenabrechnung-Software. Zusätzlich spart Ihnen eine Software die Erstellung eines übermäßig langen Dokuments, welches Ihre Mitarbeiter nur halbherzig überfliegen.

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Wie sinnvoll ist eine Reiserichtlinie?

Durch die Regulierung und Digitalisierung der Reiserichtlinien beschleunigen und vereinfachen Unternehmen den Prozess einer Dienstreise. Dadurch behalten die Mitarbeiter den Überblick hinsichtlich des erlaubten Rahmens für eine geschäftliche Reise. Dies sorgt zum einen für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsreise und führt zusätzlich zu Einsparungen. Zusätzlich vereinfacht es den Vorgang der Reisekostenabrechnung, da die Regularien klar festgehalten sind und das Fehlerrisiko minimiert wird.

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Ansprüche des Unternehmens sowie die Voraussetzungen für Reisende auch tatsächlich in den Reiserichtlinien Beachtung finden. So sorgt eine veraltete Reiserichtlinie zum Beispiel für nicht einhaltbare Beschränkungen, da die Vorgaben nicht den aktuellen Reisekosten entsprechen.

Erstellen Sie also eine möglichst praxisnahe und kurz gehaltene Reiserichtlinie, die verständlich formuliert ist und sich jederzeit von den Reisenden abrufen lässt. Nutzen Sie dazu etwa eine Reisesoftware, auf die jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens Zugriff hat.

Vorteile einer Reiserichtlinie für Unternehmen

Übersicht und weniger unerwartete Kosten aufgrund der Obergrenzen
Weniger Planungsaufwand durch einen abteilungsübergreifenden Rahmen als Orientierung
Geringerer Aufwand bei der Reisekostenabrechnung sowie der Erstattung der Kosten
Verbesserte Unternehmenskultur aufgrund der höheren Transparenz
Zeitersparnis durch das Abspeichern der Reiserichtlinie auf allen unternehmensinternen Kanälen
Arbeitsrechtliche Absicherung

Vorteile einer Reiserichtlinie für Arbeitnehmer

Sicherheit bei der Planung und Durchführung
Flexibilität und Eigenverantwortlichkeit bei der Buchung und Durchführung einer Geschäftsreise
Höhere Sicherheit hinsichtlich der Reiseanbieter, der Kostenerstattung sowie des Aufenthalts vor Ort
Ermöglicht mehr Nachhaltigkeit bei der Reiseplanung
Verbesserte Work-Life-Balance, da der Stress einer Dienstreise geringer ausfällt
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Reiserichtlinie erstellen – das müssen Sie beachten (+ Reiserichtlinien-Muster)

Sobald Unternehmen Reiserichtlinien erstellen oder aktualisieren, gilt es nicht nur, die verschiedenen Regularien und Rahmenbedingungen aufzunehmen. Vor der Bestimmung der Rahmenbedingungen sollten die Verantwortlichen außerdem das allgemeine Format der Reiserichtlinien-Vorlage klären.

Beachten Sie diese Vorgaben für die Erstellung einer Reiserichtlinie:

Kurz halten
Einfach ausdrücken
Rechtliche Aspekte abklären (gegebenenfalls über den Betriebsrat)
Unternehmerische Ziele sowie persönliche Bedürfnisse berücksichtigen
Mitarbeiter bei der Erstellung involvieren
Regionale Besonderheiten berücksichtigen
Allgemeingültigkeit der Reiserichtlinien garantieren
Richtlinien bei allen Reisenden klar kommunizieren
Bevorzugte Reiseanbieter festlegen
Mobile Services zur Datensicherung integrieren

Reiserichtlinien für Geschäftsreisen – Muster zum Weiterverwenden

Sobald die Rahmenbedingungen zur Erstellung der Reiserichtlinien für Geschäftsreisen stehen, entscheiden die zuständigen Mitarbeiter über den Inhalt. Denn in den Reiserichtlinien sind Hotelkosten oder Reiseanbieter zwar ein wichtiger Themenbereich, doch es gehören weitaus mehr Punkte zu den Inhalten.

Verwenden Sie das folgende Muster für Reiserichtlinien, um kein Element bei der Erstellung zu vergessen:

Einleitung oder Vorwort

Beinhaltet eine Zielformulierung beziehungsweise einen Grundgedanken, um den Mitarbeitern die Wichtigkeit der Regulierungen näherzubringen und eine Übersicht zu bieten, welche Informationen sie in der Reiserichtlinie erhalten.

Allgemeine Regelungen

In diesem Bereich klärt die Reiserichtlinie, welche Reiseplattform die Reisenden nutzen sollen und welcher Buchungsablauf zugelassen ist. Zudem erfahren sie, wie viele Tage im Voraus die Buchung im In- und Ausland erfolgen sollte und ob beispielsweise die Nutzung der Business Class gestattet ist.

Detailbereich

Hier erhalten die Mitarbeiter Informationen zu den folgenden Punkten:

Vorbereitung der Reise
Zu nutzende Transportmittel
Art der Unterkunft
Rahmen der Bewirtungskosten
Kostenkategorien
- Erstattungsfähige Entgelte und sonstige Kosten
- Nicht erstattungsfähige Ausgaben
Vorgang bei der Reisekostenabrechnung und beim Erstattungsverfahren
Informationen zur Reiseversicherung
Kontakt zum Geschäftsreise-Support
Verhaltensvorgaben im Notfall
Homeoffice-Ausgaben
Umgang mit Treueprogrammen (etwa privat genutzte Vielflieger-Programme) und Freizeitverlängerung (nach Abschluss der Dienstreise)

In kleineren Unternehmen reicht es meist aus, wenn sie ihre Reiserichtlinien lediglich für ein paar ausgewählte Städte und Reisestrecken festlegen. Wogegen größere Betriebe in der Regel aufgrund von internationalen Geschäftspartnern oder Standorten häufig Rahmenbedingungen für größere Städte und längere Strecken festlegen müssen.

Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten Sie stets auf die Aktualität Ihrer Reiserichtlinien achten. Nicht nur die Reisekosten ändern sich regelmäßig. Auch die Voraussetzungen in einem Unternehmen betreffen durchaus auch die Rahmenbedingungen der Reiserichtlinien. Neue Kunden an neuen Standorten setzen zum Beispiel eine angepasste Reiserichtlinie voraus. Bleiben Sie zudem achtsam, wie sich Ihre Reiserichtlinie noch weiter optimieren und vereinfachen lässt.

Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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