Dienstreise als Arbeitszeit? Das sind die Regeln

Dienstreisen sind in vielen Berufen fester Bestandteil der Arbeit – sei es zu Kunden, zu Partnerfirmen oder zu einem anderen Unternehmensstandort. Oft sind die Angestellten dabei mehrere Tage unterwegs, haben eine lange Anreise und übernachten in Hotels. Dabei stellt sich die Frage: Welche Stunden einer Dienstreise gelten eigentlich als Arbeitszeit – und welche nicht?

Zählt die Fahrzeit bei Dienstreisen zur Arbeitszeit?

Ob die Fahrzeit bei Dienstreisen zur Arbeitszeit zählt, kommt auf das Verkehrsmittel, die Uhrzeit und die Anweisungen des Vorgesetzten an. Laut der Beanspruchungstheorie des Bundesarbeitsgerichts (BAG) gelten Dienstreisen arbeitsschutzrechtlich immer dann als Arbeitszeit, wenn Arbeitnehmer dabei in einem Maße beansprucht werden, dass eine Einordnung als Arbeitszeit gerechtfertigt ist. In der Praxis heißt das Folgendes:

1. Die Reise während der regulären Arbeitszeit via Autofahrt, Flugreise oder Zugfahrt ist Arbeitszeit

Reist der Mitarbeiter während der regulären Arbeitszeit via Autofahrt, Flugreise oder Zugfahrt an, gilt die Anreise als Arbeitszeit. Und zwar auch dann, wenn Vorgesetzte ihre Angestellten nicht mit in dieser Zeit zu erledigenden Aufgaben versorgt haben. Selbst wenn diese also lediglich im Zug sitzen und keine Präsentation oder Ähnliches vorbereiten, zählt die Reisezeit als Arbeitszeit.

2. Dienstreise außerhalb der Arbeitszeit: Zählt die An- und Abreise zur Arbeitszeit?

Gibt der Chef die Anweisung, in der normalerweise freien Zeit mit dem Auto an- oder abzureisen, gilt auch dieser Zeitraum als Arbeitszeit. Denn: Der Fahrer oder die Fahrerin hat während der Reise nicht die Möglichkeit, sich zu erholen. Stattdessen muss er oder sie sich auf den Straßenverkehr konzentrieren – und wird dementsprechend beansprucht. Für Beifahrer gilt das nicht. Denn sie können sich während der Fahrt erholen.

Auch eine Bahnfahrt nach Feierabend gilt als Arbeitszeit, wenn ein Mitarbeiter auf Anweisung des Vorgesetzten während der Reisezeit arbeitet – also beispielsweise E-Mails beantwortet oder ein Meeting vorbereitet. Gibt es keinen Arbeitsauftrag, gestaltet der Angestellte die Fahrt nach seinen Bedürfnissen, sodass sie nicht als Arbeitszeit gilt. Nutzt er die Zeit dennoch, um zu arbeiten, tut er dies freiwillig und ohne Überstunden aufzubauen. Dies ist auch dann der Fall, wenn der Angestellte außerhalb der regulären Arbeitszeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen soll, sich jedoch für eine Autofahrt entscheidet. Schließlich schlägt der Dienstreisende die Möglichkeit, sich zu erholen, bewusst aus.

3. Ab wann die Anreise am Sonntag als Arbeitszeit gilt

Diese Regelungen bezüglich der Arbeitszeit gelten auch für die Ab- und Anreise am Sonntag. Können sich Angestellte bei der Fahrt an einer Sonntagsanreise erholen, zählt sie nicht als Arbeitszeit. Fordert der Arbeitgeber stattdessen Konzentration, etwa durch eine Autofahrt oder die Nachbereitung eines Meetings, gilt: Reisezeit gleich Arbeitszeit.

Dabei gelten allerdings die gesetzlichen Regelungen zur Arbeit an Sonn- und Feiertagen nach dem Arbeitszeitgesetz. Nach § 11 muss ein Arbeitnehmer für jeden Sonntag, an dem er gearbeitet hat, innerhalb von 2 Wochen einen Ersatzruhetag nehmen. Insgesamt müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei sein.

4. Ist auch die Reisezeit zur Fortbildung Arbeitszeit?

Ordnet der Arbeitgeber die Teilnahme an einer Fortbildung an, zählt diese als vergütungspflichtige Arbeitszeit. Findet die Maßnahme nicht online statt, sind An- und Abreise notwendige Bedingungen, um daran teilzunehmen. Daher gelten die oben beschriebenen Regelungen ebenso für die Fahrzeit zur Fortbildung.

Wie sind auf Dienstreise Arbeitszeit und Überstunden geregelt?

Der Zweck einer Dienstreise ist stets beruflich. Doch das bedeutet nicht, dass Angestellte die komplette Zeit über arbeiten – auch während einer Dienstreise steht ihnen ein Feierabend zu.

Reisezeit und Arbeitsrecht: Welche rechtlichen Vorgaben gibt es?

Grundsätzlich gelten auch auf Dienstreisen die gleichen Regelungen wie im normalen Berufsalltag: Nach dem Arbeitsgesetz stehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Pause zu. Bei mehr als 9 Stunden sind es 45 Minuten. Dabei ist es möglich, diese in 15-minütige Blöcke aufzuteilen.

Nachdem Angestellte ihren Arbeitstag beendet haben, schreibt das Arbeitsgesetz eine ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden vor. Diese darf nur in bestimmten Betrieben wie Krankenhäusern oder Gaststätten verkürzt werden. Auch für die Reisezeit gelten diese Regelungen.

Ist auf Dienstreise eine Arbeitszeit von über 10 Stunden möglich?

Auch die maximale Arbeitszeit auf Dienstreisen beschränkt sich auf 8 Stunden. In Ausnahmefällen ist eine Verlängerung auf 10 Stunden möglich. Jedoch nur dann, wenn Angestellte eine durchschnittliche Arbeitszeit von 8 Stunden pro Werktag innerhalb von 6 Monaten beziehungsweise 24 Wochen nicht überschreiten. Eine digitale Zeiterfassung hilft dabei, den Überblick über die geleisteten Stunden zu behalten.

Eine Dienstreise mit Übernachtung: Wie ist die Arbeitszeit beim Feierabend geregelt?

Viele Dienstreisen sind mit Übernachtungen im Hotel verbunden, da die geplanten Geschäftstermine an verschiedenen Tagen stattfinden. Auch wenn diese Übernachtungen für die Arbeit notwendig sind, gelten sie nicht als Arbeitszeit. Denn wie bereits beschrieben, steht Angestellten auch auf der Dienstreise die Ruhezeit von 11 Stunden zu. Wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Feierabend gestalten – etwa mit Sightseeing, einem Restaurantbesuch oder einem Filmabend wie beim Bleisure Travel – bleibt ihnen überlassen. Auf der Dienstreise gilt eine Übernachtung also nicht als Arbeitszeit.

Gilt eine Dienstreise am Wochenende als Freizeit oder Arbeit?

Normalerweise ist das Wochenende bei den meisten Angestellten arbeitsfrei. Das gilt auch auf Dienstreisen, die sich über ein Wochenende erstrecken: Ist für Samstag und Sonntag keine Arbeit vorgesehen, steht den Mitarbeitern diese Zeit zur Verfügung, um sich zu erholen. Viele nutzen die Wochenenden daher für persönliche Interessen und verbinden die Dienstreise mit einer Privatreise.

Zählt das Abendessen mit Kunden als Arbeitszeit? Jein

Neben Meetings, Telefonaten und deren Vor- sowie Nachbereitungen fallen auch Kundenessen nach Feierabend in die Kategorie Arbeitszeit, sofern diese beruflichen Zwecken dienen. Das ist etwa dann der Fall, wenn Angestellte und Geschäftspartner dabei geschäftliche Dinge besprechen sowie Kontakte aufbauen und pflegen. Ist ein solches Essen jedoch rein privater Natur, gilt es nicht als Arbeitszeit.

Wie Unternehmen Reisekosten für Geschäftsessen sowie Hotelübernachtungen und Co. behandeln, legen sie häufig in ihren Reisekostenrichtlinien fest. Das schafft bereits vor Antritt der Dienstreise Transparenz für die Belegschaft.

Wie Sie Dienstreise, Arbeitszeit und Planungsprozesse sinnvoll verwalten

Um die Prozesse rund um eine Dienstreise zu vereinfachen, braucht es eine HR- und Reisekosten-Software. Sie unterstützt die HR-Abteilung beispielsweise bei der Kontrolle des Führerscheins, damit Arbeitnehmer einen Dienst- oder Mietwagen nutzen können. Auch um die Arbeitszeit auf der Dienstreise sowie die Belege zu Hotel- und Spesenkosten zu erfassen, bietet eine HR-Software umfassende Funktionen. Solche und weitere Features entlasten Personaler und Reisende nachhaltig.

Gesetzliche Regelungen schaffen Rahmen für Arbeitszeit auf Dienstreisen

Auf Dienstreisen gelten bezüglich Arbeitszeit und Überstunden grundsätzlich die gleichen Regelungen wie im Büro oder im Homeoffice. Ob die Fahrzeiten zur Arbeitszeit zählen, hängt zum einen davon ab, ob sie in die übliche Arbeitszeit fallen. Zum anderen ist – außerhalb der üblichen Zeiten – maßgeblich, ob der Reisende sich ausruhen kann oder nicht. Abweichende Regelungen halten Unternehmen in ihren Reiserichtlinien fest, um transparente Prozesse für die Belegschaft zu schaffen. Eine HR-Software erleichtert die Planung und Abrechnung der Dienstreise – und ermöglicht währenddessen die Arbeitszeiterfassung. Dadurch entlastet sie sowohl die Personalabteilung als auch die reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.