Reisekostenpauschale 2025: Alle Werte auf einen Blick

Das Bundesfinanzministerium hat die Reisekostenpauschalen 2025 bekanntgegeben. Bei inländischen Geschäftsreisen gibt es keine Änderung der Werte im Vergleich zum Vorjahr: Grund dafür ist vor allem die rückläufige Inflation. Für ausländische Ziele haben sich allerdings vereinzelt Änderungen ergeben. Erfahren Sie daher das Wichtigste über die aktuellen Spesensätze und Auslandspauschalen.

Der Spesensatz in Deutschland: Keine Erhöhung für 2025

Bei den Spesenpauschalen für Dienstreisen im Inland gibt es auch für 2025 keine Erhöhung. Es bleibt daher bei den bekannten, steuerfreien Sätzen, die die Verpflegungskosten abdecken.

Die Spesen in Deutschland im Überblick:

• Für Reisen mit einer Dauer zwischen 8 und 24 Stunden sowie am An- und Abreisetag von mehrtägigen Reisen dürfen 14 Euro als Spesen pro Tag berechnet werden. Diese Pauschale ist auch als kleine Spesenpauschale bekannt.
• 28 Euro können als Tagespauschale in Deutschland angesetzt werden, wenn der Aufenthalt 24 Stunden übersteigt.
• Ist bei einer Hotelübernachtung etwa ein Frühstück inkludiert oder ein Geschäftspartner lädt den Mitarbeiter abends zum Essen ein, wird der Tagessatz anteilig gekürzt.
• Wenn der Arbeitgeber höhere Verpflegungskosten erstattet, fallen höhere Steuern an.

Die Übernachtungsspesen in Deutschland: Der Spesensatz für die Reisekostenpauschale 2025

Ist ein Arbeitnehmer geschäftlich innerhalb Deutschlands unterwegs und übernachtet in einer anderen Stadt, hat er Anspruch auf eine Übernachtungspauschale. Diese Reisekostenpauschale für das Inland beträgt 20 Euro. Höhere Übernachtungskosten werden nach Vorgabe des Bundesverwaltungsamtes erstattet, soweit sie notwendig sind.

Dabei werden nachgewiesene Übernachtungskosten ohne Angabe weiterer Gründe als notwendig anerkannt, wenn diese den Betrag von 70 Euro überschreiten. Tatsächlich trägt der Arbeitgeber in der Praxis oftmals die vollständigen, ortsüblichen Übernachtungskosten. Einen Rechtsanspruch haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf jedoch nicht: Wer in welcher Höhe die Kosten für auswärtige Übernachtungen übernimmt, ist eine Verhandlungssache zwischen dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen.

Kürzungen der Verpflegungspauschale 2025: Die Spesensätze in Deutschland

Lädt der Arbeitgeber den Reisenden während seiner Dienstreise zum Essen ein, werden die Spesensätze in Deutschland gekürzt. Dies betrifft etwa ein von der Firma bereits bezahltes Frühstück im Hotel oder das Dinner, zu dem die Kunden am Ende eines gemeinsamen Projektes einladen.

Die Kürzung berechnet sich von der vollen Verpflegungspauschale und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Die Abzüge der Reisekostenpauschalbeträge in Deutschland betragen daher ab 2025 weiterhin (28 Euro x 20 % =) 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils (28 Euro x 40 % =) 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Neue Spesentabelle: Reisekostenpauschale 2025 für Auslandsreisen

Führt eine beruflich veranlasste Reise ins Ausland, sind die jeweils geltenden Reisekostenpauschalen stark vom jeweiligen Ziel und dem dortigen Preisniveau abhängig. Legt man beim Preisniveau in Deutschland einen Wert von 100% zugrunde, so erhöht sich dieser etwa für die Schweiz um 61%, während er für die Türkei um 57% sinkt. (Quelle: Statistisches Bundesamt)

Je nach Reiseziel erhalten Dienstreisende somit Verpflegungspauschalen, deren Höhe speziell an die jeweiligen lokalen Bedingungen angepasst ist. Die Anpassung stellt außerdem sicher, dass die Übernachtungspauschale im Ausland den Dienstreisenden eine realistische und angemessene Kostendeckung für Unterkünfte bietet.

Reisekostenpauschale für das Ausland: Die Werte-Tabelle für 2025

Für welches Reiseland gilt also welcher Spesensatz? Ebenso wie die Verpflegungspauschalen sind die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland vom jeweiligen Reiseland abhängig. Folgende Reisekostentabelle enthält daher die wichtigsten Übernachtungspauschalen für das Ausland.

Tagespauschalen im Ausland im Überblick:

Alle weiteren Werte für Auslandsspesen entnehmen Sie der Reisekosten-Tabelle des BMF-Schreibens zum Thema Auslandsdienstreisen.

Besonderheiten bei Ab- und Anreise mit Grenzübertritt

Frühstück in Paris und danach ein Meeting in Athen? Welche Verpflegungspauschale gilt, wenn Reisende Ländergrenzen überqueren? Fährt bei eintägigen Reisen beispielsweise ein Mitarbeiter morgens für Gespräche von München nach Salzburg und kommt abends zurück nach Deutschland, gilt für ihn der Spesensatz für Österreich. Er bekommt für seine Tagesreise ins Nachbarland eine kleine Verpflegungspauschale von 33 Euro.

Bei mehrtägigen grenzüberschreitenden Dienstreisen richtet sich die Verpflegungspauschale danach, wo sich der Reisende vor Mitternacht aufgehalten hat.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt am Dienstag um 22:00 Uhr von zu Hause nach Genf und kommt dort um 2:00 Uhr morgens an. Dann gilt für den Tag die kleine Verpflegungspauschale. Er verbringt 2 volle Tage in Genf und fliegt am Freitagvormittag weiter nach Paris, wo er Kunden trifft und dann ab 18:00 Uhr privat das Wochenende dort verbringt.

Nach seiner Dienstreise steht dem Mitarbeiter 2025 unter Berücksichtigung der Auslandsspesensätze eine Verpflegungspauschale in Höhe von 187 Euro zu. 

Kürzungen der Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Wie bei Dienstreisen im Inland gibt es auch bei Auslandsaufenthalten Kürzungen der vor Ort geltenden Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, wenn Mahlzeiten gestellt werden. Die Kürzung berechnet sich von der vollen Verpflegungspauschale und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Ein Beispiel: Laden Geschäftspartner Herrn Müller zum Mittagessen in Oslo ein, um über die neueste Textilkollektion des Geschäftspartners zu sprechen, ergibt sich eine Kürzung von 40 % seiner Tagespauschale.

75 Euro große Verpflegungspauschale Norwegen – 40 % (30 Euro) = 45 Euro

Sein Arbeitgeber erstattet Herrn Müller nach seiner Rückkehr aus Norwegen eine Auslöse in Höhe von 45 Euro.

Spesen in Deutschland: Häufige Fragen zu den Reisekostenpauschalen 2025

Bei den erwähnten Reisekostenpauschalen gibt es einige zusätzliche Dinge zu beachten, um steuerkonform zu agieren und geltende Pauschalen für Tagesspesen und Reisekosten in Deutschland oder im Ausland zu bestimmen.

Was ist die 3-Monatsfrist für Reisekostenpauschalen?

Die Regelungen für Spesenpauschalen an einem auswärtigen Tätigkeitsort gelten bis zu 3 Monate. Danach entfällt der Anspruch darauf. Ist also ein deutscher Mitarbeiter 4 Monate lang in Salzburg tätig, zahlt das Unternehmen ihm für die ersten 3 Monate die österreichische Spesenpauschale. Danach entfällt diese.

Arbeitet er allerdings nach 2 Monaten auswärtiger Tätigkeit für mindestens einen Monat an seiner eigentlichen Tätigkeitsstätte in Deutschland und kehrt nach über 4 Wochen erst wieder nach Salzburg zurück, beginnt die Dreimonatsfrist von Neuem. Der Mitarbeiter bekommt für seine Dienstreise also weiter die österreichischen Pauschalen.

Wie lange muss ich Belege und Nachweise über Zahlungen auf Dienstreisen aufbewahren?

Das kommt darauf an. Die Anforderungen der GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”) gelten auch für Reisekostenbelege. Seit 2019 ist es laut Randziffer 130 GoBD-konform, Reisekostenbelege im Ausland zu digitalisieren und im Anschluss an die Buchhaltung zu senden. Dienstlich reisende Mitarbeiter dürfen Quittungen also abfotografieren und scannen. In der Regel dürfen Papierdokumente laut Rz. 130 im Anschluss an die Verarbeitung vernichtet werden, wenn deren Beweiskraft erhalten bleibt und der Ersteller zwingend erforderliche Angaben gemacht hat.

Allerdings entscheidet immer das zuständige Finanzamt, ob Unternehmen eine Aufbewahrungspflicht der Originaldaten in Papierform haben und Belege im Anschluss an die Digitalisierung wirklich vernichten dürfen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, dass Originale nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Das heißt für Unternehmen, dass sie diesen Punkt im Vorfeld ihrer Buchungen von Reisekostenbelegen und mit ihrem Finanzamt klären müssen, selbst wenn die GoBD den Reisekostenbeleg in digitaler Form grundsätzlich zulässt.

Sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Reisekostensätze zu übernehmen?

Nein, Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten ihrer Mitarbeiter zu übernehmen – auch wenn das in der Praxis oft der Fall ist. Sie können sogar höhere Sätze erstatten, die dann pauschal versteuert werden. Die Angestellten haben zudem die Möglichkeit, ihre Ausgaben für Dienstreisen als Werbungskosten von ihrer Einkommenssteuer abzusetzen. Das ist in § 9 Werbungskosten des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.