Definition und Gesetze
Ein Geschäftsessen mit Mitarbeitern, ein Abendessen im Rahmen des Kundentermins – Unternehmen haben die Möglichkeit, Speisen und Getränke steuerlich geltend zu machen, wenn der Rahmen dafür geschäftlich oder betrieblich veranlasst ist. Dazu gibt es mehrere Anlässe.
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln, die im Rahmen einer geschäftlichen Tätigkeit anfallen. Das Steuerrecht unterscheidet zwischen geschäftlich veranlassten und betrieblich veranlassten Bewirtungskosten. Diese Unterscheidung ist insbesondere für die steuerliche Abzugsfähigkeit relevant. Mögliche Bewirtungsanlässe sind zum Beispiel:
Ein geschäftlicher Anlass liegt in der Regel bei der Bewirtung externer Personen vor, etwa von Kunden oder Geschäftspartnern. Dagegen ist ein betrieblicher Anlass gegeben, wenn die Bewirtung im Rahmen interner Veranstaltungen erfolgt – zum Beispiel bei einem Firmenjubiläum oder einer Besprechung mit Mitarbeitenden.
Das deutsche Steuerrecht legt fest, ob und in welchem Umfang Bewirtungskosten steuerlich abzugsfähig sind. Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen finden sich im Einkommensteuergesetz (EStG) unter § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.
Demnach besteht die Möglichkeit, geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten teilweise steuerlich abzusetzen, betrieblich veranlasste Bewirtungskosten sind zum Teil voll abzugsfähig. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass bestimmte Kriterien erfüllt sind.
Ein geschäftlicher Anlass ist beispielsweise ein Geschäftsessen im Rahmen von Kundengesprächen und Verhandlungen. Dabei gelten besondere steuerliche Anforderungen und Dokumentationspflichten.
Jedes Geschäftsessen erfordert einen schriftlichen Nachweis. Das Bundesfinanzministerium hat 2021 im Rahmen eines BMF Schreibens die Anforderungen an die Nachweispflicht konkretisiert. Als Bewirtungsbeleg muss demnach eine Rechnung vorliegen, die maschinell erstellt wurde. Die Rechnung muss das Datum, den Ort, die Namen der bewirteten Personen, den Anlass der Bewirtung und die Unterschrift des Gastgebers enthalten.
Ab einem Betrag von 250 Euro ist gemäß § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zudem eine ordnungsgemäße Rechnung mit Namen und Anschrift des Restaurants vorzulegen. Zusätzlich empfiehlt sich ein separates Bewirtungsformular, auf dem Anlass, Teilnehmer und geschäftlicher Hintergrund kurz dokumentiert werden – insbesondere, wenn diese Angaben nicht vollständig auf der Rechnung erscheinen.
Der Gesetzgeber sieht außerdem vor, dass die Höhe der Bewirtung in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass steht. Das bedeutet zum Beispiel, dass ein kleines Geschäftstreffen nicht in einem Luxusrestaurant stattfindet.
Wenn die genannten Kriterien erfüllt sind, können 70% der Bewirtungskosten im Rahmen der Betriebsausgaben abgezogen werden. Die restlichen 30% sind nicht abzugsfähig und werden steuerlich nicht anerkannt.
Für Geschäftsführer ist es möglich, die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer in voller Höhe von der Vorsteuer (Umsatzsteuer) abzuziehen. Die vollständige Absetzbarkeit setzt voraus, dass ein ordnungsgemäßer Beleg vorliegt und der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Bei Anlässen, die der Bewirtung der eigenen Mitarbeiter dienen, gelten steuerlich andere Regeln. Entsprechende Anlässe sind beispielsweise Betriebsfeiern wie Sommerfeste und Weihnachtsfeiern sowie Firmenjubiläen. Handelt es sich um geschäftlich veranlasste Feiern, haben Unternehmen die Möglichkeit, die Kosten für diese Veranstaltungen teilweise voll abzugsfähig geltend zu machen. Bei einer Betriebsveranstaltung ist dies bis zu einer Kostenobergrenze in Höhe von 110 Euro pro Mitarbeiter der Fall.
Die Voraussetzung: Der Großteil der Kosten der Veranstaltung ist insgesamt eher betrieblicher Natur, selbst wenn vereinzelt private Freunde und Familienmitglieder teilgenommen haben.
Durch den Nachweis von Bewirtungskosten senken Unternehmen ihre Steuerlast. Dabei gilt es einige Besonderheiten zu beachten:
Die Buchhaltung erfasst Bewirtungskosten gesondert, da sie steuerlich nur eingeschränkt abziehbar sind. Die korrekte Buchung hängt davon ab, ob es sich definitionsgemäß um eine betriebliche Bewirtung handelt, und ob sie geschäftlich – mit Geschäftspartnern – oder intern, beispielsweise mit und für die eigenen Mitarbeiter, stattfindet. Die Aufteilung in abzugsfähige und nicht abzugsfähige Anteile erfolgt in der Steuererklärung, nicht in der Buchführung.
Doch wann sind Bewirtungskosten nicht abzugsfähig? Es gibt mehrere Umstände, unter denen die Bewirtungskosten nicht steuerlich anerkannt werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein privater Rahmen der Veranstaltung vorliegt – etwa, wenn ein Geschäftsführer mit Familie und Freunden in einem Restaurant seinen Geburtstag feiert. Auch eine dem Anlass nicht entsprechende, übermäßig luxuriöse Bewirtung gilt unter Umständen gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 7 Einkommensteuergesetz (EStG) als unangemessen. Das Finanzamt erkennt sie in diesem Fall nicht an.
Bei einem Geschäftsessen im Rahmen einer Dienstreise – auch im Ausland – gelten grundsätzlich die gleichen steuerlichen Vorgaben und Nachweispflichten wie im Inland.
Anders als bei einem Arbeitsessen mit Geschäftspartnern verhält es sich bei der Bewirtung der Mitarbeiter. Diese Kosten zählen zu den sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen und sind nicht als klassische Bewirtungskosten abziehbar. Stattdessen gelten hierfür Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich neu festlegt. Der Mitarbeiter dokumentiert und belegt entsprechende Verpflegungskosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Für selbst verauslagte Beträge erfolgt die Auslagenerstattung in der Regel mit der nächsten Lohnzahlung.
Ja, es gibt Ausnahmen und Einschränkungen bei der steuerlichen Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten. Diese greifen zum Beispiel, wenn die Kosten pro Person 60 Euro bei geschäftlichen oder 110 Euro inklusive Umsatzsteuer bei betrieblichen Anlässen überschreiten.
In solchen Fällen können Unternehmen weniger abziehen bzw. Arbeitnehmer müssen im Falle eines teuren Events den geldwerten Vorteil versteuern. Dies gilt theoretisch auch für eine dritte Betriebsfeier im selben Jahr: Obwohl in der Praxis selten, wären die Bewirtungskosten dann ebenfalls als geldwerter Vorteil zu versteuern.
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Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.
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