Alles zur Bewirtung von Mitarbeitern

Arbeitsessen

5 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

So rechnen Sie die Bewirtung Ihrer Mitarbeiter richtig ab

Es gibt viele verschiedene Anlässe für ein Arbeitsessen: Sei es ein Belohnungsessen für Mitarbeiter als Form der Motivation, eine betriebliche Besprechung oder die Bewirtung von Geschäftspartnern, um Projektfortschritte zu besprechen. Allerdings bringen die verschiedenen Arten des Arbeitsessens auch unterschiedliche steuerliche Regelungen mit sich.

Betriebe müssen wissen, welche Kosten sie für die Bewirtung von Arbeitnehmern steuerlich geltend machen können und welche Angaben für das Finanzamt wichtig sind. Daher lohnt sich ein genauer Blick auf die Vorgaben für Arbeitsessen, um bei der Steuererklärung keine Überraschungen zu erleben.

Arbeitsessen laut Definition

Ein Arbeitsessen liegt vor, wenn ein Arbeitgeber seinen Angestellten eine Bewirtung unentgeltlich oder vergünstigt überlässt. Voraussetzung dafür ist ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz, etwa bei plötzlicher Mehrarbeit für Mitarbeiter oder wenn das Essen im überwiegend betrieblichen Interesse eine günstige Gestaltung des Arbeitsablaufes fördert.

Das Arbeitsessen fällt nicht unter die Bewirtungskosten, da diese ein Bewirtungsessen mit Geschäftspartnern außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte voraussetzen. Das Arbeitsessen dient ausschließlich der Verpflegung der Arbeitnehmer, weshalb es auch nicht als Betriebsveranstaltung gilt.

Welche Kosten umfasst ein Arbeitsessen?

Das Geschäftsessen mit Mitarbeitern umfasst folgende Kosten:

  • Kosten für Speisen und alkoholische sowie nichtalkoholische Getränke
  • Trinkgeld
  • Unterhaltungskosten
  • Ggf. Garderobengebühren

Wie oft darf man mit Mitarbeitern essen gehen?

Pro Tag dürfen Unternehmen ein Mitarbeiteressen, also Frühstück, Mittag- oder Abendessen, übernehmen. Jede weitere Mahlzeit ist steuerpflichtig.

Bei Geschäftsessen mit Mitarbeitern gibt es die Möglichkeit, sie von der Steuer abzusetzen

Sind Arbeitsessen steuerlich absetzbar?

Unternehmen dürfen Bewirtungskosten für Arbeitsessen zu 100 Prozent steuerlich absetzen, da es sich laut Finanzamt um eine betrieblich veranlasste Bewirtung handelt.

Damit Betriebe das Mitarbeiteressen absetzen können, sind folgende Voraussetzungen nötig:

  • Die Bewirtung erfolgt aus betrieblichem Anlass.
  • Das Essen findet in einem Restaurant statt.

Unter folgenden Voraussetzungen gilt ein Arbeitsessen als steuerpflichtiger Arbeitslohn:

  • Die Arbeitsessen finden mit einer gewissen Regelmäßigkeit statt.
  • Die Bewirtung der eigenen Mitarbeiter steht im Vordergrund.
  • Es handelt sich um eine übliche Beköstigung, die pro Angestellten einen Wert von 60 Euro nicht überschreitet.

Ist ein Arbeitsessen ein geldwerter Vorteil?

Liegt der tatsächliche Preis der Mahlzeit bei einer Mitarbeiterbewirtung unter 60 Euro, handelt es sich um keinen geldwerten Vorteil und unterliegt daher nicht der Lohnsteuer. Dies trifft auch zu, wenn das Unternehmen das Mitarbeiteressen ausschließlich aus eigenbetrieblichen Interessen plant. In diesem Fall gehört es nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Newsletter Icon dunkelblau

Zum HR WORKS-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Welche Unterschiede gibt es beim Arbeitsessen?

Beim Arbeitsessen unterscheidet das Finanzamt verschiedene Arten der Bewirtung, was sich auf die steuerlichen Abgaben für die Firmen auswirkt:

Bewirtungen mit Betriebsanlass

Bei Mitarbeiteressen oder einer Betriebsveranstaltung können Arbeitgeber die Kosten für Speisen und Getränke für ihre Angestellten in voller Höhe von der Steuer absetzen. Denn diese gelten nach R 4.10 Abs. 7 Einkommensteuergesetz (EStG) als „betrieblich veranlasste Bewirtungen“. Ausgaben von maximal 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer pro Angestellten sind steuerfrei. Der Arbeitnehmer muss gegebenenfalls den geldwerten Vorteil versteuern.

Bei den Betriebsfeiern gilt als Voraussetzung, dass jährlich nicht mehr als 2 Veranstaltungen dieser Form stattfinden. Bei mehr Veranstaltungen handelt es sich um einen steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Bewirtungen mit Geschäftsanlass

Eine Bewirtung mit Geschäftsanlass trifft auf Arbeitsessen mit Personen zu, zu denen bereits eine Geschäftsbeziehung besteht oder sich in der Zukunft anbahnt. Die Bewirtung kann Mitarbeiter und Geschäftspartner gleichermaßen umfassen. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 (EStG) lassen sich 70 Prozent dieser Bewirtungskosten steuerlich absetzen.

Belohnungsessen

Nach einem besonderen Arbeitseinsatz, einer ungewöhnlich langen Betriebssitzung oder einer günstigen Gestaltung eines Arbeitsablaufes lädt der Arbeitgeber häufig zu einem Belohnungsessen ein. Der auf den Arbeitnehmer entfallende Teil der Bewirtungskosten ist dabei steuerpflichtiger Arbeitslohn und nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG mit dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit anzusetzen. Denn beim Belohnungsessen steht kein überwiegend betriebliches Interesse im Vordergrund, sondern die Bewirtung der Arbeitnehmer.

Arbeitgebern bieten 3 Möglichkeiten, um Belohnungsessen pauschal zu versteuern:

  1. Über den individuellen Steuersatz der Angestellten.
  2. Mit der Lohnsteuer gemäß § 37b Abs. 1. Nr. 2 EStG über einen Pauschalsatz von 30 Prozent.
  3. Durch den pauschalen Einkommensteuersatz nach § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Aufmerksamkeiten

Als eine Form des Belohnungsessens gelten “Aufmerksamkeiten”, die ein Unternehmen den Arbeitnehmern in Form von Getränken und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt. Wenn sie die gleichen Voraussetzungen wie ein Belohnungsessen erfüllen, gelten sie als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dies richtet sich auch nach Art und Umfang der Speisen:

  • Kleine Snacks oder Kaffee gelten als Aufmerksamkeit und sind somit steuerfrei.
  • Pizza oder Burger fallen unter die Bewirtung und erfordern steuerliche Abgaben.

Hinweis: Steht bei einem Arbeitsessen die Bewirtung von Angestellten im Vordergrund, ist stets von einem steuerpflichtigen Arbeitslohn auszugehen. Dies trifft auch dann zu, wenn während der Bewirtung geschäftliche Sachverhalte besprochen werden.

Arbeitsessen bei Diensteinführung, Funktionswechsel, rundem Jubiläum und Abschied

Die Ausgaben während Diensteinführungen, Jubiläen und ähnlichen Ereignissen gelten nicht als Arbeitslohn, wenn diese bei maximal 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer pro Mitarbeiter liegen. Auch Geschenke mit einem Gesamtwert von höchstens 40 Euro fallen unter diese Obergrenze.

Bewirtung von Mitarbeitern während einer Dienstreise

Bei der Verpflegung von Arbeitnehmern anlässlich einer Dienstreise besteht für das Unternehmen stets ein betriebliches Interesse. Als Teil der Reisekosten sind diese Verpflegungsmehraufwendungen in der Einkommenssteuererklärung als Betriebsausgaben abzusetzen.

Reist eine Person länger als 24 Stunden, gilt ein Verpflegungsmehraufwand von 28 Euro. Wenn ein Angestellter länger als 8 Stunden – aber keinen ganzen Tag – dienstlich unterwegs ist, liegt die Verpflegungspauschale bei 14 Euro.

Wie können Sie ein Arbeitsessen buchen?

Damit Unternehmen die Mitarbeiterbewirtung korrekt buchen und die Kosten steuerlich geltend machen, erfassen sie die Belege auf das Konto “Aufmerksamkeiten” 4653 (SKR 03) oder 6643 (SKR 04).

Bewirtungskosten von Geschäftspartnern buchen Unternehmen auf das Konto “Bewirtungskosten” 4650 (SKR 03) oder 6640 (SKR 04). Den 30-prozentigen nicht abziehbaren Teil der Bewirtungskosten der Mitarbeiter verbuchen sie im Konto “Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten” 4654 (SKR 03) oder 6644 (SKR 04).

In beiden Fällen benötigen die Betriebe einen Bewirtungsbeleg mit den folgenden Angaben:

  1. Genauer Zeitpunkt der Bewirtung.
  2. Anschrift des Restaurants.
  3. Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants.
  4. Namen des Gastgebers sowie die Anschrift der Firma.
  5. Namen der bewirteten Personen sowie die Anschriften der Firmen, für die sie arbeiten.
  6. Grund für das Arbeitsessen.
  7. Auflistung aller Speisen und Getränke.
  8. Angabe über die Höhe des Trinkgelds in einem separaten Feld.
  9. Gesamtkosten, eingeteilt in Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag.
  10. Unterschrift des Gastgebers und gegebenenfalls der Gäste sowie Stempel und Unterschrift der Bewirtungsstätte.

Hinweis: Bewahren Sie Ihre Bewirtungsbelege mindestens für 10 Jahre auf, um den Aufbewahrungsfristen zu entsprechen.

HR-Software jetzt kennenlernen

Ihre gesamte HR in einer Software

HR WORKS vereint Funktionen zur Personalverwaltung, Zeiterfassung, Payroll, Personalentwicklung sowie zur Reisekostenabrechnung in einer HR-Software. Lassen Sie sich daher in einem persönlichen Gespräch beraten, wie auch Sie Ihre gesamte HR digitalisieren.

Sie interessieren sich für weitere HR-Themen? Schauen Sie in unser HR-Lexikon!


Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.