Reisekostenpauschale 2024: Alle Werte

Die Reisekostenpauschalen erhöhen sich 2024 für die Auslandreisen: Doch die Inlandspauschalen bleiben auch 2024 genauso, wie sie bereits 2023 waren. Erfahren Sie, welche Pauschalen nun final 2024 gelten. 

Vorgaben für Spesensätze in Deutschland und Co.: Das ist eine Reisekostenpauschale

Sind Arbeitnehmer oder Selbstständige außerhalb ihres eigentlichen Arbeitsortes im Inland oder im Ausland unterwegs, ergeben sich verschiedene finanzielle Ausgaben. Diese werden als Spesen oder auch Auslöse bezeichnet und beinhalten unter anderem die Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten.

Mit der Reisekostenpauschale vereinfacht die Finanzbehörde vor allem für Vielreisende die Abrechnung. Denn mithilfe dieser reichen Reisende nicht jeden Beleg einzeln ein, sondern Unternehmen erstatten die Kosten für den finanziellen Mehraufwand durch die Pauschalen. Das erspart viel Bürokratie. Wichtig: Die Reisekostenpauschale bildet nicht die tatsächlichen Kosten ab, kann aber steuerlich geltend gemacht werden.

Die Pauschalen für Spesen bei dienstlichen Reisen

Folgende Pauschalen erleichtern die Abrechnung der Reise:

• Pauschale für Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland
• Übernachtungspauschale im In- und Ausland
• Fahrtkostenpauschale
• Reisenebenkosten wie beispielsweise Parkgebühren, Trinkgelder, Telefonkosten

Reisekostenpauschale 2024: Die Spesensätze in Deutschland

Die Reisekostenpauschalen für Auslöse in Deutschland sind abhängig davon, wie lange die Reisenden unterwegs sind. Im Vergleich zu den Reisekostenpauschalen 2023 waren einige Erhöhungen bei der Pauschale für 2024 geplant, die beruflich Reisende etwa für ihren Verpflegungsmehraufwand als Essenspauschale erstattet bekommen sollten. Jedoch gelten nun weiterhin die Pauschalen von 2023.

Verpflegungspauschalen für Spesen bei Geschäftsreisen

• Ist ein Geschäftsreisender mehr als 8 Stunden unterwegs, beträgt die voraussichtliche Reisekostenpauschale 2024 14Euro. Diese Pauschale für den Mehrverpflegungsaufwand wird auch als kleine Spesenpauschale bezeichnet.
• Bei einer Abwesenheit ab 24 Stunden kann eine große Pauschale von 28 Euro per diem in Deutschland geltend gemacht werden.
• Für den An- und Abreisetage gibt es ebenfalls die kleine Spesenpauschale von 14 Euro pro Tag.

Die Übernachtungspauschale in Deutschland: Der  Spesensatz für die Reisekostenpauschale 2024

Ist eine Arbeitnehmerin dienstlich innerhalb Deutschlands unterwegs und übernachtet kostenpflichtig in einer anderen Stadt, bekommt sie eine Übernachtungspauschale von 20 Euro erstattet. Hat sie allerdings die Möglichkeit, bei einer Freundin zu übernachten oder in einer familieneigenen Ferienwohnung, entfällt dieser Anspruch auf die Reisekostenpauschale in Deutschland.

Kürzungen der Verpflegungspauschale 2024: Der Spesensatz in Deutschland

Lädt ein Geschäftspartner den Reisenden während seiner Dienstreise zum Essen ein, werden die Spesensätze in Deutschland gekürzt. Dies betrifft etwa ein von der Firma bereits bezahltes Frühstück im Hotel oder das Dinner, zu dem die Kunden am Ende eines gemeinsamen Projektes einladen.

Die Kürzung berechnet sich von der vollen Verpflegungspauschale und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Reisekostenpauschale im Inland beträgt die Kürzung ab 2024 somit (28 Euro x 20 % =) 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils (28 Euro x 40 % =) 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Ein Beispiel: Bekommt ein Mitarbeiter nach einer mehrtägigen Reise am Abreisetag das Frühstück gestellt, werden ihm ab 2024 5,60 Euro von seiner kleinen Spesenpauschale abgezogen und er erhält vom Arbeitgeber lediglich 8,40 Euro für den Reisetag. Wurde der Reisende am Vorabend zum Abendessen eingeladen, gilt für diesen Vortag die 40-Prozent-Regelung. Er erhält vom Arbeitgeber eine steuerfreie Essenspauschale von 16,80 Euro.

Reisekostenpauschale 2024 für Auslandsreisen

Auch für beruflich veranlasste Reisen ins Ausland gelten Reisekostenpauschalen, die erstattungsfähig sind. Allerdings sind sie stark abhängig vom Ziel. So ist der Spesensatz in der Schweiz wesentlich höher angesetzt als beispielsweise für die Spesen in Österreich, weil die Reisekosten in Österreich als niedriger eingestuft werden.

Abhängig von ihrem Reiseziel erhalten beruflich Reisende so verschiedene Essenspauschalen, die speziell an die jeweiligen lokalen Bedingungen angepasst sind. Die Anpassung stellt außerdem sicher, dass die Übernachtungspauschale im Ausland den Dienstreisenden eine realistische und angemessene Kostendeckung für Unterkünfte bietet.

Reisekostenpauschale Ausland: Die Auslöse-Tabelle 2024

Spesen im Ausland – wo gilt welcher Spesensatz? Im Gegensatz zu den Inlandspauschalen gelten die Auslandspauschalen bereits. Nachdem sich die Höhe der Reisekostenpauschale 2022 mit der Reisekostenpauschale 2023 signifikant gesteigert hat, haben sich für das Jahr 2024 lediglich in einzelnen Ländern Erhöhungen und vereinzelt Reduzierungen der Spesen für Auslandsreisen ergeben. Die Tabelle gibt einen schnellen Überblick über die wichtigsten Tagespauschalen im Ausland. Die gefetteten Beträge zeigen, an welchen Orten sich die Auslandspauschalen für 2024 ändern. Hierbei kann es sich um Erhöhungen, aber auch Reduzierungen der Reisepauschalen handeln.

Ebenso wie die Verpflegungspauschalen sind die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland vom jeweiligen Reiseland abhängig. Entnehmen Sie der Reisekostentabelle ebenfalls die Übernachtungspauschalen fürs Ausland.

Alle weiteren Werte für Auslandsspesen entnehmen Sie der Reisekosten-Tabelle im BMF-Schreiben zum Thema Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024. Das Bundesfinanzministerium informiert in der Regel jedes Jahr über anstehende Änderungen der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen.

Besonderheiten Ab- und Anreise mit Grenzübertritt

Welche Verpflegungspauschale gilt, wenn Reisende Ländergrenzen passieren? Fährt bei eintägigen Reisen beispielsweise ein Mitarbeiter morgens für Gespräche von München nach Salzburg und kommt abends zurück nach Deutschland, gilt für ihn der Spesensatz für Österreich. Er bekommt für seine Tagesreise ins Nachbarland die kleine Verpflegungspauschale von 33 Euro. 

Bei mehrtägigen grenzüberschreitenden Dienstreisen richtet sich die Verpflegungspauschale danach, wo sich der Reisende vor Mitternacht aufgehalten hat. 

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt am Dienstag um 22:00 Uhr von zu Hause nach Zürich und kommt dort um 2:00 Uhr morgens an. Dann gilt für den Tag die kleine Verpflegungspauschale. Er verbringt zwei volle Tage in Zürich und fliegt am Freitagvormittag weiter nach Wien, wo er Kunden trifft und dann ab 18:00 Uhr privat das Wochenende dort verbringt. 

Nach seiner Dienstreise steht dem Mitarbeiter 2024 eine Verpflegungspauschale in Höhe von 177 Euro zu. 

Kürzungen der Verpflegungspauschale im Ausland

Wie bei beruflich veranlassten Reisen innerhalb Deutschlands gibt es auch bei Auslandsaufenthalten Kürzungen der vor Ort geltenden Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, wenn Mahlzeiten gestellt werden. Die Kürzung berechnet sich von der vollen Verpflegungspauschale und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Ein Beispiel: Laden Geschäftspartner einen Mitarbeiter zum Mittagessen am Genfer See ein, um über die neueste Uhrenkollektion des Geschäftspartners zu sprechen, ergibt sich eine Kürzung von 40 % seiner Tagespauschale.

66 Euro große Verpflegungspauschale Schweiz/ Genf – 40 % (26,40 Euro) = 39,60 Euro

Sein Arbeitgeber erstattet ihm nach seiner Rückkehr aus der Schweiz Auslöse in Höhe von 39,60 Euro.

Häufige Fragen zu der Reisekostenpauschale 2024

Bei den erwähnten Reisekostenpauschalen gibt es einige zusätzliche Dinge zu beachten, um steuerkonform zu agieren und geltende Pauschalen für Tagesspesen und Reisekosten in Deutschland oder im Ausland zu bestimmen und steuerfrei erstattet zu bekommen.

Was ist die 3-Monatsfrist für Reisekostenpauschalen?

Die Regelungen für Spesenpauschalen an einem auswärtigen Tätigkeitsort gelten bis zu drei Monate. Danach entfällt der Anspruch darauf. Ist also ein deutscher Mitarbeiter vier Monate lang in Amsterdam tätig, zahlt das Unternehmen ihm für die ersten drei Monate die niederländische Spesenpauschale. Danach entfällt diese.

Arbeitet er allerdings nach zwei Monaten auswärtiger Tätigkeit für mindestens einen Monat an seiner eigentlichen Tätigkeitsstätte und kehrt nach über vier Wochen erst wieder nach Amsterdam zurück, beginnt die Dreimonatsfrist von Neuem. Der Mitarbeiter bekommt für seine Dienstreise also weiter die niederländischen Pauschalen.

Muss ich Belege und Nachweise über Zahlungen auf Dienstreisen aufbewahren?

Nach wie vor gilt die Pflicht, alle relevanten Quittungen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Reisekosten zu übernehmen?

Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten ihrer Angestellten zu übernehmen – auch wenn das in der Praxis oft der Fall ist. Mitarbeiter haben jedoch die Möglichkeit, ihre Ausgaben für Dienstreisen als Werbungskosten von ihrer Einkommenssteuer abzusetzen. Das ist in § 9 Werbungskosten des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.