Krank auf Dienstreise: Das müssen Betroffene wissen

Ist ein Arbeitnehmer krank, sind die nächsten Schritte klar: Er meldet sich in der Personalabteilung und geht bei Bedarf zum Arzt. Bekommt er da eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kuriert er sich aus. Doch was passiert, wenn ein Angestellter krank auf Dienstreise wird – womöglich sogar im Ausland?

Eine Dienstreise absagen wegen Krankheit: Geht das?

Wer auf Reisen geht, tut grundsätzlich gut daran, Medikamente für typische Reisekrankheiten einzupacken. Das gilt nicht nur für Privat-, sondern auch für Dienstreisen. Was aber, wenn die Symptome so ausgeprägt sind, dass Mitarbeiter die Dienstreise abbrechen müssen? Nicht immer sind Reisende auf dieses Szenario vorbereitet. Besonders dann, wenn es bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit auftritt.

Grundsätzlich gilt: Je näher sich das Reiseziel am Arbeits- beziehungsweise am Wohnort befindet, desto unkomplizierter ist das Prozedere. Werden Angestellte jedoch krank auf einer Dienstreise im Ausland, sollten sowohl ihnen als auch dem Arbeitgeber die möglichen Folgen bewusst sein. So ist auch für beide Seiten klar, wer in welchem Fall die Reisekosten bezahlt.

Krankheit während einer Dienstreise richtig vorbereiten

Es ist wichtig, sich schon vor Reisebeginn über das Niveau der medizinischen Versorgung am Zielort zu informieren. Anhaltspunkte dafür liefert zum Beispiel das Auswärtige Amt. Auch die Erfahrungen von Kollegen, die bereits vor Ort waren, sind eine gute Basis.

Mit vorausschauendem Travel-Management sorgen Firmen zudem dafür, dass Dienstreisende eine Notfallnummer ihres Arbeitgebers sowie die Telefonnummer der jeweiligen deutschen Botschaft parat haben. So sind Angestellte gut gerüstet, um im Krankheitsfall schnell zu reagieren.

Was gehört in die Reiseapotheke?

Je nach Reiseziel fällt das Risiko für bestimmte Erkrankungen oder andere gesundheitliche Probleme unterschiedlich aus. Entsprechend setzt sich eine Reiseapotheke nicht grundsätzlich aus den gleichen Arzneimitteln zusammen. Zu den klassischen Reisekrankheiten zählen Durchfall, kleinere Verletzungen, Sonnenbrände oder Insektenstiche. Ein weiterer Klassiker ist auch die Erkältung auf Dienstreise. Die Folgen dieser Erkrankungen lassen sich mit bewährten Medikamenten effektiv bekämpfen. Arbeitgeber können hier anhand einer entsprechenden Checkliste Standardprozesse etablieren. Vor der Abreise sollten Dienstreisende darauf achten, dass die Medikamente nicht abgelaufen sind und diese den Einreise- und Zollbestimmungen im Zielland entsprechen.

Besteht bei Krankheit auf Dienstreisen Versicherungsschutz?

Je nach Branche gehören Dienstreisen und die damit verbundene Organisation für Unternehmen mehr oder weniger zum Alltag. Eine Krankenversicherung ist dabei praktisch unverzichtbar – besonders aufgrund der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

Bei Reisen innerhalb Europas können gesetzlich Versicherte in der Regel ihre normale Versicherungskarte benutzen. Im nicht-europäischen Ausland hingegen müssen sie zunächst für etwaige Behandlungskosten aufkommen. Der Arbeitgeber erstattet die Kosten bis zu der Höhe, die eine vergleichbare Behandlung im Inland gekostet hätte, dann über die Dienstreiseversicherung. Damit das reibungslos funktioniert, stellt die HR-Abteilung vor der Reise sicher, dass eine solche Versicherung vorhanden ist.

Was deckt die Reiseversicherung auf Dienstreisen ab?

Grundsätzlich umfassen Dienstreiseversicherungen sowohl Erkrankungen als auch Arbeitsunfälle im Zusammenhang mit dem Business Trip. Dazu zählen nicht nur geschäftliche Termine, sondern beispielsweise auch die An- und Abreise. Nicht versichert sind hingegen Freizeitaktivitäten während der Dienstreise. Wer eine private Auslandskrankenversicherung hat, sollte sich daher genau informieren, ob diese auch bei Business Trips greift.

Wer trägt die Kosten bei einer Erkrankung auf Dienstreise?

Die Kosten durch Erkrankung auf Dienstreise sind grundsätzlich über die Reisekostenabrechnung erstattungsfähig.

Allerdings entstehen oft zusätzliche Ausgaben, wenn Angestellte Business Trips abbrechen – zum Beispiel für die vorzeitige Rückreise an den Heimatort der Betroffenen. Nicht immer ist klar, wer diese Kosten übernimmt. Wenn Mitarbeiter ihre Dienstreise beispielsweise aus familiären oder anderen privaten Gründen abbrechen, hängt es vom Einzelfall ab, wer für bereits gebuchte Hotelzimmer, Flüge und Ähnliches aufkommt. Entscheidend ist dabei, ob es akut notwendig ist, die Reise zu beenden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn nahe Familienangehörige gestorben oder unerwartet schwer erkrankt sind. Entfällt allerdings die Betreuungsmöglichkeit für Kinder kurzfristig, hängt eine Erstattung vom Einzelfall ab.

Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung auf unterbrochenen Dienstreisen?

Wenn Arbeitnehmer bereits vor ihrer Dienstreise krank werden oder eine Dienstreise wegen Krankheit absagen, erübrigt sich naturgemäß die Reisekostenabrechnung. Bei verspätet angetretenen oder frühzeitig beendeten Reisen erstattet der Arbeitgeber nur für die tatsächlichen Reisetage Verpflegungspauschalen bei Krankheit und Übernachtungskosten.

Manchmal kommt es vor, dass Mitarbeiter bei mehrtägigen Reisen zwischenzeitlich erkranken und die Reise anschließend fortsetzen. In diesem Fall können Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand bei Krankheit steuerfrei erstatten. Ist dabei ein Krankenhausaufenthalt erforderlich, treten möglicherweise andere Regelungen in Kraft. Hier gilt es, sich im Einzelfall zu informieren und einen Blick auf die Reisekostenrichtlinien des Unternehmens zu werfen.

Was passiert bei Arbeitsunfällen auf Dienstreisen?

Was für die Erkrankung während einer Dienstreise gilt, gilt in der Regel auch für Arbeitsunfälle: Betroffene müssen unverzüglich ihren Arbeitgeber informieren und eine Krankmeldung einreichen. Wichtig sind dabei Angaben zur voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit und zum derzeitigen Aufenthaltsort. Wenn für das Übermitteln dieser Informationen Kosten entstehen, übernimmt der Arbeitgeber diese im Rahmen seiner Fürsorgepflicht.

Der Arbeitgeber ist im Falle eines Wege- oder Arbeitsunfalls zudem verpflichtet, die zuständige Berufsgenossenschaft darüber zu informieren. Fällt der dienstreisende Arbeitnehmer durch den Unfall für mehr als drei Tage aus, müssen Unternehmen diesen Unfall innerhalb der Drei-Tage-Frist melden. Der Unfalltag selbst zählt dabei nicht mit, Feier-, Sams- und Sonntage hingegen schon. Bei schweren Unfällen, Massenunfällen und Todesfällen hingegen ist es erforderlich, sofort den Versicherungsträger zu informieren.

Krank sein auf Dienstreise vermeiden – durch gute Vorbereitung und klare Abläufe

Sowohl für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber sind Krankheitsfälle meist ein Ärgernis. Vor allem, weil sie oft mit relativ hohem organisatorischem Zusatzaufwand einhergehen. Werden Mitarbeiter krank während einer Dienstreise, ergeben sich zum Teil komplizierte Fallkonstellationen. Ein erfahrenes HR-Team und klare Reiserichtlinien sind in solchen Fällen Gold wert. Wer darüber hinaus noch eine Reisekosten-Software implementiert, zerbricht sich bei der Reisekostenabrechnung nicht den Kopf.