Die Übernachtungspauschale: Alles, was Sie darüber wissen müssen

Messe, Kundentermin oder der Besuch beim Zulieferer: Es gibt viele Gründe für eine Dienstreise. Sind Arbeitnehmer dabei über mehrere Tage unterwegs, fallen meist Übernachtungskosten an. Die Übernachtungspauschale bietet einen Richtwert, welchen Betrag Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern pro Übernachtung auszahlen. Aber wie hoch ist die Übernachtungspauschale in verschiedenen Ländern und was ist diesbezüglich in Steuer- und Reisekostenabrechnung zu beachten?

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale wird auch Hotelpauschale oder Unterkunftspauschale genannt und ist ein steuerfreier Pauschbetrag, den Unternehmen ihren dienstreisenden Angestellten Nacht zahlen können, die sie in einer Unterkunft verbracht haben. Ein rechtlicher Anspruch auf Spesen in Form der Übernachtungspauschale besteht allerdings nicht. Je nach Übernachtungsort variiert die Höhe der Pauschale, denn sie ist von den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes abhängig. Das Bundesfinanzministerium passt sie für Reisen im In- und Ausland in der Regel jährlich an.

Wer zahlt die Reisekosten-Übernachtungspauschale?

Wer übernimmt zum Beispiel die Übernachtungspauschale für Berlin, die Hotelpauschale für Österreich oder die Reisekostenpauschale für die USA? Wer die Kosten für die auswärtige Übernachtung übernimmt, das ist Verhandlungssache zwischen Angestellten und Geschäftsführung. Daher gibt es vier Möglichkeiten, wer welche Kosten trägt:

1. Der Arbeitnehmer zahlt die Übernachtungskosten selbst, sodass die Hotelpauschale entfällt.
2. Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale. Wichtig dafür: Es fallen Kosten für eine Unterkunft an, die der Arbeitnehmer nachweisen kann.
3. Arbeitnehmer und Arbeitgeber einigen sich auf einen Wert unabhängig von der Übernachtungspauschale, der an den Dienstreisenden ausgezahlt wird.
4. Der Arbeitgeber zahlt die vollständigen Übernachtungskosten. In diesem Fall ist die Übernachtungspauschale irrelevant.

Steuererklärung und Übernachtungspauschale – wie angeben?

Wie bei anderen Abrechnungen auch, gibt es bei der Übernachtungspauschale in der Steuererklärung einiges zu beachten:

1. Trägt der Arbeitnehmer die Kosten für die Dienstreise selbst, macht er sie als Werbungskosten in der Einkommenssteuer geltend.
2. Zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale, überweist er diese feste Summe ohne Zusatzkosten: Der Dienstreisende erhält sie brutto für netto. Da auf diese Weise beide Seiten profitieren, kann die Pauschale von keiner der beiden Parteien in der Steuererklärung abgesetzt werden.
3. Zahlt das Unternehmen allerdings einen höheren Betrag als die vorgegebenen Sätze, gilt die Steuerpflicht.
4. Übernimmt der Arbeitgeber die vollständigen Reisekosten, sind diese durch ihn als Betriebsausgabe von der Steuer absetzbar. Als Nachweis dafür dienen Belege wie die Hotelrechnung.

Gibt es eine Übernachtungspauschale für Selbstständige?

Selbstständige können sich keine Übernachtungskostenpauschale auszahlen. Sie rechnen auswärtige Übernachtungen als Betriebskosten ab.

Übernachtungspauschale ohne Nachweis – geht das?

Da der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale nicht steuerlich absetzen kann, ist es nicht zwingend erforderlich, eine Hotelquittung einzureichen. Viele Unternehmen bestehen aber darauf, weil die Pauschale nicht ohne tatsächlich entstandene Kosten ausgezahlt werden darf.

Welchen Vorteil bringt der Pauschbetrag für Übernachtungskosten in Deutschland mit sich?

Die Übernachtungspauschale ist für Arbeitnehmer steuerfrei. Dadurch ergibt sich ein klarer Vorteil: Wählt der Angestellte ein Hotel, das preislich unterhalb der Pauschale liegt, darf er die Differenz steuerfrei behalten.

Reisekostenabrechnung mit der Übernachtungspauschale

Die Reisekosten-Übernachtungspauschale, Reisekosten-Pauschale oder Übernachtungskosten-Pauschale ist ein Bestandteil der Reisekosten. Durch die festgelegten Sätze schafft sie eine Orientierung, auf die sich sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter einstellen. Zudem zahlt der Arbeitgeber allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern abhängig vom Ort der Dienstreise die gleichen Sätze, wodurch jede Dienstreise gleich behandelt wird. Als fixer Betrag ist die Übernachtungspauschale im Vergleich zur Reisekostenabrechnung mit Originalbelegen deutlich unkomplizierter abzurechnen.

So funktioniert die Übernachtungspauschale in Deutschland

Die Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt 20 € pro Nacht (Stand 2023). Zahlt der Arbeitgeber diesen Pauschbetrag für die Übernachtungskosten im Inland, ist sie für den Arbeitnehmer steuerfrei. Das gilt auch für die Pauschalen im Ausland. Da der Arbeitnehmer steuerlich bereits davon profitiert, darf das Unternehmen die Übernachtungspauschale nicht als Betriebsausgabe absetzen. Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gilt die Hotelpauschale für maximal drei Monate. Wer länger auswärts übernachtet, gibt die entstehenden Kosten als doppelte Haushaltsführung an.

Übernachtungspauschalen im Ausland

Pauschale fürs Hotel mit Reisekosten-Software abrechnen

Sind die aktuellen Sätze der Übernachtungspauschale in eine Reisekostenabrechnung-Software integriert, lässt sie sich unkompliziert und automatisiert darüber abrechnen. Dies verringert den administrativen Aufwand für die Personalabteilung und die Reisekostenabrechnung. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schafft die Reisekosten-Software zudem Transparenz, wenn sie die aktuellen Pauschalwerte dort einsehen können.

Übernimmt das Unternehmen statt der Übernachtungspauschale die gesamten Kosten, ist eine integrierte Belegerkennung sinnvoll. Damit reichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits während der Dienstreise ihre Belege ein, sodass diese nicht verloren gehen. Sind in einer Travel-Management-Software beide Möglichkeiten vereint, ist das Unternehmen flexibel und auf beide Abrechnungswege vorbereitet.

Übernachtungspauschalen: Einfach, fair und transparent

Die Übernachtungspauschale stellt einen guten Mittelweg für Arbeitgeber und Arbeitnehmer dar. Sie richtet sich nach Werten, die das Bundesfinanzministerium jährlich anpasst. Eine automatisierte Abrechnung durch eine HR-Software verringert zudem den Aufwand für die Personalabteilung und fördert die Transparenz im Unternehmen. So wissen Geschäftsführung und Angestellte bereits vor der Reise, welche Ausgaben auf sie zukommen und wie sie diese geltend machen können.