Reisekosten von der Steuer absetzen: So geht’s

In nahezu allen Unternehmen gibt es Auswärtstätigkeiten, bei denen Reisekosten entstehen. Dazu zählen beispielsweise externe Kundentermine, Treffen mit Geschäftspartnern, Reisen zu verschiedenen Betriebsstätten oder die Teilnahme an Fortbildungen. Sowohl Arbeitgeber als auch Angestellte können derartige Dienstreisen in der Steuererklärung angeben. Doch welche Arten von Reisekosten gibt es und wie lassen sie sich von der Steuer absetzen?

Wie lautet die Definition einer Dienstreise laut Steuerrecht?

Bei einer Dienstreise handelt es sich laut Lohnsteuerrecht um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Damit ist jede berufliche Tätigkeit außerhalb der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte – zum Beispiel dem Büro, in dem Mitarbeiter den Großteil ihrer Arbeitszeit verbringen – sowie außerhalb der Wohnung des Arbeitnehmers gemeint. Damit Reisekosten steuerlich absetzbar sind, ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich. Diese setzt sich aus vier Kostenfaktoren zusammen, die während einer Geschäftsreise entstehen und die Geschäftsreisende auf unterschiedliche Art abrechnen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Verpflegungsmehraufwand

Arbeitgeber erstatten die Kosten entweder anhand gesetzlich vorgeschriebener Dienstreisepauschalen oder auf Basis der tatsächlichen Reisekosten – in beiden Fällen steuerfrei. Wichtig ist es dabei, für die Steuererklärung sämtliche Belege für Spritkosten, Zug- oder Flugtickets, Unterkünfte und Verpflegung aufzubewahren.

Wer übernimmt die Reisekosten für Geschäftsreisen?

In der Regel erstatten Arbeitgeber die Kosten für dienstliche Auswärtstätigkeiten ihrer Angestellten, denn die Aufwendungen lassen sich steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen. Doch Arbeitgeber sind rechtlich nicht in jedem Fall dazu verpflichtet, die Reisekosten zu tragen.

Übernehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Reisekosten selbst, setzen sie diese in der Steuererklärung als sogenannte Werbungskosten ab. Dies entspricht zwar keiner direkten Reisekostenerstattung, mindert aber das zu versteuernde Einkommen.

Um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und um eine gute Employee Experience zu schaffen, ist es für Arbeitgeber jedoch generell empfehlenswert, Dienstreisen in vollem Umfang zu erstatten.

Wann sind Dienstreisen steuerlich absetzbar?

Kosten für Dienstfahrten lassen sich grundsätzlich immer dann steuerlich absetzen, wenn es sich um eine Dienstreise nach steuerrechtlicher Definition handelt: seien es Fahrten zu anderen Firmenstandorten, Weiterbildungen, Messen, Konferenzen, Kundentermine oder sonstige dienstliche Auswärtstätigkeiten. Allerdings sind Auswärtstätigkeiten nicht in jedem Fall als Dienstreisen erstattungsfähig – etwa bei kurzen Kundenbesuchen innerhalb der Stadtgrenze.

Was lässt sich als Reisekosten absetzen?

Alle Kosten, die in direktem Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen, sind über die Reisekostenerstattung steuerlich absetzbar. Dazu zählen:

1. Fahrtkosten

Da Reisen naturgemäß mit dem Zurücklegen längerer Strecken verbunden sind, zählen die Fahrtkosten bei einer Geschäftsreise zu den obligatorischen Kostenfaktoren. Nach welchem Modell sich Dienstfahrten steuerlich absetzen lassen, hängt davon ab, ob Dienstreisende mit ihrem Privatfahrzeug, mit einem Firmenwagen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind. Für berufliche Fahrten mit dem privaten Pkw lassen Geschäftsreisende sich die Kosten auf Basis einer Kilometerpauschale erstatten. Diese liegt momentan bei 30 Cent pro Kilometer für Pkw und 20 Cent pro Kilometer für Motorräder. Kommt ein Dienstwagen zum Einsatz, erfolgt keine Erstattung für die Reisenden, da der Arbeitgeber die Kosten ohnehin trägt. Die Tickets für öffentliche Verkehrsmittel bekommen Angestellte auf Basis von Belegen vollständig erstattet.

2. Übernachtungskosten

Mehrtägige Dienst- und Geschäftsreisen bringen unweigerlich Kosten für die Übernachtung in Hotels oder anderen Unterkünften mit sich. Grundsätzlich können Arbeitgeber hier eine steuerfreie Übernachtungspauschale ohne Einzelnachweis entrichten, die für unterschiedliche Länder anhand der jeweiligen Lebenshaltungskosten gesetzlich festgelegt ist. In Deutschland liegt der Tagessatz momentan bei 20 Euro pro Übernachtung, im Ausland meist deutlich höher. Alternativ gibt es die Möglichkeit, dass Arbeitgeber die tatsächlichen Aufwendungen anhand der entsprechenden Zahlungsbelege steuerfrei erstatten.

3. Verpflegungsmehraufwand

Im Rahmen von Dienstreisen fallen die Verpflegungskosten für Essen und Trinken oft höher aus als im normalen Arbeitsalltag. Der entstehende Mehraufwand zählt zu den erstattungsfähigen Reisekosten. Für Arbeitgeber sind dabei vor allem gesetzlich festgelegte Verpflegungspauschalen relevant, die bei ein- oder mehrtägigen Geschäftsreisen mit einer Dauer von mindestens 8 Stunden greifen. Die steuerlichen Tagessätze für Dienstreisen bewegen sich derzeit zwischen 14 Euro für den An- und Abreisetag  sowie 28 Euro für alle dazwischenliegenden Reisetage.

4. Reisenebenkosten

Neben den bereits genannten Kostenfaktoren entstehen auf Geschäftsreisen auch diverse sogenannte Reisenebenkosten. Dabei geht es zum Beispiel um Gebühren für die Gepäckaufbewahrung, Park- und Mautgebühren, Trinkgelder, Eintrittskarten für Veranstaltungen oder Schadensersatz bei Unfällen während der Geschäftsreise. Das Finanzamt erstattet Reisenebenkosten in voller Höhe steuerfrei. Bei Rückfragen ist es wichtig, dass die Buchhaltung sämtliche Quittungen und Belege vorlegt.

Darüber hinaus können auf einer Dienstreise weitere Kosten entstehen, die sich nicht steuerlich absetzen lassen. Dazu zählen zum Beispiel Kosten für Bußgelder, Hotel-Services wie Mini-Bar oder Pay-TV sowie Dienstleistungen wie Massagen, die der oder die Reisende in Anspruch genommen hat.

Übersicht: Wer setzt welche Reisekosten von der Steuer ab?

Wie Sie per Reisekosten-Software den Überblick behalten

Immer wieder sorgt das Thema Reisekostenabrechnung in HR- und Buchhaltungsabteilungen für Kopfzerbrechen: Durch wechselnde Pauschalen, Steuersätze und gesetzliche Vorgaben sowie eine Vielzahl an Belegen, die oft noch in Papierform übermittelt werden, bringt die Abrechnung von Reisekosten üblicherweise hohen manuellen Aufwand mit sich.

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Reisekosten-Software unterstützt dabei, Reisekosten von der Steuer abzusetzen

Die Abrechnung und steuerliche Behandlung von Reisekosten ist ein komplexes Thema und für Unternehmen oft mit aufwendiger Bürokratie verbunden. Dadurch werden im HR-Bereich und in der Buchhaltung Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle fehlen. Dass die Gesetzesgrundlagen sich laufend ändern, macht den Prozess nicht einfacher. Reisekosten-Software automatisiert die mühsamen Workflows und sorgt dafür, dass Unternehmen rechtlich einwandfrei handeln.