Dienstreise mit Privat-PKW: Was sind die Vor- und Nachteile?

Mit einem Privat-Pkw auf Dienstreise unterwegs zu sein bringt einige Vorteile: Das Unternehmen spart mit dieser Variante der Mobilität den Einsatz eines teuren Firmenwagens und die Reisenden gewinnen an Flexibilität. Zusätzlich bevorzugt der eine oder andere Arbeitnehmer seinen gewohnten Wagen mit gehobener Ausstattung vor einem kleinen oder weniger attraktiven Mietwagen. Kompliziert wird die Situation allerdings dann, wenn der Privat-Pkw auf Dienstreise in einen Unfall verwickelt wird. Hier fallen meistens hohe Kosten an, die überwiegend zu Lasten des Arbeitnehmers gehen.

Wer haftet beim Unfall mit einem Privat-PKW auf einer Dienstreise?

Das Unfallrisiko trägt grundsätzlich der Reisende selbst, wenn er sich mit seinem Privat-Pkw auf Dienstreise begeben hat. Gerät der Arbeitnehmer in einen Unfall, kann er Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber nur dann geltend machen, wenn der Gebrauch des Privatfahrzeugs bei einer Dienstfahrt nicht unter das allgemeine Lebensrisiko fällt.

Unter bestimmten Umständen ist es jedenfalls möglich, den Schaden, der bei einem selbst verursachten Unfall mit dem Privat-Pkw auf Dienstreise entstanden ist, vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Dies gilt vor allem dann, wenn die Reise auf Weisung des Arbeitgebers oder aufgrund einer betrieblichen Veranlassung durchgeführt wurde.

Das Schadensrisiko kann, je nach Vorfall und entstandenen Kosten, auch mit einer Kilometerpauschale abgedeckt werden. Zahlt der Arbeitgeber jedoch nur den steuerfreien Kilometersatz, wird dadurch lediglich der Rückstufungsschaden in der Haftpflicht abgedeckt.

Wieso kann ein Mietwagen eine bessere Lösung sein?

Sofern das Unternehmen keinen Dienstwagen zur Verfügung stellt und der Arbeitnehmer auf der sicheren Seite bleiben möchte, ist hier ein Mietwagen die optimale Lösung. Der Arbeitgeber bezahlt den Mietbetrag für einen Leihwagen sowie Spritkosten in insgesamt vergleichbarer Höhe des Kilometergeldes. Die Kasko- bzw. Unfallversicherung ist im Mietwagenpreis bereits enthalten.

Mietwagen vs. Kilometerpauschale

Praxisbeispiel: Der Mitarbeiter ist von seiner Firma beauftragt, außerhalb seines Standortes eine dreitägige Schulung durchzuführen, erhält dazu aber keinen Dienstwagen. Der Arbeitgeber überlegt, zu diesem Zweck einen Wagen für 59 Euro pro Tag zu mieten. Er berechnet den preislichen Unterschied zwischen einem Mietwagen und der Kilometerpauschale, die bei Benutzung eines eigenen Privatwagens bei Dienstreise anfallen würde und stellt Folgendes fest:

Rechenbeispiel für einen Mietwagen:

• Mietwagen → 59 €/Tag x 3 = 177 €
• Spritpreis €/Liter →  1,30 €
• Verbrauch Liter/100 km →  8€
• Strecke in km →  800
• Ergebnis Benzinpreis → ca. 83 €

Gesamtkosten: 177 € + 83€ = 260 €

→ Inklusive Versicherung und risikofrei für den Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer

Rechenbeispiel für Ansatz einer Kilometerpauschale:

• Gesetzlicher Kilometersatz → 0,30 €
• Strecke in km → 800

Gesamtkosten → 0,3 x  800 = 240 €

→ Hinzu kommen Kosten für eine Auswärtstätigkeits-Kaskoversicherung, die der Arbeitgeber bezahlen muss, um hohen Unfallkosten vorzubeugen

→ Zusätzlich verursacht ein Unfall meist unangenehme Diskussionen bis zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber hinsichtlich der Haftung

Fazit: Wenn Sie auf der sicheren Seite bleiben und Kosten im Fall eines Unfalls sparen möchten, verzichten Sie auf die Bequemlichkeit eines Privat-Pkw und verwenden Sie für Ihre Dienstreise einen Mietwagen. Von dieser Win-Win-Situation profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

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