Reisemanagement

Dienstreise mit Privat-PKW: Was sind die Vor- und Nachteile?

Frau auf Dienstreise mit Privat-PKW

19. März 2019 · 3 Min. Lesezeit · HR WORKS Redaktion

Mit einem Privat-Pkw auf Dienstreise unterwegs zu sein bringt einige Vorteile: Das Unternehmen spart mit dieser Variante der Mobilität den Einsatz eines teuren Firmenwagens und die Reisenden gewinnen an Flexibilität. Zusätzlich bevorzugt der eine oder andere Arbeitnehmer seinen gewohnten Wagen mit gehobener Ausstattung vor einem kleinen oder weniger attraktiven Mietwagen. Kompliziert wird die Situation allerdings dann, wenn der Privat-Pkw auf Dienstreise in einen Unfall verwickelt wird. Hier fallen meistens hohe Kosten an, die überwiegend zu Lasten des Arbeitnehmers gehen.

Wer haftet beim Unfall mit einem Privat-PKW auf einer Dienstreise?

Das Unfallrisiko trägt grundsätzlich der Reisende selbst, wenn er sich mit seinem Privat-Pkw auf Dienstreise begeben hat. Gerät der Arbeitnehmer in einen Unfall, kann er Ansprüche gegenüber dem Arbeitgeber nur dann geltend machen, wenn der Gebrauch des Privatfahrzeugs bei einer Dienstfahrt nicht unter das allgemeine Lebensrisiko fällt.

Unter bestimmten Umständen ist es jedenfalls möglich, den Schaden, der bei einem selbst verursachten Unfall mit dem Privat-Pkw auf Dienstreise entstanden ist, vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Dies gilt vor allem dann, wenn die Reise auf Weisung des Arbeitgebers oder aufgrund einer betrieblichen Veranlassung durchgeführt wurde.

Das Schadensrisiko kann, je nach Vorfall und entstandenen Kosten, auch mit einer Kilometerpauschale abgedeckt werden. Zahlt der Arbeitgeber jedoch nur den steuerfreien Kilometersatz, wird dadurch lediglich der Rückstufungsschaden in der Haftpflicht abgedeckt.

Newsletter Icon dunkelblau

Zum HR WORKS-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Wieso kann ein Mietwagen eine bessere Lösung sein?

Sofern das Unternehmen keinen Dienstwagen zur Verfügung stellt und der Arbeitnehmer auf der sicheren Seite bleiben möchte, ist hier ein Mietwagen die optimale Lösung. Der Arbeitgeber bezahlt den Mietbetrag für einen Leihwagen sowie Spritkosten in insgesamt vergleichbarer Höhe des Kilometergeldes. Die Kasko- bzw. Unfallversicherung ist im Mietwagenpreis bereits enthalten.

Mietwagen vs. Kilometerpauschale

Praxisbeispiel: Der Mitarbeiter ist von seiner Firma beauftragt, außerhalb seines Standortes eine dreitägige Schulung durchzuführen, erhält dazu aber keinen Dienstwagen. Der Arbeitgeber überlegt, zu diesem Zweck einen Wagen für 59 Euro pro Tag zu mieten. Er berechnet den preislichen Unterschied zwischen einem Mietwagen und der Kilometerpauschale, die bei Benutzung eines eigenen Privatwagens bei Dienstreise anfallen würde und stellt Folgendes fest:

Rechenbeispiel für einen Mietwagen:

  • Mietwagen → 59 €/Tag x 3 = 177 €
  • Spritpreis €/Liter →  1,30 €
  • Verbrauch Liter/100 km →  8€
  • Strecke in km →  800
  • Ergebnis Benzinpreis → ca. 83 €

Gesamtkosten: 177 € + 83€ = 260 €

→ Inklusive Versicherung und risikofrei für den Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer

Rechenbeispiel für Ansatz einer Kilometerpauschale:

  • Gesetzlicher Kilometersatz → 0,30 €
  • Strecke in km → 800

Gesamtkosten → 0,3 x  800 = 240 €

→ Hinzu kommen Kosten für eine Auswärtstätigkeits-Kaskoversicherung, die der Arbeitgeber bezahlen muss, um hohen Unfallkosten vorzubeugen

→ Zusätzlich verursacht ein Unfall meist unangenehme Diskussionen bis zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber hinsichtlich der Haftung

Fazit: Wenn Sie auf der sicheren Seite bleiben und Kosten im Fall eines Unfalls sparen möchten, verzichten Sie auf die Bequemlichkeit eines Privat-Pkw und verwenden Sie für Ihre Dienstreise einen Mietwagen. Von dieser Win-Win-Situation profitieren sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber.

Leitfaden: Die Zukunft der Dienstreise

Whitepaper

Leitfaden: Die Zukunft der Dienstreise

Geschäftsreisen bleiben trotz Remote Work für Unternehmen wichtig: Erfahren Sie daher, welche Möglichkeiten Ihnen digitales Travel Management bietet.


Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

Die neuesten Beiträge
der HR WORKS-Redaktion

Erfahren Sie alles über die Sachbezugswerte 2025 für Unterkunft und Verpflegung
02. Dezember 2024 · 5 Min. Lesezeit

Sachbezugswerte 2025: Alle Werte

Die neuen Sachbezugswerte für 2025 stehen fest: Für Unternehmen und Mitarbeiter haben diese Werte eine hohe Relevanz, da sie für die Berechnung der Lohnsteuer und …

Die HR-Trends 2025 reichen von Krisenmanagent in HR bis hin zu generationengerechter HR.
27. November 2024 · 6 Min. Lesezeit

HR-Trends 2025: 6 Trends, die HR in 2025 prägen

Wer sich über die HR-Trends für 2025 informiert, wird ziemlich sicher auf bekannte Themen wie Remote Work, Employee Wellbeing oder Mitarbeiterbindung stoßen. So wie 2024. …

Zurück zur Übersicht