Steuerspartipp zur Auswärtstätigkeit: Erstattung der Monatskarte im ÖPNV

Sie sind für Ihr Unternehmen beruflich unterwegs und nutzen für Auswärtstätigkeiten mit Bus und Bahn auch mal Ihre private Monatsfahrkarte? Dann aufgepasst! Hier erfahren Sie, unter welchen Bedingungen Ihr Arbeitgeber diese lohnsteuerfrei erstatten kann.

Steuerspartipp zur Auswärtstätigkeit: Erstattung der Monatskarte im ÖPNV

Inwieweit können Fahrtkosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, wenn ein Arbeitnehmer seine private Monatskarte für dienstliche Zwecke nutzt? Mit dieser Frage beschäftigte sich die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin und kam im Runderlass ESt-Nr. 353 vom 27.6.2016 zu folgendem Ergebnis:

Generell greifen in diesem Fall die Grundsätze des steuerlichen Reisekostenrechts. Eine steuerfreie Erstattung nach § 3 Nr. 12 & 16 EStG der Anschaffungskosten für die private Monatskarte ist daher prinzipiell möglich. Je nachdem, wie viele Dienstfahrten getätigt wurden, können die Aufwendungen für das Monatsticket teilweise oder sogar ganz steuerfrei erstattet werden.

So bleibt die Erstattung lohnsteuerfrei

Die Erstattung der Monatskarte kann prozentual, nach einer “[…] quotalen Aufteilung (die Nutzung zu dienstlichen Zwecken im Verhältnis zur Gesamtnutzung)” erfolgen (SenFin Berlin: 27.06.2016). Hier müsste der Arbeitnehmer jedoch neben den dienstlichen auch alle privaten Fahrten aufzeichnen.

Die Senatsverwaltung weist jedoch auf eine weitaus einfachere Möglichkeit hin, nämlich die Erstattung der “[…]während des Gültigkeitszeitraumes ersparten Kosten für die Einzelfahrscheine […]” (SenFin Berlin: 27.06.2016).

Das heißt im Klartext: Der Mitarbeiter erhält den Betrag, der für die Einzeltickets fällig geworden wäre. Die steuerfreie Erstattung ist jedoch auf die Kosten für das Monatstickets beschränkt.

Beispiel: Im Münchner Verkehrs- und Tarifverbund kostet eine Monatskarte 54,50 Euro. Nutzt ein Mitarbeiter sein privates Ticket für fünf auswärtige Tätigkeiten, würden 5×2 Fahrkarten zu je 2,80 Euro an Fahrtkosten für das Unternehmen anfallen. Der Mitarbeiter erhält die Summe der ersparten Kosten von 28,00 Euro lohnsteuerfrei erstattet.

Um die steuerfreie Erstattung der Kosten für ÖPNV-Monatskarten zu gewährleisten, ist hierbei eine Aufzeichnung der dienstlichen Reisen bzw. allen Dienstfahrten mit Datum, Zielort sowie dem Anlass der Auswärtstätigkeit beim Finanzamt vorzuweisen.

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