Reisemanagement

Quittung verloren? So stellen Sie einen Eigenbeleg für die Reisekostenabrechnung aus

Mitarbeiterin stellt Eigenbeleg bei der Reisekostenabrechnung aus

01. August 2013 · 2 Min. Lesezeit · HR WORKS Redaktion

Jeder Buchhalter kennt diesen Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Das müssen Sie auch für die Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen beachten. Doch was machen Sie, wenn die Quittung während der Geschäftsreise verloren geht, oder es wie beim Trinkgeld oder der Parkuhr, gar keine Quittung gibt? Die Lösung ist ein Eigenbeleg. Dieser Beitrag klärt Sie darüber auf, was Sie beachten müssen und welche formalen Inhalte der Eigenbeleg haben sollte.

Keinen Belege erhalten? So gehen Sie vor

Haben Ihre Mitarbeiter einen Beleg verloren oder nicht erhalten, bitten Sie sie zuerst darum, sich einen neuen Beleg ausstellen zu lassen. Nur wenn das nicht möglich ist, akzeptieren Sie den Eigenbeleg. Bei Trinkgeld, Parkuhr oder Gepäckfach am Bahnhof ist das Ausstellen eines Beleges schwer möglich, denn hierfür gibt es keine Belege. In diesem Fall akzeptieren Sie einen Eigenbeleg, solange er nicht über die üblichen Beträge hinaus geht. Der Eigenbeleg kann von dem jeweiligen Mitarbeiter selbst ausgestellt werden. Folgende Angaben sollten darin enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, z. B. ” Restaurant Zum Storchen”
  • Art der Aufwendung, z.B. “Trinkgeld”
  • Datum der Aufwendung
  • Betrag
  • Datum, Name und Unterschrift des Ausstellers
Newsletter Icon dunkelblau

Zum HR WORKS-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Wenn die nächste Betriebsprüfung kommt: Darum Eigenebelege aufbewahren

Bei Betriebsprüfungen haben die Finanzämter immer ein wachsames Auge auf Eigenbelege und prüfen diese besonders sorgfältig. Achten Sie also darauf, dass alle notwendigen Angeben enthalten sind. Eigenbelege müssen zudem im Rahmen der gesetzlichen Fristen 10 Jahre aufbewahrt werden. Denken Sie jedoch daran: Bei einem Eigenbeleg wird zwar der Betrag als Betriebsausgabe anerkannt, jedoch können Sie hier keine Vorsteuer geltend machen.

Leitfaden: Die Zukunft der Dienstreise

Whitepaper

Leitfaden: Die Zukunft der Dienstreise

Geschäftsreisen bleiben trotz Remote Work für Unternehmen wichtig: Erfahren Sie daher, welche Möglichkeiten Ihnen digitales Travel Management bietet.


Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

Die neuesten Beiträge
der HR WORKS-Redaktion

Hoher Krankenstand in Deutschland stellt für Unternehmen eine große Belastung dar.
14. November 2024 · 7 Min. Lesezeit

Hoher Krankenstand in Deutschland: Was das für HR bedeutet

In den letzten Monaten berichten Arbeitgeber in Deutschland von einem steigenden Krankenstand – eine Entwicklung, die für viele Unternehmen eine große Belastung darstellt. Tatsächlich zählt …

Femtec steht für die Förderung der Frauen in MINT-Berufen
23. Oktober 2024 · 3 Min. Lesezeit

Warum wir Partner von Femtec sind

Das Femtec-Network steht für die Förderung von Frauen in MINT-Berufen – ein Anliegen, das wir im Rahmen unserer Kooperationspartnerschaft gezielt unterstützen. Dabei haben wir in …

Zurück zur Übersicht