Korrekte Hotelrechnung ‒ was Sie beachten müssen

Häufig kommt die Frage auf, wie eine korrekte Hotelrechnung auszusehen hat, damit sie problemlos mit der Reisekostenabrechnung erstattet wird. Vielen ist zudem nicht klar, ob der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist die Hotelrechnung einer Geschäftsreise zu begleichen oder nicht. Dieser Beitrag gibt Ihnen Klarheit darüber, was Sie bei einer Hotelrechnung beachten müssen und welche Möglichkeiten es für den Arbeitnehmer gibt, seine Auslagen erstattet zu bekommen.

Was für und gegen Kostenübernahme durch den Arbeitgeber spricht

Grundsätzlich können Sie als Arbeitgeber selbst entscheiden, ob Sie die Übernachtungskosten erstatten oder nicht. In der Regel werden von den Unternehmen die tatsächlichen Kosten der Übernachtung (Hotelrechnung) erstattet. Hat der Mitarbeiter bei Verwandten oder Bekannten übernachtet, kann hierfür die geltende Übernachtungspauschale gewährt werden.

Entscheiden Sie sich als Unternehmen gegen die Erstattung der Übernachtungskosten, kann der Mitarbeiter die Hotelrechnung in der Steuererklärung geltend machen. Anders verhält es sich jedoch bei der Übernachtungspauschale: Diese kann er nicht über die Steuererklärung einfordern.

Bei der Hotelrechnung sollten Sie daher zwei wichtige Punkte beachten:

Angaben zu Name und Anschrift müssen richtig aufgeführt sein

Bei einer Erstattung über die Reisekostenabrechnung durch das Unternehmen muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitgebers ausgestellt werden. Das ist sowohl für den Arbeitnehmer zur Erstattung des Betrages, als auch für Sie als Arbeitgeber zum Vorsteuerabzug notwendig.

Wird die Hotelrechnung nicht durch Sie als Unternehmen erstattet und daher über die Steuererklärung eingereicht, muss die Rechnung auf Name und Anschrift des Arbeitnehmers ausgestellt sein.

Übernachtung und Frühstück müssen im Inland getrennt ausgewiesen sein

Für Hotelleistungen gelten in Deutschland seit 01.01.2010 unterschiedliche Mehrwertsteuersätze: Für die reinen Übernachtungskosten gilt ein Mehrwertsteuersatz von 7%, während für alle anderen Leistungen – insbesondere für Mahlzeiten wie das Frühstück – der Satz von 19% gilt.

Die Leistungen eines Hotels in Deutschland müssen daher separat ausgewiesen sein. Sie müssen dabei darauf achten, dass bei Übernachtung und Frühstück die korrekten Mehrwertsteuersätze enthalten sind. Das Frühstück kann auch in einem Sammelposten, dem sogenannten Business-Package, einbezogen sein. Dieses enthält Leistungen wie zum Beispiel WLAN, einen Parkplatz oder eben das Frühstück.

Denken Sie bei der Reisekostenabrechnung zusätzlich daran, beim Frühstück den Sachbezug von 1,60 € oder die Kürzung von 4,80 € vorzunehmen. Die Kürzung berechnet sich aus 20% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Sie können als Unternehmen selbst entscheiden, ob Sie den Sachbezug oder die Kürzung abziehen. Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland, als auch im Ausland.

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