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Was ist Travel Management? Und warum ist es sinnvoll für KMU?

Was ist Travel Management? Erfahren Sie mehr darüber, wie mittelständische Unternehmen davon profitieren

20. April 2022 · 6 Min. Lesezeit · HRworks Redaktion

Travel Management, Business Travel Management oder Dienstreisemanagement umfasst alle anfallenden Aufgaben vor, während und nach einer Geschäftsreise. Für Unternehmen, deren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen regelmäßig geschäftlich unterwegs sind, ist gut strukturiertes Travel Management ein Muss. Besonders sinnvoll ist auch in diesem Bereich die Verwendung digitaler Tools, die sich durch einfache Handhabung und transparente Prozesse auszeichnen.

Wie ist der Ablauf des Travel Managements?

Ein Travel Manager oder eine Travel Managerin beschäftigt sich mit dem Planen, Durchführen und Analysieren von Geschäftsreisen. Es gibt sowohl externe als auch interne Travel Manager. Externe Fachkräfte werden von Unternehmen über spezialisierte Agenturen gebucht. Intern fallen die Aufgaben des Travel Managements den angestellten Office Managerinnen und Office Managern zu. Ob inhouse oder ausgelagert ‒ der Ablauf des Dienstreisemanagements ist in der Regel folgender:

1. Notwendigkeit der Geschäftsreise prüfen

Eine Geschäftsreise sollte im Vorhinein gründlich geplant werden. Neben Risiken wie einer Ansteckung mit dem Coronavirus sind auch die Umweltbelastung sowie gestiegene Kosten für Benzin und Verpflegung ein Grund, Geschäftsreisen zu überdenken. Doch oftmals kann eine Videokonferenz oder ein Telefonat den direkten, persönlichen Kontakt nicht vollständig ersetzen ‒ was in der Regel nach wie vor für eine Dienstreise spricht. Mit einem guten Travel Management lassen sich Aufwand und Kosten jedoch im Vorhinein planen, sodass die Reise möglichst effizient abläuft.

2. Kontrollieren der Reiserichtlinien des Unternehmens

Spielen Geschäftsreisen eine gewisse Rolle in Unternehmen, sind sogenannte Reiserichtlinien festgelegt. Diese geben den preislichen Rahmen von Unterkünften sowie das zu wählende Verkehrsmittel vor. Auch die Zusammenarbeit mit bestimmten Reisebüros, die speziell verhandelte Konditionen bieten, ist vorgegeben. Meist ist außerdem ein Gesamtbudget festgehalten.

3. Abstimmung der Rahmenbedingungen

Ist die Entscheidung für eine Geschäftsreise gefallen, werden zunächst die Rahmenbedingungen abgesteckt. Der Travel Manager vereinbart in Abstimmung mit der oder dem Reisenden Termine mit den Kollegen vor Ort. Dann sucht er die geeignete Unterkunft und die passenden Verkehrsmittel. Erst wenn alle Beteiligten und die Geschäftsführung den geschaffenen Rahmenbedingungen zugestimmt haben, wird verbindlich gebucht. Sind im Unternehmen bereits Reisekostenrichtlinien etabliert, können Mitarbeitende ihre Geschäftsreise mit der passenden Travel-Management-Software selbstständig organisieren.

4. Anpassung des Ablaufplans für Geschäftsreisen

Dieser Plan hält den genauen Ablauf der Reise fest ‒ neben Abreisezeiten, Ankunft und Terminen sind auch Adressen sowie aktuelle Reiserichtlinien und Regelungen vermerkt. Dazu zählen beispielsweise Coronamaßnahmen am Zielort sowie in Restaurants, in der Unterkunft oder in den Besprechungsräumen vor Ort.

5. Vorbereitung der Unterlagen

Dem Reisenden werden alle für den auswärtigen Termin benötigten Unterlagen zu Meetings, dem Check-in für Verkehrsmittel und Unterkunft sowie Zugangscodes bereitgelegt. Meist in Form von gedruckten Exemplaren in einer Mappe und bzw. oder einem digitalen Äquivalent, das dann auf Smartphone und Tablet geöffnet werden kann. Wichtig: In Zeiten der Corona-Pandemie sollten ebenfalls ausreichend Schnelltests zur Verfügung gestellt werden. Gerade wenn eine Geschäftsreise im Zusammenhang mit einem längeren Auslandsaufenthalt steht, müssen noch weitere Dokumente vorab zusammengetragen und gegebenenfalls beantragt werden ‒ zum Beispiel der Reisepass oder eine Arbeitserlaubnis.

6. Koordination von Problemen

Das Office Management plant eine Dienstreise detailliert durch und baut dabei auch zeitliche Puffer ein, die eine Zugverspätung oder ein verschobenes Meeting auffangen. Dennoch passieren immer wieder unvorhergesehene Ereignisse, die dann spontan gelöst werden müssen. Fällt beispielsweise ein Flug aus, ist ein Geschäftspartner erkrankt oder hat der Mietwagen eine Panne, hilft der Office Manager ebenso weiter.

7. Reisekostenabrechnung und Controlling

In die Reisekostenabrechnung fließen neben den Aufwendungen für Hotel, Flug oder Mietwagen auch die für das Essen im Restaurant, Parkgebühren oder ein Taxi ein. Diese sind anhand von Quittungen oder der Kreditkartenabrechnung zu belegen. Sind alle Belege gesichtet, werden sie ausgewertet und mit den Reisekostenpauschalen und Sachbezugswerten abgeglichen. Im anschließenden Controlling wird geprüft, wie sich die Reisekosten zusammensetzen, wo nachträglich Sparpotenzial ersichtlich ist und wie sich die Wirtschaftlichkeit einer Dienstreise grundsätzlich optimieren lässt.

8. Risikomanagement

Durch die Pandemie hat die Bedeutung des Risikomanagements zugenommen. Nach einer Geschäftsreise werden diesbezüglich wichtige Schlüsse gezogen: Ist der Aufwand gegenüber der Risiken zu rechtfertigen, die im Nachhinein tatsächlich bestanden haben? Sollte beim nächsten Mal unter ähnlichen Voraussetzungen auf eine digitale Lösung zurückgegriffen werden? Und haben die zuvor getroffenen Präventionsmaßnahmen ausgereicht? Nach eingehender Analyse werden neue Erkenntnisse dann gegebenenfalls in die Reiserichtlinien des Unternehmens integriert.

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Warum ist professionelles Travel Management besonders für den Mittelstand sinnvoll?

Obwohl es in kleinen und mittelständischen Unternehmen meist keinen speziellen Travel Manager gibt und diese Aufgabe auch selten an Agenturen abgegeben wird, brauchen gerade KMU ein System im Umgang mit Geschäftsreisen. Der Grund: Zeit- und Kostenersparnis sowie Prozessoptimierung erleichtern den Workflow aller Beteiligten.

Prozessoptimierung

Zunächst sollten KMU Reiserichtlinien für ihr Unternehmen festlegen. Die darin geregelten Punkte wie Kosten für Unterkunft und Reisemittel, aber auch bevorzugte Hotelketten oder Ticketanbieter für den Transport erleichtert dem Office Manager die Arbeit. Außerdem sollte zur Koordination der Auswärtstermine und Reisedaten sowie zur Übergabe der Mappe je ein Meeting stattfinden, um Unklarheiten direkt auszuräumen.

Zeitersparnis

Ist ein funktionierendes System geschaffen, bietet es allen Beteiligten wichtige Anhaltspunkte. Abstimmungsprozesse oder eine falsche Priorisierung anstehender Aufgaben entfallen. Office Manager folgen der festgelegten Agenda, sodass Geschäftsreisende nicht durch Nachfragen gestört werden und sich so auf ihre Vorbereitungen konzentrieren können.

Kostenersparnis

Entscheiden sich Unternehmen für eine bestimmte Hotelkette oder ein Verkehrsmittel, können sie langfristig sparen. So geben Hotels besondere Konditionen und Geschäftsreisende gelangen beispielsweise durch den Erwerb der Bahncard deutlich günstiger von A nach B. Auch die Zeitersparnis der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgt insgesamt für Einsparungen.

Gibt es digitale Lösungen fürs Travel Management?

Neben Softwares, die den Bereich Travel Management umfassend abdecken, gibt es auch Tools, die besonders auf bestimmte Bereiche zugeschnitten sind. Eine Reisekostenabrechnung-Software ist ein nützliches Tool für Geschäftsreisende, Geschäftsführer sowie Buchhaltung und Personalabteilung. Alle die Reisekosten betreffenden Informationen werden digitalisiert und sind jederzeit verfügbar. Das schafft nicht nur Überblick und Transparenz, sondern erleichtert auch die eigentliche Abrechnung.

Welche Vorteile birgt die digitale Reisekostenabrechnung?

  • Belege werden direkt vor Ort abfotografiert und über eine App hochgeladen.
  • Buchhaltung und Personalabteilung erhalten alle Informationen zeitnah und müssen sie nicht erfragen, einscannen und abheften.
  • Mit der Reisekostenabrechnung kann schon während der Reise begonnen werden.
  • Es werden deutlich weniger Ressourcen verschwendet.
  • Die Zeiteinsparung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führt dazu, dass sie sich anderen Aufgaben widmen können.

Fazit: Travel Management braucht System

Um Kosten und Zeit einzusparen und Prozesse zu optimieren, ist ein systematisches Travel Management essenziell. Dabei kann sowohl auf externe Agenturen zurückgegriffen werden, als auch auf eine Fachkraft inhouse. Um den Workflow zusätzlich zu entschlacken, sind spezielle Travel-Management-Tools wie die digitale Reisekostenabrechnung geeignet. Durch eine stetige Anpassung der Reiserichtlinien eines Unternehmens kann zudem den sich verändernden Rahmenbedingungen von Geschäftsreisen begegnet werden.

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