Dienstreise mit Privatreise verbinden: So klappt´s

Immer häufiger nehmen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Möglichkeit wahr, eine Dienstreise mit einer Privatreise zu verbinden – indem sie ihren Aufenthalt verlängern oder jemanden mitnehmen. Auch für Unternehmen ist diese Option interessant, da sie von ausgeglicheneren Mitarbeitern profitieren. Doch wie lassen sich die damit verbundenen finanziellen Angelegenheiten regeln? Wer zahlt in einem solchen Fall beispielsweise welche Reisekosten ‒ und welche gesetzlichen Regeln gelten dabei?

Dienstreise privat verlängern: Warum das immer beliebter wird

Beim Trend Bleisure Travel verlängern Angestellte ihre Dienstreise privat: Sie verbinden geschäftliche Verpflichtungen mit einem Urlaub oder nutzen ihre Geschäftsreise zusätzlich zum Sightseeing. Durch die Verknüpfung der Dienstreise mit der Privatreise profitieren Arbeitnehmer, weil sie sich die Reisekosten für die Anreise sparen, während Arbeitgeber die Mitarbeiterbindung zum Unternehmen stärken. Ob und wie das möglich ist, regelt in den meisten Firmen die unternehmensinterne Reisekostenrichtlinie. Sie hält fest, wie Ausgaben, Genehmigungsprozesse sowie die Dokumentation von Geschäftsreisen und Bleisure-Travel-Trips ablaufen.

Dienstreise mit Privatreise verbinden: Wer zahlt was?

Bei Reisen mit sowohl privaten als auch beruflichen Hintergrund übernehmen Unternehmen meist die Reisekosten für den dienstlichen Teil. Das regelt § 13 des Bundesreisekostengesetzes: “Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre.”

Geschäftsreise mit Urlaub verbinden: Das zahlt der Arbeitgeber

Sind maximal fünf Tage vor, nach oder während einer Dienstreise als Urlaub geplant, gilt sie als rein beruflich veranlasst. Dabei umfasst der Begriff Urlaub laut Bundesverwaltungsamt jede individuelle Befreiung von der Arbeitspflicht – dazu zählen zum Beispiel auch Erholungsurlaub oder ein Ausgleich von bereits geleisteter Mehrarbeitszeit. Verbinden Angestellte ihre Geschäftsreise mit Urlaub, übernimmt der Arbeitgeber in der Regel die Reisekosten inklusive Fahrtkosten. Unternehmen können diese als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Muss der Arbeitnehmer dafür aufkommen, kann er sie wiederum als Werbungskosten geltend machen.

Gibt es freie Tage zwischen den Geschäftsterminen, zählen auch diese zur Dienstreise. Nutzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Zeit für Busrundfahrten oder Ähnliches, dann tragen sie die Kosten dafür allerdings selbst.

Dienstreise mit Urlaub verbinden: Das kommt auf Arbeitnehmer zu

Grundsätzlich gilt: Alles, was privat unternommen wird, muss auch privat gezahlt werden. Trotzdem ist nicht zu verhindern, dass sich manche Kosten vermischen – die Fahrtkosten zum Beispiel. Hier ist relevant, wie groß der Anteil privater Tage im Vergleich zum beruflichen Anteil der Reise ist.

Ein Beispiel: Verlängert ein Mitarbeiter die Dienstreise um drei Tage, ist die Rückreise privat. Da die Urlaubstage allerdings die Grenze von fünf Tagen nicht überschreiten, gilt der Trip als reine Dienstreise. Deshalb kann der Arbeitgeber auch die Kosten für die Rückreise erstatten. Sind es allerdings mehr als fünf Urlaubstage oder macht der berufliche Teil weniger als 10 % der Reise aus, gilt sie vorrangig als Urlaubsreise. Dann trägt der Arbeitnehmer die Kosten für die An- und Abreise selbst und das Unternehmen zahlt nur die Mehrkosten, die unmittelbar für Kundentermine oder andere berufliche Verpflichtungen entstehen.

Geldwerter Vorteil bei Dienstreisen und Fahrtkosten: Das sind die Optionen

Mit dem geldwerten Vorteil für Reisekosten haben Unternehmen die Möglichkeit, private Kosten bei einer Mischreise zu übernehmen. Diese gelten dann als ergänzende Leistungen zum Einkommen. Die beruflich veranlassten Reisekosten sind weiterhin steuerfrei im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Die restlichen Kosten, also der geldwerte Vorteil, sind lohnsteuerpflichtig, wenn sie die Freibetragsgrenze nach § 8 des Einkommensteuergesetzes überschreiten.

Für Sachleistungen liegt diese bei 50 € monatlich, für Rabatte oder Vergünstigungen bei 1080 € jährlich. Konkret bedeutet das, dass ein Unternehmen im Rahmen des geldwerten Vorteils bei Dienstreisen beispielsweise die gesamten Fahrtkosten übernimmt – also auch die, die durch den privaten Teil der Reise entstehen. Dadurch macht der Arbeitgeber Dienstreisen deutlich attraktiver.

Mitnahme einer Privatperson auf eine Dienstreise – ist das erlaubt?

Die Reiserichtlinie legt im besten Fall bereits fest, wie und ob die Mitnahme einer Privatperson auf eine gemischte Dienstreise gestattet ist. Dabei gilt meist, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Reisekosten auf der Dienstreise mit Familie strikt trennen. So tragen Familienmitglieder Fahrt-, Hotel- und Verpflegungskosten selbst, während das Unternehmen alle üblichen Kosten des Angestellten übernimmt. Ist beispielsweise statt eines Einzelzimmers ein Doppelzimmer vonnöten, trägt die Begleitperson die dadurch entstehenden Mehrkosten. Um die Reisekostenabrechnung zu erleichtern und die Ausgaben nachzuvollziehen, sollten Mitarbeiter die Belege schnellstmöglich bei der Firma einreichen.

Geschäftliche Reise und Urlaub kombinieren: Wann endet eine Dienstreise?

Als Dienstreise gelten Fahrten, bei denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mindestens acht Stunden geschäftlich unterwegs sind. Bei einem gemischten Business Trip muss der berufliche Anteil mindestens 10 % betragen, um als solcher zu gelten.

Außerdem sollten Dienstreisende Geschäftsreise-Tipps beachten – also beispielsweise unnötige Pendelzeiten vermeiden – um die ganze Zeit hinweg über ihren Arbeitgeber unfallversichert zu sein. Wann der Mitarbeiter arbeitet und wann er Urlaub hat, sollte er daher vorher genau absprechen.

Buchung und Genehmigung für Dienstreise und privater Aufenthalt

Gutes Travel-Management ist unerlässlich, um dienstliche und private Angelegenheiten sowie Kosten auf der Reise zu trennen. So ist von vornherein geklärt, wer was bucht und zahlt. Eine Personal-Software unterstützt diesen Prozess, indem sie das Buchen, das Einreichen der Belege sowie die Reisekostenabrechnung über ein einziges Tool ermöglicht – jederzeit und von überall aus.

Das hat den Vorteil, dass Dienstreisende ihre Belege noch während des Business Trips einreichen, sodass diese nicht verloren gehen. Eine HR-Software schafft dadurch Übersicht und Transparenz für beide Seiten und sichert einen reibungslosen Verlauf der gemischten Dienstreise.

Dienstreise mit Privatreise verbinden funktioniert dank Transparenz

Sind die Ausgaben für Dienstreise und Privatreise klar voneinander getrennt, lassen sich Geschäfts- und Privatreise problemlos kombinieren. Damit dies gelingt, klären Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer rechtzeitig, wie die Kosten in ihrem Unternehmen aufgeteilt werden und welche Möglichkeiten ihnen die Firma bietet – ob sie etwa ihre Partnerin oder ihren Partner auf die Dienstreise mitnehmen dürfen. Dabei unterstützt eine Personal-Software: Sie enthält neben den rechtlichen Vorgaben auch eine Übersicht über die Buchungs- und Zahlungsprozesse der gemischten Dienstreise. Außerdem ermöglicht sie es, Belege von unterwegs aus einzuscannen, damit Angestellte berufliche Kosten direkt von privaten trennen.